1. Ügyintézõ kijelölése (szignálás)
(1) A központi iratkezelõ a küldemények bontását kö-vetõen az iktatási képernyõ kitöltésekor a belsõ partnerál-lományból kiválasztja a címzettet vagy az ügyrend szerint illetékes minisztériumi szervezeti egységet, majd az ikta-tási adatok rögzítését követõen elkészíti az irat-/iratpél-dány-borítót.
(2) Az ügyiratokat/iratokat nem személyre, hanem min-den esetben szervezeti egységre kell továbbítani és az ügy-intézõ személyét rögzíteni kell az „ügyügy-intézõ” mezõben.
(3) Az ügyiratkezelõ a központi iratkezelõtõl átvett ira-tokat köteles a szervezeti egység vezetõjének vagy a veze-tõ megbízottjának szignálásra (ügyintézõ- és határidõ-kijelölésre) bemutatni.
(4) Ha az irat elintézésére nem az (1) bekezdés szerint kijelölt személy/szervezeti egység az illetékes, akkor az adatokat és az iratot – a következõ felelõsre történõ átállí-tással – a megfelelõ személyhez/szervezeti egységhez kell haladéktalanul továbbítani.
A mûveletet az iratkezelõ az ügyiratok karbantartása, lekérdezése vagy az iratpéldányok karbantartása, lekérde-zése menübõl indítva a találati listából kijelöli a megfelelõ objektumot (ügyirat/iratpéldány) módosításra megnyitja, és a belsõ partnertörzsbõl kiválasztott személy/szervezeti egység részére történõ továbbítással végzi el. A megjegy-zés rovatba be kell írni, hogy: „illetékességbõl átirányít-va”. Egyidejûleg az iratra rá kell vezetni az illetékes személy/szervezeti egység nevét. Az átirányítást aláírással és dátummal igazolni kell.
(5) A szervezeti egységeknél bontott küldemények ira-tait – iktatási kötelezettség esetén – az iratkezelõnek hely-ben kell az érkeztetõszám (küldeményazonosító) behívá-sával iktatni, és az iratborítót a KIR3-programmal elkészí-teni. A IV. fejezet 4. pontjának (1) bekezdésében leírt hiányzó adatokat az iratborítóra kézzel kell rávezetni.
(6) A szignálásra jogosult a KIR3-ban, illetõleg az iraton – kijelöli az ügyrend szerint illetékes szervezeti egysé-get vagy a szervezeti egységen belül az illetékes ügyintézõt,
– közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasí-tásait (határidõ stb.), amelyeket a szignálás idejének meg-jelölésével és aláírásával hitelesít.
2. Iratok nyilvántartása a szervezeti egységnél (1) Az iratkezelõi munkahely kézbesítési funkciójának (Iratmozgás menü Átveendõk menüpont indításával
keres-gya, amelyet a központi iratkezelõ ügyintézésre a szerve-zeti egységhez átadott. Az ügyiratkezelõ az irat szignálását követõen az iktatott ügyirat ügyintézõ) megfelelõ rovatába (ügyintézõ) beírja az illetékes ügyintézõ nevét és a feljegy-zések rovatban rögzíti a szignáló esetleges utasításait. Ezt követõen az iratot átirányítja a kijelölt szervezeti egység-hez vagy saját szervezeti egységen belül az ügyintézõhöz.
A papíralapú ügyiratot az iktatószám alapján elkészített kézbesítõívvel – aláírás ellenében – átadja a szervezeti egység iratkezelõjének vagy az ügyintézõnek.
Az aláírt kézbesítõíveket le kell fûzni dátum szerinti nö-vekvõ sorrendben és megõrizni 1 évig.
(2) Amennyiben az ügyintézés során közremûködõk bevonása is szükséges a válaszirat elkészítéséhez, akkor az ügyiratkezelõnek/ügyintézõnek iratpéldányt kell készíte-nie [Pl. a 234-1/2007. (1) sz. iratból] és a KIR3 útján az ér-dekelteknek megküldenie [pl. kapják még: 234-1/2007.(2) X. Fõosztály, 234-1/2007.(3) Y. Fõosztály, 234-1/2007.(4) Z. Fõosztály], annak érdekében, hogy a részfelelõsök a vélemény elkészítésekor a hozzájuk érke-zett ügyirat esetében a „válasz” aktiválásával az ügyiratra az alszámos iktatású válaszlevelet elkészíthessék, mint 234-2/2007., 234-3/2007. és 234-4/2007.
Az elektronikus formában megküldött elõterjesztés-ter-vezetek és egyéb szakmai anyagok minisztériumon belüli véleményezésekor az elkészített válaszokat, a fõszám al-számára iktatva, a csatolmányban elhelyezett elektronikus dokumentumban, korrektúrázva kell megadni.
A fõfelelõs a beérkezett vélemények alapján állítja össze és készíti elõ a kiadmányozásra, az irat következõ al-számára (234-5/2007.) az iktatott válasziratot.
Az ügyintézõ a beérkezett észrevételeket a kiadmány-tervezethez elõzményként minden esetben a kiadmányo-zónak becsatolja.
(3) Az irat elintézését követõen, vagy annak irattárba helyezésekor a szervezeti egységnél az iktatott iratnál a nyilvántartásban és az ügyiratborítón ki kell tölteni a to-vábbítási mezõt. Az ügyirathoz csatolni kell a KIR3-ban átvezetett iratot, és ezt követõen az adatokat és az iratot át kell irányítani a központi iktatónak, illetve a Központi irat-tárnak. Az iratokat átvételre elektronikusan kell továbbíta-ni. Az iratkezelõ/irattáros az átvételt a számítógépen is rögzíti.
3. Az iratok elintézése
(1) A kijelölt ügyintézõ az iratkezelõtõl átvett iratot az államigazgatási eljárás általános szabályai szerint megha-tározott idõben vagy a megjelölt határidõre köteles elintézni.
(2) Ha az irat hatáskör vagy illetékesség hiánya miatt nem a minisztériumhoz tartozik, akkor azt az ügyben ille-tékes hatáskörrel rendelkezõ szervezethez vagy
személy-aznap, de legkésõbb a következõ munkanapon – a szerve-zeti egység vezetõjének vagy ügyintézõjének az iratborí-tón történõ írásos rájegyzése alapján – továbbítania kell az ügyiratot az illetékes szervezeti egységhez vagy személy-hez.
(4) Az iratok intézéséhez iratborítót kell használni, amely az irat és mellékleteinek egyben tartására szolgál, de egyben a kezelési feljegyzéseket és a vezetõi utasításokat, egyéb rájegyzéseket is tartalmazza, így a szignálások ada-tait (államtitkár, szakállamtitkár, fõosztály, osztály, ügyin-tézõ, dátum, aláírás) õrzi. Az iratborítón szereplõ rovato-kat – az elõállításhoz képest történt változások átvezetése miatt – ki kell tölteni.
(5) Az iratborító a következõ rovatokat tartalmazza:
– iktatószám és az érkezés, nyilvántartásba vétel idõ-pontja,
– beküldõ adatai, az irat hivatkozási száma (beküldõ nyilvántartási száma, ennek hiányában a beküldõ levelé-nek keltezése),
– egyúttal intézett iratok iktatószáma, – elõirat iktatószáma,
– az irat irattári tételszáma, – irat tárgya,
– elintézési határidõ,
– ügyintézésre kijelölt szervezeti egység/személy neve, – az irat kiadása vagy elküldés elõtti, valamint elküldés utáni intézkedéseinek jelzései,
– másolási, kiadási utasítás, – megjegyzések,
– leírta, egyeztette, továbbította, irattározta.
4. Kiadmány
(1) Az irat elintézéséhez készített kiadmány mindaddig tervezet, amíg a kiadmányozó aláírásával nem hagyta jóvá.
(2) A kiadmány egy vagy több címzett részére azonos vagy különbözõ szöveggel készülhet. A kiadmányt eggyel több példányban kell elkészíteni, mint a címzettek száma, hogy abból egy az irattárban maradjon. A kiadmány elsõ példányát a kiadmányozónak megfelelõ minisztériumi le-vélpapírra kell kinyomtatnia és – a gyors felhasználás ér-dekében – elektronikusan is továbbítani kell. Az egyes levélpapírminták a minisztériumi intranet hálózaton érhe-tõk el.
A kiadmánynak tartalmaznia kell:
– az iktatószámot,
– a kiadmány tárgyát (kivéve a minisztériumi felsõ ve-zetõk által aláírt levelek esetében),
– a hivatkozási számot (a beküldõ számát, ennek hiá-nyában a beküldõ levelének keltezése),
– az ügyintézõ nevét, telefonszámát (kivéve a miniszté-riumi felsõ vezetõk által aláírt kiadmányok esetében),
– a címzett nevét, beosztását, címét,
– a megszólítást és az üdvözlést (ha a kiadmányozó saját kezûleg írja alá a kiadmányt),
– a kiadmány szövegét,
– a kiadmányozás idejét (dátumát),
– a kiadmányozó aláírását vagy a nevét és mellette az
„s. k.” jelölést,
– a mellékletek számát.
A mellékleten fel kell tüntetni a kiadmány iktatószámát (Melléklet a ….. számú irathoz) és a melléklet sorszámát.
A kiadmány irattári példányai:
– ha a kiadmány több címzett részére azonos szöveggel készül, akkor a címzetteket egyenként fel kell sorolni, és a szöveget egyszer kell leírni, ezt követõen kell feltüntetni a kiadmányozó nevét és a kiadmányozás dátumát. A KIR3-ban a címzetteket egyenként (értéklistából), vagy
„egy létezõ elosztólista” kiválasztásával lehet rögzíteni. A partnertörzsben nem szereplõ címzetteket a feljegyzések vagy a megjegyzés mezõkbe lehet beírni vagy új külsõ partnerként felvenni,
– ha a kiadmány több címzett részére, különbözõ szö-veggel készül, akkor azokat külön-külön, egymást követõ-en kell leírni, az utolsó kiadmány után fel kell tüntetni a ki-admányozó nevét és a kiadmányozás dátumát. Az elõzõ bekezdésben leírt KIR3 funkciók használata ez esetben is érvényes.
(3) Az idegen nyelven készült, vagy érkezett iratok ma-gyar nyelvû fordításának egy példányát az ügyintézésre ki-jelölt szervezeti egységnél, az ügyintézõnek/ügyiratkeze-lõnek minden esetben az elõadói ívhez kell csatolni.
(4) A Kormány és kabinetjei részére készített elõter-jesztések, jelentések (mint döntés elõkészítõ anyagok) a személyes adatok védelmérõl és a közérdekû adatok nyil-vánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény 19/A. §-ának (1) bekezdése értelmében a keletkezésüktõl számított 10 évig nem nyilvánosak. Ennek tényét az elõterjesztések fedõlapján, a jobb felsõ sarokban fel kell tüntetni. Ugyan-csak fel kell tüntetni az elõterjesztés-tervezet minden olda-lán „a Kormány álláspontját nem tartalmazza” szöveget az elõkészítési folyamatban minden fázisában.
(5) Az elõterjesztések alakiságára a Kormány ügyrend-jérõl szóló 1088/1994. (IX. 20.) Korm határozatban foglal-tak az irányadók.
(6) A minisztériumi vezetõi értekezletek részére készí-tett elõterjesztéseket az iratminták között bemutatott alaki forma szerint kell elkészíteni.
5. Az irat elintézésének folyamatában az alábbiak szerint kell eljárni
(1) Ha az irat elintézéséhez más szervezeti egység véle-ménye nem szükséges, akkor a válasziratot (kiadmányt) az irat fõszámának következõ alszámára kell iktatni, mert a beérkezett irat és a kimenõ irat adattartalma más, és az elektronikus dokumentumkezelés esetén megkülönbözte-tésük csak külön alszámon lehetséges.
(2) Közremûködõk bevonása esetén a 2. pont (2) bekez-désében leírtaknak megfelelõen kell eljárni. A
példányké-szítéssel és továbbítással biztosított, hogy a megszólított részfelelõsök a véleményüket az ügyirat következõ alszá-mára tudják iktatni, és azt a fõfelelõsnek továbbítják. A fõ-felelõs – koordináló – a válaszirat elkészítését ugyancsak egy új alszámra iktatja.
(3) Amennyiben további közremûködõk bevonása szükséges, akkor az eljárás ismétlõdik.
(4) Ha egy irat elintézését követõen, vagy a minisztéri-um által kezdeményezett kiadmányra külsõ szervezettõl vagy személytõl érkezik ugyanabban a tárgyban válasz, akkor azt a hivatkozási szám alapján – a központi iktató-nak, mint iratfordulatot az eredeti fõszám következõ alszá-mára kell iktatnia. Az ilyen iratnak az elintézése az (1) és (2) bekezdésben leírtak szerint történik.
A fõszámra/alszámra történõ iktatás gyakorlatát kell alkalmazni
– közbensõ intézkedéseknél, ha külsõ szervezettõl, sze-mélytõl kér a minisztérium véleményt egy irat elkészíté-séhez,
– a minisztérium által készített elõterjesztés-, jogsza-bály-tervezetek egyeztetése során.
A tervezetre érkezõ véleményeket a központi iktató ér-kezési sorrendben a fõszám következõ alszámára iktatja.
Az átdolgozott elõterjesztés tervezetet a fõszám soron következõ alszámára kell iktatni.
A további egyeztetésre kiküldött leveleket és az arra ér-kezõ véleményeket ugyancsak az adott fõszám alszámaira kell iktatni.
6. Feljegyzés
(1) Az iratot feljegyzés formájában kell elkészíteni, ha címzettje a minisztérium más szervezeti egysége, illetõleg annak vezetõje, valamint akkor is, ha címzettje a kiadmányozó hivatali felettese.
(2) A feljegyzésben az ügyintézõ szervezeti egység ne-vét és az irat iktatószámát (alatta az ügyintézõ nene-vét, tele-fonszámát) is fel kell tüntetni.
(3) Ha a feljegyzés olyan irathoz készül, amelynek már van fõszáma, akkor azt az irat alszámára kell iktatni.
7. Kiadmányozás
(1) Külsõ szervezethez vagy személyhez iratot, kiad-mányt csak a minisztérium Szervezeti és Mûködési Sza-bályzatában meghatározott, kiadmányozási joggal rendel-kezõ személy aláírásával lehet továbbítani, elküldeni.
(2) A kiadmány akkor hiteles, ha
– azt az illetékes kiadmányozó saját kezûleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy az aláírásával igazolja, továbbá,
– a kiadmányozó vagy a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzõlenyomata szerepel.
Nyomdai sokszorosítás esetén elegendõ
– a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés vagy a ki-admányozó alakhû aláírás mintája és
– a kiadmányozó szerv bélyegzõlenyomata.
látott minisztériumi bélyegzõt kell használni. Sorszámmal ellátott bélyegzõ a Jogi és Koordinációs Fõosztály jóváha-gyásával igényelhetõ. A bélyegzõ sorszámát a Jogi és Ko-ordinációs Fõosztály adja ki az igénylõ szervezeti egység részére.
A kiadott sorszámmal ellátott bélyegzõkrõl a Jogi és Koordinációs Fõosztály a Központi Szolgáltatási Fõigaz-gatóság illetékes szervezeti egységével (anyagraktár) kö-zös nyilvántartást vezet. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegzõ használója, kezelõje. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell az átvevõ szervezeti egység nevét, a bélyegzõ lenyomatát, az átvevõ nevét és aláírását, valamint az átvétel dátumát.
A bélyegzõ (pecsétnyomó) használója felelõs annak rendeltetésszerû használatáért, biztonságos õrzéséért.
A használaton kívül helyezett bélyegzõket (pecsétnyo-mókat) minden esetben vissza kell szolgáltatni a Központi Szolgáltatási Fõigazgatóság részére megsemmisítés céljá-ból, és ezt a nyilvántartásban dokumentálni kell a bélyegzõ lenyomatával, az átadó nevével, aláírásával, valamint a visszaadás dátumával.
8. Az iratok továbbítása (expediálás), postázása (1) A szervezeti egységek által készített, külsõ szerve-zet vagy személy részére szóló kiadmányokat – a követke-zõk kivételével – a központi iktató továbbítja.
Amennyiben a kiadmányt kézbesítõvel juttatják el vagy faxon/e-mailben kell továbbítani, akkor a kiadmányt ké-szítõ szervezeti egység iratkezelõje gondoskodik a továb-bításról. Kiadmányt faxon, valamint e-mailben csak köz-ponti iktatószámon és minisztériumi levélpapír formátu-mon lehet továbbítani. A továbbítás módját és idõpontját az elõadói ív elküldve rovatában az iratkezelõ aláírásával köteles igazolni. A fax igazolószelvényét és e-mail visszaigazolását az ügyirathoz kell szerelni.
(2) Az iratkezelõ ellenõrzi az ügyintézõtõl továbbításra és irattározásra átvett iratot. Egyezteti, ellenõrzi az elõadói íven feltüntetett adatok helyességét, az összetartozó iratok meglétét és az ügyintézõ által összeállított küldeményhez elkészíti a borítékot, amelyet a továbbítás elküldésének megfelelõen [postán, ajánlva, elsõbbségivel, tértive-vénnyel (ez utóbbihoz helyben kell kitölteni a tértivevény feladószelvényét) és futárral vagy kézbesítõvel] kell meg-címezni. A továbbításra elõkészített- vagy az elküldött ki-admány iktatószámánál az iratkezelõ a KIR3-nyilvántar-tásban a továbbítás mezõit kitölti és kiválasztja a feladás módját. Az irathoz tartozó elõadói ívet, a kiadmány máso-latát, az elõiratot, stb. az ügyiratban elhelyezi. Az így összeállított kiadmányt postázásra átadja.
A postai küldemények feladását és átvételét a központi ügykezelés munkatársai helyben, a 1055 Budapest, Hon-véd u. fsz. 14. sz. postabontóban végzik. A postai úton to-vábbított küldeményekrõl naponta postai feladókönyv ké-szül. A sima postai küldeményeket darabszám szerint, az
átvételét a központi ügykezelés munkatársai helyben, a 1055 Budapest, Honvéd u. fsz. 14. sz. postabontóban vég-zik. A feladás bérmentesítéssel történik. A bérmentesítõ gép dátumát minden esetben a következõ munkanapra kell állítani, a postai elszállítás menetére tekintettel. A bérmen-tesítõ gép feltöltése a postán történik, amelyet a meghatal-mazással rendelkezõ központi ügykezelõk végeznek.
Az NFGM és a 62. sz. posta között létrejött, hatályos szerzõdés szerint a posta naponta lezárt zsákban kiszállítja a minisztériumnak szóló küldeményeket, és egy menetben, lezárt postazsákban szállítja el a másnapi feladásra össze-állított és bérmentesített küldeményeket.
A postabontó, amely közvetlen utcai eléréssel rendelke-zik, fogadja és veszi át a minisztérium hivatalos címére kézbesített vagy személyesen beadott küldeményeket, ille-tõleg adja át a minisztériumi háttérintézményeknek szóló minisztériumi leveleket.
(3) A minisztériumban a küldemények, iratok át-adás-átvétele kézbesítéssel történik. A kézbesítõk az ügy-kezelés és a szervezeti egységek között, kézbesítõívvel és dossziéban, esetenként kézbesítõkönyvvel, míg a szerve-zeti egységek egymás között ugyancsak dossziés rendszerben továbbítják az iratokat.
9. Az irattári tételszám meghatározása
(1) A minisztérium irattári terve alapján az irattári tétel-számokat az ügyintézõ határozza meg és beírja az elõadói ív megfelelõ rovatába, valamint papíralapú irat esetén az iratra is rá kell vezetnie. Az irattári tételszámot az iratkeze-lõ, az irat központi iktatónak való átadását megelõzõen az ügyirat-nyilvántartás adataihoz beírja.
(2) A kiadmány továbbítását követõen, a központi ke-zelõség (központi irattár) az iratot a szervezeti egységektõl irattározásra átveszi, és az iraton szereplõ irattári tételszám alapján a központi irattárban elhelyezi.
A papíralapú, ún. forrásdokumentumokat az irattári el-helyezésig az ügyintézõ szervezeti egységnél kell tárolni annak érdekében, hogy a tárgyév során keletkezett iratfor-dulatok/alszámok iratait az ügyirat mellett helyezzék el. A tárgyévet követõen az irattári tételszámmal ellátott és a KIR3-ban lezárt ügyiratokat a központi irattárba kell lead-ni. Az eredeti ügyirat mellé az alszámos iratok a központi irattárban kerülnek elhelyezésre.
VI.
IRATTÁROZÁS ÉS AZ IRATOK