A rendszertervezés és szervezés kapcsolata a kibernetikával

A kibernetika komplex rendszerek belsı szabályozási és vezérlési folyamatait írja le, alkalmazása pedig rendszer független. Így a biológiai, mőszaki, szociológiai-szervezési vagy informatikai rendszerek mőködéséhez

• információkat (híreket, modelladatokat, eredményadatokat) kell létrehozni,

• azokat el kell juttatni a megfelelı szintekre, illetve

• fel kell dolgozni a szabályozási, vezérlési folyamatok számára.

Az információs rendszerek révén a kibernetika olyan felismerésekhez vezethet, melyek segítségével gazdaságos és versenyképes szervezeteket lehet létrehozni. A kibernetika és a szervezés- és rendszerelmélet legkülönbözıbb hatásösszefüggései a következı fıbb területeken kínálnak megoldásokat:

• Optimális szervezet létrehozásánál: a szervezetet egy gazdasági egységen belül rendszerszemlélet alapján elemezni lehet, amelyben a kibernetika a szabályozás elvén jár el. Gondolkodási modellek segítségével, pl. szabályozás- és információs elméletek, adatfeldolgozások révén elısegíti az optimális szervezet kialakítását.

• Rendszerelemek illeszkedési, stabilitási problémáinak megoldásánál: pl.

rendszermodellek alkalmazásával.

• Üzemi problémák szimulációjához: pl. szervezési problémák esetén

• Optimális folyamatok létrehozásánál: a kibernetika mőszaki eszközeinek alkalmazásával pl. racionalizálás, új eljárások kidolgozása érdekében.

2.2.1. Rendszerfejlesztés, rendszerintegráció modellösszefüggései

A hierarchia szintek és a szervezeti egységek közötti folyamatos és megbízható információáramlást kidolgozott eljárásokkal kell biztosítani. A vállalat három alapfunkciójához, így az említett marketing és értékesítéshez, a termeléshez és a gazdálkodáshoz, tartozó elemek kapcsolati rendszerének kialakításával:

• a mőködési rendszerek folyamatait sikeresen fel lehet tárni, és

• a releváns információk körét, a szükséges adatforgalmakat meg lehet határozni.

A folyamatok értékeléséhez, az optimális információáramlás megszervezéséhez és a döntési rendszerek kialakításához érdemes a számítógépes rendszerfejlesztéseknél, rendszerintegrációknál már igazoltan bevált eljárásokat, modelleket segítségül hívni. Az elmúlt évtizedek szoftverfejlesztési tendenciái ugyanis

• rendszerszemléletőek,

• a szabályozó körök elvén mőködnek, valamint

• hozzáférhetıvé teszik az egyes eljárások eredményeit.

A számítógépes rendszerfejlesztések során kialakított modellek koncepciói a folyamatok, eljárások pontos tisztázásával, az összefüggések feltárásával alakultak ki. Az eseményorientált, interaktív tervezı rendszer klasszikus modell segítségével, amit a 2. ábra szemléltet, könnyebb megérteni azt a komplex mőködést, amelynek üzleti eseményei a szervezet egységeire hatást gyakorolnak (POLZER 1995).

ESEMÉNYORIENTÁLT INFOMÁCIÓS

MAG Eredmény

meghatározás eredmfedezénycetszáontrolling

mítás

Termelés tervezés és termelés irányítás funkciói Üzemgazdasági

funkciók

Értékesítési és marketing

funkciók

2. ábra: Eseményorientált, interaktív tervezı rendszer klasszikus modellje

A modell három koncentrikus körének belsı, ún. eseményorientált információs magja kifelé, a részfunkciók felé biztosítja a megbízható adat összeköttetést, az információs kapcsolatot. Mivel a részfunkciók feladatteljesítései a szervezeti struktúra alapján meghatározott egységeken belül zajlanak, így a külsı kör segítségével a szervezeti egységek szerinti eseményeket, valamint az egységek közötti információáramlásokat is be lehet azonosítani. Az átfogó tervezés nehézségeinek feloldása érdekében érdemes lépésrıl lépésre, tervezési szintenként haladni. A feladatokat a mőködési rendszer folyamatainak vizsgálatával - a rendelkezésre álló adatbázis, információs bázis és a szervezeti egységek kapcsolata alapján - kell kijelölni. A tervezési szintek meghatározásánál HELMUT G.

POLZER (1995)fı szempontként

• a vezetési és döntési szintek és

• a rendszerelemek

összhangjának megteremtését jelölte ki, melyekhez három tervezési szintet tárgyalt. A stratégiai, a taktikai és az operatív tervezés együttes módszere bármely mőködési rendszer esetén általánosan alkalmazható.

Stratégiai tervezés

Feladata: az üzleti és értékesítési tervek, valamint a vállalati célok összhangjának (konformitásának) vizsgálata. Stratégiai tervezés alatt nem a vállalati stratégiai tervezést érti, így az nem terjed ki pl. az infrastrukturális, telephelyi megoldások, vagy éppen a kutatás-fejlesztés tervezésére. A célok elérése érdekében kijelölt tervezési adatokat, esetleg szimulációval nyert eredményeket, bemenı adatként a hierarchia alacsonyabb szintjeinek rendelkezésére kell bocsátania.

Taktikai tervezési szint

Feladat: tovább részletezze és konkretizálja a felsıbb tervezési szinten kitőzött stratégiát.

Ennek a szintnek a szervezeti egységei a tervezési feladatokat a stratégiai szint által megszabott feltételek alapján teljesítik. Döntések születnek a tervezési és végrehajtási módszerek alkalmazásáról, valamint a mőködési rendszer szervezeti formájáról. A meghozott rendelkezéseknek lényegesen kisebb a hatása, mint a fölé rendelt szintnek, de a vállalkozás költségeinek és bevételeinek alakulására nézve mégis számottevıek. A taktikai termeléstervezés lényegében a termeléstervezés, termelés irányítás rendszerének magja.

Ezen a szinten zajlanak többek között:

• a primer szükségletek komponensekre bontása, a nettó szükségletek meghatározása,

• a sorozatnagyságok, tételnagyságok képzése, melyekhez optimalizálási kritériumokat kell kidolgozni,

• a tételnagyságok ismeretében a kapacitás kiegyenlítése,

• intézkedési javaslat kidolgozása az eltérések kezelésére, és az érintettek tájékoztatása.

Operatív tervezési szint

Feladat: a stratégiai és taktikai tervezési szinten meghatározottak szerint, azok eredményei alapján, gondoskodjon a rendelkezésre álló erıforrások optimális kihasználásáról, és a tervfeladatok gazdaságos végrehajtásáról. A termelési feladatokat munkadarabok és részegységek szintjén itt pontosítják, és határozzák meg a végrehajtáshoz szükséges munkafolyamatokat és technikai eszközöket. Az operatív tervezési szint szabadságfoka egyértelmően a mőszaki adottságokra korlátozódik, de a terv végrehajthatóságáról ezen a szinten születik meg a végleges döntés. Az operatív tervezés szintjén megtörténik a végsı kapacitásbontás, ami a résztervek kidolgozásához mértékadó, így pl.

• a tervfeladatok átalakítása gyártási feladatokká, pl. kapacitáskiegyenlítés, kapacitásszükséglet tervezésének megbontása, anyagok rendelkezésre állásának számítása,

• az anyagok kivételezésének és a gyártási megrendeléseknek az irányítása.

Az ismertetett három tervezési szint között érthetı módon az operatív szintnek van a legkisebb eltérést megengedı (diszpozitív) játéktere.

A három tervezési szinten zajló, egymást kölcsönösen befolyásoló üzleti folyamatoknak (eseményeknek) a lebonyolítására a szervezeti egységeket alkalmassá kell tenni. A rendszerszemlélető megközelítés ezt egyaránt elvárja az egyes szinteken belüli egységekre, valamint átfogóan, a teljes szervezetre vonatkozóan. A szervezeti struktúrát a vállalkozás stratégiája szerint kell kialakítani, melynél figyelembe kell venni a feladatkörök közötti kölcsönös függéseket, feltárt kritikus jellemzıket.

A 3. ábra a hierarchikus felépítéső vállalati tervezı rendszert szemlélteti, mely bemutatja, hogyan lehet megfelelni a rendszerfüggı, folyamatorientált szervezeti követelményeknek (POLZER 1995).

szervezeti egységek eseményorientált

információs mag

stratégiai szint

taktikai szint

operatív szint

szervezeti részfunkciók

3. ábra: Hierarchikus felépítéső vállalati tervezı rendszer

A rendszermodell a három tervezési szint figyelembevételével, a 2. ábra eseményorientált interaktív tervezési struktúrája alapján épül fel, melynél a rendszertechnikai összeköttetést és a szükséges koordinációs feladatokat az eseményorientált integrációs mag látja el. A hierarchikus felépítéső tervezési rendszer biztosítani tudja a szintenként zajló és a szintek közötti események feldolgozását és a megfelelı információáramlást.

Kisebb szervezetek esetén, és ahol a folyamatok bonyolultsági foka azt nem indokolja, nem érdemes különválasztani a taktikai és operatív tervezést. A kisvállalkozások egyszerőbb gyártási rendszereinél elınyös, ha a két tervezési szint szempontjait és feladatit együtt kezelik. Ez elısegíti a szervezet rugalmasabb válaszadását, egyszerőbbé válik az információáramlás és a döntések meghozatala. A lényeges és döntı üzemi folyamatok a folyamatmenedzsment módszerek alkalmazásával leképezhetık és optimalizálhatók. A rendszer felügyeleti feladatai, szükséges adatforgalma, információs rendszere tervezhetıvé válnak. SCHEER (1990) külön felhívja a figyelmet a tervek üzemgazdasági megalapozottságának szükségszerőségére. A tervezés során egy olyan végrehajtható tervet kell alkotni, amely az elıirányzott bontásban, üzemi és termékszinten, kielégíti az elıre megadott követelményeket.