A külügyminiszter utasításai
III. Európai Fõosztály
2.11. KÖNYVVEZETÉSBEN VALÓ MEGJELENÉS:
a könyvviteli elszámolás sajátosságainak rövid kiemelése.
1. számú táblázat:
Folyamat megnevezése Tevékenység sorszáma,
megnevezése 1. 2. 3. …
Jogi alap Elõkészítés
Keletkezõ dokumentumok Felelõs/kötelezettségvállaló Határidõ
Ellenõrzés/érvényesítés Utalványozás/ellenjegyzés Pénzügyi teljesítés
Könyvvezetésben való megjelenítés
3. Amennyiben az adott folyamatban a táblázat valamely sora nem definiálható, nem jellemzõ, a vonatkozó cellában a
„nem értelmezhetõ” meghatározást kell feltüntetni.
4. A táblázatot a Külügyminisztériumban az alábbi folyamatokra kell elkészíteni:
2. számú táblázat:
Folyamat A „Külügyminisztérium központi igazgatása” alcímnél
Tervezés (költségvetési tervezés) Végrehajtás – elõirányzat-felhasználás Beszámolás (beszámoló készítése) A „Külképviseletek igazgatása” alcímnél Tervezés (költségvetési tervezés)
Végrehajtás – elõirányzat-felhasználás (közbeszerzés, egyéb beszerzések) Beszámolás (beszámoló készítése)
Munkafolyamatba épített ellenõrzés
A „Fejezeti kezelésû elõirányzatok” alcímnél Nem pályázati úton továbbadott eszközök –Tervezés (költségvetési tervezés);
–Végrehajtás – elõirányzat-felhasználás;
–Beszámolás (beszámoló készítése).
Pályázati úton továbbadott eszközök –Tervezés (költségvetési tervezés);
–Végrehajtás – elõirányzat-felhasználás;
–Beszámolás (beszámoló készítése).
5. Az ellenõrzési nyomvonal kialakításáért felelõs szervezeti egység úgy köteles kidolgozni saját ellenõrzési nyomvo-nalait, hogy az egyes ellenõrzési pontok egyértelmûen, név szerint beazonosíthatóak legyenek.
6. A szervezeti egység ellenõrzési nyomvonalát az ellenõrzési nyomvonal kialakításáért felelõs szervezeti egység ve-zetõje köteles nyilvántartani úgy, hogy a belsõ, illetve a külsõ ellenõrzési szervek számára bármikor biztosított legyen a betekintés.
4.
A Külügyminisztérium általános ellenõrzési nyomvonala
1. A Külügyminisztérium általános ellenõrzési nyomvonalát jelen szabályzat függelékei tartalmazzák.
1. számú:Központi igazgatás
– kapcsolódó dokumentum: közbeszerzések, ingatlanértékesítés, „Építési” nyomvonal 2. számú:Külképviseletek igazgatása
– kapcsolódó dokumentum: „Építési” nyomvonal 3. számú:Fejezeti kezelésû elõirányzatok
2. A nyomvonal az ellenõrzési nyomvonal elkészítéséért felelõs szervezeti egység a feladatkörébe tartozó folyamatok-ra adaptálni köteles.
5.
Éves keretfelosztási térkép
1. A Gazdálkodási Fõosztály az elemi költségvetés lebontását követõen minden évben elkészíti az éves keretfelosztási térképet. A térkép tartalmazza az elõirányzatokkal rendelkezõ szervezeti egységeket (keretgazdákat), valamint az egyes elõirányzatokat.
2. Az éves keretfelosztási térkép célja, hogy az ellenõrzési nyomvonalban általánosan megjelölt felelõs szervezeti egységek konkrétan beazonosíthatóak legyenek.
11. számú melléklet a 4/2009. (II. 13.) KüM utasításhoz
A Külügyminisztérium gazdasági szervezetérõl Az államháztartás mûködési rendjérõl szóló 217/1998.
(XII. 30.) Korm. rendelet 17. § (4) bekezdésének megfele-lõen a Külügyminisztérium gazdasági szervezetébe az alábbi szervezeti egységek tartoznak:
a)az igazgatási és kelet-európai és közép-ázsiai kérdé-sekért felelõs szakállamtitkár Titkársága;
b)Gazdálkodási Fõosztály;
c)Pályáztatási Osztály;
d)Közbeszerzési Osztály;
e)Szolgáltatási Iroda;
f)EU Elnökségi Költségvetési és Logisztikai Osztály;
g)Konzuli Fõosztály;
h)Protokoll Fõosztály;
i)Biztonsági, Iratkezelési és Távközlési Fõosztály j)valamennyi, elõirányzattal önállóan gazdálkodó szer-vezeti egység.
A gazdasági szervezetbe tartozó szervezeti egységek részletes feladatait az SZMSZ 3. számú melléklete tartal-mazza.
12. számú melléklet a 4/2009. (II. 13.) KüM utasításhoz
A Külügyminisztérium kockázatkezelési szabályzatáról
Az államháztartás mûködési rendjérõl szóló 217/1998.
(XII. 30.) Korm. rendelet 145/C. § (5) bekezdésének meg-felelõen a Külügyminisztériumban a kockázatok kezelésé-nek eljárási rendje a következõ:
1.
A szabályzat célja
A szabályzat célja a Külügyminisztérium kockázatke-zelési eljárásának meghatározása (kockázat azonosítása, mérése és kezelése) annak érdekében, hogy a kockázatke-zelés révén a minisztérium képes legyen feltárni a kocká-zatot, illetve megelõzni annak bekövetkeztét.
2.
Értelmezõ rendelkezések
1.Kockázat:a költségvetési szerv gazdálkodása tekin-tetében mindazon elemek és esemény bekövetkeztének
valószínûsége, amelyek hátrányosan érinthetik a szerv mûködését. Olyan esemény, vagy következmény bekövet-kezésének lehetõsége, amely lényegi befolyással van egy szervezet célkitûzéseire.
2.Eredendõ kockázat:olyan kockázat, amely szabályta-lanságok, vagy a megvalósítás során fellépõ hibák elõfor-dulásának kockázata.
3.Ellenõrzési kockázat:a hibákat, vagy szabálytalansá-gokat meg nem elõzõ, illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenõrzési eljárásokból fakadó kockázat.
4.Kiemelten nagy kockázatú tevékenység: a jelen sza-bályzat 4.3. pontjában meghatározott mátrix jobb felsõ ne-gyedébe tartozó tevékenység.
5.Elfogadható kockázati szint:a szervezet kockázattûrõ képessége. A kockázati kitettség azon szintje, amely felett a szervezet már mindenképpen intézkedést tesz a kockázat kiküszöbölésére.
3.
Kockázati kategóriák
A kockázatkezelés során az alábbi kockázati kategóri-ákkal lehet dolgozni:
a) külsõ kockázatok: infrastrukturális, gazdasági, jogi és szabályozási, piaci, politikai, elemi csapások;
b) pénzügyi kockázatok: költségvetési, csalás, lopás, sikkasztás, biztosítási, beruházási, felelõsségvállalási, ár-folyamkockázat;
c)tevékenységi kockázatok: stratégiai, mûködési, infor-mációs, hírnév, kockázatátviteli, technológiai, projekt, újítási;
d)emberierõforrás-kockázatok: személyzeti, egészségi és biztonsági.
4.
A szervezeti egység vezetõjének kockázatkezelési feladatai
A szervezeti egységek vezetõjének felelõssége és köte-lessége az éves költségvetési terv kialakítása, végrehajtása és folyamatba épített ellenõrzése, illetve a tevékenységrõl való beszámolás során
a)a kockázati tényezõk, elemek azonosítása, a kockáza-tok bekövetkezésének valószínûsítése, az elfogadható kockázati szint meghatározása;
b) a kockázati hatás mérése és a kockázati hatás semle-gesítése (kockázatkezelés).
5.
A kockázat azonosítása és bekövetkezésének valószínûsítése
1. A kockázat azonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek a költségvetési szerv célkitûzéseit veszélyez-tetõ fõ kockázatok. Az azonosítás meghatározó eleme a tevékenység jellege.
2. A szervezeti egység vezetõje a kockázat azonosítás céljára munkacsoportot is összehívhat.
3. Az azonosítás eredményét kockázati térképen kell meghatározni, az alábbi minta szerint:
Y: Kockázat valószínûsége