A megoldási javaslat végrehajtása

A végrehajtás a tanácsadó munka egyik legizgalmasabb, és legnagyobb kihívást jelentő része.

Ebben realizálódik a korábbi munkák (ajánlat írása, adatgyűjtés, elemzés) eredménye. A változás levezénylése ritkán zökkenőmentes, jól fel kell készülni az implementálásra.

A zárójelentés alapján az ügyfél dönt arról, milyen megoldást választ, és annak végrehajtásához milyen mértékben veszi igénybe a tanácsadó szolgálatait.

Ha a tanácsadó folyamatosan részt vesz a munkában, annak az az előnye, hogy szükség esetén rögtön be tud avatkozni a folyamatba. Hátránya viszont, hogy nagyon költséges.

Projektkísérésnek nevezzük azt, ha a tanácsadó csak időszakonként van jelen. Ez a módszer rugalmatlanabb, viszont olcsóbb.

A vállalatokon belüli változtatásokat levezetni egy több lépésből álló folyamat, nem elég csupán bevezetni egy adott rendszert, meg kell tanítani az érintetteket az új rendszerben (rendszerrel) élni is.

Kotler⁹⁴ az átalakítás folyamatát nyolc szakaszra bontja, mindegyik egy-egy súlyos hibával hozható összefüggésbe:

1. A változtatás halaszthatatlanságának érzékeltetése 2. A változást irányító csapat létrehozása

3. Jövőkép és stratégia kidolgozása

4. A változtatás jövőképének kommunikálása

5. Az alkalmazottak hatalommal való felruházása az átfogó cselekvéshez 6. Gyors győzelmek kivívása

7. Az eredmények megszilárdítása és további változások elérése 8. Az új megoldások meggyökereztetése a kultúrában

Az átalakítási folyamat sorrendje és lépései nagyon jól használhatóak a gyakorlatban. Első feladat a jelenlegi helyzet tarthatatlanságának bizonyítása, az ügyfél szervezetén belül a változás iránti igény felkeltése. Ezután a változáshoz szükséges projektcsapatot létrehozni, ami tartalmazza a szükséges erőforrások hozzárendelését. Következő lépésként ki kell dolgozni a

94 Kotler, P.J. – Keller, K. L. – Brandy, M. – Goodman, M. – Hansen, T. [2012]: Marketing management, Pearson Education Limited, Edinbrugh, 993 o., itt: 31.o.

jövőképet, amely megoldást ad a jelenlegi problémákra és meg kell mondani milyen lépéseken keresztül lehet a leghatékonyabban eljutni a kívánt állapotba. A projektbe bevont alkalmazottaknak rendelkezniük kell a változások végrehajtásának képességével, hatáskörüknek elegendőnek kell lenni a szervezeten belüli ellenállás megszüntetéséhez. Az ellenállás letörésének legegyszerűbb módja gyors győzelmek (quick wins) kivívása, amellyel példákon keresztül a teljes szervezettel érzékeltetni lehet a változás pozitív hatását.

Ezután a teljes változást végre kell hajtani és meg kell szilárdítani az új működési modellt;

optimális esetben a projekt átmegy normál működésbe.

A fenti séma végrehajtásához megfelelő tanácsadó tapasztalat szükséges, ugyanis nagyobb szervezetek esetében a változás mindig valamilyen ellenállást fog kiváltani. Fontos megtalálni azokat a pontokat, ahol meggyőzéssel szükséges bevonni a munkavállalókat, illetve ahol egy vezető meggyőzése után egy egyszerű utasítással meg lehet oldani a helyzetet. Saját tapasztalatom alapján úgy vélem, hogy minden helyzetben egyedi megoldásokra van szükség, és a kommunikációs készségek jelentősége kulcsfontosságú. A szakirodalom alapján sok hasznos ismeretre szert lehet tenni, azonban egy ilyen projekt vezetéséhez elengedhetetlen a megfelelő személyiség és tapasztalat.

4.3.6.1 Az ajánlások végrehajtásának előkészítése

Az ajánlások végrehajtásánál elsőként meg kell határozni a tanácsadó szerepét. Ideális esetben a tanácsadó és a megbízó együtt hozza meg a fontosabb döntéseket a változás végrehajtása során.

Első lépésben létre kell hozni egy irányító teamet, aminek tagjai lehetnek a projekt munkálatait felügyelő felső vezetők, a projekt irányításával megbízott felső vezető, az érintett részlegek vezetői és a tanácsadó részéről a projektvezető is. A csoport ideális mérete 5-10 fő között van, így elég sokan vannak ahhoz, hogy sokféle vélemény és ötlet megjelenjen, és elég kevesen ahhoz, hogy a problémákat érdemben lehessen tárgyalni, döntéseket lehessen hozni.

Érdemes elkészíteni egy stakeholder analízist (vagyis a főbb érintettek elemzését), hogy megtudjuk, hogyan látják az érintettek a tervezett intézkedések előnyeit és hátrányait. Ennek első lépéseként az érintetteken belül olyan csoportokat kell elkülöníteni, amik hasonlóképpen érzékelik és értékelik a tervezett változást. Ki kell választani a legfontosabb stakeholdereket, és meg kell győzni őket a változás fontosságáról, meg kell nyerni támogatásukat. Minél több érintettet a projekt mellé állítunk, annál gördülékenyebb lehet a változtatás végrehajtása.

Nyilvánvaló, hogy a teljes támogatottság elérése lehetetlen, de mindenképpen tisztán kell látni, hol van ellenállás a változtatással szemben, és meg kell próbálni enyhíteni rajta.

Ehhez érdemes a következő dolgokra odafigyelni⁹⁵:

95 Linda K. Stroh - Homer H. Johnson [2006]: The Basic Principles of effective consulting, Lawrence Erlbaum Associates, Publishers; Mahway, New Jersey, 178., itt: 146. o.

• Komolyan kell kezelni az ellenállást. Meg kell próbálni megérteni az ellenállás okait, és válaszolni kell rájuk.

• Meg kell bízni az ügyfelet vagy a cégen belül egy kulcsembert, hogy az implementációs folyamat alatt lehetőséget biztosítson az ellenzőknek, hogy felismerjék saját érdekeiket a projektben.

• Őszinte és nyílt kommunikáció szükséges. Minden érintettnek kell tudnia, milyen változások zajlanak körülötte.

• A projektben érintetteket bátorítani kell arra, hogy olyan javaslatokat dolgozzanak ki, amik a változások lebonyolítását a legkevésbé fájdalmassá teszik. Ideális esetben, ez az ellenállást lebontja, miközben tovább fejleszti a projekt célkitűzéseit.

• Nem szabad az ellenállást személyes sértésnek venni

A zárójelentésben felvázolt terv valószínűleg részletesebb kidolgozásra fog szorulni. Fel kell vázolni lépésről lépésre a feladatokat, be kell osztani az erőforrásokat. Meg kell határozni határidőket és mérföldköveket. A váratlan események kezelésére is fel kell készülni különböző tervvariánsokkal.

4.3.6.2 Az ajánlások végrehajtása

A projekt végrehajtásához lehetséges, hogy az előkészítést irányító team összetételét meg kell változtatni. Lehet, hogy néhány emberre már nincs szükség, néhánnyal pedig ki kell egészíteni a csapatot.

A változás többféle módon megvalósítható:

• egy adott határnapon, rögzített időpontban

• a korábbi rendszerrel párhuzamosan működtetjük a bevezetésre ajánlott új rendszert

• fokozatos átállással

Akármelyik módszert is választjuk, az eredmény nem lesz rögtön érzékelhető. A potenciálisan megjelenő hátrányok, negatív hatások ellenállást válthatnak ki az érintettekből. Ennek elkerülésének érdekében a tanácsadónak folyamatosan informálnia kell az embereket a projekt aktuális állásáról, és a várható pozitív hatásokról. Az implementálás során a tanácsadó és az irányító team egyik fő feladata a folyamatos kommunikáció.

A végrehajtás során fontos mindig figyelemmel tartani a projekt jelenlegi állását. A monitoring alapvető célja az ellenőrzés. Így rögtön lehet reagálni az esetlegesen felmerülő problémákra. A monitoring lehetőséget nyújt abban, hogy a korábban meghatározott terveket felülvizsgálhassuk, jobban ráigazítsuk a szervezetre. Nincs olyan projekt, ahol nem kell eltérni az

előre elkészített tervtől. A legfontosabb az, hogy a felmerülő nehézségekre a tanácsadó gyors és hatékony választ adjon.

Ha egyes részcélokat elértünk, érdemes széles körben ismertetni a résztvevőkkel, ezzel a sikerélménnyel motiválva őket az erőteljes folytatásra.