A Hivatal belsõ ellenõrzési rendszere
II. AZ ELNÖKHELYETTESEK IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓ SZERVEZETI EGYSÉGEK 2.1. Ellenõrzési fõosztályok
4. A fejlesztési igazgató irányítása alá tartozó szervezeti egységek 1. Fejlesztési Igazgatói Titkárság
1. A titkárság a fejlesztési igazgató munkájának és feladatainak ellátását segítõ önálló szervezeti egység. Fõ feladata a fejlesztési igazgató vezetõi feladatai végrehajtásának segítése, adminisztratív szervezése, összehangolása. A titkárság a fejlesztési igazgató munkájának segítése érdekében:
a) ellátja az fejlesztési igazgató személyével kapcsolatos adminisztratív teendõket, kezeli a fejlesztési igazgatóhoz címzett iratokat, végzi az iktatást és a dokumentumtovábbítást;
b) a fejlesztési igazgató közvetlen felügyelete alá tartozó szervezeti egységek tekintetében közremûködik az éves munka- és ellenõrzési terv vezetõi jóváhagyásra történõ elõkészítésében;
c) közremûködik a fejlesztési igazgató döntéseinek elõkészítésében, a döntéshez szükséges információk gyûjtésében, elemzésében, meghatározott szakmai feladatok elvégzésében;
d) a fejlesztési igazgató közvetlen felügyelete alá tartozó szervezeti egységek tekintetében figyelemmel kíséri a NÁK munka- és ellenõrzési tervében meghatározott feladatok teljesítését, a munkatervi feladatok esetleges elmaradásáról, illetve a határidõk módosulásáról tájékoztatja a fejlesztési igazgatót;
e) a fejlesztési igazgató közvetlen felügyelete alá tartozó szervezeti egységek esetében koordinálja a NÁK éves és féléves munkájáról szóló beszámoló elkészítését, gondoskodik az elkészült beszámoló Titkársági és Iktatási Ügyviteli Osztály felé történõ felterjesztésérõl;
f) gondoskodik a fejlesztési igazgatói értekezlet szervezésérõl, a tárgyalás anyagainak elõkészítésérõl, a technikai feltételek biztosításáról. Elkészíti a fejlesztési igazgatói értekezletek emlékeztetõit;
g) közvetlen kapcsolatot tart a feladatellátás során érintett szervezeti egységekkel, valamint a kormányhivatalokkal;
h) szervezi a fejlesztési igazgató és a közvetlen felügyelete alá tartozó szervezeti egységek közötti folyamatos információáramlást és kapcsolattartást;
i) eljár a fejlesztési igazgató által meghatározott ügyekben, amelyhez a NÁK szervezeti egységeitõl közvetlenül információkat kérhet.
4.2. Projektiroda Fõosztály
1. A Projektiroda Fõosztály feladata a NÁK által indított és koordinált, a kormányhivatalokat, a járási rendszert, valamint a kormányablakokat érintõ projektek teljes életciklusának szervezése, a folyamatok támogatása, a projekt megtervezésétõl annak lezárásáig. Ennek érdekében:
a) kialakítja a szükséges projektmenedzsment módszertant, projektirányítási kézikönyvet készít, és azt folyamatosan karbantartja;
b) közremûködik, illetve irányító szerepet vállal a kormányhivatalokat, járási hivatalokat és kormányablakokat egységesen érintõ fejlesztési projektekben;
c) koordinálja a hazai és nemzetközi finanszírozású projektek tervezését;
d) egységes irányítási és adminisztrációs rendet biztosít a projekteknek;
e) biztosítja a kapcsolódó projektek közötti összhang megteremtését;
f) részt vesz a projektek zárásában, közremûködik az eredmények hasznosulásának utólagos értékelésében;
g) részt vesz a kormányablakok és Kormányhivatalok projektjeinek kialakításában, korszerûsítését célzó projektkezdeményezésekben;
h) célszerûségi vizsgálatot folytat, illetve megvalósíthatósági tanulmányt, projektjavaslatot készít;
i) ellátja a projektek elõkészítésével, végrehajtásával, menedzselésével és lezárásával kapcsolatos feladatokat;
j) gondoskodik a projektek megtervezésérõl és költségeinek meghatározásáról;
k) ellátja a projektek humánerõforrás-biztosításának és kommunikációjának menedzselését;
l) biztosítja a projektek végrehajtásával összefüggésben felmerült beszerzések és közbeszerzések elõkészítését a Közbeszerzési Osztállyal együttmûködve;
m) biztosítja a projektek kockázatkezelését és változáskezelését;
n) ellátja a projektek adminisztrációs rendszerének mûködtetését;
o) a NÁK tekintetében – együttmûködve az érintett szervezeti egységekkel – a projektek szükségességét illetõen célszerûségi vizsgálatot folytat, megvalósíthatósági tanulmányt, projektjavaslatot készít, a javaslatokat döntésre elõkészíti;
p) gondoskodik a projektek végrehajtásának folyamatba épített minõségbiztosításáról a szükséges kontrollpontok meghatározásával;
q) ellátja a projektek végrehajtásához kapcsolódó adminisztrációs és pénzügyi elõírások, szabályzatok betartásának felügyeletét.
4.3. Területi Közigazgatási és Kormányablak Fõosztály
1. A Területi Közigazgatási és Kormányablak Fõosztály a kormányhivatalok, a járási hivatalok és a kormányablakok vonatkozásában szakmai, jogi-igazgatási, informatikai, valamint folyamatszervezési tekintetben, az érintett szervezeti egységekkel együttmûködve, fejlesztési irányokat határoz meg és irányítja azok végrehajtását, ellenõrzi azok megvalósulását, méri azok hatékonyságát. Részt vesz hazai és nemzetközi finanszírozású fejlesztési projektek megvalósításában. Gondoskodik az állami szervezet és feladatkataszter, valamint a kormányablakok ügyintézõit támogató tudásbázis létrehozásáról, annak folyamatos vezetésérõl. Részt vesz a kormányablak-hálózat kialakításában, biztosítja annak egységességét jogalkalmazási, technológiai, informatikai, folyamatszervezési tekintetben.
Közremûködik a kormányablakok mûködésének fejlesztésében, a kormányablakok elhelyezésével kapcsolatos feladatok ellátásában.
2. A Területi Közigazgatási és Kormányablak Fõosztály koordinációs feladatai tekintetében:
a) részt vesz – a Projektiroda Fõosztállyal és a területi közigazgatási informatikáért felelõs szervvel együttmûködve – a kormányhivatalok feladatellátásának informatikai támogatást biztosító tevékenységének koordinálásában;
b) részt vesz – a Projektiroda Fõosztállyal együttmûködve – a hazai és nemzetközi finanszírozású projektek tervezésének és végrehajtásának koordinálásában;
c) a Projektiroda Fõosztállyal együttmûködve koordinálja a kormányhivatalok részérõl érkezõ fejlesztési igényeket;
d) koordinálja az irányítása alá tartozó osztályok mûködését, ellenõrzi a feladatok végrehajtását;
e) a Kormányhivatali Koordinációs és Integrációs Fõosztállyal együttmûködve javaslatot dolgoz ki a kormányhivatalok és a NÁK közötti információáramlást támogató rendszerek lehetséges megoldásaira;
f) gondoskodik a feladat- és hatásköri kataszter létrehozásáról és fenntartásáról, valamint a kormányablakok ügyintézõinek munkáját támogató tudásbázis kialakításáról együttmûködve az ügyfélszolgálati projekt, és az ügyfélszolgálati rendszer más résztvevõivel;
g) gondoskodik az összeállított feladat- és hatásköri kataszter kormányablakok számára történõ teljes körû hozzáférésérõl és felhasználhatóságáról, együttmûködve az ügyfélszolgálati rendszer más szereplõivel, különösen annak informatikai rendszeréért felelõs szervezetével;
h) gondoskodik az egységes központi tudásbázis kialakításáról.
3. A Területi Közigazgatási és Kormányablak Fõosztály funkcionális feladatai tekintetében:
a) közremûködik a NÁK tevékenységét támogató informatikai infrastruktúrák, alkalmazói rendszerek – ideértve az intra- és internetes szolgáltatásokat is – fejlesztésében a területi közigazgatási informatikáért felelõs szerv;
b) ellátja a kormányablakok országos szintû továbbfejlesztésének feladatait;
c) javaslatot tesz az egyes ügyviteli, eljárási folyamatok informatikai támogatására, illetve a meglévõ támogatás megváltoztatására, a fejlesztések során feltárt ügyviteli problémák kezelésére;
d) a jóváhagyott fejlesztési feladatok végrehajtásának veszélyeztetése esetén intézkedést kezdeményez a fõigazgató felé.
4. A Területi Közigazgatási és Kormányablak Fõosztály egyéb feladatai tekintetében:
a) közremûködik a kormányablakok továbbfejlesztésével kapcsolatos elõkészítõ feladatok ellátásában;
b) együttmûködik a Projektiroda Fõosztállyal a fejlesztések megvalósításában;
c) gondoskodik az elkészült rendszerek felhasználói dokumentációinak elkészítésérõl, a felhasználók részére történõ átadásáról;
d) részt vesz a kormányablakok ügyviteli és informatikai alkalmazói rendszereinek kialakításában, illetve korszerûsítésében, jogszabálykövetések, projektek kezdeményezésében és levezetésében az érintett szakegységekkel együttmûködve;
e) a kormányablakok elhelyezésével és mûködésével összefüggésben javaslatot tesz, és intézkedéseket kezdeményez;
f) gondoskodik a kormányablakok ügyviteli folyamataihoz kapcsolódó monitoringrendszer továbbfejlesztésérõl együttmûködve a Jogi Igazgatósággal.
4.3.1. Államigazgatási Feladat és Hatáskör Elemzõ Osztály
1. Az Államigazgatási Feladat és Hatáskör Elemzõ Osztály kialakítja, folyamatosan vezeti és karbantartja a területi államigazgatás feladat- és hatásköri kataszterét, gondoskodik annak egységes megjelenésérõl, abból elemzéseket, vezetõi jelentéseket készít.
2. Az Államigazgatási Feladat és Hatáskör Elemzõ Osztály koordinációs feladatai tekintetében:
a) kialakítja a kormányablakok ügyintézõinek munkáját támogató tudásbázist, gondoskodik annak folyamatos vezetésérõl;
b) folyamatosan figyelemmel kíséri a jogi szabályozás változását, a feladat- és hatáskörök változása, bõvülése esetén gondoskodik azok feladat- és hatásköri kataszteren és a szükséges tudásbázison történõ átvezetésérõl;
c) elkészíti az ügyfélszolgálati munkatársak oktatási anyagát, az ügyfeleket tájékoztató anyagokat;
d) javaslatot tesz a kormányablakok ügyintézõinek képzési modelljére, az oktatás tartalmára;
e) folyamatosan nyomon követi a kormányablakok munkáját, elemzi az adatokat, vezetõi javaslatokat tesz, beavatkozási pontokat definiál;
f) részt vesz a kormányhivatalok ügykörbõvítési munkáiban, ügykörleírásokat készít;
g) élethelyzet alapú ügyköröket azonosít.
3. Az Államigazgatási Feladat és Hatáskör Elemzõ Osztály funkcionális feladatai tekintetében:
a) szakmai támogatást nyújt a kormányablakok szakmai ismeretanyagának fejlesztéséhez;
b) közremûködik a Kormányhivatali szabályozás elõkészítésében, szakmai, módszertani segítséget nyújt ahhoz;
c) közremûködik a Kormányablak fejlesztéssel kapcsolatos elõkészítõ feladatokban;
d) gondoskodik az összeállított feladat- és hatáskörkataszter kormányhivatalok számára történõ hozzáférhetõvé tételérõl és felhasználhatóságáról, együttmûködve az ügyfélszolgálati rendszer más szereplõivel, különösen az informatikai támogatás fejlesztéséért felelõs szervezettel;
e) szerkeszti a kormányablakok által alkalmazott ügyfél-tájékoztatókat és nyomtatványokat;
f) folyamatosan gyûjti és elemzi a nemzetközi közigazgatási gyakorlatban alkalmazott legjobb megoldásokat.
4.3.2. Területi Közigazgatás és Kormányablak Fejlesztési Osztály
1. A Területi Közigazgatási és Kormányablak Fejlesztési Osztály koordinációs feladatai tekintetében:
a) felméri a kormányablakok mûködési körülményeit, begyûjti, értékeli és elemzi a kormányhivatalok tapasztalatait;
b) az adott megyékre vonatkozó mutatók alapján javaslatot tesz a kormányablakok mûködtetésének továbbfejlesztésére, részt vesz a kormányablakok fejlesztésében;
c) koordinálja a kormányablakok részére használatra adott ingatlanoknak és elhelyezésének a továbbfejlesztését;
d) a kormányablakok és a szakigazgatási szervek ügyfélszolgálati tevékenységének összehangolása érdekében intézkedéseket kezdeményez, a részt vevõ szakmai irányító szervekkel a szükséges egyeztetéseket lefolytatja;
e) elõsegíti a kormányablakok közötti koordináció megvalósulását;
f) az elkészült elemzések alapján javaslatot tesz a kormányablakok számának bõvítésére, a kormányablakok feladatellátásának továbbfejlesztésére;
g) javaslatot tesz a kormányablakok személyi állományának képzésére, továbbképzésére;
h) az Államigazgatási Feladat- és Hatáskör Elemzõ Osztállyal együttmûködve részt vesz a kormányablakok által alkalmazott ügyfél-tájékoztatók és nyomtatványok fejlesztésében, a feladat- és hatásköri kataszter létrehozásában;
i) koordinálja a kormányhivatalok felõl érkezõ fejlesztési igényeket a Kormányhivatali Szervezetfejlesztési Osztállyal együttmûködve;
j) rendszeresen kapcsolatot tart a Projektiroda Fõosztállyal, együttmûködik az ügyfélszolgálati projekt, illetve az ügyfélszolgálati rendszer résztvevõivel.
2. A Területi Közigazgatási és Kormányablak Fejlesztési Osztály funkcionális feladatai tekintetében:
a) részt vesz a kormányablakok elhelyezésével kapcsolatos vagyonkezelési döntésekhez szükséges javaslatok kidolgozásában;
b) kezdeményezi a kormányablakok eszközparkjának fejlesztését;
c) részt vesz a kormányablakok létszámára és összetételére vonatkozó javaslatok kidolgozásában.
3. A Területi Közigazgatási és Kormányablak Fejlesztési Osztály egyéb feladatai tekintetében:
a) tervezi a kormányablakok beruházásait és felújításait az infrastruktúra tekintetében;
b) a kormányablakok hálózatának kiépítéséhez és bõvítéséhez javaslatot ad együttmûködve a Kormányhivatali Szervezetfejlesztési Osztállyal;
c) közremûködik a kormányablakokkal összefüggõ fejlesztéssel kapcsolatos elõkészítõ feladatokban;
d) közremûködik a kormányablakokat érintõ jogszabályok, intézkedések elõkészítésében, véleményezésében.
4.3.3. Kormányhivatali Szervezetfejlesztési Osztály
1. A Kormányhivatali Szervezetfejlesztési Osztály részt vesz a kormányhivatalok szervezetfejlesztésében, javaslatokat készít elõ az egységes mûködés biztosítása érdekében folyamatszervezési és szervezetátalakítási tekintetben.
2. A Kormányhivatali Szervezetfejlesztési Osztály koordinációs feladatai tekintetében:
a) részt vesz a kormányhivatalok és kormányablakok informatikai rendszereinek korszerûsítésében, alkalmazói rendszereinek fejlesztésében, az egységes informatikai szemlélet és gyakorlat kialakításában és érvényesítésében a területi közigazgatási informatikáért felelõs szervvel együttmûködve;
b) javaslatot tesz a kormányablakok szervezeti modelljének kialakítására;
c) koordinálja a kormányhivatalok felõl érkezõ szervezetfejlesztési igényeket;
d) részt vesz a feladatellátást támogató informatikai fejlesztési koncepciók, tervek kidolgozásában a területi közigazgatási informatikáért felelõs szervvel együttmûködve.
3. A Kormányhivatali Szervezetfejlesztési Osztály funkcionális feladatai tekintetében
a) folyamatosan figyelemmel kíséri a kormányhivatalok mûködését, feladatellátásának hatékonyságát;
b) kimutatja kormányhivatalok szervezeti-mûködési hiányosságait, definiálja a beavatkozási pontokat.
4. A Kormányhivatali Szervezetfejlesztési Osztály egyéb feladatai tekintetében ellátja az Államigazgatási Feladat és Hatáskör Elemzõ Osztály által fejlesztett tudásbázis fejlesztési támogatását.