A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérõl szóló 1995. évi LXVI. törvény 3. §-ának, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésé-nek általános követelményeirõl szóló 335/2005. (XII. 29.)
zat) alkalmazásában a következõ fogalmak használatosak:
Á
tmeneti (Operatív) irattár: a minisztérium által az ik-tatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amely-ben az irattári anyag meghatározott idõtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás elõtti 1éves õrzése történik;
Á
tadás: irat, ügyirat vagy irat együttes kezelési jogo-sultságának dokumentált átruházása;
Beadvány:valamely szervtõl vagy személytõl a minisz-tériumhoz érkezõ papíralapú vagy elektronikus irat;
C
satolás: az egy ügykörhöz tartozó különbözõ iratok, ügyiratok átmeneti jellegû összekapcsolása;
D
igitalizálás: papíralapú (nyomtatott) dokumentumok ismétlõdõ szkennelési mûveletsorral, elektronikus infor-mációvá történõ átalakítása, ahol az OCR (optikai karak-terfelismerõ) programok alkalmazásával a szkennelt képekbõl további információk nyerhetõk;
E
lektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, leg-alább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat;
E
lektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem mi-nõsülõ elektronikus dokumentum, amely az iktatási szám-ról, az eljárás megindításának napjászám-ról, az ügyintézési ha-táridõrõl, az ügy ügyintézõjérõl és az ügyintézõ hivatali elérhetõségérõl értesíti az ügyfelet;
E
lektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minõsülõ elektronikus dokumentum, amely az elektroni-kus úton érkezett irat átvételérõl és az érkeztetés sorszámá-ról értesíti annak küldõjét;
E
lõadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozás-sal, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos infor-mációkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét ké-pezõ vagy azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz;
E xp
ediálás: az irat kézbesítésének elõkészítése, a kül-demény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és idõpontjának meghatározása;
Érkeztetés:minimálisan az érkezett küldemény sorszá-mának, küldõjének, az érkeztetés dátumának és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítójának (különösen kód, ragszám) nyilvántartásba vétele;
Gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal vagy a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz;
Iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történõ ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követõen az iktatókönyvben, az iraton és az elõadói íven;
Iktatókönyv: olyan nem selejtezhetõ, hitelesített iratke-zelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;
Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfel-adatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot;
Irat: valamely szerv mûködése vagy személy tevékeny-sége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egység-ként kezelendõ rögzített információ, adat együttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektroni-kus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szö-veg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévõ információ vagy ezek kombinációja;
Iratkezelõ: a minisztériumi szervezeti egységek titkár-ságain az iratkezeléssel és a számítógépes Kormányzati Irat-nyilvántartási Rendszer (a továbbiakban: KIR3) ikta-tóprogram használatával megbízott, jogosultsággal ren-delkezõ személyek;
Irattári anyag: rendeltetésszerûen a minisztériumnál maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megõr-zést igénylõ, szervesen összetartozó iratok összessége;
Irattár: az irattári anyag szakszerû és biztonságos õrzé-se, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és mûködtetett fizikai és elektronikus tárolóhely;
Irattári tétel: az iratképzõ szerv vagy személy ügyköré-nek és szervezetéügyköré-nek megfelelõen kialakított legkisebb – egyéni irattári õrzési idõvel rendelkezõ – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak;
Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben megha-tározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtez-hetõség szerinti csoportosítását meghatározó kód;
Irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal tör-ténõ ellátása és irattárban törtör-ténõ dokumentált elhelyezé-se, és kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követõ vagy annak felfüggesztése alatti átme-neti idõre;
Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség mel-letti kiadása az irattárból;
K
ezdõirat : az ügyben keletkezett elsõ irat, az ügy indító irata;
K
ezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat ke-zelésével kapcsolatos, ügykezelõnek szóló vezetõi vagy ügyintézõi utasítások;
K
ézbesítés: a küldeménynek kézbesítõ szervezet, sze-mély, adatátviteli eszköz útján történõ eljuttatása a cím-zetthez;
K ö
zponti iktatás: az irat központi iktatóban vagy köz-vetlen kézbesítés (futárral, e-mailen, faxon) esetén a szer-vezeti egységeknél történõ számítógépes nyilvántartásba vétele, az NFGM központi iktatókönyvben történõ iktatá-sát követõen iktatószámmal való ellátása az iraton és az elõadói íven;
K ö
zponti irattár: a minisztérium több szervezeti egysé-ge irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás elõtti õrzésére szolgáló irattár;
K ö
zirat: a keletkezés idejétõl és az õrzés helyétõl füg-getlenül minden olyan irat, amely a minisztérium irattári anyagába tartozik vagy tartozott;
K ü
ldemény: az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elekronikus szemét –, amelyet kézbesítés cél-jából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel lát-tak el;
K ü
ldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenõrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;
L
evéltárba adás: a lejárt irattári õrzési idejû, maradandó értékû iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az ille-tékes közlevéltárnak;
Magánirat:nem a minisztérium irattári anyagába tarto-zó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévõ irat;
Másodlat:az eredeti irat egyik hiteles példánya, ame-lyet az elsõ példánnyal azonos módon hitelesítettek;
Másolat:az eredeti iratról szövegazonos és alakhû for-mában, utólag készült egyszerû (nem hitelesített) vagy hi-teles (hihi-telesítési záradékkal ellátott) irat;
Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetõségét kizáró módon történõ hozzáférhetetlenné tétele, törlése;
Mellékelt irat:az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérõ irattól – elválasztható;
Melléklet:valamely irat szerves tartozéka, annak kiegé-szítõ része, amely elválaszthatatlan attól;
Naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események teljes körének regisztrálása;
S
avmentes doboz : lignint, savas adalékanyagot és színe-zéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz;
S
elejtezés: a lejárt megõrzési határidejû iratok kiemelé-se az irattári anyagból és megkiemelé-semmisítésre történõ elõkészítése;
S
zerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratda-rabok (elõ- és utóiratok) végleges jellegû összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell;
S
zignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintézõ személy kijelölése, az elintézési határ-idõ és a feladat meghatározása;
S
zkennelés: azon technika, amelynek segítségével bár-milyen papíralapú dokumentum elektronikus formában történõ átalakítása elvégezhetõ, ahol a szkennelés során kapott elektronikus kép sorokból és oszlopokból álló adat-szerkezeti állományként jelenik meg;
T
ovábbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektroniku-san tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzá-férés lehetõségének biztosításával is;
Ü
gyintézõ: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy elõadója, aki az ügyet döntésre elõkészíti;
Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat összessége;
Ü
gykör: a minisztérium, valamely szervezeti egység vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meg-határozott csoportja.
1.Az Iratkezelési Szabályzat hatálya
A Szabályzat a minisztérium valamennyi szervezeti egységére, a minisztériumban bármilyen jogviszonyban munkát végzõkre, a minisztérium mûködése során kelet-kezett vagy beérkezõ és onnan továbbított iratára terjed ki.
2. Az iratkezelés szervezete:
A minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési szer-vezettel látja el, oly módon, hogy az iratkezelés egyes fázi-sait központi, egyes fázifázi-sait osztott (decentralizált) rendben végzi.
A minisztériumi iratnyilvántartás a számítógépes köz-ponti iratkezelõ rendszer (KIR3) használatával valósul meg. A minisztériumi központi iktatás a 2008. július 1-jén 1-gyel induló fõszámos/alszámos „NFGM” megkülönböz-tetõ jelzésû minisztériumi iktatókönyvben történik, oly módon, hogy a bontható küldeményeket a központi iratke-zelést végzõ munkatársak iktatják. Szintén 1-es sorszám-mal indul az iktatás év elején a minisztérium minden érkeztetõ- és iktatókönyvében.
A minisztériumban a papíralapú dokumentumok mellett 2008. december 31-ig az elektronikus dokumentumok to-vábbítása próbaüzemben és blokkonkénti fokozatos kiter-jesztéssel kerül bevezetésre. A beérkezõ ügyiratok év vé-géig iktatott ügyiratként és elektronikus formában – párhu-zamosan – kerülnek továbbításra. Az iktatott irathoz csa-tolmányként hozzárendelt digitalizált küldeményeket az elsõ címzett szervezeti egységhez kell rendelni és továbbítani.
A papíralapú és az elektronikus dokumentumok átvéte-lének igazolása a KIR3 iratkezelõ rendszeren belül elekt-ronikusan történik.
A helyben bontott és ügyintézésre kijelölt küldeménye-ket a szervezeti egységek iratkezeléssel megbízott munka-társai önállóan iktatják, hasonlóan az e-mailen1, faxon2 ér-kezett küldeményekhez és a belsõ keletkezésû levelekhez, amelyeknek iktatása új fõszámra, vagy iratfordulat esetén az ügyirat következõ alszámára történik.
A minisztériumban a központi küldeménykezelési és ik-tatási feladatokat a Jogi és Koordinációs Fõosztályhoz tar-tozó központi iratkezelõk végzik. A minisztériumi szakál-lamtitkárságok rendelkeznek szkennerrel, így a közvetle-nül hozzájuk érkezõ vagy a helyben bontható küldemé-nyek iktatását és digitalizálását a titkárságok végzik.
nisztériumban jelen szabályzatban foglaltak alapján kell az iratokat nyilvántartani és kezelni.
3. Az iratkezelésben részt vevõ személyek feladatai (1) Központi iktató iratkezelõje:
Ellátja a küldemények átvételét, bontását, számítógépes iktatását, az irat azonosítására szolgáló adatokat – köztük vonalkódot – tartalmazó iratborítóra/iratpéldány borítóra (11. sz. függelék) történõ nyomtatását, ügyiratborítóban3 (elõadói ívben) történõ elhelyezését, az elõirat csatolását és az elsõ címzetthez történõ elektronikus továbbítását.
Ennek során a címzett/szervezeti egység iratkezelõje a mi-nisztériumi levelezõrendszeren keresztül értesítést kap, hogy küldeménye vagy ügyirata érkezett. Az üzenet meg-nyitásával a kézbesített küldeményt/ügyiratot elektroni-kusan át kell venni.
Iktatás után elvégzi a papíralapú dokumentumok szken-nelését és egyidejûleg – a KIR3-ban használatos – számí-tógéppel ellenõrzi az elektronikus adattartalom minõségét, intézkedik a digitalizálás során mechanikai okból keletke-zett hibák (a gyûrött, szakadt, összetapadt lapok és a nem olvasható részek) újbóli szkenneléssel való javításáról. A nagy terjedelmû, átlagban 50 oldal/lap fölötti iratok és a kötött, fûzött, hitelesített vagy könyvszerû dokumentumok szkennelését nem a központi iratkezelõk végzik, hanem azokat mellékletként – papír alapon – a címzettnek továb-bítják. Nem szkennelik továbbá azokat a küldeményeket sem, amelyek jelen szabályzat IV. fejezete 1. pontjának (6) bekezdése szerint nem iktatandók.
Ellátja a nem bontható, és felbontás nélkül továbbítandó küldemények számítógépes érkeztetését (zárt borítékon) és a címzetthez kézbesítõívvel átvételre történõ továbbítá-sát.
(2) Központi kiadó, irattáros:
Ellátja a szervezeti egységektõl átvett kiadmányok to-vábbítását, valamint az aláírás nélküli (s.k. jelölésû) kiad-mányok továbbítás elõtti hitelesítését.
Bevezeti a számítógépes nyilvántartásba a kiadmányok továbbítását, és – az irattári terv alapján – végzi az iratok irattárba helyezését, az iratkölcsönzéssel kapcsolatos feladatokat.
Elõkészíti a szervezeti egységektõl központi irattárazás-ra kijelölt iirattárazás-ratanyagok iirattárazás-ratborítóban, konténerdobozokban történõ átvételét és ellenõrzi, hogy a KIR3-as iktatórend-szeren átvezetésre került-e a kijelölt iratok irattári tételszá-ma, azok helyessége. Az így leadott iratokat a központi
1A szervezeti egység iratkezelõjének a felelõssége, hogy a papíralapon, e-mailen vagy faxon érkezett küldemények iktatása elõtt fordítson figyelmet az elõzményekre, hogy a már egyszer iktatott iratra ne iktasson újabb, ugyan-azon tartalmú küldeményt.
2 Ezen küldeményeket a „nem iktatandó” állapotra kell visszaállítani azért, hogy a rendszer a továbbiakban ne kezelje a tételeket.
3Ügyiratborítónak (elõadói ívnek) nevezzük a teljes ügyiratot magában foglaló borítót, míg az iratborító a fõszám részét képezõ alszámhoz tartozó irat(ok) borítója, mivel az ügyben keletkezett elsõ irat (kezdõirat) iktatáskor az egyes alszámot kapja, és azok iratfordulatai (ügyiratdarabjai) lesznek a to-vábbi alszámok az ügyintézésen belül.
irattár tételesen megvizsgálja, azokat idõrendben a forrás-dokumentumokhoz csatolja és megfelelõség esetén az iratokat a központi tárolásra alkalmas irattári dobozokban elhelyezi.
Gondoskodik az iratok raktári elhelyezésének KIR3-rendszeren történõ átvezetésérõl.
Közremûködik az irattárban õrzött iratok selejtezésé-ben, továbbá a levéltári átadás elõkészítésében.
(3) Szervezeti egységek iratkezelõi:
Gondoskodnak a papíralapú iratok és a KIR3 iratkezelõ rendszerben átadott adatok egyezõségérõl, megfelelõségé-rõl, tovább a csatolmány meglétérõl.
Átveszik a megfelelõen rögzített iratokat, ellenkezõ esetben a küldõ szervezeti egységhez visszaküldik.
A vezetõi utasítások meghatározásáig az iratokat a cím-zett megjelölésével, de a szervezeti egységre iktatják és to-vábbítják a KIR3 iratkezelõ rendszeren belül.
A központi iktatótól számítógépen átvett vagy más szer-vezet egységektõl átirányított iratokat szignálásra bemu-tatják a szervezeti egység vezetõjének. Ezt követõen a szá-mítógépes nyilvántartást kiegészítik a kijelölt ügyintézõ nevével, az elintézési határidõvel, az esetleges vezetõi rájegyzésekkel. Az iratokat átadják az illetékes ügyinté-zõnek.
Abban az esetben, ha az ügyintézõ a feladat elvégzését követõen nem tudja – pl. távolléte esetén – az elkészített kiadmányt a KIR3 iratkezelõ rendszer alkalmazásával to-vábbítani, a szervezeti egység iratkezelõje a következõk szerint jár el.
Az ügyintézõ kérésére elkészítik a szükséges iratpéldá-nyokat, azokat véleményezésre, válaszadásra vagy tájé-koztatás céljából továbbítják a kijelölt közremûködõknek és az egyes iratpéldányok címzettjeit a számítógépes nyil-vántartáson is átvezetik annak érdekében, hogy a részfele-lõs szakterületek a válaszlevelet az eredeti iktatószámon válaszalszámmal elkészíthessék. Egyidejûleg az elektroni-kusan csatolt dokumentum(oka)t a közremûködõknek továbbítják.
Áthelyezik a szervezeti egységek vagy a munkatársak személyes postafiókjára érkezõ elektronikus küldemények közül az ügyintézésre kijelölt tételeket a KIR3 iratkezelõ rendszerben beállított ,,Beérkezõ üzenetek” mappában. A beküldõ címének megmaradása érdekében az áthelyezés végrehajtása két módon történhet: a megnyitott levélbõl File menû/Áthelyezés másik mappába funkcióval vagy
„fogd és vidd” (drag and drop) mûvelettel. A KIR3 e-mail-kezelõ modulból érkeztetett/iktatott tételekhez 1-1 csa-tolmány keletkezik a beküldõ/eredeti e-mailjének minden egyes csatolt dokumentumáról.
Gondoskodnak a belsõ keletkezésû iratok iktatásáról és intézkednek az iktatott iratok, iratpéldányok, kiadmányok más minisztériumi szervezeti egység(ek)hez vagy közpon-ti iktatóhoz, irattárhoz – kézbesítõk útján – történõ továbbítása iránt.
A belsõ keletkezésû ügyiratokat – ha azt jogszabály vagy belsõ elõírás nem tiltja – elektronikus formában,
elektronikus aláírással ellátva kell továbbítani. A továbbí-tás történhet iktatott e-mail formájában vagy a KIR3 irat-kezelõ rendszerben küldött csatolmányként.
Ha a papíralapú kiadmány elõállítására és továbbítására van szükség a KIR3 iratkezelõ rendszerben elvégzendõ mûveletek a következõk:
a)csatolni az aláírt kiadmánnyal megegyezõ elektroni-kus változatot,
b)a kiküldés tényét – a továbbítás módjától függetle-nül – visszavezetni az alszámon (állapotát postázottra kell módosítani),
c)a postázó részére továbbítani.
Gondoskodik az iratok vezetõ részére történõ átadásá-ról.
(4) A szervezeti egységek vezetõi4:
KIR3-ban történõ aktív vezetõi közremûködés esetén A KIR3 rendszerben átveszik a központi iratkezeléstõl érkezett vagy más szervezeti egységektõl átirányított ira-tokat (beleértve az elektronikus küldeményeket, digitali-zált dokumentumokat).
Következõ felelõsként kijelölik (szignálás) az iktatott irat ügyintézõjét, a végrehajtás határidejét, valamint a be-vonandók körét, ezt követõen „továbbítással” az ügyiratot átadják az ügyintézõnek.
A szignálási utasításokat a KIR3-rendszerben a vezetõ meghatalmazottja és funkcióban a vezetõ által kijelölt munkatárs is végezheti.
A KIR3-rendszerben átveszik az ügyintézõ által elké-szített és jóváhagyásra hozzájuk továbbított válasziratot, megfelelõség esetén elektronikus aláírásukkal ellátják és a következõ jóváhagyóhoz vagy a kiadmányozóhoz továb-bítják.
(5) Ügyintézõk5: Gondoskodnak
– az ügyiratok ügyintézésre történõ átvételérõl, a saját iratpéldányok lekérdezésérõl (a KIR3 iratkezelõ rendszerben),
– az ügyintézõre szignált ügyiratok „Feladataim” cím-szó alatti lekérdezésérõl (a KIR3 iratkezelõ rendszerben), – a bevonandók köréhez szükséges iratpéldányok elké-szítésérõl és továbbításáról, annak érdekében, hogy a társ-fõosztályok vezetõi az ügyintézõt kijelölhessék és az ügy-intézõk a hozzájuk címzett iratpéldányokra az alszámos választ elkészíthessék,
– a beérkezett vélemények alapján a válaszirat terveze-tének összeállításáról, amelyet a fõszám következõ alszá-mára iktatnak, és az iratot papíralapon és elektronikus csa-tolmányként is jóváhagyásra a szervezeti egység vezetõjé-nek továbbítanak,
– bármilyen idõpontban, bármilyen idõszakról a ”Mit végeztem?” vezetõi kérdésre adandó tájékoztatásról,
4A folyamat vezetõi közremûködés esetén, illetõleg a (4) bekezdésben foglaltak hiányában a (3) bekezdésben leírtak szerint mûködik a szignálás.
5Aktív közremûködés esetén.
– az államigazgatási eljárás általános szabályai szerint és a szignáló által vagy az ügyiratban egyébként meghatá-rozott határidõben a részükre átadott iratok végrehajtása menetének figyelemmel kisérésérõl (pl. iratpéldányok szétküldése, vélemények, információk begyûjtése, kiad-vány létrehozása, továbbítása vezetõi jóváhagyásra stb.
feladatok végrehajtása a KIR3 iratkezelõ rendszer alkal-mazásával),
– a kapcsolódó papír alapú példányok iratborítóban tör-ténõ elhelyezésérõl és az ügyirattal együtt törtör-ténõ megõr-zésérõl.
4. Az iratkezelés felügyelete
Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, mûködési és ügyrendi szabályok, az alkalma-zott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattá-ri tervek és iratkezelési elõírások folyamatos összhangjá-ért, az iratok szakszerû és biztonságos megõrzésére alkal-mas irattár kialakításáért és mûködtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és sze-mélyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a miniszter felelõs.
A minisztériumi iratkezelés felügyeletét és irányítását – a minisztérium vezetõje által átadott hatáskörben – a Jogi és Koordinációs Fõosztály vezetõje látja el, aki évente el-lenõrzi a szabályzatban foglaltak végrehajtását, eredmé-nyérõl jelentést készít a minisztériumi felsõ vezetés részé-re, intézkedik a szabálytalanságok felszámolása iránt és szükség esetén javaslatot tesz a szabályzat módosítására.
Az elektronikusan tárolt adatokkal kapcsolatos bizton-sági elõírásokat és a hozzáférési jogosultságokat a nemzeti fejlesztési és gazdasági miniszter 7/2008. (IX. 24.) NFGM utasítása az Információbiztonsági Szabályzatról tartal-mazza.
III.
KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE, FELBONTÁSA,