A beszerzés formalizált eljárásának kidolgozása

A nyílászárókat gyártó cég beszerzési folyamateljárásának kidolgozásával az a cél, hogy a jobb gyakorlat példája alapján, olyan megbízható, korrekt beszállítói rendszert lehessen mőködtetni, amely a partneri együttmőködés felé úgy hat, hogy közben az elvárt minıséget megköveteli.

A 31. ábra beszerzési folyamatmodellje a nyílászárókat gyártó cég bemutatott beszállítói gyakorlatának ismeretében és a benchmark cég folyamateljárásának (8. melléklet) mintája alapján alakítottam ki. A folyamatfejlesztés érdekébe a modell azokat a tartalmi, tevékenységlépéseket is tartalmazza, amely a faipari cégnél még nem jelent gyakorlatot.

A nyílászárókat gyártó cég beszerzési folyamatmodellje mindazon konkrét lépéseket bemutatja, amelyek új beszerzés esetén az elvárások megfogalmazásához, a beszállítók értékeléséhez, minısítéséhez, így a megbízható beszállítói kör kialakításához feltétlenül szükségesek. A folyamatmodell elsı szakasza azoknak a fontos kritériumoknak a rögzítését írja elı, amelyek az ajánlatkérés legfontosabb részletét adják. Az elsı három, sárga hátterő ábraelem az elvárások meghatározásának fontos fázisait jelöli. Így a termékkel szembeni

követelményekkel, az egyedi igények meghatározásával és a teljesítés körülményeinek vizsgálatával meghatározhatóak:

• a termékspecifikációk,

• opcionálisan az elvárt minıségtanúsítás,

• a beszállítók teljesítményének megítélésére irányuló ellenırzés rendszere,

• szükség esetén pedig a helyszíni auditvizsgálat feltételei,

• a termékvizsgálat, vagy próbateljesítés folyamata, valamint

• a teljesítés körülményei, így pl. a mennyiség idı, átláthatóság, vezérlı inputok, kontrollpontok, tőrések részletei.

A beszállítói kör kialakításakor a termékek megbízhatósága - így hibamentessége, használhatósága, tartóssága, karbantarthatósága, karbantartással való ellátottsága - elsıdleges szempontot jelent. A faipari cég az elsı folyamatszakasz pontos követésével az ajánlatkérés összeállításához szinte minden részletet tisztázni tud. A beszerzés modellezésénél fontos szempontként vettem figyelembe, hogy a szerzıdéskötéshez és a késıbbi teljesítéshez a kidolgozott folyamat korrekt eljárást biztosítson. Így az ajánlattételre felkért beszállítót elıre tájékoztassuk arról, hogy szükség esetén helyszíni ellenırzésre, termékminta vizsgálatra vagy próbateljesítésre kerülhet sor. Az ilyen irányú vizsgálatokat gyakran a piaci viszonyok kényszerítik ki. A megrendelı ilyenkor a beszállító átvilágítását kezdeményezi.

Az elsı folyamatszakaszhoz elıírt dokumentumok, a 31. ábra jobb oldali számozása szerint:

Dok1: Ajánlatkérés dokumentációja

Dok2: Helyszíni auditvizsgálat eljárása (forgatókönyv) Dok3: Termékmintavizsgálat, próbateljesítés eljárása

Az ajánlatkérés dokumentációjának (Dok1) - szükség esetén – melléklet részét képezik azok az eljárások, amelyeket a nyílászárókat gyártó cég a helyszíni auditvizsgálatait (Dok2), valamint a termékminta vagy próbateljesítések (Dok3) ellenırzését szabályozzák. A nyílászárókat gyártó cég ezekre a folyamatokra jelenleg még nem dolgozta ki eljárásait, ezért ezeknek a folyamatoknak a standardizálását feltétlenül el kell végezni.

A

31. ábra: Beszerzési folyamat modellje (saját modell)

összeállítása opciónális Szerzıdéstervezet elıkészítése

A vizsgált benchmark cég az ajánlatkérés dokumentációjához minden esetben csatolja azt a szerzıdésformátumot, amit az eseti megrendelésekre, vagy a keretszerzıdésekre kidolgozott.

Ezek a jóváhagyott formaszerzıdések a szerzıdésbeli teljesítés egyéb körülményeinek tisztázását szolgálják, egyúttal elıkészítik és felgyorsítják a szerzıdéskötés egyeztetésének folyamatát. A faipari cég beszerzési modelljébe ezt a részletet ugyan opcionálisan szerepeltetem, de ezzel csak azt kívánom jelezni, hogy a szerzıdéstervezet az ajánlatkérés dokumentációjának nem kötelezı eleme. A beszerzési folyamatoknál azonban, pontosan a korrekt beszállítói kapcsolat kialakításának fontosságát hangsúlyozva, a cég által elıkészített és jóváhagyott szerzıdéstervezetet érdemes az ajánlatkérés kötelezı mellékletévé emelni. Az ajánlatkérés összeállítása - a folyamatábra bal oldalán jelölt illetékesség szerint - a mőszaki elıkészítı feladata. Az ajánlatkérés kiküldése a vizsgált faipari cég esetén a cégvezetı véglegesítését követıen történhet, ezt mutatja a szerepének bekapcsolását illusztráló lépés.

A beszerzés következı szakasza a beszállítók kiválasztásának a folyamata, melynek fı fázisait a folyamatmodell további két sárga hátterő ábraeleme jelöli. A beérkezı ajánlatok alapján elıször az elıírt követelményeknek való megfelelést kell ellenırizni és csak ezután következhet a beszállítók vizsgálata. A szakasz részleteinek kidolgozásánál figyelembe vettem a vizsgált két cég ISO 9001 minıségirányítási rendszerének részeként kidolgozott beszerzési eljárásokat. Így az egyes lépések visszatükrözik a gyakorlat által igazolt elemeket.

A beszállítók értékelése és kiválasztása az 8.3.3. fejezetben leírt folyamatot modellezi, így követi annak kettıs minısítését. A folyamat részeként elıször meg kell vizsgálni, hogy a beszállító szerepel-e a cég „elfogadott beszállítók jegyzékén”. Amennyiben szerepel, azaz a cégnek már minısített beszállítója, a kiválasztás folyamata - a modell alapján - lényegesen lerövidül. A folyamat abban az esetben is egyszerősödik, ha az új beszállító megfelelı tanúsítvánnyal rendelkezik. Minden más esetben a beszállítónak kötelezıen el kell végeznie az önértékelési vizsgálatot a 8.3.3. fejezetben részletezett szempontok alapján. Indokolt esetben a beszállító alkalmasságának megítéléséhez egyéb vizsgálatokra is szükség lehet, így a modellben opcionálisan szerepel a helyszíni audit, a termékminta vizsgálat és a próbateljesítés lépései. A mőszaki elıkészítı ezeket a vizsgálatokat a kidolgozásra javasolt standard eljárások alapján folytatja le, de szükség esetén pl. a faanyag mintavizsgálatába, vagy a próbateljesítések figyelésébe, értékelésébe az üzemvezetıt is érdemes bevonni, erre utal a javasolt illetékesség. Az új beszállítót a lefolytatott vizsgálat alapján értékelni és minısíteni kell. Szigorú elıfeltételek teljesülésével, megfelelı minısítés esetén - az ügyvezetı végleges döntésével - kerülhet fel az „elfogadott beszállítók jegyzékére”. A folyamat következı lépéseit, így a beszállító kiválasztását és a szerzıdéskötést, az ügyvezetı

felügyeli és hagyja jóvá, ezt mutatja a baloldali illetékességi hozzárendelés. A szerzıdés szerinti teljesítést a mőszaki elıkészítı és/vagy raktáros a megadott gyakorisággal ellenırzi.

A raktáros feladata a minden részletre kiterjedı alapanyag nyilvántartás kezelése. A beszerzési folyamatok szabályozását az eltérések figyelésével és a szükséges intézkedések elrendelésével kell megoldani. Az eltérésekrıl, intézkedésekrıl minden alkalommal feljegyzést kell készíteni, mert a beszállító tapasztalati értékelését, minısítését a rögzített események alapján lehet elvégezni. A modell a vizsgált faipari cég gyakorlata alapján, minden év elsı negyedévére elıírja a beszállítók értékelését és minısítését, természetesen az ügyvezetı hatáskörébe rendelve. Az éves beszállítói minısítés a 8. 3.3. fejezetben bemutatott módon, az önértékelés és a tapasztalati értékelés kategóriáinak együttes értékelése alapján történik. A folyamatmodell zöldre színezett ábraelemei ezt az összefüggést, kapcsolatot mutatják. A második folyamatszakaszban használt dokumentumok a következık:

Dok1: Ajánlatkérés végleges dokumentuma

Dok2: Helyszíni auditvizsgálat eljárása (forgatókönyv) Dok3: Mintavizsgálat, próbateljesítés eljárása

Dok4: Elfogadott beszállítók jegyzéke Dok5: Keretszerzıdés

Dok6: Eseti megbízás dokumentuma

Dok7: Feljegyzés az eltérések és az intézkedések rögzítésére