MŰBE közlemények
tő szakmai tanácsadást. A hálózat sajátos v i s z o n y a i h o z a l kalmazva k i k e l l dolgozni a műszaki szakkönyvtárakban nélkü
lözhetetlen nem könyvszerü dokumentumok /mikrofilm, kutatási jelentések, térképek s t b . / kezelésének és nyilvántartásának irányelveit és azokat tájékoztató módszertani körlevelek f o r májában k i a d n i . Ugyancsak e l k e l l készíteni az egyetem gazda
sági s z e r v e i v e l egyetértésben a tanszéki könyvtári munka pénzügyi-gazdasági szabályozását. A szakmai tudás növelése céljából csoportos t a p a s z t a l a t c s e r e látogatást k e l l s z e r v e z n i egy-egy k a r rokonszaku tanszéki könyvtárában bevált jő módszerek, u j eljárások elsajátítása céljából.
5. A Központi Könyvtár vizsgálja meg az egyes szolgáltatások / a tanszéki könyvek feldolgozásának, a cédulák kiadásának s t b . / elkészítési idejét. A munka jobb megszervezésével az átfutási idő erőteljes csökkentésére k e l l törekedni.Meg k e l l oldani továbbá a tanszékek véges könyvespolcait elfoglaló e l a v u l t és fölös anyag központi raktározásának kérdését. E cél megvalósításához szükséges t á r o l ó - r a k t á r tár
g y i és személyi előfeltételeinek biztosítása a Központi Könyvtár súlyponti f e l a d a t a egyben általános egyetemi érdek.
6. Mérlegelni k e l l , hogy milyen ujabb eljárások, módszerek, szolgáltatások bevezetésével segítené a központ a tanszéke
ket. Megállapítandó, hogy az egyre növekvő f e l a d a t o k milyen szervezési f e l a d a t o t jelentenek, különös t e k i n t e t t e l a t a n széki könyvtárosok k i nem elégítő létszámhelyzetére. / K i d o l gozandó volna a főfoglalkozású tanszéki könyvtárosok f e j lesztési t e r v e . A részfoglalkozású dolgozók számára a könyv
tári munka ellátására szükséges munkaidőt és egyéb tárgyi feltételeket k e l l biztosítani/
. • o • •
A MÁSODPÉLDÁNYOK /DUPLUMOK/ KEZELÉSE
A BUDAPESTI MŰSZAKI EGYETEM KÖZPONTI KÖNYVTÁRÁBAN *
dr. Verbóczi Gyuláné
A duplum sző értelmezése, a duplummá nyilvánított könyvek hasz
nosításának módja könyvtárainkban nem egységes. Az irodalomban i s kevés nyomát találjuk olyan munkáknak, amelyek e z z e l a problémával foglalkoznak. A terminológiai szabvány /MSZ 2155/ s z e r i n t másodpél
dány /duplum/ a több példányban meglévő kiadványok esetében az első példányon felüli példányok neve!
Pánti s i k k b e n f o g l a l t a k a B u d a p e s t i MUaraki B g y e t s a Központi Könyvtá
r i n a k speciális helyzetiből adódnak ás nem alkaiaazhatők t e l j e s mér
tékben a n U e z a k i teraeláai könyvtári hálósat gyakorlatára. Éppen ezért
K l a s s z i k u s értelemben csak az a mü tekinthető duplumnak, amely- l y e l t e l j e s e n megegyező példány már van a könyvtárban, s állományba
vétele nem látszik szükségesnek / l / . Egyre inkább e l t e r j e d azonban az a felfogás, hogy duplummá nyilváníthatók mindazok a müvek, ame
l y e k megtartására a könyvtár nem t a r t igényt, függetlenül attól, van-e már az állományban i l y e n könyv, vagy sem /2/.
A Műszaki Egyetem Központi Könyvtárában k i a l a k u l t álláspont s z e r i n t a duplumtárba azokat a gyűjtőkörbe tartozó, t a r t a l m i szem
pontból értékes müveket i k t a t j u k , amelyeknek egy vagy több példánya már h e l y e t kapott a törzsállományban.
Ha a z t mondottuk, hogy a duplumtár anyagát színvonalas müvek alkotják, mi az oka annak, hogy ezeket mégis külön kezeljük, és egy
szerűsített módszerrel dolgozzuk f e l ? Köztudomású, hogy a tudományos nagykönyvtárak mind hazánkban, mind külföldön fenyegető raktári fé
rőhelyhiánnyal küzdenek. A raktárak túlzsúfoltsága e l l e n csak ugy l e h e t eredményesen védekezni, ha a gyűjteménybe csak következetes állománygyarapítási p o l i t i k a megvalósítása utján i k t a t u n k ujabb mü
veket. Arra k e l l törekedni, hogy mentesítsük raktárunk könnyen elér
hető részeit azoktól a kötetektől, melyeknek megtartása nem feltét
lenül indokolt.
Mielőtt rátérnénk a duplumtár elhelyezésének, feldolgozásának ismertetésére, tekintsük át röviden, hogyan fejlődött több e z e r kö
t e t e t számláló állományrésszé. Könyvtárunk ma már több, mint száz
éves múltra t e k i n t v i s s z a . A b e s z e r z e t t könyveket egészen 1951-ig nagyméretű, régi rendszerű inventáriumokban tartották nyilván. Az elmúlt 12 év a l a t t azonban modern leltározási rendszerre térve át, úgynevezett "régi" anyagunk i s átleltározásra került. E z t a müvek szigorú válogatása előzte meg. A megtartásra j a v a s o l t , gyűjtőkörünk
be tartozó müvek nem feltétlenül szükségesnek bizonyuló példányai már nem kaphattak h e l y e t a törzsállományban, - ezek alkotják ma dup
lumtárunk elsősorban müszaktörténeti szempontból értékes anyagát. A közelmúlt években megszüntetett műszaki felsőoktatási intézmények /Gazdasági és Műszaki Akadémia, ME.Hadmérnöki K a r / könyvtárainak a¬
nyagát az akkori Felsőoktatási Minisztérium határozata értelmében könyvtárunk v e t t e át, s a törzsállományban már meglévő könyveket a duplumtárba helyezték e l . A nemzetközi csere utján, illetőleg aján
dékként a könyvtár tulajdonába j u t o t t müvek i s növelték és növelik folyamatosan a duplumtár anyagát.
A könyvtárépület alagsorában, külön raktárrész a duplumtár,ahol a könyvek - a törzsállományhoz hasonlóan - nagyság s z e r i n t i méret
csoportokban helyezkednek e l a raktári polcokon. A számsor i t t , mint a későbbiekből kitűnik, nem folyamatos. A duplumok ugyanis a törzs
anyagbeli példányok raktári számát kapják "-" előjellel, s természe
tesen nem minden alappéldánynak van egyúttal duplumtári megfelelője.
A törzsállománynál könyvtárunk raktári és leltári rendszerének összefüggései következtében a raktári szám a leltári számmal azonos,
MÜEK közlemények
noa, adrémagéppel sokszorosított szöveg láthatd. Ha tehát p l . a 112.403 száma könyv másodpéldányát duplumtárba irányltjuk, az a l a p példány leltárlapjáról a "-112.403" jelzetű duplum minden adata l e olvasható; Így a duplumokról egyszerűsített címfelvétel készítése i s mellőzhető.
A Művelődésügyi Minisztérium 30.550/IIlA960.sz. határozatában utasította a Központi Könyvtárat duplumállományának leltárba vételé
r e .
A könyvtári leltározás folyamata általánosságban ma még idő- és munkaigényes, - leltámaplók, sok esetben bonyolult naplórendszerek - vezetése értékes munkaórákat von e l a könyvtár funkciója szempont
jából fontosabb terűletekről. Az egész világon mindinkább előtérbe kerül az a törekvés, amely a leltári nyilvántartás egyszerűsítését, szélsőséges esetekben t e l j e s megszüntetését sürgeti. / 3 /
A duplumtár anyagának leltári nyilvántartására könyvtárunk v e zetősége olyan szisztémát i g y e k e z e t t kialakítani, amely eleget t e s z a gazdasági felelősség szempontjainak, de egyúttal t e k i n t e t b e v e s z i a duplumok átmeneti jellegét, a könyvtárban betöltött szerepét i s .
Az alábbiakban ismertetésre kerülő módszer lehetővé t e s z i egy
részt a művek egyszerűsített leltárba vételét, - másrészt az átenge
désre kerülő példányoknak ugyanabban a naplóban történő kivezetését i s . A leltárnapló mindenkori utolsó tételénél vont egyenleg a t e l j e s duplumtár kötetszámát és értékét a d j a . A leltárnapló r o v a t a i a következők:
Duplumleltári sorszám, Dátum, Dpi.raktári szám, Clm, Kiadás éve, Kitől-Kinek, Irattári szám, Gyarapodás /Db., érték/, Törlés /Db érték/, Hivatkozási szám.
A bevezetésre kerülő mü a soronkövetkező sorszámot kapja, dup
lumraktári j e l z e t e pedig a törzsállománybell példány száma "-" elő
j e l l e l . A Cimrovatba a rendező kerül és a kiadás számának feltűnte
tése. A Kitől-Kinek rovatba az ajándékozó intézmény nevét i r j u k , a Gyarapodás értékrovatába a főpéldány leltárlapján szereplő árat. A.
mű más könyvtárak részére történő átengedése esetén a d a t a i t külön tételként vezetjük be, s értékét a Törlés rovatban -tűrtetjük f e l . E z esetben a Hivatkozási szám rovatába beírjuk a z t a leltári naplószá
mot, amelyet a könyv állománybavételkor kapott, ez utóbbi naplószá
mon pedig ugyancsak utalunk a törlés naplótételére. így azonnal meg
állapítható, hogy a könyv már törölve l e t t a duplumállományból. Több
kötetes müvek reszkötetei, külön mellékletek, a t l a s z o k , ugyanazon mü két példánya külön-külön tételként kerül bevezetésre, ami a tör
lést t e s z i könnyebben megoldhatóvá.
DpTT- l e l t . Bzám
Dpi.
Dátum r a k t . Cim szám
Gyarapodás Torlés H i v a t éve*" S n e k D* ***** D b &£é* ^z&sí
FX jrt szám Leltárba vételkort
2311 1962. -101.311
X.2.
Targ.Sz.M.:Osznovüe
1951.
Átengedéskor;
3729 1963. -101.311
I I .5 . Targ.Sz.lt.:
Osznovüe
1951.
OSzK
Nehézip.
Egyetem, Miskolc
16,- 3729
16,- 2311
A könyv címlapjának verzójára bélyegzőt helyezünk e l . A kitöltéskor keletkező tört számlálója a d p i . raktári j e l z e t , nevezője pedig a leltári napló sorszáma l e s z .
Duplumszám
-101.311
2311
A nyilvántartás megkönnyítése érdekében minden műről szabványméretű kartont állítunk k i , mely csak a könyv azonosítását szolgáló tört
számot, a rendezőt és többkötetes müvek darabszámát t a r t a l m a z z a .
-101.311 ' 2 Ü Í
Targ, Sz.M. "Hütte"
A duplumok nyilvántartására természetesen más módszereket i s alkalmaznak. Az Országos Mezőgazdasági Könyvtár és Dokumentációs Központ rendkívül gondosan k e z e l t duplumanyagát például ugyancsak külön raktárrészben tárolják. A müvek egyedi nyilvántartására cédu
lakatalógus szolgál, amely rövidített cimfelvételi adatokat i s t a r talmaz. A cédulákat a raktári számok növekvő sorrendjében h e l y e z i k e l , s Így h e l y r a j z i katalógus szerepét i s betölti. A csoportos l e l - térnapló az OMGDK-ban "Duplum" rovatot i s t a r t a l m a z . Az i t t feltün
t e t e t t adatok alapján a z egész duplumtár darabszáma és értéke köny-
MÜEK közlemények
dik és az állományból törlik.
A duplumanyag hasznosítása az egész világon megoldásra váró probléma. HAMEIi, G.A. Wat t e doen met doubletten? clnrii cikkében / 2 / a holland és amerikai könyvtárak gyakorlatát i s m e r t e t i és központi tároló és elosztó s z e r v létesítését j a v a s o l j a . A nemzetközi méretek
ben történő duplumcsere, melyet a D u p l i c a t Exchange Union s z e r v e z e t t , eddig nem hozta meg a kívánt eredményt. A könyvtárgépesítés gyors fejlődése ezen a téren i s bizonyára megteremti majd a megoldás l e h e tőségeit.
Könyvtárunk duplumanyagának hasznosítására ez idő s z e r i n t a kö
vetkező elgondolásaink vannak: Amennyiben a törzsállományban pél
dány megrongálódik a használat során, vagy e s e t l e g elvész, a duplum
példányt léptetjük helyébe. E a az olvasók a törzsállományba i k t a t o t t példányokat már kikölcsönözték és még további Igény mutatkozik, a duplumtári példány i s kölcsönözhető, többszöri igénylés esetén át
vesszük a törzsállományba.- Segítséget kívánunk nyújtani újonnan szervezésre kerülő műszaki oktatási intézményeknek / p l . győri Műegye
tem, felsőfokú technikumok/ könyvtárainak fejlesztésében a duplumtá
r i példányok átengedésével.- Tervezzük különböző szempontok s z e r i n t i jegyzékek készítését. Ezeknek külföldi c s e r e p a r t n e r e i n k és h a z a i könyvtárak részére történő megküldésével kívánjuk előmozdítani,hogy a j e l e n l e g duplumként nyilvántartott könyvek az őket igénylő o l v a sók kezébe e l j u s s a n a k .
I R O D A L O M
/X/ KOHHERT, E . : Dubletten. Handbuch der B i b l i o t h e k s w l s s e n s c h a f i . Hrsg. von P r i t z MILKAU. L e i p z i g , 1931-1942. 2.Bd.
Blbliotheksverwaltung. 197-203.p.
/2/ HAMEL, G.A.s Wat te doen met doubletten? E i n i g e opmerkingen over een weinig boeiend onderwerp. B i b l i o t h e e k - leven. 1962. 47.Jg. 9.no. 463-472.p.
/3/ FREED, J.A.s Accession numbers: pro and con. S p e c i a l l i b r a r i e s . 1963. 54.vol. 4.no. 199-205.p.
o
o 0
