Az információs hálózat kiépítése

III.2.1.KAPCSOLATFELVÉTEL A PARTNEREKKEL

Ahogyan arról már az előző fejezetben volt szó, mind a televíziós szerkesz-tőségek, mind a szabadúszó stábok számára elengedhetetlenül fontos, hogy elérhetővé tegyék saját magukat, elérjék, hogy a potenciális partnerek meg-találják őket az információikkal.

Amikor egy televízió vagy egy stáb megkezdi a működését, ki kell ala-kítania a saját információs hálózatát – később pedig ezt folyamatosan frissí-tenie kell. Fel kell vennie a kapcsolatot azokkal az intézményekkel, szerve-zetekkel, egyesületekkel, önkormányzatokkal, kormányzati szervekkel, pár-tokkal, kommunikációs ügynökségekkel, alapítványokkal stb., amelyek le-fedettségi területén jelentősek.

Ma már a legtöbb szervezetnek van sajtólistája, amelyre a sajtóorgá-numok, illetve azok munkatársai felírathatják különféle elérhetőségeiket.

Ezen szervezetek többnyire örömmel küldenek meghívót a rendezvényeikre, sajtótájékoztatóikra, és postázzák nekünk a sajtóközleményeket, hírlevele-ket, amelyekben informálnak bennünket a náluk zajló eseményekről, az ál-taluk hozott intézkedésekről. Az információtovábbítás módjaitól függően több szintű információs hálózatot hozhatunk létre.

III.2.2.AZ E-MAIL-RENDSZER KIALAKÍTÁSA

Napjainkban a legtöbb szerkesztőség munkája az e-mail-rendszeren alapul, hiszen az információk így gyorsan, pontosan, költségek nélkül célba juttat-hatók.

Ha az e-mail címünk felkerült a megfelelő szervezetek sajtólistáira, ak-kor folyamatosan kapni fogjuk tőlük a híreket, képet kaphatunk ténykedé-sükről, bekapcsolódhatunk a közélet véráramába. Az e-mail előnye, hogy (ha jól van megszerkesztve, akkor) tartalma gyorsan és könnyen áttekinthe-tő, ugyanakkor csatolmányként sokrétű és információgazdag háttéranyag is eljuthat az újságíróhoz.

E-mailben legtöbbször rendezvényekre, sajtótájékoztatókra invitáló meghívókat kapunk. A feladó sok esetben kéri, hogy jelezzünk vissza, részt kívánunk-e venni az eseményen. Elképzelhető, hogy a részvételhez szüksé-ges regisztráció felületének linkjét is mellékelik. A további gyümölcsöző kapcsolat érdekében érdemes segíteni egymás munkáját azzal, hogy az ilyen kéréseknek eleget teszünk, a regisztrálásra, visszajelzésre vonatkozó határ-időket betartjuk.

III.2.3.TELEFONOS RENDSZER LÉTREHOZÁSA

A legtöbb szervezet sajtólistája telefonszámokat is tartalmaz. A telefonhí-vásokkal általában csak ráerősítenek az e-mailben küldött invitálásokra, fel-hívnak bennünket, hogy megkaptuk-e a sajtóanyagot, megyünk-e forgatni, beszámolunk-e a témáról. A sajtóreferensek, kommunikációs munkatársak a telefonhívás módszeréhez folyamodnak akkor is, ha hirtelen hívnak össze sajtótájékoztatót, mert például egy politikus gyorsan szeretne reagálni az őt ért kritikákra. A rendőrség, a tűzoltóság vagy a katasztrófavédelem illetéke-sei olykor kör sms-eket küldenek a sajtónak egy-egy baleset vagy vészhely-zet kapcsán.

Az információáramlás általában nem csupán intézményi szinten zajlik.

A sajtóreferensek szívesebben hívják fel a személyesen ismert újságírókat, szerkesztőket, mint a szerkesztőségek központi telefonszámát. Ha közvetlen kapcsolat alakul ki sajtóreferens és televíziós szerkesztő-riporter között, az utóbbiak is tudnak egyenesen a sajtóreferenshez fordulni kérdéseikkel ahe-lyett, hogy az intézmény központi számával próbálkoznának. A munka így mindkét fél számára gördülékenyebb.

III.2.4.HAGYOMÁNYOS, POSTAI LEVELEZŐRENDSZER

Lassúsága miatt a szervezetek, ügynökségek nem ezt használják elsődleges tájékoztatási csatornaként. Nagyon sok eseményhez nem is készül papír alapú, postázható meghívó, hiszen azok tervezése és nyomtatása sok időt venne igénybe és költségekkel járna. Ha azonban rangos, protokolláris, jó előre megtervezett eseményről, ünnepségről, díjátadóról, megnyitóról, tár-sasági eseményről van szó, amelyhez készül szép kivitelű nyomdai meghí-vó, azt rendszerint a sajtónak is postázzák. Gyakori, hogy ezekhez melléke-lik a belépőjegyeket vagy fogadásokra invitáló kártyákat.

III.2.5.SAJTÓSZOBA-REGISZTRÁCIÓK

A nagyobb intézmények gyakran hoznak létre a weblapjukhoz kapcsolódó virtuális sajtószobát. Ezekbe regisztrálás után felhasználónévvel és jelszóval lehet belépni. Belépve rendelkezésünkre állnak az archív és a friss sajtóköz-lemények, háttéranyagok, meghívók. A megadott e-mail címünkre értesítést kérhetünk az új anyagok feltöltéséről.

III.2.6.KÖZÖSSÉGI OLDALAKON KÖZZÉTETT INFORMÁCIÓK

Napjainkban az újságírók és szerkesztő-riporterek számára fontos informá-ciószerzési forrást jelentenek a közösségi oldalak. Egyre gyakoribb az is,

hogy a sajtóorgánumok profilokat hoznak létre különféle közösségi oldala-kon, hogy az ott keringő információkat is elcsíphessék, ismeretségbe, közös körökbe, csoportokba kerüljenek a számukra érdekes szervezetekkel és ma-gánszemélyekkel, láthassák azok bejegyzéseit és eseményeit – ugyanakkor a csatorna vagy a műsorszerkesztőség önmagáról is közzé tehet információ-kat partnerei számára.

III.2.7.SZEMÉLYES INFORMÁTOROK

Nem ritka, hogy a szerkesztő-riportereknek vannak személyes informátorai, bennfentesei, „téglái” is, akik időnként friss információkat szállítanak neki egy adott intézménnyel, szervezettel kapcsolatban. Ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy ők nem publikus, titkos információkat szivárogtatnak ki, egysze-rűen csak arról van szó, hogy felhívják a szerkesztő figyelmét bizonyos tör-ténésekre vagy összefüggésekre. A barátoktól, ismerősöktől is származhat-nak „fülesek”, azaz elmesélhetik nekünk, hogy a saját köreikben mi érdekli az embereket, vagy milyen események tartják őket lázban.

Persze, vannak olyan egyének is, akik kereskednek a birtokukba jutott információkkal: anyagi ellenszolgáltatások vagy különféle előnyök remé-nyében „súgnak” a sajtónak. Az ilyen informátorokkal fokozott elővigyáza-tossággal kell bánni, a tőlük származó információkat alaposan le kell ellenő-rizni.

III.2.8.A SZEMÉLYES KAPCSOLATHÁLÓ ÉS A SAJÁT ADATBÁZIS SZEREPE

Egy szerkesztő-riporter nem hagyatkozhat kizárólag arra az információs bá-zisra, amelyet azon csatorna/szerkesztőség hozott létre, amelynél dolgozik.

Érdemes kiépítenie személyes kapcsolathálót is, amely mindig, mindenhol a rendelkezésére áll. (Ennek különösen akkor nő meg a jelentősége, ha a tele-víziós újságírónak történetesen megszűnik a munkaviszonya, máshová megy dolgozni, vagy szabadúszóként próbál boldogulni.)

Fontos, hogy ne csak a munkahelyünk alakítson ki partneri viszonyokat, de mi magunk személy szerint is jó viszonyt ápoljunk a közszereplőkkel, sajtóreferensekkel, intézményi kommunikátorokkal, döntéshozókkal. Ne ve-szítsük el az elérhetőségeit, névjegykártyáit azoknak, akikkel már dolgoz-tunk együtt, vagy akik információkat, interjút adtak nekünk! Hiszen, ha van ilyen adatbázisunk, akkor egy újabb feladat megoldása során már tudjuk, hogy hová fordulhatunk közvetlenül, kit hívhatunk fel, hogyan szervezhet-jük le a találkozót, forgatást – ezáltal rengeteg időt, utánajárást, telefonálga-tást spórolhatunk meg.

Készítsünk saját adatbázist! Ezt vezethetjük digitálisan, elektronikus jegyzetként vagy táblázatos formában, de akár hagyományos módon egy

noteszben is. A név mellé mindig jegyezzük fel, hogy az illető milyen in-tézményhez köthető, milyen munkát végez, hiszen rengeteg emberrel lesz kapcsolatunk, és fennáll a veszélye, hogy egy idő után csupán a névről nem fog beugrani, hogy ki is az illető. Minél több időt tölt el valaki a pályán, an-nál több embert ismer meg, anan-nál több intézményben mozog otthonosan, annál több név és telefonszám kerül a személyes adatgyűjteményébe – ami ezáltal egyre értékesebbé válik, hiszen nagyban megkönnyíti és meggyorsít-ja a munkát.