207. Az irat határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel vagy az irattárba helyezést „Irattár” megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven feltüntetni.
208. Az ügykezelő az ügyintéző írásbeli utasítása alapján az átmeneti irattár részeként elkülönített határidő-nyilvántartásba helyezi az ügyiratot, és egyidejűleg az elektronikus iratkezelési szoftverben is rögzíti ezt. Azon ügyiratok helyezhetőek határidő-nyilvántartásba, amelyek végleges elintézése valamilyen közbenső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé.
209. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.
210. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles
a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani,
b) a határidő napján – ha időközben másként nem intézkedtek – az iktatókönyvből kivezetni és az ügyintézőnek átadókönyvvel kiadni.
211. Ha a határidő eredménytelenül telik el (pl. nem érkezik válasz), az ügyintéző köteles megsürgetni a választ, majd – a vezetői döntés szerint – tovább kezelni az ügyiratot.
212. A határidőből történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, továbbá az ügykezelő az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatába köteles feljegyezni.
213. A határidő-nyilvántartásba helyezett ügyiratot az ügykezelő onnan kiveszi, és ezt az elektronikus iratkezelő rendszerben rögzíti, ha:
a) a közbenső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése megtörtént, b) a határidő eltelt, annak utolsó napján, ha időközben másként nem intézkedtek.
21. Irattár
21.1. Az irattári tételek kialakítása
214. Az ügyiratokat és a nyilvántartott egyéb iratokat – a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy:
a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,
b) a szerv hatékony működtetése egy adott funkciót, feladatkört illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igényli.
215. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan
a) meghatározásra kerülnek, melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni,
b) a nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerülnek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni,
c) a nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerül az irattári őrzés időtartama.
A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni.
A nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét a levéltári törvény 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kell meghatározni.
21.2. Az irattári terv szerkezete és rendszere
216. A Szabályzat függelékét képezi az irattári terv, amelynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a minisztérium ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra.
217. Az irattári terv általános és különös részre oszlik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történik.
Az általános részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.
A címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.
21.3. Irattárak kialakítása
218. Az iratkezelésért felelős vezető a szervezeti sajátosságok figyelembevételével határozza meg az irattározás rendszerét a szervezeti egységek átmeneti (kézi) irattárában, illetve a központi irattárban. A szervezeti egységek vezetői – a vonatkozó levéltári ajánlás figyelembevételével – önállóan döntenek az átmeneti irattárak elhelyezéséről figyelemmel az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésének követelményére.
219. Átmeneti irattárat kizárólag az iktatóhellyel rendelkező szervezeti egységek működtethetnek.
220. A nem selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint a Magyar Nemzeti Levéltárnak (a továbbiakban: MNL) a levéltári törvény alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az iratkezelés felügyeletét ellátó szervezeti egység által működtetett központi irattár feladata.
221. A központi irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. A központi irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.
222. A központi irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papíralapú iratok tárolásához az irattárban télen, nyáron lehetőség szerint biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55–65%) és a 17–18°C-os hőmérsékletet.
223. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott fémből készített – állványokkal kell a központi irattári helyiséget berendezni.
224. A központi irattárba helyezés előtt az átadó szervezeti egység ügykezelőjének az ügyiratból a munkapéldányokat, felesleges fénymásolatokat, jogszabályokat a műanyag irattartókat (genotherm), gemkapcsokat ki kell emelni.
225. Az iratanyag tárolására az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tárolóeszközöket kell használni.
226. Az elektronikus iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani. Az adatvesztés megakadályozása érdekében gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.
21.4. Az iratok átmeneti irattárba helyezése
227. Átmeneti irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő vagy határidőbe tett, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.
Az átmeneti irattárban az iratokat rögzített ideig és módon kell őrizni, ezt követően azokat át kell adni a minisztérium központi irattárának.
228. Az ügyiratok átmeneti irattárba helyezése a szervezeti egység vezetőjének vagy az általa felhatalmazott munkatársnak tudtával történhet.
229. Az ügyirat átmeneti irattárba helyezése mindig az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes szervezeti egység kötelezettsége.
230. Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.
231. Átmeneti irattárba helyezni csak teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot – lehet, hiányos vagy irattári tételszámmal nem ellátott ügyiratot az ügykezelő irattározásra nem vehet át. Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek:
a) meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e,
b) a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelnie, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a vonatkozó előírások betartásával – meg kell semmisítenie,
c) az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie,
d) az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie.
232. Amennyiben az előző pontban felsoroltak teljesültek, az ügyintéző rávezeti az előadói ívre az átmeneti irattárba helyezésre vonatkozó utasítást (a/a), majd aláírja, és dátummal látja el.
233. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.
234. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.
235. Az átmeneti irattárban a lejárt őrzési idejű ügyiratok selejtezése a központi irattár bevonásával történik.
236. Az ügykezelő az átmeneti irattárból iratot véglegesen csak a szervezeti egység vezetője írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Ezeken az eseteken kívül az ügykezelő iratot véglegesen csak a központi irattárnak adhat át.