22.1. Az iratok átadása a központi irattár részére
237. Az átmeneti irattárakat működtető szervezeti egységek az ügyiratokat a központi irattárnak kötelesek átadni, amely gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az MNL, illetve egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról.
238. A központi irattár
a) tárolja és nyilvántartja a minisztérium és jogelődje által leadott iratokat, b) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet.
239. Központi irattárba átadni csak az adott ügyben keletkezett összes iratot, illetve teljes ügyiratot lehet.
240. A szervezeti egységek átmeneti (kézi) irattárban őrzik a folyó és az azt megelőző év iratait évek, azon belül iktatószámok növekvő sorrendjében. Ettől eltérni az iratkezelés felügyeletét ellátó szervezeti egységgel folytatott egyeztetést követően lehet.
241. A központi irattárba
a) a lezárt évfolyamú, a műanyag irattartókból (genotherm) kiemelt, a fémkapcsoktól (gemkapocs, binder kapocs stb.) mentes papíralapú ügyiratokat, adathordozón tárolt elektronikus iratokat és azok segédkönyveit, b) a folyamatos (éven túli) iktatást végzőknek az évfolyam lezárásától függetlenül a lezárt ügyirataikat kell leadni.
242. Elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.
243. Az ügyiratok átadásakor két példányban kell elkészíteni és a központi irattárnak átadni az – átadó szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és a központi irattárat működtető szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt – „Iratátadás-átvételi jegyzőkönyvet”, illetve annak mellékleteként az irattári tételszám szerint, az elektronikus iratkezelési szoftverből elkészített iratjegyzéket.
244. Azokról az ügyiratokról, amelyeket a szervezeti egység további ügyintézés céljából visszatart vagy szerelt, és az iktatókönyvből nincsenek kivezetve, önálló jegyzéket kell készíteni.
245. Azokról az ügyiratokról, amelyek a nyilvántartásban szerepelnek, de a szervezeti egységnél nem fellelhetőek,
„Hiányjegyzék”-et kell készíteni.
246. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzékek egyik példánya a Biztonsági és Adatkezelési Főosztályé, a másik az iratot leadó szervezeti egységé, amelyet az átmeneti irattárában kell megőrizni.
247. A hibásan, hiányosan vagy félreérthetően kitöltött „Átadás-átvételi jegyzőkönyvet” és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a központi irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.
248. A központi irattárba történő átadást az elektronikus iratkezelési szoftverben is rögzíteni kell.
22.2. A központi irattár működése
249. A személyi és fegyelmi anyagok, a személyzeti panaszügyek, a gazdasági, pénzügyi ügyek iratanyagát a kijelölt szervezeti egység a saját irattárában kezeli és őrzi.
250. Az átmeneti (kézi) irattárakat működtető szervezeti egységek az ügyirataikat – az e Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően – a központi irattárnak kötelesek átadni.
A központi irattár
a) tárolja és nyilvántartja a minisztérium iratképző szervei által leadott iratokat, b) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet, c) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,
d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az MNL vagy e) egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv
részére történő átadásáról.
251. Az iratok központi irattárban való elhelyezése szervezeti egységek, évkörök, irattári tételszámok, ügyiratszámok alapján történik.
252. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül. Tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári jelét vagy jeleit és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári jelhez tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját.
253. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:
a) a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni,
aa) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,
ab) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű, elektronikus iratokról a 2. év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,
ac) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek minősített iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani,
b) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig).
22.3. Elektronikus irattár
254. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.
255. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani a tárolást.
256. Az elektronikus iratok tárolása az irattárban az elektronikus iratkezelési szoftver sajátosságainak megfelelően a rendszer részeként vagy önálló fájltároló helyen történik.
257. Az elektronikus iratot nyilvántartásba vételével egyidejűleg az elektronikus iratkezelő rendszerben el kell helyezni.
Ettől kezdődően az elektronikus irat az irattárban kerül megőrzésre.
258. Az elektronikus irathoz történő hozzáférés a jogosultsági rendszer szabályai szerint történik.
259. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
22.4. Az irat átmeneti vagy végleges kiadása
260. A minisztérium munkatársai saját szervezeti egységének ügyirataiból a szervezeti egység vezetőjének engedélyével, más vagy megszűnt szervezeti egységek ügyirataiból az iratkezelés felügyeletét ellátó szervezet vezetőjének írásbeli engedélyével kérhetnek ki iratokat.
261. Az iratkölcsönzés másolatkészítéssel is teljesíthető, amennyiben azt a kölcsönző elfogadja. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról betekintés esetén őrjegyet, szerelés esetén ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet
mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. A kölcsönzés utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan történik.
262. Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni.
A kölcsönzési napló rovatai:
a) kölcsönző neve,
b) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos), c) iktatószám, irattári tételszám,
d) az ügyirat tárgya,
e) a kiemelés ideje (év, hó, nap), f) a kiemelést végző neve,
g) a visszahelyezés ideje (év, hó, nap), h) a visszahelyezést végző neve,
i) az engedélyező neve, amennyiben nem a készítő részére történik az ügyirat kiadása.
263. Az irat kiadását és visszaérkezését az elektronikus iratkezelési szoftverben is jelezni kell. Az ügyiratok kölcsönzésének oka lehet betekintés – határideje maximum 3 hónap – vagy szerelés. Az irattáros a központi irattárból ügyiratot véglegesen csak akkor adhat ki, ha azt másik iktatott ügyirathoz szerelik.
264. A központi irattár papíralapú ügyiratot a tárgya szerint feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység vezetőjének vagy megbízottjának írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetve biztosítja a betekintést.
265. Ha a kölcsönzésre megjelölt ügyirat tárgya a szervezeti egység feladat- és hatáskörét nem érinti, akkor az illetékes szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges az ügyiratkölcsönzéshez.
266. Megszűnt szervezeti egység ügyiratai esetén az engedélyt a Biztonsági és Adatkezelési Főosztály készíti elő, és a közigazgatási államtitkár adja meg. A központi irattár a levéltárak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki.
267. A Biztonsági és Adatkezelési Főosztály az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény, továbbá a köziratokról, a levéltári törvény alapján előkészíti közigazgatási államtitkári döntésre a minisztérium irattáraiban található iratokra vonatkozó megismerési és tudományos kutatási kérelmeket, valamint nyilvántartja a kiadott engedélyeket.
22.5. Az iratok selejtezése, megsemmisítése
268. Az irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat évente a minisztérium valamennyi irattárában (átmeneti, központi) az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében selejtezni kell.
269. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.
270. A lejárt megőrzési határidejű iratokat selejtezni kell. A selejtezéshez az MNL selejtezési engedélyét be kell szerezni.
Az iratok selejtezését az ügy befejezésével egyidejű lezárásakor érvényben lévő irattári terv szerint kell végrehajtani.
271. Az átmeneti irattárak a központi irattár felügyeletével végzik a selejtezést.
272. A központi irattárban az iratselejtezést a Biztonsági és Adatkezelési Főosztály vezetője által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni.
273. A selejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám alapján kell végrehajtani.
274. A nyilvántartásba vett iratok többletpéldányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni.
275. Az iratselejtezésről a 3 tagú selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az irattári hely szerinti szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelynek egy példányát iktatás után az MNL-hez kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése végett. Az MNL az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.
276. A selejtezés során ellenőrizni kell:
a) az iratok irattári tételszám és megőrzési idő szerinti csoportosítását, b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.
277. A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:
a) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését, b) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,
c) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes készítőjét, d) a selejtezési eljárás alá vont ügyiratok évkörét,
e) a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát, terjedelmét (iratfolyóméterben), f) az irattári tétel címét,
g) a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét, h) a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatát,
i) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.
278. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.
279. A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai aláírják és a selejtezést végző szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával látják el.
280. A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári, mind az elektronikus iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
281. A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári, mind az iktatási nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.
282. Az MNL selejtezési engedélyének birtokában – amelyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – a szervezeti egység vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről vagy az elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással kell megsemmisíteni úgy, hogy ne lehessen a tartalmukat megállapítani.
Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik.
283. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.
284. A központi irattárból kiselejtezett iratanyag megsemmisítésre való elszállítását az irattár munkatársai koordinálják.
A szervezeti egységek kézi irattáraiból kiselejtezett iratanyag összegyűjtését az épületek gondnokai koordinálják.
285. A tárolóeszközökben (zsák, doboz) kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el.
Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy stb. elhelyezése nem megengedett. A szervezeti egységeknek a tárolóeszköz nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.
286. Elektronikus dokumentumkezelés esetében a selejtezést és a fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi (legutolsó) archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.