Szervezeti struktúra

A struktúra több ember rendszeres, szabályos együttműködését, egy közös cél érdekében történő erőfeszítését foglalja szabályozott keretbe. A vállalat fontos jellemzője, mivel a vezetési folyamatokhoz a szervezeti struktúra képezi a medret, amelyben a vállalat a céljai érdekében a tevékenységeit folytatja. A szervezetek felépítése folyamatosan változik, de alapvetően mindig meghatározza a működési cél, és a környezet. Magyarországon az inputok szerinti tagozódás, a funkcionális szerveződés a meghatározó (Bürgi - Roos, 2003;

Czakó - Chikán, 2007), de megjelennek a divízionális és mátrix elrendeződések is. Az alaptípusok sok esetben keverednek, és hibrid-struktúrák jönnek létre. (Daft et al., 2010) A struktúrára jellemző, hogy rendelkezik egymással kapcsolatban álló munkavégzési-, illetve adminisztratív folyamatokra szabályokkal, összefoglalva munkamegosztással.

(Csubák - Szijjártó, 2011) Emellett a résztvevők rendelkeznek hatáskörrel és felelősséggel, amit a hatáskörmegosztás szabályoz. (Dobák, 1996) Fontos még az összehangolást biztosító koordinációs eszközök szerepe (Khandwalla, 1977; Csubák - Szijjártó, 2011) és a konfigurációs jellemzők, ami a specializáció, a döntési jogkörök, hatáskörök centralizáltságának típusa és mértéke. (Bakacsi, 1996, Dobák, 2008)

A szervezeti struktúra több csoportosulás kapcsolódása, amelynek összhangban kell lennie a szervezeti szituációkkal. A csoportosulás egy illeszkedési folyamat, amely természetes rendeződés eredménye. Az egységek között harmóniát kell kialakítani, ellenkező esetben a szervezet nem fog hatékonyan működni. (Mintzberg, 2010)

Strukturális illeszkedés

A szervezeti struktúra kialakításánál és működtetésénél a vezetőknek fókuszálniuk kell a külső és belső illeszkedésre. A külső illeszkedésnél arra, hogy a használt struktúra megfeleljen a szervezeti adottságoknak, illetve elősegítse az elvárásokat és mozogjon

21

együtt a kitűzött stratégiai célokkal. (Csubák - Szijjártó, 2011) A belső illeszkedés esetén arra kell figyelemmel lenni, hogy a szervezet belső logikájának megfelelően történjen a tényleges működés. Az illeszkedések elősegítéséhez fontos a hatékonyságot rontó tényezők vizsgálata, és azok hatásainak minimalizálása. Olyan tényezők felszámolására kell törekedni, mint a túlszabályozás, és az alkalmazottak nem megfelelő magatartása. (Dobák et al., 1997) Az alkalmazottak és a szervezet kapcsolata kulcsfontosságú, mivel a motivált, munkaerő központú szervezetek esetén a strukturális illeszkedést mindenki elfogadja, és a vállalat esélye a sikeres működésre erőteljesen megnő. (Shore et al., 2012)

1. táblázat. A szervezeti illeszkedés típusai és módjai

Az illeszkedés

típusa Értelmezés Az illeszkedés javításának módjai

Külső illeszkedés

Adekvát, célokat támogató struktúra

A külső illeszkedés

piacok, vagyis a külső környezet „leváltása”) Struktúraváltás (például funkcionális helyett divízionális struktúra)

A modell alkalmazkodó képességének (illeszkedésének) javítása:

- A szervezeti alrendszerek belső struktúráinak alakítása

- Duális struktúrák kialakítása - Irányítási eszközök alkalmazása

- Strukturális koordinációs eszközök alkalmazása

Belső illeszkedés

Konzisztens, hatékonyan működő struktúra

A belső illeszkedés

- Munkamegosztás: párhuzamos és hiányzó tevékenységek feltárása

- Hatáskörmegosztás: felelősségek és hatáskörök inkonzisztenciája, centralizáció és decentralizáció arányának elemzése, hatásköri átfedések feltárása - Koordináció: szabályozottság mértéke, hiányzó eszközök

- Konfiguráció: szervezet szélességi és mélységi tagoltságának vizsgálata irányíthatóság, a szolgálati utak hosszúsága és bonyolultsága szempontjából

Forrás: Antal, 2006: p. 11.

A stratégia sikere szempontjából megfelelő struktúra kialakítását tehát sok tényező befolyásolja. A környezet szerepe alapvető, mivel minden tényezőre kifejti hatását.

Meghatározza a következőket:

- a szervezet tagjai milyen jellemző tulajdonságokkal rendelkezzenek;

- a szervezetnek milyen feladatokkal kell szembenézniük;

- a szervezet adottságai, jellemzői milyen elveket kövessenek.

Ez a három szervezeti alapvetés alakítja a releváns döntési kritériumok és feltételek megfogalmazását, ami előirányozza a stratégiát. A stratégiára emellett erősen hat a már meglévő struktúra, amit a szervezet a kritériumok és feltételek függvényében változtat, és azáltal új, módosított szervezeti formát alakít ki. A szervezeti struktúrának illeszkednie kell a stratégián kívül a környezethez, technológiához, életciklusokhoz és a szervezeti kultúrához. A sikerhez ezeket az elemeket kell, mint egy kirakóst egymáshoz illesztenie a vezetésnek. (Daft et al., 2010)

22

6. ábra. A szervezettervezést befolyásoló tényezők Forrás: Chikán, 2008: p. 547.

A struktúra környezethez való igazítása igen nehéz nagyméretű vállalatok esetében, mert minél nagyobb egy szervezet, általában annál bürokratikusabb, és jelentősebb mértékű a specializáció. Hangsúlyosabb a tervezés, programozás, a decentralizáció mértéke, mint a kisebb vállalatoknál. Összességében az tapasztalható, hogy a környezet szempontjából a dinamikus hatásokra az organikus, a statikus helyzetekre a mechanikus struktúra az alkalmasabb. (Kieser, 1995)

Manapság egyre jellemzőbb, hogy strukturálisan együttműködő közösségek alakulnak ki.

Ezek fontos sajátossága, hogy a legkülönbözőbb szakemberek tudását egyesítik, amivel a különböző képességek egymást kiegészítve állnak a vállalat rendelkezésére. Ez elősegíti az innovációt és az agilitást, ami generálja a hatékonyságot és a mérhetőséget is. (Adler et al., 2011)

Szervezeti struktúra szerepe a sikeres vállalati működésben

A teljes működés a szervezeti struktúra adta vázra épül, amelyet emberek működtetnek, és ezáltal minden tevékenységhez értékek, érdekek, emberi képességek és korlátok kapcsolódnak. (Bőgel, 1999) A működés során a stratégiai döntéseket a vezetés a szervezetre jellemző kulturális értékrend befolyásával hozza meg a komplex helyzetekben.

Ezáltal alakítja a szervezet struktúráját, amelynek feladata a sikeres vállalati működés elérésében az előző bekezdésekben részletesen kifejtett illeszkedés. A struktúrának a hatékony működés érdekében követnie kell tehát a stratégiát, amely figyelemmel van a környezeti és kulturális hatásokra. A kitűzött célok elérésének folyamatában a vállalat egyik meghatározó feladata a struktúra és a stratégia összhangjának megteremtése.

(Chikán, 2008) Chikán meglátásai alapján úgy látom, hogy a szervezeti struktúra nagyban befolyásolja a szervezetek hatékonyságát. A struktúra kialakításánál a cél az, hogy az alkalmazott szervezeti modell megfeleljen a szervezet külső és belső adottságainak,

Környezet - politikai – intézményi jogi rendszer

- gazdaságirányítási rendszer

- tudományos – technikai, technológiai dinamizmus A szervezet tagjainak (vezetők

és kivitelezők) jellemzői - szakmai felkészültség - vezetési ismeretek - autoritás

- általános vezetési és szervezési elvek

- konfliktustűrő és feloldó készség - kommunikációs hajlam és Új szervezeti formák kialakítása és

magatartásformák befolyásolása A meglévő szervezeti struktúra A szervezet adottságai,

- folyamat és információs technológia

- termelési szervezeten belüli munkamegosztás - belső kooperáció foka - adott gazdálkodási rend - történelmi – társadalmi feltételek - piaci dinamizmus és komplexitás - ökológiai feltételek

23

képességeinek, illetve alkalmas legyen a környezeti kihívások kezelésére. Ehhez a korábban jellemzően alkalmazott bürokratikus struktúrák már nem adnak megfelelő alapot.

(Csizmadia, 2015) Fontosnak tartom, hogy olyan szerkezet segíti elő a hatékony működést, amely nem gátolja a stratégiai változtatások érvényesülését, megfelel a változások követelményeinek. Elvárás még az átalakíthatóság, mivel a változások merev szerkezettel nem lekövethetőek. A szervezeteket folyamatosan fejleszteni kell, hogy az mindig illeszkedjen a környezethez, technológiához, stratégiához, kultúrához és a célokhoz.

(Budai, 2011) Viszont az új szemléletek, törekvések, struktúramódosítások is csak akkor működőképesek, ha a felső vezetés támogatja azokat. Ellenkező esetben az újítások elhalnak. (Hamel, 1996) A megfelelő átláthatóság, és a jövőbeni üzletek, és sikeres vállalati működés érdekében fontos, hogy a struktúra pontos, döntésre alkalmas és igazságos legyen. (Bőgel, 1999) Olyan, amelyben a kommunikáció nem túl sok és bonyolult. (Grant, 2008) Ne bénítsa meg a szervezetet, és kellő rugalmasságot biztosítson.

Így a stratégiát nem gátolja, és a vezetés félreérthetetlen, egyértelmű utasítások alapján történhet. A kommunikáció szerepe azért is kiemelt, mivel jelenleg előtérbe került a tudás szerepe, így a struktúra egyik legfontosabb feladata a tudás lehető leghatékonyabb áramoltatása.

A struktúra kapcsolatot mutat a technológiával. (Dobák - Antal, 2010) Woodward azt azonosította, hogy a technológia fontos meghatározója a kialakult szervezeti struktúrának.

(Woodward, 1981) DuBrin osztja Woodward véleményét és hangsúlyozza, hogy a szervezetek csak rugalmas technológiai megoldásokkal tudnak a gyorsan változó környezet hatásainak eleget tenni. (DuBrin, 2007) Az ehhez megfelelő szervezeti struktúrának pedig alkalmazkodnia kell a technológia által támasztott követelményekhez. A klasszikus bürokratikus rendszer csak ott alkalmazható, ahol mindig hasonló problémák merülnek fel, mert azok ugyanolyan technológiai megoldásokkal megszüntethetők. (Perrow, 1997) A kialakított mechanizmusokat, a döntéshozatali rendszert tehát hozzá kell igazítani a problémák természetéből adódó igényekhez. (Jávor - Rozgonyi, 2007)

A témakör szakirodalmi feldolgozása során egyértelműen azt tapasztaltam, hogy korábban a merev, robosztus szerkezetek kialakítására törekedtek. Jelenleg viszont ez már teljesen megváltozott. A rendkívüli módon felgyorsult környezeti – társadalmi, gazdasági – változások lekövetéséhez már a lehető legrugalmasabb szervezetek kialakítása az elvárt.

Legfontosabb tevékenység a strukturális illeszkedés, aminek feltétele a flexibilitás és a folyamatos változtatás. Amelyik szervezet nem így tesz, az életképtelen lesz, és megfojtják versenytársai.