1. Iktatási rendszer
(1) A minisztériumban az iktatás központi (ÉRK, SZLA jelölésû) érkeztetõ- és (NFGM, HUM, SZERZ jelölésû)
iktatókönyv(ek)ben KIR3-programmal elektronikus úton történik. Minden, a minisztériumhoz érkezõ vagy a hely-bõl indított irat a tartalmától függetlenül – a 2. pont (6) be-kezdésében foglaltak kivételével – beérkezéskor automa-tikusan érkeztetõszámot és az iktatás sorrendjében iktató-számot kap.
A nem iktatandó és a nem bontható küldemények a köz-ponti iktatóban az érkeztetõszámon kerülnek nyilvántar-tásra és az elsõ címzetthez továbbínyilvántar-tásra, annak érdekében, hogy visszakereséskor a küldemény helye a nyilvántartás-ból megállapítható legyen. A központilag nem iktatott, de késõbb indokoltan ügyiratnak minõsülõ küldemények adatai, a számítógépes alkalmazás aBejövõ irat iktatása almenüben, érkeztetett küldemény kiválasztásával, az iktatási képernyõ kitöltésével kerülnek iktatásra és rögzítésre a KIR3 adatbázisában.
(2) Az iktatás
Az iktatás számítógépes elektronikus iktatóprogrammal történik alszámokra tagolódó fõszámos (sorszámos) ikta-tással. Egy fõszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat.
Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy fõszámon kell nyilvántartani. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási fõszám alatt folyamatosan ki-adott alszámokon kell nyilvántartani. A minisztérium fel-adat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthe-tõsége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vo-natkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell ke-zelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügy-iratdarabnak (ügydarabnak) minõsülnek.
A minisztériumhoz érkezõ vagy a helybõl indított irato-kat úgy kell iktatni, hogy abból
az irat beérkezésének, iktatásának pontos ideje, az in-tézkedésre jogosult szervezeti egység vagy személy neve, az irat tárgya, a kezelési feljegyzésekben az elintézés mód-ja (intézkedésre, véleményezésre, tájékoztatásra, megbe-szélésre, jóváhagyásra, aláírásra, megjegyzés), iratpéldá-nyok esetében pedig az elvárás (tájékoztatásra, visszavá-rólag, válaszadási kötelezettség stb.), valamint az irat helye megállapítható legyen.
Az iratokat évenként új sorszámmal kezdõdõen érkezési és keletkezési idõ szerint, emelkedõ számsorrendben kell iktatni. Az iktatószámot a KIR3 automatikusan adja. Erre a célra a minisztériumban
– az „NFGM” megkülönböztetõ jelzésû központi iktató-könyvben történik valamennyi nyílt, beérkezõ és belsõ ke-letkezésû irat iktatása. Ezen iktatókönyvhöz a központi ik-tatást végzõ munkatársak mellett valamennyi minisztériu-mi szervezet egység iratkezelõje (igény és jogosultság ese-tén vezetõje, illetõleg ügyintézõje) hozzáférhet. Az ugyan-azon témához tartozó ügyiratok és iratfordulatok iktatása-kor ügyelni kell arra, hogy egy fõszámhoz csak n × egy al-szám kerüljön hozzárendelésre (pld. Ügyféleség/szemé-lyek, vagy személy/eseménysor), mert a gyûjtõszámos ik-tatás nem megengedett a minisztériumban,
lõk. Más szervezeti egységek számára csak azok az ügyira-tok, illetve iratpéldányok láthatók és kezelhetõk, amelye-ket a Humánigazgatási Fõosztály iratkezelõje hozzájuk to-vábbított,
– az „NFGM-SZERZ” megkülönböztetõ jelzésû iktató-könyvet a szerzõdéskötésben érintett szervezeti egységek kezelik, amelybe a NFGM központi iktatókönyvtõl elkü-lönített módon kerülnek iktatásra az egyes szerzõdésekkel kapcsolatos munkafolyamatok (kötelezettségvállalás, fe-dezetbiztosítás, pályázat kiírása, véleményezés, kiválasz-tás, aláírt vállalkozási és megbízási szerzõdések). A
„SZERZ” iktatókönyv alkalmazása során – a szokásos adatok mellett – a következõ adatokat kell rögzíteni a KIR3 iratkezelõ rendszerben:
– a szerzõdésekhez kapcsolódó státuszt (kötelezett-ségvállalás kezdeményezése, fedezetigazolás ké-rése, véleményezés, költségvetési ellenjegyzés, felsõ vezetõi ellenjegyzés, aláírás),
– a kötelezettségvállalás azonosító számát a kötele-zettségvállalást kezdeményezõ szervezeti egység rögzíti az ügyirat tárgyában, kötelezõ módon eb-ben a formában:
,,Kötezettségvállalás azonosító: xxxxxxxx”
– a szerzõdés tárgyát a KIR3 iratkezelõ rendszerben, a Kötelezettségvállalási Adatlapon/Szerzõdéses Adatlapon egyértelmûvé kell tenni. Errõl a kötele-zettségvállalást kezdeményezõ szervezeti egység-nek kell gondoskodnia,
– a szerzõdés típusát az ügyiratfeljegyzés típusánál kell kiválasztani (egyedi támogatás, megbízás, vállalkozás, adásvétel, bérleti szerzõdés, kon-cessziós szerzõdés, közhasznú szerzõdés, pénz-ügyi kötelezettségvállalást nem tartalmazó megál-lapodások, nemzetközi magánjogi szerzõdés, egyéb szerzõdés),
– az aláírt szerzõdés teljesítéséhez kapcsolódó doku-mentumokat (lezárás, meghiúsulás, módosítás stb.) alszámonként, a feljegyzés típusánál kell megjelölni (kiválasztani).
A fentiekben leírtak szerint gondoskodni kell az egyes iratok, dokumentumok (e-mailek, faxok) csatolásáról.
Az aláírt és jóváhagyott szerzõdés 1 példányát a Költ-ségvetési és Kontrolling Fõosztálynak – a szerzõdéstár ré-szére – kell megküldeni.
Az ügyiratok irattárba adásáról a kezdeményezõ szerve-zeti egység (Felelõs) gondoskodik.
– Az „NFGM-SZLA” (Számlák) megkülönböztetõ jel-zésû érkeztetõ könyvben érkeztetik a számlákat annak ér-dekében, hogy ne keveredjenek el és bizonyíthatóan eljus-sanak az illetékeshez. Az „NFGM-SZLA” érkeztetõ könyv alkalmazása során a következõ szabályokat kell betartani:
– a számlákkal kapcsolatos pénzügyi adatokat nem szabad rögzíteni (pl. kifizetendõ összeg nem kerül-het feltüntetésre az érkeztetõ- és iktatókönyvben), – a számla kiállítóját a KIR3 partnertörzsbõl kell
ki-választani,
– rögzíteni kell a számla sorszámát az erre rendelke-zésre álló hivatkozási szám mezõben és a kötele-zettségvállalás azonosító számát a tárgy mezõben, – a számla tárgyának minden esetben meg kell
egyeznie az „NFGM-SZERZ” iktatókönyvben rögzítettel,
– a csatolt teljesítésigazolás (teljesítésösszesítõ, el-számolás stb.) a számla mellékletét képezi, melyet a „SZLA „érkeztetõ könyv mellékletek fülön rög-zíteni kell.
(3) Bejövõ iratok iktatása, amely történhet:
– új fõszámra elõzmény nélkül (a központi iktatóban), – elõzményezéssel, a kiválasztott fõszám következõ al-számára (a központi iktatóban),
– új fõszámra, nem bonható érkeztetett küldemény kivá-lasztásával,
– elõzményezéssel a kiválasztott fõszám következõ al-számára, nem bontható, érkeztetett küldemény kiválasztásával.
Minden esetben érkeztetõszám (küldemény azonosító) is keletkezik.
(4) Belsõ keletkezésû (kimenõ vagy belsõ) irat iktatása, amely történhet:
– új fõszámra, elõzmény nélkül és – alszámra elõzményezéssel.
(5) Eljárás téves iktatás esetén, amely történhet:
– bejövõ iratok esetén a küldemény felszabadításával (automatikusan törlõdik az iktatott tétel), és az újraiktatás a megfelelõ helyre (fõszámra vagy alszámra) elvégezhetõ,
– belsõ keletkezésû irat esetén a tétel sztornírozásra ke-rül, és az iktatás a megfelelõ helyen (fõszámra vagy al-számra) elvégezhetõ,
– ügyelni kell, hogy a szervezeti egységhez címzett irat-példányra adott „válasz” funkcióval végrehajtott alszámos iktatás nem módosítható.
A KIR3-ban sztornírozott ügyirat adatai (hasonlóan a manuális iktatókönyvben történt sztornírozáshoz) soha nem tûnik el, az iktatószám újra nem használható fel és a törléssel kapcsolatos információk megõrzésre kerülnek.
(6) Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:
– a tananyagot, – a tájékozatót, – a meghívót,
– a pénzügyi bizonylatot, számlát (érkeztetni kell), – a munkaügyi nyilvántartást,
– az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartást,
– a közlönyt, a folyóiratot és – a visszaérkezett tértivevényt.
(7) Az iratok iktatása az iratra nyomott iktatóbélyegzõ lenyomatának és a központi iktatáskor használatos képer-nyõ mezõinek kitöltésébõl áll. A helybõl indított iratoknál az iktatóbélyegzõ lenyomatát nem szabad használni.
(8) Az iratokat a beérkezés napján, de legkésõbb az azt követõ munkanapon iktatni kell. Soron kívül kell iktatni a határidõs iratokat, táviratokat, elsõbbségi küldeményeket, a helybõl indított, „sürgõs” jelzésû iratokat.
(9) A nem papíralapú, elektronikus adathordozón (pl.
CD stb.) érkezett iratok mellé kísérõlapot kell csatolni, az adathordozót, mint iratot, a kísérõlapot, mint mellékelt ira-tot együtt kell kezelni. A kísérõlap tartalmazza az adathor-dozó iktatószámát, az adathoradathor-dozó tartalmi paramétereit, tárgyát, a küldõ és a nyilvántartó aláírását. Egy elektroni-kus adathordozón az egy ügyhöz tartozó iratok adhatók át.
Amennyiben a leírtak nem teljesülnek, a küldeményt vissza kell utasítani.
Az iratról készített másolatot iratpéldányként kell rögzí-teni az iktatókönyvben a címzett kiválasztásával/megjelö-lésével és a másolaton fel kell tüntetni, hogy „sz. példány”, mint másolat.
(10) Az iktatást végzõ személy a KIR3-ben rögzíti:
– a beküldõ nevét (szervezet vagy magánszemély), – a küldemény hivatkozási számát (a beküldõ nyilván-tartási számát, ennek hiányában a beküldõ levelének keltezését),
– kivéve számlaérkeztetés esetén, amikor a (2) be-kezdésnek megfelelõen a hivatkozási mezõbe a számla számát kell rögzíteni,
– az irat tárgyát,
– az elõirat számát (hivatkozási szám), – a mellékletek számát,
– a címzett nevét vagy az ügyintézésre kijelölt illetékes szervezeti egység vagy személy nevét,
ahol az adatok felvitelével az iktatás megtörténik, és az ik-tatószám megjelenik.
A központi iktató az iraton elhelyezett bélyegzõlenyo-mat rovataiba beírja az iktatószámot, az iktatás dátumát és a küldeményborítóban/iratborítóban elhelyezi az iratot. A központi iktató a nyilvántartásba vett adatokat a KIR3 se-gítségével – automatikusan az elsõ címzetthez továbbítja és az iktatott iratot, a gépi elõállítású kézbesítõívvel az il-letékes szervezeti egységhez továbbítja. A központi ikta-tóban a küldemények szétosztása után az iktatás szervezeti egységenként történik, ekkor a kézbesítõíven több iktatott irat átadása szerepel.
(11) A szervezeti egység iratkezelõje, a kézbesítõíven szereplõ nyilvántartási szám alapján aláírásával átveszi az iratot, ezzel egyidejûleg az iktatóprogramban is rögzíti az átvételt.
(12) A központi iktató által nem bontott, de központilag érkeztetett küldemények címzetthez juttatása és átvétele ugyancsak a kézbesítõívvel történik. A szervezeti egység vezetõjének utasítása alapján az iktatást az iratkezelõk
helyben végzik el, ahogyan a helybõl kezdeményezett iratok esetében is.
(13) Az iratra készített véleményt, válaszlevelet, kiad-mányt az illetékes iratkezelõ az adott fõszámon belül a kö-vetkezõ alszámra iktatja.
(14) Nem kell új fõszámra iktatni
– a helybõl kezdeményezett kiadmányokra érkezõ olyan adatszolgáltatást, tájékoztatót, választ, amely az irat végle-ges elintézéséhez szüksévégle-ges és az illetékes ügyintézõ az elõadóív kiadási, másolási, valamint az iratnyilvántartás megjegyzés rovatában azt jelzi (közbensõ intézkedés),
– a minisztérium által készített elõterjesztés- és rende-lettervezetekre – az egyeztetés során – érkezõ véleménye-ket, válaszokat, észrevételevéleménye-ket, mert azok az adott irat irat-fordulatai6,
– az adott éven belül már lezárt és irattárba helyezett (a/a) ügyiratok szükség esetén aktiválhatók, az év során késõbb jelentkezõ iratfordulat felmerülésekor, ha egyértel-mûen megállapítható az ügyirat eredeti fõszáma, és elõz-ményezéssel elvégezhetõ a következõ alszámra történõ iktatás.
A felsorolt iratokat az érkezés, iktatás sorrendjében a ki-admány fõszámának új alszámára kell bejegyezni.
(15) Egy fõszámra kell iktatni azokat a helybõl kezde-ményezett kiadmányokat, amelyeket egy adott témában rendszeresen készítenek. E fõszámon az iratnyilvántartás megjegyzés rovatába be kell írni a „gyûjtõ” szót. A beírást az ügyintézõnek a központi iktatónál vagy az iratkezelõnél kell kezdeményeznie. Az ilyen számon nyilvántartott ki-admányokat idõrendi sorrendben kell a fõszám alszámaira iktatni. Az iktatást az illetékes iratkezelõk végzik.
(16) Papíralapú iktatókönyvet kell felfektetni, ha bár-mely oknál fogva az iratkezelõk számára az elektronikus iktatóprogramhoz való hozzáférés több órán keresztül aka-dályba ütközik (üzemzavar). Emiatt a „sürgõs”, „azonnal”,
„soron kívül” jelöléssel ellátott iratokat – mind a bejövõ, mind a kimenõ és belsõ iratforgalom esetében – az adott évben 1-tõl kezdõdõ iktatószámmal erre a célra a hitelesí-tés szabályai szerint megnyitott papíralapú iktatókönyv-ben kell iktatni, továbbá, a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát.
Az iktatás során, amennyiben ismert az elektronikus rendszerben használt iktatószám, akkor azt minden eset-ben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyveset-ben.
A rendkívüli helyzetben használt iktatókönyvet az év végén le kell zárni, és az iratkezelési segédletekkel együtt tartani.
(17) A központilag iktatott ügyirat adatainak módosítá-sa az ügyiratkezelés (ügyiratok karbantartámódosítá-sa, lekérdezé-se) funkció behívásával lehetséges. Az egyes hozzáférési
6335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet 41. § (3) bekezdése szerint „az ügy-irathoz tartozó iratokat az iktatási fõszám alatt folyamatosan kiadott alszámo-kon kell nyilvántartani.”
zárni, oly módon, hogy abból új fõszámra, illetve alszámra történõ iktatás már ne történhessen. Minden évben január 1-jén új iktatókönyvet kell nyitni.
2. Iktatószám
Az iktatószám az irat azonosítására szolgáló jel. Felépí-tése a KIR-ben:
– iktatókönyv azonosító/fõszám-alszám/év, amely az iktatókönyv azonosítását szolgálja,
– ezen belül a fõszámok és azok alszámai folyamatosan, ismétlõdés és kihagyás nélkül következnek egymás után,
– az iratpéldány az iratnak azonos tartalmú, önállóan ke-zelhetõ, továbbítható elõfordulása. Azonosítása az alszá-mon belül folyamatos, ismétlés nélküli sorszámmal törté-nik, amely a KIR3 nyilvántartásának alapja, legkisebb oszthatatlan egysége.
A fõszám egy hat karakterbõl álló szám, amely az év elején 1-gyel indul és év végére 999999-ig növekedhet.
Ezután két tört vonal között helyezkedik el az intézkedés
iratpéldány szerepel a következõ szerint:
– XXXXXX-n × Y/ (évszám) (n × Z) Az iktatószám pl. a következõ lehet:
– 523-6/2007.
– 523-6/2007.(1)
„ (2) stb. iratpéldány 3. Iktatóbélyegzõ
Az iktatóbélyegzõ lenyomata tartalmazza:
– a minisztérium nevét, – az irat iktatószámát,
– az iktatás dátumát (év, hó, nap) és – a mellékletek számát.
4. Iktatási adatok
(1) Az iratok iktatásakor az iktatási képernyõn és az elõadói íven, továbbá az ügyintézés különbözõ fázisaiban fel kell tüntetni a következõ adatokat7:
Mezõ elnevezése Nyilvántartás Elõadói ív
Iktatószám; x x
Iktatás idõpontja; x x
Küldemény érk.-nek idõpontja, módja, érkeztetõszáma x
Küldemény elküldésének idõpontja, módja;
Küldemény adathordozójának típusa (papír, elektronikus) adathordozója; x
Küldõ megnevezése, azonosító adatai; x
Címzett megnevezése, azonosító adatai; x
Érkezett irat iktatószáma (idegen szám); x
Mellékletek száma; x x
Ügyintézõ szervezeti egység és az üi. megnevezése; x x
Irat tárgya; x x
Elõ- és utóiratok iktatószáma; x
Kezelési feljegyzések; x
Ügyintézés határideje, és végrehajtásának idõpontja; x x
Irattári tételszám; x x
Irattárba helyezés idõpontja; x x
7335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet 39. § (2) bekezdése.
Az iratot el kell látni iktatószámmal és az irat egyéb azo-nosítóival.
(2) A KIR3 teljes adatbázis mentésérõl az adatbázis és alkalmazás szerver(eket) üzemeltetõ és a technikát fel-ügyelõ informatikai szakterület gondoskodik. Év végén a központi iktatókönyv adatait, a KIR3 felügyeletet ellátó szervezeti egység munkatársa CD-re írja ki, és a levéltári átadásra szánt adatokat ugyancsak elektronikus adathor-dozóra (CD-re), a levéltár igénye szerint kért formátumban kell kimenteni.
5. Az iratok szerelése és csatolása
(1) Az irat iktatása elõtt meg kell vizsgálni, hogy az ügyiratnak van-e elõirata. Az elõzményt ideiglenesen (csa-tolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az érkezett irathoz kell kapcsolni. Iktatáskor a központi iktató ügyirat-kezelõjének szerelni kell az irathoz az ugyanabba a téma-körbe tartozó, korábban már nyilvántartásba vett elõiratot.
Ha az elõzmény nincs az irattárban, akkor az iratra rá kell jegyezni az elõirat hollétét. Az iraton, az iktatási képer-nyõn, az elõadóíven fel kell tüntetni az elõirat iktatószá-mát. Az irat végleges elintézésekor az ügyintézõnek az elõadói ívhez szerelnie kell az összes elõiratot. Amennyi-ben az elõzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat elõirata, de annak ismerete szükséges a szig-náláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni.
(2) Az összetartozó iratok csatolását vagy szerelését az ügyirat karbantartására szolgáló képernyõ formátum, megfelelõ iktatási mezõinek kitöltésével lehet elvégezni, ahol az összekapcsolás módosítással késõbb bármikor fel-oldható. A mûvelet végrehajtásakor az utóbb iktatott irat-hoz kell irat-hozzárendelni a korábban keletkezett iratot, függetlenül a keletkezés évétõl.
6. Mutatózás
A KIR3 lehetõvé teszi, hogy iratokat a tárgy, a beküldõ neve vagy iktatószáma és számos egyéb szûrõfeltétel alap-ján vissza lehessen keresni. Szûkítõ feltétel lehet az „Irat-kategória”, „Állapot”, „Feljegyzés”, „Sürgõsség” és a
„Minõsítés”, amelynek értékei a legördülõ listából választ-hatók ki. A „Beküldõ neve és címe”, a „Hivatkozási szám”, a „Címzett”, az „Õrzõ”, a „Felelõs”, a „Szervezet-nél már járt” a „Tárgyszavak”, a partner- és címtörzsbõl vagy az értéklistából válaszható ki. Az ügyirat tárgyszavak szerinti keresésénél a tárgyszó listában mind a központi, mind a szervezeti tulajdonnal bíró tárgyszavak közül lehet választani.
A tárgyszókészlet – amely az ügyiratok tartalom szerinti csoportosítására szolgál – kialakításánál célszerû az irattá-ri tervben szereplõ ügykörök rövid, jellemzõ és tömörített megnevezését használni. A tárgyév végén az adatbázisban rögzített adatok alapján név- és tárgymutatót kell a KIR3 rendszergazdának készítenie és azt – Excel/ vagy a Levél-tári igény szerinti formátumban kimentve – a 4. pont
(2) bekezdése szerinti CD-n tárolt iktatókönyvhöz csatolnia.
V.
IRATKEZELÉSI FELADATOK