Átmeneti irattárazás és az iratok központi irattárba adása

159. Az átmeneti irattárazás annak az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes szervezeti egységnek a kötelezettsége, amely az ügy első iratát iktatta. Az ügykezelő gondoskodik az átmeneti irattár vezetéséről.

160. Az ügyintézőnek vagy az  ügykezelőnek legkésőbb az  ügy befejezésével egyidejűleg az  iratkezelési szoftverben (2013. január 1-je előtt iktatott iratok esetében az NKFI Hivatalnál korábban működő Adminisztrátor szoftver kötelező használatával) – papíralapú irat esetén az előadói ív megfelelő rovatában is – rögzítenie kell az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot. Az  ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

161. A szervezeti egységek tárgyévi befejezett ügyeinek, rendezett ügyiratainak elhelyezése az  átmeneti irattárban történik. A tárgyévet megelőző év iratai központi irattárba adását az iratkezelő szoftverben tételesen dokumentáltan és a 3. melléklet szerinti átadás-átvételi jegyzékkel ellátva, visszakereshetően kell végezni.

162. A központi irattárba történő átadás-átvételt megelőzően az ügyintéző köteles az iratkezelési szabályok teljesülését ellenőrizni. Hiányos, irattári tételszám nélküli vagy rendezetlen ügyiratot a központi irattár irattárazásra nem vehet át.

Amennyiben az ügyirat egy vagy több alszámra iktatott irata nincs az irattárazásra kötelezettnél, a hiányzó iratokat be kell gyűjteni, azaz át kell adni (és venni) az ügyben eljáró szervezeti egység részére. Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattárazhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző szervezeti egységeknél.

163. Az iratkezelési szoftverben feltöltött, elektronikusan jóváhagyott iratok elektronikus módon kerülnek rögzítésre a központi irattárban is.

164. A nem papíralapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani. A  tárolásból adódható adatvesztés előtt gondoskodni kell az  adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

165. Az azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös rendszerben kell kezelni. Az  elektronikus adathordozókon tárolt adatok, adatállományok utólagos olvashatóságát, visszakereshetőségét, használatát a  selejtezési időig, illetve a  levéltárba adásig biztosítani kell. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a  készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

166. Elektronikus módon őrzött iratok esetében a  jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az  iratot.

Amennyiben a  felhasználó a  saját gépéről nem éri el a  megtekintendő iratot, akkor az  irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

167. A központi irattár a lezárt, papíralapú ügyiratokat a tárgyévet követő év december 31-ig az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője által meghatározott ütemezés szerint veszi át a szervezeti egységek ügyintézőitől.

A központi irattár a papíralapú ügyiratokat:

a) eredeti alakjukban, b) előadói ívben elhelyezve, c) szervezeti egységenként,

d) a keletkezés, azon belül a selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelően,

e) az irattári tervben meghatározott tételszámok emelkedő sorrendjében csoportosítva és az  iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve,

f) a nem selejtezhetőeket savmentes irattároló dobozokban, g) az irat átadás-átvételi jegyzőkönyv és jegyzék kíséretében

veszi át, és évszámonként számozott irattároló dobozokban őrzi. A számozást minden évben 1-es sorszámmal kell kezdeni, mely a naptári év végéig folyamatos, szigorúan emelkedő sorszámmal folytatódik (2015/1).

168. Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az  átadó szervezeti egység vezetője vagy az  általa kijelölt, az  átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és az  igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője vagy az  általa kijelölt központi irattáros által aláírt 3.  melléklet szerinti átadás-átvételi jegyzéket. A  nem selejtezhető iratjegyzék egyik példánya a központi irattáré, a másik az iratot átadó szervezeti egységé, amelynek megőrzéséről az iratot átadó szervezeti egység vezetője gondoskodik.

169. A központi irattárba helyezett, nem elektronikusan tárolt iratokról nyilvántartást kell vezetni oly módon, hogy abból az iratok fizikai fellelhetősége egyértelműen meghatározható legyen. Az iratkezelési szoftverben a központi irattár részére történő átadást ilyenkor is dokumentálni kell. A nyilvántartást raktári egység szintjén kell készíteni, amely tartalmazza:

a) a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát;

b) a raktári egység irattári helyének azonosítóját;

c) szükség esetén az egy raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát;

d) amennyiben van ilyen, akkor a kiselejtezett és a levéltárba átadásra került iratok iktatószámát és a kiselejtezés vagy a levéltárba adás jegyzőkönyvének adatait.

170. Az NKFI Hivatal dolgozói a szervezeti egység vezetőjének engedélyével a központi irattárból hivatalos használatra a 4. melléklet szerinti iratkikérő lappal bármikor kikérhetnek a szervezeti egységhez tartozó munkakör ellátásához szükséges papíralapú iratokat (a továbbiakban: iratkölcsönzés). Más szervezeti egység munkakörébe tartozó irat esetén az illetékes szervezeti egység vezetőjének jóváhagyása szükséges. Az iratkölcsönzést utólag is ellenőrizhető módon, az iratkölcsönzési naplóban dokumentáltan kell végezni. Az átvételt igazoló 5. melléklet szerinti iratpótló lapokat az irattárban a visszaérkezésig az irat helyén kell tárolni.

171. A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni. A kölcsönzési napló rovatai:

a) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos), b) a raktári egység irattári helyének azonosítója, c) iktatott iratnál iktatószám/tételszám/év,

d) más nyilvántartás szerint nyilvántartásba vett iratoknál a  nyilvántartás szerinti sorszám (pl. számlasorszám, bizonylatnál könyvelési napló sorszáma/tételszám/évszám),

e) a kiemelés ideje (év, hó, nap),

f) a kiemelés alapjául szolgáló irat azonosító száma, g) a kiemelést végző neve,

h) a kölcsönzés határideje (év, hó, nap), i) a visszahelyezés ideje (év, hó, nap), j) a visszahelyezést végző neve, valamint k) az engedélyező neve.

172. Az irattárból iratot – a  levéltárak vagy a  törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül – véglegesen csak az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye alapján szabad kiadni, kivéve ha az iratot más iktatott irathoz szerelik.

173. Az átmeneti irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget, megfelelően zárható irattároló szekrényeket kell biztosítani.

174. Az átmeneti és központi irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.

175. A központi irattárban az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.

23. Selejtezés

176. Az irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével évente selejtezni kell. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az  irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad csak kiselejtezni. (Pl. a 2013-ban keletkezett 1 éves megőrzési idejű irattári tételeket csak 2014. december 31. után, vagyis 2015-ben szabad kiselejtezni.)

177. A lejárt megőrzési határidejű iratokat minden év április 30-ig selejtezni kell. Az illetékes szervezeti egység vezetőjének jóváhagyását követően, az MNL selejtezési engedélyének beszerzéséért az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője gondoskodik. Az iratok selejtezését az ügy befejezésével egyidejű lezárásakor érvényben lévő irattári terv szerint kell végrehajtani. Az  iktatott, irattári tételszámmal rendelkező lejárt megőrzési idejű iratokat csak a központi irattár selejtezheti.

178. Az iratselejtezés elvégzésére az  igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője legalább háromtagú selejtezési bizottságot hoz létre. A selejtezési bizottság egyik tagja irattárazási feladatokat ellátó kormánytisztviselő kell, hogy legyen, másik két tagjára az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője tesz javaslatot.

179. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.

180. A selejtezés során ellenőrizni kell az  iratok irattári tételszám és megőrzési idő szerinti csoportosítását, valamint a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

181. Az iratselejtezésről 3 példányban a 3 tagú selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője által jóváhagyott, valamint az  igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátott 6.  melléklet szerinti selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyekből 2 példányt iktatás után a központi irattár megküld az MNL-nek selejtezési engedélyeztetés végett.

182. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza a  selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az  iktatószámokat, az  iratjegyzék készítésének időpontját, a  készítő személy nevét és aláírását.

183. Az MNL az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.

184. Elektronikus dokumentumok esetén az  adatbázisban lévő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból. Az elektronikus adathordozón levő iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik.