135. A minisztériumba érkező, illetve ott keletkező iratokat – az e Szabályzatban meghatározottak kivételével – ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani. A saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad.
136. A pénzügyi-számviteli, személyügyi, valamint az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok, valamint a Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.
137. Az iktatókönyvben az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.
138. Az ügyben keletkezett első (kezdő) irat a soron következő főszám alszámát kapja pl. XX-17/1/2014.
139. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek minősülnek, iktatásuk a főszám alszámaira történik.
140. Az iktatásra kerülő – beérkező – papíralapú iraton az érkeztető-iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap az iktatóbélyegző elhelyezésére, iktatási adatok rögzítésére nem használható.
141. Átirat nélkül továbbítás céljából érkező okiratok (jogsegélykérelem, hiteles fordítás, anyakönyvi kivonat, bírósági ítélet stb.) esetén fénymásolatot kell készíteni, és az iktatóbélyegző lenyomatát a másolaton kell elhelyezni.
142. Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre – „Melléklet a ... iktatószámú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer – bármelyik szervezeti egység által – beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újra iktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet, és eltérő megőrzési időt biztosító irattári tételbe kell besorolni.
143. Az érkeztető-iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a következő adatokat:
a) iktatás dátuma, b) érkeztető azonosító,
c) az irat iktatószáma (főszám, alszám feltüntetése), d) a szervezeti egység megnevezése,
e) az ügyintéző neve, f) mellékletek száma.
144. Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, úgy azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket.
145. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „azonnal”, „sürgős” jelzésű iratokat.
Az ügyirat és az irat tárgyát – az irat tartalmának figyelembevételével – a lehető legpontosabban kell meghatározni.
Az egyes iratok tárgyát, amely az ügyirat tárgyától eltérő lehet, az adott irat tartalma határozza meg, és ezt kell rögzíteni az elektronikus iratkezelő szoftverben.
146. Az elektronikus iratkezelő rendszer biztosítja az iktatás során rögzített adatok különböző keresését. Az iratok iktatása és mutatózása az elektronikus iratkezelési szoftverben valósul meg.
147. A minisztériumon belüli iratkezelésben az egyszerű iratváltásoknál, ha egy szervezeti egység egy irattal megkeres egy másik szervezeti egységet, iratpéldányt kell, hogy küldjön a megkeresendő szervezeti egységnek. A megkeresett szervezeti egység válaszát az ügyet elindító szervezeti egység saját iktatókönyvébe kell, hogy beiktassa az ügyirat következő alszámára.
148. Az előző pontban említett belső irányú irat, amelynek tárgya a minisztérium valamely szervezeti egységének megkeresése alapján adott vélemény – amelyet a véleményező szervezeti egység a megkereső szervezeti egység főszámának következő alszámára iktat – a megkeresés iránti intézkedés előadói ívében kerül irattározásra.
A véleményező szervezeti egység átmeneti irattárában őrizhet a véleményből másodpéldányt, azonban ezt irattáraznia nem kell.
149. Amennyiben a szervezeti egység a véleményezést összefogóként végezte, és a többi szervezeti egységtől hozzá futottak be a vélemények, az előadói ív szolgál a beérkező összes vélemény tárolására.
150. Az iktatáskor ellenőrizni kell a tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.
151. Az iktatási adatbázis időszaki biztonsági mentéséről az elektronikus iratkezelő rendszer üzemeltetője gondoskodik.
152. Az iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.
153. Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi vagy – amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik – a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint archivált változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni. E feladatok elvégzése a rendszergazda feladata.
154. Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – a rendszergazda archiválja. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát a rendszergazda nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja a központi irattárnak. A rendszergazda az adathordozó felületén végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszergazda nevét.
18.1. Elektronikus dokumentumoknak az iktatószámokhoz történő rendelése
155. A papíralapú, közvetlenül a minisztérium szervezeti egységéhez benyújtott iratokat az iktatást, a saját keletkeztetésű iratokat a kiadmányozást követően dokumentumszkenner segítségével digitalizálni kell, és az iktatókönyvben a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni. A szkennelt fájlok pdf formátumban – biztosítva a papír formátummal való megegyezőséget – tekinthetők meg az adott iktatószámnál.
156. Elektronikus úton, a levelezőrendszeren (e-mail, fax), valamint a hivatali kapun érkezett küldeményeket automatikusan
„áthelyezve” kell az elektronikus iratkezelési szoftverben megjeleníteni.
157. Az iratok digitalizált képe pdf formátumban kerül tárolásra, amelyeket az iratkezelő rendszer vagy automatikusan rendel össze az iktatott irattal, vagy az iktatást végző munkatársnak kell manuálisan az iktatott irathoz rendelnie.
158. A 335/2005. Korm. rendelet 2. mellékletében meghatározott küldeményeken kívüli nem szkennelhető papíralapú iratok körét a Szabályzat 2. függeléke határozza meg.
159. Papíralapú és elektronikus iratpéldányokat is tartalmazó vegyes ügyiratok esetében a papíralapú előadói íven jelölni kell azokat az alszámokat, amelyeken az elektronikus iratok kerültek iktatásra.
160. A vegyes ügyiratok kezelése során – az iratok adathordozójától függetlenül – a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani.
18.2. Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása
161. Az ügyirat vagy irat kiadásakor, átadásakor az ügykezelő az átadókönyvben, illetve kézbesítőkönyvben az irat iktatószámának vagy más nyilvántartás szerinti sorszámának, az átvétel időpontjának feljegyzésével és az átvevő aláírása ellenében adja át az ügyiratokat, iratokat.
162. Az elektronikus iratkezelő szoftverben az ügyirathoz kapcsolódó intézkedéseket, az ügyirat, irat minden ügykezelési mozzanatát rögzíteni kell. Ügyirat, irat továbbításakor szervezeti egységet kell kiválasztani, személyre nem lehet továbbítani.
163. Az ügyintéző a részére elektronikus úton, az iratkezelő szoftverben szignált irat tartalma és a vezetői utasítás alapján elektronikus kiadmánytervezetet készít, amelyet nyilvántartásba vesz (iktat), majd a szolgálati útnak megfelelően a jóváhagyó vagy kiadmányozó vezetőhöz elektronikus formában az iratkezelő szoftverben továbbít. Az elektronikusan szignált iratokat kinyomtatni nem szabad.
164. Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezetet – papíralapú vagy vegyes ügyiratok esetén – szignójával köteles ellátni.
18.3. Kiadmányozás
165. A kiadmányozási jog gyakorlásának a rendjét a szervezeti és működési szabályzat és az ügyrend határozza meg.
166. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában a papíralapú irat akkor hiteles kiadmány, ha
a) azt a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben, meghatározott kiadmányozási joggal rendelkező személy saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel, vagy
b) a kiadmányozási joggal rendelkező személy neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott hitelesítésre felhatalmazott személy azt saját kezűleg aláírja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel.
167. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő
a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata vagy b) a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.
168. Az elektronikus irat kiadmányozásához csak a minisztérium által erre a célra beszerzett, közigazgatási felhasználásra alkalmas elektronikus aláírás használható, amelyet a szervezeti és működési szabályzatban megjelölt szervezeti egység tart nyilván.
169. A személyes használatra kiadott aláírás-létrehozó eszköz biztonságos megőrzése a tanúsítvány birtokosának a kötelezettsége. Az elektronikus aláírást tartalmazó kártya sérülését vagy elvesztését haladéktalanul be kell jelenteni a Biztonsági és Adatkezelési Főosztály vezetője részére, aki haladéktalanul intézkedik az érintett hitelesítésszolgáltatónál az aláíró tanúsítvány visszavonása érdekében.
170. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az elektronikus irat akkor hiteles kiadmány, ha azt
a) az SZMSZ-ben, illetve az ügyrendben meghatározottak szerinti kiadmányozási joggal rendelkező személy egyedi, a szervezet megnevezését tartalmazó elektronikus aláírásával vagy a szervezeti aláírás használatára feljogosított személy az ügyiratkezelő rendszerben rögzített szervezeti aláírás útján az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyegzővel látta el,
b) az iratérvényességi nyilvántartásra vonatkozó szabályok szerint hitelesítették és nyilvántartják, vagy
c) a bíró, az ügyész, az igazságügyi alkalmazott, a bírósági végrehajtó, a közjegyző a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el.
171. Nem minősül kiadmánynak
a) az elektronikus visszaigazolás,
b) a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás.
172. A kiadmányozásra jogosult személy a 2 példányban készülő tervezeteket saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el,
„s. k.” jelzés esetén az ügyintéző vagy az ügykezelő „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, lebélyegzi és aláírja.
173. Idegen nyelven készített kiadmány esetén a kiadmánytervezet készítője – kiadmányozó vezető döntése alapján – gondoskodik annak magyar nyelvű tartalmi kivonata elkészítéséről (küldő neve, címzett neve, irat tárgya).
174. A takarékos papírfelhasználás érdekében a kiadmánytervezet nyomtatásakor a kétoldalas nyomtatást kell előnyben részesíteni.
175. Az „s. k.” jelzés alkalmazása esetén az ügyrendben meghatározott hitelesítésre felhatalmazott személynek saját kezűleg alá kell írnia, aláírása mellett pedig el kell helyezni a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatát (kézbesítőkönyvben aláírással kell átadni, faxon történő továbbítás esetén a visszaigazolást az irathoz kell kapcsolni).
176. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon nyilvántartott ügyet egyszerre, egy kiadmányban intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát.
177. A kiadmányozott irat egyik – külső szervnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített – példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.
178. Amennyiben papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:
a) „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!” szöveget, b) a hitelesítés keltét,
c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását, d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását,
e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegzőlenyomatát.
179. Amennyiben az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni.
180. Másolat vagy hiteles másolat kiadása esetén az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.
181. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján – a jogszabályokban meghatározott kezelési utasításokon kívül – egyéb (pl. „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi” küldemény) kezelési utasítás is alkalmazható.
182. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni. A minisztérium által használt valamennyi bélyegző kezeléséről és nyilvántartásáról a minisztérium belső utasításban rendelkezik.
183. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési szabályok alkalmazhatók:
a) „Saját kezű felbontásra!”,
b) „Zárt borítékban tárolandó!” (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével).
184. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerhetőségét.
18.4. A kiadmányozott irat külalakja
185. A kiadmányozott iratokon az alábbiakat fel kell tüntetni:
a) az irat első lapjának fejrészén:
aa) a miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár által kiadmányozott iratokon a lap felső részén középre helyezve Magyarország címerét, a minisztérium, illetve a szervezeti egység megnevezését,
ab) a szervezeti egységek által kiadmányozott iratokon a lap felső részén középre helyezve Magyarország címerét, a minisztérium és a szervezeti egység megnevezését,
ac) az első lap fejrésze alatt bal oldalon a címzésben a címzett nevét, beosztását, a szerv és a szervezeti egység megnevezését, székhelyét és címét és az irat tárgyát,
b) az irat első lapjának jobb felső sarkán ba) az iktatószámot,
bb) az ügyintéző nevét és telefonszámát, bc) válasz esetén a hivatkozási számot, c) a szöveg alatt, bal oldalon
ca) a keltezést (helység, év, hó, nap),
cb) az „s. k.” jelzésű kiadmányokon a hitelesítési záradékot (ez alól kivétel a nyomdai úton készített kiadmány),
cc) a címzettek megnevezését, ha az irat 2–5 példányban készült, e fölött külön elosztó ívet kell készíteni;
d) a szöveg alatt, jobb oldalon a kiadmányozó nevét, beosztását, aláírását, a szerv körbélyegzőjének lenyomatát, e) a mellékletek vagy mellékelt iratok számát (10 lapig lapszám szerint, azon felül csomag megjelöléssel), f) az irat első lapjának alján, középen a szervezeti egység címét, telefonszámát, faxszámát és e-mail címét, g) a kiadmányhoz készített mellékleten az irat első lapjának jobb felső sarkán a „Melléklet a … számú irathoz”
szöveget.
186. Amennyiben a kiadmánynak nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a „Címzettek:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.