Feladatok a vállalati információs rendszer fejlesztésében

FELADATOK A VÁLLALATI INFORMÁClÓS RENDSZER FEJLESZTESÉBEW

DR. FULÓP SÁNDOR

A gyors ütemben változó gazdálkodási feltételek és a vállalatok tevékenységét orientáló ár— és szabályozórendszer változása. a vállalati döntések körének és jel—

legének módosulása sok újszerű, a korábbinál komplexebb feladatot rá azokra a

szervekre is. amelyeknek feladata a különböző szintű vállalati vezetők információk—

kal való ellátása, a döntések megalapozottságának biztosítása.

A vállalat valóságos helyzetének megítélését gátolja a fontos információk, pél- dául (: piacok terjedelmére, a piacok irányzataira vonatkozó adatok hiánya, ha az

adatok rosszul strukturáltak. vagy csak késve állnak rendelkezésre.

Az új információs igények egyik része közvetlenül az új ár- és szabályozórend—

szer vállalati működési feltételeiből ered. A legszemléltetőbb példa erre a kompe—

titív vállalatoknál kiépítendő nem rubel export- és belföldi értékesítési és import—

beszerzési árstatisztika, amelyek jellegükben újszerű és nagyvolumenű feladatokat jelentenek a vállalati információs rendszer számára. A tartalmi bővülés mellett nem hanyagolhatók el az azokhoz kapcsolódó vagy egyébként jelentkező módszertani és munkamódszerbeli fejlesztési igények. lde sorolhatjuk a reprezentatív statisztikai el- járások alkalmazási körének bővülését az árstatisztika területén vagy az előzetes

adatok gyorsabb biztosítása érdekében való felhasználásukat.

Az új információs igények másik része az ár- és szabályozórendszernek a ha—

tékonyság növelése irányába ható kényszere nyomán jeletkezik a vállalati munka gyenge pontjának, gazdálkodási tartalékainak feltárását, a piaci munka javítását

stb. szolgáló intézkedések megalapozásához szükséges információk biztosítására.

llyen igények jelentkeznek például:

- a piac— és termékpolítika megalapozásához a vállalati teljesitmény piaci megítélésé- nek visszacsatolására, a vállalati teljesítmény komplexebb, nemcsak volumen szemléletű

megítélésére;

—- a vállalati munka hatékonyságát befolyásoló tényezők elemzéséhez (: teljesítmények és a ráfordítások vizsgálatára;

—- a népgazdaság általános helyzetének és a vállalat gazdálkodási szintjének, az erő- források kihaszna'lásának, a vállalat alkalmazkodóképességének elemzésére.

Ilyen és hasonló jellegű feladatok megoldásához módszertani továbbfejlődés- re is szükség van a vállalatoknál, elsősorban olyan elemző eljárások (regressziós

" A Magyar Közgazdasági Társaság Statisztikai Szakosztálya, Népgazdaságtervezési Szakosztálya és Matematikai Közgazdasági Szakosztálya közös rendezésében Budapesten, 1980. május 13—14-én ,,A statisztika szerepeelőadás.a népgazdaság fejlesztésében" címmel tartott tudományos konferencia megnyitó ülésén elhangzott

analízis, trendszámítások stb.) fokozott alkalmazásával. amelyekkel a különböző jelenségek közötti kapcsolatok jellege és mértéke. a változások tendenciái, a fő

hatótényezők meghatározhatók.

A vezetési döntések jelentős részének kiváltója valamilyen külső környezeti vál—

tozás. Nemcsak új információs igények jelentkeznek ennek következtében, hanem újszerű értékelési problémák is. például az információk megbízhatóságának. a for—

rások elfogulatlanságának vizsgálatával kapcsolatban. Különösen számot kell vet—

ni ilyen tényezőkkel a műszaki fejlődés várható irányait illetően, minthogy az ezekre vonatkozó információk jelentős része bizonyos irányban érdekelt forrásokból szárma- zik.

Az információs rendszer rugalmassága

A környezet dinamikus változásához csak az a vállalat tud alkalmazkodni, a—

mely a változásokról időben szerez tudomást. alkot magának reális képet, és tevé—

kenységét hozzá tudja igazítani a megváltozott körülményekhez. A rugalmas maga —

tartás előfeltétele olyan információs rendszer

—- amelyben a különböző jellegű információfajták szerepe (gyűjtésük, feldolgozásuk módja, közlésük gyorsasága) a vállalat helyzetének. illetve helyzete változásának megfelelően alakítható. bővíthető, csökkenthető, átstrukturálható, illetve

— amely képes a környezeti (és a vállalati belső) feltételek változásait, azok irányát és . intenzitását már kezdetük időszakában jelezni.

A második feltétel már túl mutat a statisztika által biztosítható információk körén, és a jövőre vonatkozó prognóziSOkat és kutatásokat igényel.

Ebbe a témakörbe tartozik például egy olyan mutatószám-rendszer (,.baromé- ter") szerkesztése és folyamatos számítása, amely képes időben jelezni a környe—

zetben már mutatkozó, de csak később kibontakozó változásokat, ezzel megadva

a vállalat számára a felkészülési időt.

A rugalmas információs rendszer természetesen csak akkor biztosíthatja elő- nyeit. ha a vállalat vezetési rendszere általában képes a változó feltételekhez al- kalmazkodni, (: vállalati erőforrások felhasználását a lehetőségeknek megfelelően

gazdaságosan alakítani. Tehát kölcsönös fe ltételezettségről van szó.

Az információk költségei

Gazdálkodási gyakorlatunkban az információt általában ingyen rendelkezésre

állónak tekintjük. Legfeljebb mint az általános költségek alakulását némiképpen befolyásoló tényezőt szoktuk (azt is inkább csak verbálisan) számításba venni. (En—

nek az .,ingyen információ" szemléletnek egyik oka —— véleményem szerint - az, hogy hatóságaink, kutatószerveink stb. olyan nagyvonalúan kérnek adatokat a vál-

lalatoktól.) A valóságban az információ nincs ingyen, és nincs is korlátlan kapa—

citás az információk gyűjtésére, feldolgozására és szolgáltatására. Ma már a vál-

lalatok többségénél nehezen vagy egyáltalán nem bővíthető az információkat szol- gáltató szervezetek személyi állománya, sőt folyamatos létszámcsökkenéssel és kedvezőtlenebbé váló összetétellel kell számolni.

Az adott személyiinformáció—szolgáltató kapacitás oszlik meg vállalaton kívüli és belüli információszolgáltatásra. Minél több szükséges az egyikhez. annál ke—

vesebb marad a másikra. Azt is meg kellene fontolni. hogy mikor melyik segít in-

kább a hatékonyság javításában. Ha egyszer csak nagyvonalúan is meghatároz—

A VÁLLALATI INFORMÁCIÓS RENDSZER 1135

nánk, mibe kerül a vállalati információs rendszerek működtetése, azt hiszem meg- lepően nagy számot kapnánk. Talán egy kutatási programot is megérne.

A számítógépes információs rendszereket alkalmazó vállalatoknál annyival jobb a helyzet, hogy legalább a költségek egy részét (a saját számítóközpont elkü—

lönített költségeit vagy a bérmunkairodák számláit) látják. Egy közepesnél na- gyobb vállalatnál már csak ezek költsége is meghaladja a tízmillió forintot, pedig az egész információs rendszer költségeinek csak kisebb részét képviselik.

A számítógépes információ-rendszerek további problémája. hogy hirtelen tá—

madt külső információs igények kielégítésére a legtöbbször nem alkalmasak, Még jó. ha programmódosítással megoldható az újabb adatszolgáltatás. Nagyobb a baj, ha rendszermódosításra, -bővítésre van szükség. A kitűzött határidőre azon- ban ilyen változtatásokra nincs idő, marad tehát a kézi feldolgozás (amelyhez azonban a személyzet már nincs is meg).

A vállalati információs rendszerek fejlesztése

Amint minden vállalatnak (azon belül műhelynek. technológiai vonalnak vagy más szemléletben minden terméknek) megvan a maga karakterisztikája. amelyet egyrészről termékeinek, alkalmazott technológiának, *állóeszközeínek. munkaerő-ál- lományának összetétele. színvonala, szervezete. települése stb., másrészről szerve- zettségi, gazdálkodási szintje és tradíciói határoznak meg. ugyanezen tényezők jó- részt meghatározók az információs rendszere működéséhez szükséges feltételek

szempontjából is. '

Minden vállalatnak —— sajátosságai, helyzete figyelembevételével — törekednie kell arra, hogy információs rendszere azokra az elemekre terjedjen ki elsősorban, amelyek helyzetét, működését megszabják.

Kétségtelen, hogy az információs rendszer fejlesztése állandó. folyamatos tel- adat. Mégis úgy ítéljük. hogy a jelen időszak különösen indokolttá teszi a fejlesz—

' tés feltételeinek áttekintését.

Az információs rendszer felépítésének alapját — eltekintve most az irányító szervek stb. információigényeitől -- a vállalatvezetéshez, a vállalati döntésekhez szükséges igények határozzák meg. A felhasználhatatlanul sok információ nem könnyíti, hanem éppen nehezíti a döntéshozók munkáját, különösen ha az infor—

mációk tálalása is rendezetlen. Ma — különösen a számítógéppel rendelkező vól—

lalatoknál — nem nehéz sok adatot produkálni, de ott sem könnyű megfelelő mi—

nőségű és számú aktuális információt biztosítani. lde tartozik a pontosság és a gyor-

saság közötti választás is. Azt mondhatjuk inkább kevésbé pontosan, de idejében

kell adni az információkat, mint pontosan. de elkésve. (Természetesen a pontosság-

nak vagy inkább a pontatlanságnak határa van.)

A belső információk jósága nagymértékben az alapbizonylatok megbízhatósá—

gától függ. Van jelentős haladás ezen a téren, de még nem mondhatjuk, hogy el- értük a kívánatos szintet. Az adminisztratív munkaerőhelyzet alakulása miatt is a

terület fokozott figyelmet érdemel.

Az információ—rendszernek is megvannak a maga hatékonysági követelményei, gazdaságossági szempontjai. Az információ-rendszerek költségeiről már volt szó, de hatékonysági követelmény az alapinformációk sokoldalú feldolgozása, lehetőleg egyetlen integrált munkamenetben.

További szempont, hogy a ,,meztelen" adatok helyett értékelt információk ki—

alakítására és továbbítására kell törekedni. Az értékeléseket a felhasználó szük—

ségleteinek és ismereteinek megfelelően kell alakítani tartalomban, részletesség-

ben, formában, nyelvezetben stb. A vezetésnek kevésbé állapotjelentésekre, mint inkább a hatásokat bemutató ..válasz" (response) információkra van szüksége.

amelyben a befolyásoló tényezők. az intézkedések várható hatásai szerepelnek.

Nem szorul bizonyításra, hogy a legjobb információs rendszer sem zárja ki a rossz vezetés lehetőségét, de szinte teljesen biztos. hogy rossz információs rend—

szerrel nem lehet jó a vezetés.

A vezetéshez (a döntéshozatalhoz) szükséges információs rendszer felépítése nem képzelhető el a vezetők aktív közreműködése nélkül, figyelembe véve termé-

szetesen azt is, hogy a vezetőket nem a felmérések. hanem az elemzések érdeklik.

Ugyanez fordítva is igaz. A vezetés valódi igényeinek megfelelő hatékony (műkö-

dőképes) információs rendszernek és informáclóella'tottságnak feltétele a vezetés részéről megnyilvánuló ilyen igény. Az igény és a készség csak a vezetők és az in—

formációs rendszer szervezői és működtetői közötti egészséges folyamatos kapcso- latok során alakulhat ki. *

Sajátos jelenségnek érzem - bár lehet, csak helyi előfordulásról van szó —, hogy a hivatalos, az irányító szervek számára készített vállalati statisztikai adatszol—

gáltatások tartalma és a vállalatvezetéshez szükséges információk közötti átfedés folyamatosan csökken. Lehet, hogy ez pozitív jelenség, és azt jelzi. hogy a vállalati

gazdálkodás önállóságának növekedése következtében növekszik a speciális. csak vállalati érdeklődésre számot tartó információk köre. ugyanakkor az állami stb. sta-

tisztikában figyelt jelenségek más szintű (ágazati, népgazdasági) vizsgálatokhoz.

hosszú távú elemzésekhez szükségesek.

Egy területen, például a munkaügyi statisztikában a törésvonal kifejezettebb.

de érzékelhető ez a vállalati teljesítmény mérőszámainál is (ahol például vállalati

szempontból a termelési érték, a termelési volumen már nem központi jelentőségű

mérőszám).

Nyilvánvaló, hogy a vállalati információ—rendszer nem köthető egyetlen szer—

vezet (osztály) tevékenységéhez. hanem abban szinte minden szervezet információ- szolgáltató és —fogyasztó is egyszerre. A hagyományos — állami statisztikai jelenté- seket készítő — statisztikai osztályok helyzete a kibővült információ-rendszerben még tisztázásra szorul.

A vezetéshez szükséges információk körének bővülése minden vállalatra jel—

lemző. Az egymással termelési, anyagellátási. kooperációs stb. kapcsolatban levő vállalatok gyakran ugyanazokat az információkat csak más szempontból dolgozzák

fel. Ami az egyiknél értékesítés. a másiknál beszerzés stb. Még feltűnőbb az infor—

mációk egybeesése az ipari és külkereskedelmi vállalatok közötti kapcsalatban, ahol ugyanaz az értékesítés mindkét vállalatnál azonosan jelenik meg. Mégis mind az ipari. mind a külkereskedelmi vállalat különállóan dolgozza fel az exportértékesités

adatait. Ez a kettős információ-rendszer igen sok racionalizálási — jelentős költség-

megtakarítási — lehetőséget rejt magában.

Minél komplexebb, bonyolultabb feladatokat kell a vállalatvezetésnek megol- dania, annál nagyobbak az információ—rendszerrel szemben támasztott követelmé—

nyek, mennyiségi és minőségi vonatkozásban egyaránt. Minél inkább tagolt (verti-

kálisan és horizontálisan) a vállalat, és minél szélesebb a munkamegosztás és el-

határoltabbak a hatáskörök, annál több ,,lépcsőn" jutnak el az információk kelet- kezési (feldolgozási) helyüktől a felhasználóig. Ilyen helyzetekben számolni kell az információk vagy értelmezésük torzulásának veszélyével. Különösen gyakori ez a

jelenség akkor, ha az információk fokozatosan kerülnek sűrítésre (a felfelé haladó

információknál), illetve a fokozatos bővítésnél (a lefelé haladóknál). A rövidítés

során nem biztos, hogy a lényeges részek jutnak feltétlenül tovább. (A tudatos szé-

A VÁLLALATI INFORMÁCIÓS RENDSZER 1137

pitések, belemagyarózósok stb. következtében létrejövő informőcíótorzulósokat most figyelmen kívül is hagyhatjuk.)

Az 1980—tól érvényes ór- és szabólyozórendszerben kibővült vallalati döntési körben és felelősség mellett csak akkor tudnak a vállalatok a magasabb szintű ha—

tékonysági követelményeknek megfelelni. ha döntéseik megalapozottsága is nö—

vekszik. Ez pedig nem képzelhető el a vállalati információs rendszer folyamatos fej—

lesztése nélkül.

PE3iOME

Hacronmaa cra'rbn Hanncana Ha ocnoaamm Aoknana npeAcrasneHHoro Ha BCTYnHTeJ'ib- HOM aaceAaHi—m, cocroaaweücn 13—14 Man 1980 rona B Byganeune HayuHoi—i KondaepeH—

um a coamecruoü oprauuaauuu C'ra'mcmuecxoű cekuuu, Cekuuu no HapoAHoxosnücrseH—

HOMY nnaanoaaHmo n Centum no anMeHeHHtO maremarukn :; 3KOHOMHKe BeHrepcxoro 3KDHOMHHeCKOrO Oőmecraa.

MameHei—me ycnoauü xosnücrsoaanm Boanaraer MHorouncneHHbie HOBbIe saga-m Ha nncpopmauuonuue opraubi npennpuamü. Bosmmaror sanpocu omocm'emsno oőecneuenm MHdaopmaui—m, Heoőxonnmoű Ana pacnpblrun akouomuuecxux pesepsoa, Ana oőocnosar—mn Méponpmimü, cnymaumx ynyuruenmo psiHour—roü paőoru. 310 rpeőyer pacumpenmo cape- pbi npnMeHer—mn ranux ananurmecxnx cnocoőos, c noMombro KOTOprX Momuo onpeAenurb xapaxrep " mepy cansu memAy nanennnMu rnaaubre Aeücrayioune (pamopbr " T. a. 01.1- HOBpeMeHHO c HOBbIMH aanpocaMu Ha unmopmaumo BOSHHKaiOT Taxme HOBbIe npOőneMbl B oőnacru oueHouHoü nemenhuocru, CBSI3al-IHble c uccnegoaanuem Aocroeepnocm umpop- Mauuü, őecnpncrpancmocm ux Mcrounnnos.

Aarop ocrauasnuaae-rcsr Takme Ha csssaHHbixcnncpopmaunonnoü cncremoi—i Tpeőoaai—m—

ax amdaexmsi—iocm. BamubiM TpeőoaaHMeM a OTHOLueHHH arpdaeKmBHocm nanaercs MHoro- cropor—mnz oöpaőorxa ocnosnoü numopmaunü no sosmomnocm a paMnax OAHOI'O eAHHCT—

BeHHoro HHTer'pHpOBaHHOI'O paőouero npouecca.

SUMMARY

The article ís prepared on the basis of (: lecture given at the opening session of the scientific conference organized jointly by the Sections of Statistics. Economic Planning and Mathematical Economics of the Hungarian Economic Society held in Budapest on 13th and 14th May 1980.

Alteration in economic conditions lays several new charges on the organs of informa—

tion of enterprises. Demands arise for ensuring information necessary to lay the foundation of measures serving for the exploration of economic resources within enterprise activity. for the improvement of marketing etc. This reauires the extended use of analytic methods by which the characteristics and extent of the connections between certain phenomena, and the main foctors etc. can be determined. Paraleli with the new demands for information also new problems of evaluation arise in order to investigate the reliobility of information and the objectivity of sources.

The author also touches upon the efficiency of the system of information. it is an im- portant reauirement that the many—sided processing of basic: information could possibly be accomplished in a single integrated working process.

6 Statisztikai Szemle