A fõigazgató irányítása alá tartozó szervezeti egységek Titkársági és Iktatási Ügyviteli Osztály

1. A Titkársági és Iktatási Ügyviteli Osztály a fõigazgató munkájának és feladatainak ellátását segítõ, valamint a NÁK iratkezelési feladatait és informatikai üzemeltetését ellátó önálló szervezeti egység. Fõ feladata a fõigazgató irányítási és vezetési feladatai végrehajtásának segítése, adminisztratív szervezése, összehangolása.

2. A Titkársági és Iktatási Ügyviteli Osztály a fõigazgató munkájának segítése érdekében:

a) kezeli a fõigazgatóhoz címzett iratokat, végzi az iktatást és a dokumentumtovábbítást. Összegyûjti és feldolgozza a fõigazgató munkájához szükséges külsõ és belsõ információkat;

b) gondoskodik a szervezeti és mûködési szabályzatnak miniszteri jóváhagyásra, valamint az éves munka- és ellenõrzési terv fõigazgatói jóváhagyásra történõ elõkészítésérõl;

c) koordinálja a NÁK éves és féléves munkájáról szóló beszámoló elkészítését, jóváhagyást követõen gondoskodik a miniszterhez történõ felterjesztésérõl;

d) figyelemmel kíséri a NÁK munka- és ellenõrzési tervében elõírt, a miniszter által a NÁK irányításával kapcsolatos feladat- és hatáskörében adott, továbbá a fõigazgató által meghatározott feladatok határidõben történõ végrehajtását;

e) közremûködik a fõigazgató döntései elõkészítésében, a döntéshez szükséges információk gyûjtésében, elemzésében, meghatározott szakmai feladatok elvégzésében;

f) gondoskodik a fõigazgatói értekezlet szervezésérõl, a tárgyalás anyagainak elõkészítésérõl, a technikai feltételek biztosításáról. Elkészíti a fõigazgatói vezetõi értekezletek emlékeztetõit. Az osztályvezetõ, illetve kijelölt munkatársai részt vesznek a NÁK vezetõi értekezletein;

g) közvetlen kapcsolatot tart a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztériummal, a fõigazgató-helyettessel, a jogi, a fejlesztési és a gazdasági igazgatókkal és titkárságukkal, illetve a kormányhivatalokkal;

h) szervezi a fõigazgató és a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium közötti folyamatos információáramlást és kapcsolattartást;

i) háttéranyagot készít a fõigazgató programjaihoz, amelyhez a NÁK szervezeti egységeitõl közvetlenül információkat kérhet;

j) eljár a fõigazgató által meghatározott ügyekben.

3. A Titkársági és Iktatási Ügyviteli Osztály a nemzetközi kiutazásokkal, fogadásokkal összefüggõ feladatai tekintetében:

a) nemzetközi kapcsolatokat létesít és tart fenn a NÁK feladatainak ellátásával összefüggésben;

b) szervezi a NÁK munkatársainak külföldi utazásait.

4. A Titkársági és Iktatási Ügyviteli Osztály a NÁK iratkezelési feladatai tekintetében:

a) ellátja az iratkezelési feladatokat, mûködteti a NÁK Központi Irattárát;

b) gondoskodik a postai küldemények (levelek, csomagok) átvételérõl, beérkeztetésérõl és átadásáról, a NÁK szervezeti egységei által leadott küldemények postai, illetve személyes kézbesítésérõl, továbbítja a NÁK szervezeti egységei által leadott küldeményeket;

c) iratkezelési feladatainak ellátása során kezeli és õrzi a NÁK irattárában az átadott iratokat, gondoskodik az iratok selejtezésérõl és levéltári átadásáról, továbbá biztosítja az irattári anyagokhoz történõ hozzáférést;

d) a nem selejtezhetõ köziratok fennmaradása, a NÁK iratainak védelme és a jogszabálynak megfelelõ iratkezelési rend biztosítása érdekében együttmûködik a Magyar Országos Levéltárral;

e) szükség esetén a levéltári törvényben foglaltak alapján javaslatot tesz az Iratkezelési Szabályzat, illetve az Irattári Terv módosítására, ellenõrzi az Iratkezelési Szabályzat elõírásainak betartását, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetésérõl;

f) részt vesz a NÁK irat- és ügykezelési rendszereinek fejlesztésében.

5. A Titkársági és Iktatási Ügyviteli Osztály ellátja a NÁK mûködését szolgáló informatikai üzemeltetési, a NÁK informatikai, irodatechnikai és kommunikációs infrastruktúrájának kezelésével kapcsolatos feladatokat. Biztosítja a

NÁK tevékenységét támogató informatikai infrastruktúrák, alkalmazások üzemeltetését, ideértve az intranetes szolgáltatásokat.

6. A Titkársági és Iktatási Ügyviteli Osztály keretébe tartozó adatvédelmi és informatikai biztonsági felelõs útján gondoskodik a személyes adatok védelmérõl és a közérdekû adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvényben (a továbbiakban: Avtv.) és egyéb jogszabályokban meghatározott adatvédelmi feladatok, kötelezettségek elvégzésérõl. Az adatvédelmi felelõs e feladatkörében:

a) közremûködik, illetõleg segítséget nyújt az adatkezeléssel összefüggõ döntések meghozatalában, valamint az érintettek jogainak biztosításában;

b) ellenõrzi az Avtv. és az adatkezelésre vonatkozó egyéb jogszabályok rendelkezéseinek és az adatbiztonsági követelményeknek a megtartását;

c) kivizsgálja a bejelentéseket és jogosulatlan adatkezelés észlelése esetén annak megszüntetésére hívja fel az adatkezelõt vagy az adatfeldolgozót;

d) összeállítja a belsõ adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatot és gondoskodik rendszeres aktualizálásukról;

e) vezeti a belsõ adatvédelmi nyilvántartást;

f) gondoskodik az adatvédelmi ismeretek oktatásáról.

1.2. Belsõ ellenõr

1. A belsõ ellenõr ellátja a NÁK pénzügyi ellenõrzését. A belsõ ellenõr szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosításáért a fõigazgató felelõs. A belsõ ellenõr egyben a NÁK belsõ ellenõrzési vezetõjének minõsül, illetve a belsõ ellenõr az ellenõrzési tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be. A belsõ ellenõr ellenõrzési feladatát a NÁK fõigazgatója által jóváhagyott éves ellenõrzési terv, illetve terven kívüli megbízás alapján végzi.

2. A belsõ ellenõr funkcionális feladatai tekintetében:

a) biztosítja a NÁK függetlenített belsõ ellenõrzését, kockázatelemzésen alapuló szabályszerûségi, pénzügyi, rendszer-, teljesítmény-ellenõrzéseket végez;

b) felel a belsõ ellenõrzési politika kialakításáért, a belsõ ellenõrzés mûködési kézikönyvének folyamatos aktualizálásáért;

c) elemzi, vizsgálja és értékeli a belsõ kontrollrendszer kiépítésének és mûködésének jogszabályoknak való megfelelését, valamint a mûködés gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét;

d) elemzi, vizsgálja a rendelkezésre álló erõforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását;

e) elkészíti a stratégiai ellenõrzési tervet, a kockázatelemzéssel megalapozott éves ellenõrzési tervet, valamint az egyes ellenõrzések programját;

f) az elvégzett ellenõrzések eredményérõl ellenõrzési jelentést készít;

g) az ellenõrzés során észlelt hiányosságok kijavítására javaslatot, ajánlást tesz;

h) utóellenõrzés, vagy önálló ellenõrzési program keretében követi az ellenõrzés megállapításaira tett intézkedési terv megvalósítását;

i) elvégzi a belsõ ellenõrzési tevékenység minõségértékelését.

3. A belsõ ellenõr egyéb feladatai tekintetében:

a) felel a Belsõ Ellenõrzési Kézikönyv elkészítéséért és folyamatos aktualizálásáért.

b) amennyiben az ellenõrzés során büntetõ-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, a fõigazgatót, illetve a fõigazgató érintettsége esetén a felügyeleti szerv vezetõjét haladéktalan tájékoztatja és javaslatot tesz az eljárások megindítására;

c) szükség esetén az ellenõrzött szervezeti egységet, illetve vezetõjét közvetlenül felhívja az ellenõrzés által feltárt jogszabálysértõ mûködés megszüntetésére, a jogszerû állapot helyreállításához szükséges intézkedések megtételére;

d) az ellenõrzések, továbbá az intézkedési tervek végrehajtását nyomon követõ monitoring- és nyilvántartási rendszer kialakítása és mûködtetése tekintetében együttmûködik a Kormányhivatali Ellenõrzési Osztállyal;

e) gondoskodik az ellenõrzési dokumentumok irattári tervben meghatározott ideig történõ õrzésérõl;

f) rendszeresen tájékoztatást nyújt az ellenõrzési tevékenységrõl, az ellenõrzések és a kapcsolódó intézkedések aktuális helyzetérõl, éves összefoglaló ellenõrzési jelentést, az ellenõrzésekrõl éves beszámolót készít;

2. A fõigazgató-helyettes irányítása alá tartozó szervezeti egység 2.1. Fõigazgató-helyettesi Titkárság

1. A titkárság a fõigazgató-helyettes munkájának és feladatainak ellátását segítõ önálló szervezeti egység. Fõ feladata a fõigazgató-helyettes vezetõi feladatai végrehajtásának segítése, adminisztratív szervezése, összehangolása.

A titkárság a fõigazgató-helyettes munkájának segítése érdekében:

a) ellátja a fõigazgató-helyettes személyével kapcsolatos adminisztratív teendõket, kezeli a fõigazgató-helyetteshez címzett iratokat, végzi az iktatást és a dokumentumtovábbítást;

b) a fõigazgató-helyettes tekintetében közremûködik az éves munka- és ellenõrzési terv vezetõi jóváhagyásra történõ elõkészítésében;

c) közremûködik a fõigazgató-helyettes döntéseinek elõkészítésében, a döntéshez szükséges információk gyûjtésében, elemzésében, meghatározott szakmai feladatok elvégzésében;

d) figyelemmel kíséri a NÁK munka- és ellenõrzési tervében meghatározott feladatok teljesítését, a munkatervi feladatok esetleges elmaradásáról, illetve a határidõk módosulásáról tájékoztatja a fõigazgató-helyettest;

e) a fõigazgató-helyettes tekintetében koordinálja a NÁK éves és féléves munkájáról szóló beszámoló elkészítését, gondoskodik az elkészült beszámoló Titkársági és Iktatási Ügyviteli Osztály felé történõ felterjesztésérõl;

f) gondoskodik a fõigazgató-helyettesi értekezlet szervezésérõl, a tárgyalás anyagainak elõkészítésérõl, a technikai feltételek biztosításáról. Elkészíti a fõigazgató-helyettesi értekezletek emlékeztetõit;

g) közvetlen kapcsolatot tart a Titkársági és Iktatási Ügyviteli Osztállyal, az igazgatókkal és titkárságukkal, valamint a feladatellátás során érintett szervezeti egységekkel, valamint a kormányhivatalokkal;

h) szervezi a fõigazgató-helyettes és az igazgatók közötti folyamatos információáramlást és kapcsolattartást;

i) eljár a fõigazgató-helyettes által meghatározott ügyekben, amelyhez a NÁK szervezeti egységeitõl közvetlenül információkat kérhet.

2.2. Humánpolitikai Osztály

1. A Humánpolitikai Osztály funkcionális feladatai tekintetében:

a) ellátja a NÁK humánpolitikai és személyügyi feladatainak elõkészítését, végrehajtását. Felel a Közszolgálati Szabályzat és egyéb kapcsolódó szabályzatok tervezetének elkészítéséért;

b) a NÁK esetében személyügyi mûveleteket végez, amely során:

ba) megállapítja a munkavállalók – a Közszolgálati Szabályzat alapján õket megilletõ – járandóságait, egyéb juttatásait, és az ellátásokra való jogosultságot;

bb) a szakterületek bevonásával felülvizsgálja a jogszabályokban meghatározott munkaköri képesítési követelményeket, figyelembe véve a meglévõ személyi állomány képesítési szintjét;

bc) részt vesz a fegyelmi, kártérítési eljárások elõkészítésében, javaslatot tesz a Vizsgáló Bizottság, a Fegyelmi Tanács létrehozására, és elvégzi az ezzel összefüggõ feladatokat;

bd) elvégzi a fontos és bizalmas munkakört betöltõ munkatársak nemzetbiztonsági ellenõrzésével kapcsolatos elõkészítõ feladatokat;

be) ellátja a kormánytisztviselõk és azok hozzátartozóinak vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségével kapcsolatos feladatokat, nyilvántartást vezet a vagyonnyilatkozattal, valamint az ellenõrzési eljárással kapcsolatos levelezésrõl;

bf) intézkedik a szociális, jóléti juttatások vonatkozásában a kérelmek vezetõi döntésre történõ elõkészítésérõl.

c) szervezi és nyilvántartja a NÁK-on belül a közigazgatási alapvizsgára, szakvizsgára történõ beiskolázásokat;

d) meghatározza a képzés és továbbképzés NÁK-ot érintõ feladatait, éves valamint középtávú képzési terveket készít.

2.3. Kormányhivatali Ellenõrzési Osztály

1. A Kormányhivatali Ellenõrzési Osztály koordinációs feladatai tekintetében:

a) közremûködik a közigazgatás-szervezésért felelõs miniszternek a fõvárosi és megyei kormányhivatalok szakigazgatási szerveinek tevékenysége tekintetében a szakmai irányítást gyakorló szervek, az ágazati szakmai irányító minisztériumok és központi hivatalok által végzett törvényességi, szakszerûségi és hatékonysági ellenõrzések koordinációjára irányuló tevékenységében. Ennek keretében:

aa) összeállítja, és a közigazgatás-szervezésért felelõs miniszter által vezetett minisztérium fõvárosi és megyei kormányhivatalok irányításáért felelõs államtitkárához jóváhagyásra felterjeszti az éves ellenõrzési tervjavaslatot, döntésre elõkészíti az egyes ellenõrzések részletes programját;

ab) összesíti az ellenõrzésben részt vevõk által készített részjelentéseket;

ac) az ellenõrzés során észlelt hiányosságok kijavítására ajánlásokat, szükség esetén realizáló levelet vagy intézkedési terv bekérésére irányuló javaslatot készít elõ;

ad) az ellenõrzöttek részérõl beérkezett realizáló levélben kiadott intézkedések megtételérõl adott tájékoztatásokat, intézkedési terveket, az intézkedési tervben foglaltak végrehajtásáról készített beszámolókat feldolgozza, értékeli, és javaslataival együtt felterjeszti a fõvárosi és megyei kormányhivatalok irányításáért felelõs államtitkár részére;

ae) döntésre elõkészíti az utóellenõrzés elrendelésére irányuló javaslatokat;

af) egységes ellenõrzési nyilvántartást vezet.

b) kialakítja és mûködteti az ellenõrzések, továbbá az intézkedési tervek végrehajtását nyomon követõ monitoring-és nyilvántartási rendszert;

c) a felügyeleti ellenõrzési módszertant döntésre elõkészíti a fõvárosi és megyei kormányhivatalok irányításáért felelõs államtitkár számára;

d) az ellenõrzési tapasztalatok alapján adatszolgáltatási tevékenységet végez.

2. A Kormányhivatali Ellenõrzési Osztály felügyeleti ellenõrzési feladatai tekintetében:

a) a kormányablakok mûködése vonatkozásában törvényességi és szakszerûségi ellenõrzést végez.

b) közremûködik a fõvárosi és megyei kormányhivatalok mûködésének a közigazgatás-szervezésért felelõs miniszter hatáskörébe utalt törvényességi és szakszerûségi ellenõrzéseiben.

3. A jogi igazgató irányítása alá tartozó szervezeti egységek

In document HIVATALOS ÉRTESÍTÕ (Pldal 141-144)