A pénzügyminiszter utasításai
III. Fejezet Az iratkezelés folyamata
A küldemények átvétele
65. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futár-szolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve magánfél személyes benyújtása útján kerül a hivatali egy-séghez.
66. Az ügyviteli csoport veszi át a Minisztérium postafi-ókjába érkezõ postai, valamint a hivatali kézbesítõk, a fu-társzolgálat, valamint a magánfél által személyesen hozott küldeményeket.
67. A Minisztériumba érkezõ hivatalos küldemények átvételére jogosult:
a)címzett vagy az általa megbízott személy,
b)a szerv vezetõje vagy az általa megbízott személy, c)az iratkezelésért felelõs vezetõ,
d)a postai meghatalmazással rendelkezõ személy, e)az ügyfélszolgálati iroda munkatársa,
f)az ügyviteli csoport munkatársa,
g)hivatali munkaidõn túl az ügyeleti szolgálatot teljesí-tõ személy,
h)elektronikus levelezõszerver.
68. A küldeményt átvevõ köteles ellenõrizni:
a)a címzés alapján a küldemény átvételére való jogo-sultságát,
b)a kézbesítõ okmányon és a küldeményen lévõ azono-sítók (iktatószám) megegyezõségét,
c)a küldemény sértetlenségét
d)az iraton jelzett mellékletek meglétét
69. Az átvevõ a papír alapú iratok esetében a kézbesítõ okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának a feltüntetésével, szükség esetén bélyegzõvel az átvételt igazolja.
keztetés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazo-lást (átvételi nyugta).
71. Az „azonnal” vagy „sürgõs” jelzésû küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni.
72. Amennyiben érkeztetésre és iktatásra nem jogosult személy veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésõbb az érkezést követõ elsõ munkanap kezdetén a címzettnek vagy az illetékes iktatóegységnek érkeztetés-re átadni.
73. Az elektronikus irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a Minisztérium számítástech-nikai rendszerére. A küldemény biztonsági kockázatot je-lent, ha:
a)a számítógépes iratkezelõ rendszerhez vagy azon ke-resztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja,
b) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogo-sulatlan akadályozására irányul,
c) aza)pontban meghatározott informatikai rendszer-ben lévõ adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáfér-hetetlenné tételére vagy törlésére irányul.
74. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell ta-gadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a Minisztérium számítástechnikai rendszerére. Az átvétel megtagadásával járó feldolgozás elmaradásáról és okáról a feladót értesíte-ni szükséges. Nem köteles a Miértesíte-nisztérium értesíteértesíte-ni a fel-adót, ha korábban már érkezett azonos jellegû biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldõtõl. Ismét-lõdõnek minõsül az azonos e-mail címrõl azonos tárgyban, vagy eltérõ tárgyban, de azonos biztonsági kockázatot hor-dozó küldemény, melynek átvételét a Minisztérium határ-védelmi rendszere nem tagadta meg. A Minisztérium ha-tárvédelmi rendszere automatikusan megtagadja a vírus-fertõzött, illetõleg a kéretlen reklám (levélszemét) kategó-riába tartozó levelek fogadását. A Minisztérium határvé-delmi rendszere által automatikusan megtagadott átvétel esetére a feldolgozás elmaradásáról a Minisztérium értesí-tést nem küld.
75. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét pa-pír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, ezt követõen ellenõrizni kell a küldemény tartalmának a meglétét. A hiányzó iratokról, mellékletekrõl a küldõ szervet/személyt értesíteni kell.
76. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak.
Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idõ után selejtezni kell.
a)a címzett vagy az erre kijelölt személy,
b)az ügyviteli csoport munkatársai bonthatják fel.
78. Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani az
„s. k.” felbontásra szóló, valamint azon küldeményeket, melyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte.
79. A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény – az Iratkezelési Sza-bályzat szerinti – iktatásáról.
80. A küldemény téves felbontásakor a felbontó az átvé-telt és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, doku-mentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a kül-demény címzetthez való eljuttatásáról.
81. A küldemény felbontásakor ellenõrizni kell a jelzett mellékletek meglétét, olvashatóságát. Problémák felmerü-lése esetén a tényt rögzíteni kell, és errõl tájékoztatni kell a küldõt is.
82. Az elektronikusan érkezett iratot iktatás elõtt meg-nyithatóság, olvashatóság szempontjából ellenõrizni kell.
Amennyiben az irat a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyitható meg, úgy a küldõt az érkezéstõl számított 3 napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségérõl, valamint a Minisztérium által használt elektronikus úton történõ fogadás szabályairól. Ezen iratokat iktatni nem kell.
83. Amennyiben az iratnak csak egyes elemei nem nyit-hatók meg, valamint egyes elemei nem olvasnyit-hatók a ren-delkezésre álló eszközökkel, úgy a küldõt az érkezéstõl számított 3 napon belül értesíteni kell az elemek értelmez-hetetlenségérõl, és a közfeladatot ellátó szerv által hasz-nált elektronikus úton történõ fogadás szabályairól, vala-mint a hiánypótlás szükségességérõl és lehetõségeirõl.
84. Ha a küldemény felbontásakor a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, a kül-demény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formá-jában az irathoz csatoltan feltüntetni, továbbá a pénzt, az iratra fel nem ragasztott illetékbélyeget, egyéb értéket a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni – elismer-vény ellenében. Az elismerelismer-vényt az irathoz kell csatolni.
85. Amennyiben az iraton illetékbélyeg található, és an-nak állapota kifogástalan, akkor azt az ügyintézõ felülbé-lyegzéssel érvényteleníti. A felülbélyegzés napját is jelzõ bélyegzõlenyomatot az iratra felragasztott illetékbélyegek mindegyikére akként kell ráütni, hogy a lenyomat fele – idõpontot jelzõ bélyegzõnél az ezt feltüntetõ jelzés is – az illetékbélyeg egyik felére, másik fele pedig az irat pa-pírjára essék. Ilyen bélyegzõ hiányában az értéktelenítés tényét és annak idõpontját az illetékbélyegekre tintával kell rávezetni.
86. Ha az illetékfizetés céljából az iratra felragasztott il-letékbélyeg olyan mértékben csonka, hogy ez korábbi fel-használás lehetõségét nem zárja ki, vagy ha az illetékbé-lyeg egymástól elválasztott részeit illesztették össze, úgy kell tekinteni, mintha azon nem fizettek volna illetéket.
87. Amennyiben az irat benyújtásának idõpontjához jogkövetkezmény fûzõdik, vagy fûzõdhet, gondoskodni kell, hogy annak idõpontja harmadik fél által megállapít-ható legyen.
88. Elektronikus levelezõrendszeren érkezett irat befo-gadásának idõpontja az érkeztetõszámot is tartalmazó elektronikus visszaigazoláson szereplõ elküldési idõpont.
Az elektronikus érkeztetõkönyvben az idõpont az érkezte-tõszám elõállításakor bejegyzésre kerül. Az elektronikus visszaigazolásról szükség esetén papír alapú változat ké-szíthetõ. Egyéb adathordozón befogadott elektronikus irathoz papír alapú kísérõlap szerelése szükséges, mely az érkeztetõszámon kívül tartalmazza a befogadás idõpontját és egyéb, az Iratkezelési Szabályzat által megkövetelt in-formációkat is.
89. Amennyiben a beküldõ nevét vagy pontos címét az iratból nem lehet megállapítani, úgy annak igazolására szolgáló információhordozókat az irathoz kell csatolni.
90. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha:
a)az ügyirat benyújtásának idõpontjához jogkövetkez-mény fûzõdik,
b)a beküldõ nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
c)a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett, d)bûncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel, e)„ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postajelzéssel ellátott borítékot.
A küldemények érkeztetése
91. A küldeményeket az érkezés napján nyilvántartásba kell venni a számítógépes iratkezelõ rendszer elektronikus érkeztetõkönyvében, ami a küldemény küldõjének, fel-bontójának, érkeztetõjének (rögzítõjének), belsõ címzett-jének, az érkeztetés dátumának, a könyvelt postai külde-ménynél a küldemény postai azonosítójának (különösen kód, ragszám), a küldemény fajtájának, érkezés módjának nyilvántartásba vételével, valamint az érkeztetõbélyegzõ lenyomatának az iraton történõ elhelyezésével, a rendszer által adott sorszám ráírásával valósul meg. Az érkeztetési sorszám évente eggyel kezdõdõen folyamatos.
Az iratok csatolása, szerelése
92. Az irat iktatása elõtt az ügykezelõnek meg kell álla-pítania, hogy az iratnak van-e elõzményirata. Az
elõz-ményt szerelni kell az utóirathoz, illetve fizikailag is össze kell rakni. A téves szerelést bontani kell.
93. Amennyiben az elõzményezés során megtalált irat-ról kiderül, hogy nem az új irat elõirata, csupán kapcsola-tos irat, melynek ismerete szükséges a szignáláshoz, az ügy elintézéséhez, úgy a két iratot kapcsolatos iratként kell kezelni, melyet az elõadói íven is fel kell tüntetni. Kapcso-latos iratokat csak a szakmailag szükséges ideig indokolt egyben kezelni, azt követõen a csatolást meg kell szüntet-ni, és az iratokat fizikailag is el kell különíteni.
Az irat nyilvántartásához használt ügykezelési nyilvántartások
94. Az iratok iktatása elektronikus iratkezelõ rendszer-ben történik, amely magában foglalja a név- és tárgymu-tatót is.
95. A fõnyilvántartó könyvben nyilvántartásba kell ven-ni a kinyomtatott, hitelesített iktatókönyveket, kézbesítõ-könyveket.
96. A fõnyilvántartó könyv egyes sorszámmal kezdõ-dik, betelte után a következõ könyvet sorszám kihagyása nélkül kell folytatni.
97. Az ügykezelési nyilvántartásokat hitelesíteni kell, melyrõl az Ügykezelési osztály gondoskodik.
98. A könyvek borítójának belsõ oldalán fel kell tüntet-ni: „Ez a könyv… számozott lapot tartalmaz. Megnyitva:
20…év……hó…..nap. A hitelesítéssel megbízott személy aláírásával, valamint az Ügykezelési osztály hivatalos bé-lyegzõjének lenyomatával ellátja. A kölcsönzési napló, át-adókönyv (kézbesítõkönyv) betelte esetén annak zárásá-ról, valamint azzal egyidejûleg új napló megnyitásáról gondoskodni kell.
Iktatás
99. A Minisztériumhoz érkezõ, illetve ott keletkezõ ira-tokat iktatással kell nyilvántartani.
100. Az elektronikus iktatókönyv az alábbi adatokat tar-talmazza:
a)iktatószám, b)iktatás idõpontja,
c)érkezett küldemény érkeztetõszáma, elektronikus ér-keztetõ azonosítója,
d) érkezett küldeményt felbontó szerv, személy neve, felbontás idõpontja,
e)érkezett küldemény címzettje,
f)érkeztetõ szerv, személy neve, érkeztetés idõpontja, g)érkezett irat iktatószáma,
h)küldeményben lévõ érték megnevezése, összege, el-intézési módja,
j)küldõ vagy címzett szerv/személy megnevezése, azo-nosító adatai, címadatai, elérhetõségei
k)ügy (iratcsomag) címe l)irat címe
m)irat tárgya (tárgykörök, tárgyszavak), n)irat típusa,
o)mellékletek száma, példánysorszáma, lapszáma p)szignálási adatok (szignáló szerv, személy, szignálás idõpontja, ügyintézõ szervezeti egység, ügyintézõ)
q)ügyintézés határideje, végrehajtás idõpontja, r)kezelési feljegyzések, feladatok meghatározása, s)jóváhagyagyó/kiadmányozó szerv, személy neve, jó-váhagyás/kiadmányozás idõpontja,
t)elõ- és utóirat, kapcsolatos irat iktatószáma, u)irattári tételszám, õrzési idõ megjelölése,
v) irattári határidõbe, átmeneti vagy központi irattárba helyezés idõpontja.
101. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatá-rozott módon nyilván kell tartani, illetve érkezett külde-ményként az érkeztetõ könyvben érkeztetni kell:
a)a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszaváró-lag érkezett iratokat;
b)a pénzügyi bizonylatokat, számlákat;
c)a munkaügyi nyilvántartásokat;
d)a bérszámfejtési iratokat;
e)az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat;
f)az „s. k. felbontásra” érkezett iratokat;
g)a visszaérkezett tértivevényeket.
102. Nem kell iktatni és más módon sem kell nyilvántar-tásba venni:
a)a meghívókat;
b)a tananyagokat, a tájékoztatókat;
c)az üdvözlõlapokat;
d)az elõfizetési felhívásokat, a reklámanyagokat, az ár-ajánlatokat, az árjegyzékeket;
e)a közlönyöket, sajtótermékeket.
103. Az iktatás alszámokra tagolódó sorszámos iktatás-sal történik. Egy sorszámhoz korlátlan számú alszám tar-tozhat. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben kelet-kezett új iratokat alszámon kell nyilvántartani.
104. Az iktatás minden év január 1-jén 1-es sorszámmal kezdõdik, és a naptári év végéig emelkedõ számmal folyta-tódik. Év végén az iktatókönyvet, iktatási segédleteket, kölcsönzési naplót le kell zárni. Zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe nem lehet több iratot ik-tatni sem fõszámra, sem alszámra. Minden évben új iktató-könyvet kell nyitni.
105. Az irat átvevõjének és iktatásra jogosultnak az ira-tot a beérkezést követõ egy munkanapon belül be kell ik-tatnia.
b)az iktatás évét, hónapját, napját, c)az iktatószámot,
d)az érkezett irat és mellékleteinek számát, példánysor-számát, lapszámát.
107. Téves iktatást az elektronikus iktatókönyvben je-lölni kell. A tévesen iktatott iratról felvett adatok törlését a számítógépes iratkezelõ rendszer nem engedi, a tévesen kiadott iktatószám újból nem használható fel.
Szignálás
108. Az ügyviteli csoport az iratokat (érkeztetést és ikta-tást követõen) az illetékes szervezeti egység vezetõjének vagy a vezetõ megbízottjának kézbesítõ útján továbbítja.
109. Az irat szignálására jogosult vezetõ mind az érke-zett, mind a saját kezdeményezésû irat esetén az elõadói ívre vezeti rá a szignálási adatokat.
110. A szervezeti egység ügykezelõjének az irat, illetve az elõadói ív ügyintézésre történõ átadása elõtt fel kell vennie a szignálási adatokat a számítógépes iratkezelõ rendszerbe. Ha a feladat saját kezdeményezésû irat készí-tése, az iratot be kell iktatni. Amennyiben a saját készítésû irat elkészítése okafogyottá válik vagy kiadmányozása elmarad, iktatószámot téves iktatásként zárolni kell.
Ügyintézés
111. Az ügyintézõnek az általa átvett iratokat iktató-szám, lapszám szerint ellenõriznie kell és meg kell néznie, hogy szükség van-e a szokásostól eltérõ különleges eljá-rásra.
112. Az ügyintézõ az „azonnal” jelzésû iratokat hala-déktalanul, a „sürgõs” jelzésûeket soron kívül, az „egyéb”
iratokat érkezésük és fontosságuk sorrendjében, de legké-sõbb olyan idõben köteles elõkészíteni, hogy azt a kiadmá-nyozásra jogosult 30 napon belül aláírhassa.
113. A szervezeti egység vezetõje által kijelölt ügyinté-zõ köteles az elintézetlen iratairól a munkáltatói jogkör gyakorlóját havonta tájékoztatni.
114. A szervezeti egység vezetõje köteles folyamatosan figyelemmel kísérni az ügyintézõk elintézetlen ügyiratait az intraneten is elérhetõ számítógépes iratkezelõ rendszer segítségével.
115. Minden ügyintézõ felelõs a gondjaira bízott iratok megõrzéséért. Amennyiben távozik a minisztérium állo-mányából, vagy szervezeti egységet vált, úgy köteles a rá szignált, valamint a nála fellelhetõ iratokat rendezett
álla-potban a szervezeti egység ügykezelõjének átadni, aki gondoskodik az elintézetlen iratok más ügyintézõre szig-nálásának az elindításáról, vagy az ügyviteli csoportnál átmeneti irattárba helyezésérõl.
Kiadmányozás
116. Külsõ szervhez vagy személyhez küldendõ iratot csak a Szervezeti és Mûködési Szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkezõ személy írhat alá.
117. Az irat akkor minõsül hiteles kiadmánynak, ha:
a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezûleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, és a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá
b)azon a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzõlenyomata is szerepel.
118. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendõ a kiadmá-nyozó neve mellett az „s. k.” jelzés vagy a kiadmákiadmá-nyozó alakhû aláírás mintája és a kiadmányozó szerv bélyegzõle-nyomata.
119. A Minisztériumnál keletkezett iratokról az iratot õrzõ szervezeti egység vezetõje/ügyintézõje hitelesítési záradékolással jogosult papír alapú másolatot is kiadni.
Expediálás
120. A kiadmányozott iratokat az érintett címzetthez, címzettekhez továbbítani kell.
121. Az elintézett, kiadmányozott irat továbbításra tör-ténõ elõkészítésérõl a szervezeti egység ügykezelõje gon-doskodik.
122. A kiadmányozott ügyiratokat a tisztázatokkal együtt a szervezeti egység ügykezelõjének kell átadni, az ügykezelõ csak teljes ügyiratokat köteles átvenni.
123. A szervezeti egység ügykezelõjének ellenõriznie kell, hogy az aláírt, hitelesített és bélyegzõlenyomattal el-látott leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, továbbá, hogy a szükséges mellékletek csatolása megtör-tént-e.
124. Amennyiben a fenti rendelkezések megvalósultak, úgy a szervezeti egység ügykezelõje az ügyiratot expediá-lás céljából az ügyviteli csoport munkatársainak továb-bítja, aki gondoskodik annak továbbításáról.
125. Az ügyviteli csoport munkatársai az elektronikus iratkezelõ rendszerben is ellenõrzik, hogy megfelelõen ke-rült-e kitöltésre a címzett szerv, személy neve, címe,
vala-mint bejegyzésre kerül az irat fajtája és a továbbítás módja az elektronikus iktatókönyv megfelelõ rovataiba.
126. A küldeményeket ezt követõen az ügyviteli csoport iratkezelõi a továbbítás módja szerint (posta, kézbesítõ, fu-társzolgálat stb.) csoportosítják.
127. Elektronikus levélben akkor lehet iratot küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan nyújtotta be, vagy azt kifejezetten kéri és a kiadmányozó vezetõ engedélyezte.
Amíg a Minisztériumban a fokozott biztonságú aláírás, idõbélyegzõ, szervezeti aláírás bevezetése nem történik meg, addig a papír alapú hiteles változatot minden esetben meg kell küldeni. A papír alapú példány megküldésérõl a címzettet az elektronikus levélben tájékoztatni kell.
128. A küldeményeket kiadmányozást követõ munka-nap reggelén kell eljuttatni a postára.
129. Expediálást követõen az ügyiratok csak azokban az esetekben kerülhetnek vissza a szervezeti egységekhez, ha abban a késõbbiekben érdemi ügyintézés várható. Eb-ben az esetEb-ben az ügyviteli csoport nem „átmeneti irattár-ba” adja fel az iratokat, hanem „ügyintézésre”.
130. Azon iratok esetében, ahol érdemi ügyintézés az ügymenetben nem várható, az adott ügy elintézett, az ira-tok nem kérhetõk fel expediálást követõen az ügyviteli csoporttól. Az ügyviteli csoportnál található átmeneti irattárba történik az elhelyezésük.
131. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell mellékelni.
132. Ha a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinte-ni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézõnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezelésérõl.
Hitelesítési eszközök nyilvántartása
133. Kiadmányozáshoz az állami címerrel és sorszám-mal ellátott bélyegzõt kell használni.
134. A kiadott bélyegzõkrõl és aláírás bélyegzõkrõl nyilvántartást kell vezetni, melynek vezetéséért az Ügyke-zelési osztály vezetõje a felelõs.
Az irat határidõ-nyilvántartásba helyezése 135. A szervezeti egység ügykezelõjénél határidõ-nyil-vántartásba kell helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeesõ intézkedés elvégzése, fel-tétel bekövetkezése vagy megszûnése után válik lehetõvé.
A határidõ-nyilvántartásba helyezett iratokat elkülönítet-ten kell kezelni az érdemi ügyintézés alatt álló iratoktól.
Az iratokat a határidõként megjelölt naptári napok,
vala-kedés céljából.
136. A határidõt az ügyben érdemben eljáró ügyintézõ-nek az elõadói íven év, hó, nap megjelölésével fel kell tün-tetnie.
137. A határidõ az elektronikus iktatókönyv „irattári ha-táridõ” rovatában is szerepel.
Irattározás
138. Az elintézett ügyiratokat, amelyeknek kiadmá-nyait, egyéb kimenõ iratait továbbították, vagy amelyek-nek irattározását elrendelték, irattárba kell helyezni.
139. Az ügyiratot csak a fõszámon és csak akkor lehet irattárba tenni, ha az ahhoz tartozó valamennyi irat fizikai-lag és a számítógépes iratkezelõ rendszerben is együtt van az irattározó szervezeti egységnél. Ezért az egyes alszá-mos iratokat be kell gyûjteni és az elektronikus átadó-könyvben át kell adni/venni.
140. Az irattárba helyezés elõtt az ügyintézõnek az ügy-irathoz hozzá kell rendelnie az irattári tételszámot. A irat-tári tételszámot az iratirat-tári terv szerint leghosszabb ideig megõrzendõ irathoz kell igazítani.
141. Az ügyintézõnek a feleslegessé vált munkapéldá-nyokat és másolatokat az ügyiratból (ha ez még nem tör-tént meg) ki kell emelnie és selejtezési eljárás mellõzésé-vel megsemmisítenie.
142. Az irattárba helyezés elõtt az ügyviteli csoport munkatársának kell ellenõriznie, hogy a kiadmányozó ál-tal elõírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.
143. Az átmeneti irattár a keletkezéstõl számított 1 évig õrzi az elintézett iratokat, majd azokat a központi irattár-nak adja át további kezelés céljából.
144. A központi irattárban az iratokat éves csoportosí-tásban, az irattári tervnek megfelelõ tételszám alatt kell el-helyezni. Az egyes irattári tételeken belül az iratokat ikta-tószámuk szerinti sorrendben szükséges lerakni.
145. A központi irattárban az iratokat eredeti alakjuk-ban, kiterítve, hajtogatás nélkül, dobozban vagy megfelelõ iratborítóban kell tárolni. A dobozokon fel kell tüntetni az évszámot, az iktatószámot és az irattári tételszámot.
146. A Minisztérium munkatársai a Szervezeti és Mû-ködési Szabályzatban rögzített jogosultságok alapján az
146. A Minisztérium munkatársai a Szervezeti és Mû-ködési Szabályzatban rögzített jogosultságok alapján az