A Logisztikai Információs Rendszer (LIR) a Menedzsment Információs Rendszer (MIR) alrend-szere. A LIR biztosítja mindazokat az információkat, amelyek a logisztikai menedzsment számá-ra szükségesek. A logisztikai irányítás szintjeinek megfelelően ezek az információk négy cso-portba sorolhatók (2.3. ábra).
MIR a stratégiai tervezéshez és döntésekhez
Információk a taktikai tervezéshez
és döntésekhez
Információk az operációk tervezéséhez, döntésekhez,
ellenőrzéshez
Ügyvitel, végrehajtás és tájékoztatás Operatív
szint Ellenőrzési
szint Középvezetői
szint Legfelsőbb
vezetői szint
2.3. ábra. Az információs rendszer alkalmazásának szintjei
A piramis legalacsonyabb szintjén az ügyviteli és tájékoztatási folyamatok működnek. Itt em-líthetők: a rendelések nyilvántartása és elkészítése, a vevők nyilvántartása és tájékoztatása, a raktárkészlet karbantartás, számlázás, a szállítási okmányok kiállítása, szállítási tarifák lekérde-zése stb. Ezek a műveletek óránként többször is előfordulnak, és ennek megfelelően nagyon gyakori az információs rendszer igénybevétele. Ezért ezen a szinten az információáramlás se-bessége igen fontos. A kezelőszemélyzet, mint pl. rendelésbonyolítók, szállítmányszervezők stb.
rendszeres használói az információs rendszernek.
A második szint az ellenőrzés és az irányítás első vonala. Itt a közvetlen munkairányítók gon-doskodnak az áruelhelyezésről, a helyes térkihasználásról, ellenőrzik a rendelési és leltári nyil-vántartást, felügyelik munkafolyamatokat, biztosítják azok folyamatosságát. Például egy gép-járműpark vezetőjének a szállítások teljesítéséhez, a határidők betartásához rendelkeznie kell emberekkel, a szükséges eszközökkel, alkatrészekkel és természetesen információkkal. Az irá-nyításhoz és tervezéshez itt naponta új információkra van szükség.
A harmadik szint a taktikai tervezés és irányítás szintje. Ez a vezetés kiterjesztése az ellenőr-zés szintjére, ahol az ismétlődő, rutinszerű szerveellenőr-zési és terveellenőr-zési problémák viszonylag gyak-ran, évente többször, de nem naponta fordulnak elő. A leltárkészlet ellenőrzés és a szállítók ér-tékelése, a fuvarozók kiválasztása, a raktárkihasználás és a szezonális szállítási illetve raktárhely igények megtervezése tartoznak a taktikai tervezés és irányítás körébe. E feladatok ellátása kö-zépvezetőket igényel, ilyenek pl. a raktározással, az elosztással és szállítással foglalkozó veze-tők.
A legfelső szint feladata a stratégiai tervezés, a célok, a politikák és a végrehajtás módjának meghatározása, a logisztikai szervezet struktúrájának kialakítása, az ellátás-elosztás feladataihoz szükséges források biztosítása. Az információáramlás sebessége itt ritkán meghatározó, és az információs rendszer közvetlen elérése sem kritérium. A tervezésnek ezen szintjén elegendő az offline kapcsolat a számítógéppel, amely szelektált, célra orientált információt szolgáltat a dön-tésekhez.
A Logisztikai Információs Rendszer (LIR) alkalmazási területei három csoportba sorolhatók:
ügyviteli rendszer, döntés-előkészítő rendszer (DER) és a kiértékelő-ellenőrző rendszer. Az ügyviteli rendszerrel szemben követelmény a logisztikai folyamatok napi működtetése. Az ügyviteli rendszer lefedi a rutinszerű logisztikai tevékenységeket. A számítógéppel támogatott döntés-előkészítő rendszer segíti a logisztikai menedzsert az operációs és tervezési döntések meghozatalában. A kiértékelési-ellenőrzési rendszer szintetizálja a kritikus eseményeket és taná-csokat ad a működési tervvel összefüggő döntésekhez, ugyanakkor olyan információkat szolgál-tat, amelyek lehetővé teszik a megvalósított és a tervezett célok összehasonlítását.
Az ügyviteli rendszer feladata a napi logisztikai műveletek végrehajtása. Tipikus ügyviteli fel-adatok a megrendelések és fuvarozás bonyolítása, a készletek ellenőrzése, és az ezekkel kapcso-latos könyvelés. A rendszer átfogja a teljes logisztikai rendszert, beleértve az anyagellátást, a termeléstámogatást és a disztribúciót.
A számítástechnika fejlődése ösztönözte és ösztönzi a vezetői döntések hatékonyságát javító, számítógéppel segített tervezést és döntést. A mikroszámítógépek elterjedésének köszönhetően a döntés-előkészítő rendszerek a vezetés egyre hasznosabb és gyakorlatiasabb eszközévé válnak.
A döntés-előkészítő rendszer (DER) egy interaktív számítógépes rendszer, amely a döntéshozó-kat segítő adatbázist és az analitikus modelleket foglalja magában.
A DER segítségével speciális karakterisztikájú problémák oldhatók meg. Ezek főbb jellemzői:
dinamikusan változó helyzet, korlátozott időtartam a megoldásra, folytonosan változó adatok azonos elvek szerinti feldolgozása, komplex, az emberi agy képességeit meghaladó feladatok.
ADATBÁZIS SZOFTVER MODELLEK
DIALÓGUS SZOFTVER Adatok
Ügyviteli rendszer Adatok
külső forrásokból
Adatok belső forrásokból
bevitel keresés
törlés
Útproblémák Elosztási probémák Telepítési problémák Készletgazdálkodás Anyagtervezés Sorbanállás Termelési program
Adatbázis kezelő szoftver
A modellek keret programja Kapcsolat a rendszer és a felhasználó között
Felhasználó
2.4. ábra. Logisztikai döntés-előkészítő rendszer
Dinamikus problémák esetében a megválaszolandó kérdések állandóan változnak, egyrészt azért, mert a vezető szemlélete és elképzelése változik, másrészt azért, mert maguk a feladatok is változnak. A megoldásra rendelkezésre álló idő akkor korlátozott, amikor a válaszadás időtar-tama kritikus, vagyis gyorsan kell döntést hozni. A dinamikus, folyton változó adatbázis szinte minden rendszer jellemzője. Ezek rutinszerű kiértékelése, ellenőrzése tipikus számítógépes probléma. A komplex, nagy feladatokban a változók nagy száma és azok bonyolult kölcsönhatá-sai teszik szükségessé a komputer és a speciális modellek alkalmazását. A DER tipikus területe az ügyviteli rendszer és az információs rendszer más részei közötti kölcsönhatások vizsgálata a vezetői tevékenységek támogatása érdekében.
A DER alkalmazásának előnyei a következők: (1) költségek, a szolgáltatások és a gazdaságos-ság alakulásának áttekinthetősége, (2) a logisztikai rendszer tökéletesítéséhez szükséges lépések azonosíthatósága, (3) az adatbázis állandó fejleszthetősége, (4) gyors válaszok a "mi a teendő, ha" kérdésekre.
A logisztikai DER felépítését a 2.4. ábra illusztrálja. A rendszer fő moduljai az adatbázis-kezelő az adatbázissal, a modellek és az ezekkel kapcsolatot teremtő dialógus-szoftver.
A modelleket tartalmazó alrendszer célja útmutatást nyújtani a vezetői döntésekhez. Az ideális modellek rugalmasan alkalmazhatók különböző döntési szituációkban. A logisztikai modellek fajtáit és jellemzőit részletesen tárgyaljuk a további fejezetekben.
Az adatbázist tartalmazó modul feladata a döntési folyamatok támogatása az adatok információ-ként használható formába rendezésével. Az adatbázis speciális logisztikai fájlokat és külső ada-tokat tartalmaz. A logisztikai adatok általában az ügyviteli rendszerből generálhatók. A külső információs forrásokból származó adatok olyanok, amelyek relevánsak a logisztikai döntés-előkészítő rendszerrel. Ezek a külső adatok általában elérhetők a MIR-ben. A logisztikai DER adatbázisától elvárható, hogy (1) képes legyen a különböző forrásokból származó adatok egyesí-tésére, (2) tegye lehetővé az adatok gyors bővítését, törlését és módosítását, (3) az adatokat átte-kinthető és könnyen érthető formában jelenítse meg, (4) rendelkezzen teljes körű adatmanipulá-ló funkcióval, és (5) rugalmasan biztosítsa a speciális adatfájlok felépítését.
A dialógus-szoftver teremt kapcsolatot a döntés-előkészítő rendszer és a felhasználó között. A jó dialógus-szoftver párbeszédes formában vezeti a felhasználót a döntési folyamatban. Az alapel-vek: tegyük az adatelőkészítést mechanikussá, a modellek használatát pedig olyan egyszerűvé, amennyire csak lehet. Ezen kívül a dialógus-szoftver segítse a felhasználót a lehetőségek azono-sításában és a megoldások kiértékelésében. A legfejlettebb szoftverek az ún. szakértői rendsze-rek mesterséges intelligenciáknak tekinthetők. A szakértői rendszer a feldolgozott tapasztalatok-ra építve képes kérdéseket feltenni és válaszolni, majdnem gondolkodni, és így elvezetni a fel-használót a legjobb megoldáshoz. Amíg a szakértői rendszerek az orvosi gyakorlatban már álta-lánosan használt eszközök, addig a logisztikában csak elvétve találkozunk velük.
A kiértékelési-ellenőrzési rendszer (kontrolling) a kulcs a vezetés operatív terveinek követke-zetes megvalósításához. A folyamatok figyelemmel kísérésének javítása, a műveletek hatékony-ságának kiértékelése és az ellenőrzése segíti a szervezetet a logisztikai célok elérése érdekében kifejtett erőfeszítéseiben.
Általános értelemben és funkcionális szempontból a kontrolling a vezetés alrendszere, amely a tervezést, az ellenőrzést és az információellátást koordinálja. A vezetés támasza: lehetővé teszi, hogy célirányosan, a környezeti változásokhoz igazodva irányítsa a vállalatot [84].
A kiértékelési-ellenőrzési rendszer funkciói: (1) riportokra, könyvvizsgálatokra és megfigyelé-sekre támaszkodva méri a végrehajtás eredményességét, (2) összeveti a terveket és a megvalósí-tást, (3) felhívja a figyelmet a korrekciók szükségességére. Ezt a folyamatot mutatja be a 2.5.
ábra.
A végrehajtás eredményességének mérése gyakorlatilag a teljesítmények és a költségek mérését jelenti. A teljesítmények mérésére az adott logisztikai tevékenységet jellemző mennyiségi és minőségi mutatószám-rendszert célszerű kidolgozni. A saját logisztikai költségek komponensei a teljesítmények létrehozásában közreműködő elemek (anyagmozgató gépek, járművek, tároló berendezések, raktárak stb.) üzemeltetési költségei (energia-, javítási, karbantartási költségek, amortizáció, lekötött tőke kamata stb.) és a munkabérek, illetve azok járulékai. Külső logisztikai szolgáltatások igénybevétele esetén a szolgáltatás díja.
Intézkedések korrekciók
Komparálás a menedzser és a számítógép
közreműködésével
Tervek célok
Riportok jelentések a működésről
Logisztikai folyamatok
Külső és belső változások
Inputok: Outputok:
költségek teljesítmények
2.5. ábra. Logisztikai kiértékelő-ellenőrző (kontrolling) rendszer
A kiértékelő-ellenőrző rendszer tartalmaz egy prototípus rendszert, amellyel a logisztikai rend-szer termelékenysége, hasznossága és a teljesítménye összevethető. A számítógéppel támogatott kiértékelési és ellenőrzési rendszer célja az irányítási folyamatok automatizált szabályozása.