(Lásd FÜGGELÉK 6. ábra.) A Formátum listában történt kijelölés a mellette levő Formá-zás nélkül gomb megnyomásával szüntethető meg. Ezt használata után feltétlenül tegyük meg, mert újbóli előhívása során a kereső ablak mindig az előző állapotában jelenik meg. (Akkor is, ha előtte töröljük a tartalmát. Az újonnan beírt szót a régi, meg nem szüntetett formajegyek alapján fogja keresni. Ha szerencsénk van semmit sem fog találni. Ekkor rájövünk a hiba okára, és megszüntetjük a korábbi formázást. A bonyodalmak elkerülése érdekében a formázások megszüntetése után írjunk be egy betűt a Keresett szöveg beviteli mezőben, és végezzünk egy keresést. Utána már nyugodtan bezárhatjuk a kereső ablakot. Újbóli megnyitása esetén már csak ezt az egy betűt kell kitörölni belőle.) A Word bezárása is megszünteti a formázásokat. Újranyi-tásakor a Keresés ablak alapállapotban fog megjelenni.
13) Idegen szavak keresése esetén előfordul, hogy nem emlékszünk a kifejezés pontos írásmódjá-ra. Ez nagy baj, mert ha csak egyetlen ékezetben eltér a beírt szó a keresettől, a program azt fogja válaszolni, hogy nem találja. Ilyenkor nyomjuk meg az Egyebek gombot, és Keresési beállítá-sok szektorban aktiváljuk a Behelyettesítéssel utasítást, majd tüntessük fel azt a szótöredéket, amit ismerünk belőle. Utána rövid szavaknál alkalmazzuk a kérdőjelet, mint dzsókerkaraktert, amely bármilyen betűt helyettesít. (Írjuk be a keresett szót, és amelyik betűben nem vagyunk biztosak, oda üssünk be egy ? -et.) Egyszerre több betűt is pótolhatunk ily módon. Ekkor a ke-reső program figyelmen kívül hagyja a dzsókerkarakterrel jelölt betűket, és a többi alapján azo-nosít. Ez esetben több hasonló szónál is megállhat, ahol nekünk kell eldöntenünk, hogy az-e a keresett kifejezés. Az egymás melletti bizonytalan karakterek pótlására létezik egy másik dzsókerkarakter, a
*
. Amikor több olyan betű is van, amelyre nem emlékszünk, írjuk le azt a kettőt, amelynek létezésben biztosak vagyunk, és üssük be közéjük a karakterláncot helyettesítő*
jelet. (A*
jel nem csak egy ismeretlen karaktert helyettesít, hanem többet is. Ezért ha több egymás utáni karakterre nem emlékszünk, elég egyszer leütni a*
jelet.) Amennyiben a két is-mert karakter a szó első és utolsó betűje, előttük és utánuk nyomjuk le a szóköz billentyűt. Így csak az önálló szavakat keresi ki, a szótöredéket nem. Előfordulhat, hogy kérdőjel, vagy egy csillag is szerepel a keresett kifejezésben. Ilyenkor úgy különböztethetjük meg a helyettesítő karakterektől, hogy egy fordított per jelet (backslash) írunk eléjük ily módon: \? és \*. A folya-matban levő keresés az Esc billentyűvel állítható le.14) A Word ugyan nem képes tartalom szerinti keresésre, mint az internetes kereső programok, de megfelelő karaktersorozat beírásával bonyolultabb keresési szempontoknak is képes eleget tenni. Ha pl. egy hosszú dokumentum tele van hivatkozási címekkel, amelyek különböző forrá-sokra utalnak, aktiváljuk ismét a Behelyettesítéssel utasítást, és gondoljunk arra, hogy milyen szótöredékre, karakterekre emlékszünk a keresett címből. Ha csak az „ACD” betűjelekre
em-lékszünk, és arra hogy előtte valamilyen szám állt, de nem nulla, utána pedig egy háromjegyű szám, melynek utolsó tagja a 6-os volt, akkor ezt írjuk be a Keresett szöveg beviteli mezőbe:
<(1-9)ACD[0-9]{2}6. Ebben a karaktersorozatban a < jel arra utal, hogy az utána álló karakter egy szó előtt áll. Az (1-9) kód mutatja, hogy ez az előtag egy szám, 1 és 9 között. Az írásjelek nélkül álló ACD szó vagy kódjel pontos egyezést követel a programtól a keresés során. Utána ismét egy utalás következik arra, hogy 0 és 9 közötti számokat kell keresni: [0-9]. Ráadásul nem egyszer, hanem kétszer, ami az utána következő {2} kódból derül ki. Végül egy konkrét szám, a 6 következik, ami szintén pontos egyezést ír elő. A következő gombra kattintva a prog-ram megkeresi nekünk azokat a hivatkozási címeket, amelyek között nagy valószínűséggel megtaláljuk a bennünket érdeklőt. Ez a módszer kiválóan alkalmas gépjárműrendszámok, társa-dalombiztosítási kártyák és egyéb igazolványok keresésére is. Precíz karaktersorozattal a több százezer lehetséges változat közül csak néhány tucatot kell ellenőriznünk. (Ha nem kapunk egy találatot sem, valószínűleg elrontottunk valamit a beírásnál. Pl. rendszámtábláknál nem tüntet-tük fel a betűk és a számok közötti kötőjelet.)
15) A keresőoperátorokat többféle módon is használhatjuk. Számuk és alkalmazásuk teljes listá-ja az Office Súgóban található. Elérési útvonal: Microsoft Office Word súgólistá-ja Keresés be-viteli mező:Keresés és csere helyettesítő karakterekkel Szöveg vagy egyéb elem keresése és cseréje Keresés helyettesítő karakterekkel szektor Helyettesítő karakterek keresés-hez és cserékeresés-hez. Ha ennél is bonyolultabb keresési feladatot kell megoldanunk, menjünk vissza az előző táblához, és aktiváljuk a Szöveg vagy egyéb elemek keresése és cseréje – problé-mamegoldás Helyettesítő karakterek használatakor a Word nem keres meg bizonyos elemeket utasításokat. Itt további helyettesítő karaktereket találunk. A keresőoperátorok szok-ványos szövegben is jól használhatók. Pl. ha jól emlékszünk rá, hogy a szótöredék hiányzó be-tűje egy p és u betű közötti karakter volt, akkor írjuk be a helyére a [p-u] kódot. Erre a program felkutatja a lehetséges variációkat. Mivel egy átlagszövegben csak értelmes szavak fordulnak elő, a választék nem lesz túl nagy. Könnyen megtaláljuk köztük az igazit. Még gyorsabb ered-ményre számíthatunk, ha határozottan emlékszünk rá, hogy a hiányzó betű pl. p vagy r vagy s.
Ekkor a szögletes zárójelek közé ezt írjuk: [prs]. Nehezebb helyzetben vagyunk, ha nem tudjuk, hogy milyen betű állt a hiányzó helyén, de azt igen, hogy milyen nem lehetett. Az ábécé sok be-tűből áll, ezért sok találat várható a szókeresésnél.
16) A kizárható betűk feltüntetésével azonban jelentősen lerövidíthető a lista. Amennyiben hatá-rozottan emlékszünk rá, hogy a hiányzó betű nem az ábécé végén állt, zárjuk ki az x, az y és a z betűket, így: [!xyz]. A felkiáltójel arra utasítja a programot, hogy ezt a három betűt ne vegye fi-gyelembe. Ha biztosak vagyunk benne, hogy a keresett betű a h után következett, akkor zárjuk ki az ábécé elején álló karakterállományt: [!a-h]. Sokan elfeledkeznek róla, hogy a „hogy, az „illetve”
és a „valamint” szavak elé általában vesszőt kell tenni. Emiatt az ellenőrzendő szöveg hemzseg a hullámos zöld vonallal aláhúzott nyelvhelyességi hibáktól. A minél kevesebb hibajelzés érdekében jobb ezektől a hibáktól egyszerre megszabadulni. Egy 800 oldalas dokumentumban a kereső ablak-kal egyenként végigsilabizálni a három kifejezést, hogy hol maradt el a vessző, elég fárasztó. A ki-záró keresés azonban itt is lerövidíti a keresést. Írjuk be a Keresett szöveg mezőbe a [!,] hogy, majd a [!,] illetve és a[!,] valamint keresőoperátorokat, és most már csak ott áll meg a Keresés és csere ablak, ahol hiányzik a vessző. (Ez az egyszerű operátor is csak akkor működik, ha nem felejtjük el aktiválni a Behelyettesítéssel utasítást.)
17) Igen eredményes keresési mód az ismétlődések jelölése. Pl. ha meg vagyunk győződve róla, hogy az u betű után két j betű következett, ezt a karakterláncot írjuk be: uj{2}. Telefonszámok és egyéb számsorozatok keresésénél igen hatékony az ismétlődési intervallum feltüntetése.
Amennyiben nem emlékszünk a keresett telefonszámra, de arra igen, hogy egymás után kettő vagy három esetleg négy 3-as szám volt benne, írjuk be hogy: 3{2;4}. A szó kezdete < kód al-kalmazásáról már volt szó. Ehhez hasonlóan működik a szó vége > kód is. Az adat szótő össze-tételeinek keresésekor pl. a <(adat) operátor az adatok, az adatsor stb. szóösszetételeket emeli ki. Vagyis minden olyan szót, amely adat-tal kezdődik. Az (adat)> operátor beviteli mezőben való feltüntetésekor a kereső program az adat-tal végződő szavakat keresi, pl. alapadat. Az
operátorok alkalmazása során ügyeljünk a zárójelek fajtájára! Ha összekeverjük a normál, szög-letes és a kapcsos zárójeleket, a kereső program nem fog működni. A különleges írásjeleket nem kell a billentyűzeten keresgélni, sőt arra sincs szükség, hogy megtanuljuk milyen keresés-hez milyen jel kell. Nyomjuk meg a Speciális gombot, és a felnyíló menüben megtaláljuk az össze segédjelet. Előtte fel van tüntetve az is, hogy milyen jellegű kereséshez használhatók.
Nekünk már csak rá kell kattintani a megfelelőre, és automatikusan megjelenik a kereső ablak-ban.
18) A Word Csere programjának különleges szolgáltatása a tulajdonnévcsere. Ha egy dokumen-tumot külföldre küldünk, a tévedések elkerülése érdekében a benne szereplők vezeték- és csa-ládnevét meg kell cserélni. Csak Magyarországon és Japánban áll elől a családnév. Minden más országban a keresztnév van elől, és ezt követi az utónévnek nevezett családnév. Ebben nem sok logika van, mivel a családnév a fontosabb. Ezért lexikon-, szótár-, telefonkönyv- és különféle nyilvántartások szerkesztésénél a nyelvükre oly büszke angolok, németek, franciák is kénytele-nek megfordítani a nevüket. Ebből aztán különféle nyakatekert, kötőjelekkel megtűzdelt betű -vastagításokkal kiemelt névösszetételek születnek, ami egyértelműen utal arra, hogy ez egy kényszermegoldás. Mivel a világban ez a természetellenes forma terjedt el, így nem tehetünk mást, mint alkalmazkodunk hozzá. Több tucatnyi név megfordítása azonban nem kellemes te-vékenység. Szerencsére nincs is rá szükség. Hívjuk elő a Csere ablakot, és a Keresett szöveg beviteli mezőbe tüntessük fel a normális magyar nevet. (Mind a családi, mind a keresztnevet te-gyük zárójelbe.) Utána a Csere erre beviteli mezőbe írjuk be a \2 \1 kódot. A Csere gomb megnyomása után a vezeték és családnév automatikusan felcserélődik. Amennyiben több he-lyen is szerepel az illető neve, az Összes cseréje gombra kattintsunk.
19) Nevekből álló listák esetén még könnyebb dolgunk van. Ebben az esetben nem kell beírni az egyes neveket a Csere ablak beviteli sávjaiba. Alkossunk egy összetett kereső karakterláncot, amely minden névre ráillik. Az előhívott Csere ablakban most is adjuk ki a Behelyettesítéssel utasítást, majd a Keresett szöveg beviteli mezőbe írjuk be a következő operátort: <([A-Z]*) (*[a-z])>. A Csere erre beviteli mezőbe a \2 \1 operátor kerüljön. (Ügyeljünk rá, hogy mind-két operátor mind-kéttagú! Közöttük van egy szóköz ugyanúgy, ahogy a család és a keresztnevek kö-zött.) A Következő gombot megnyomva indítsuk el a programot. Ha az első nevet teljes mér-tékben kijelöli, kattintsunk a Csere gombra. Amennyiben rendben megtörtént a csere, kattint-sunk az Összes cseréje gombra. Erre a lista összes tételében végbemegy a névcsere. Ha a ne-veknek nem csak a kezdőbetűi nagyok, hanem az egész csupa nagybetűből áll, az operátor má-sodik tagjába is nagybetűket írjunk: [A-Z]. (Nem érdemes egyenként cserélgetni a neveket, mert lépésről lépésre haladva az előző utónév és a következő előnév között is létrejön egy kije-lölés, ami csak a következő lépésben szűnik meg.)
20) A globalizálódás következtében mind gyakrabban kapunk külföldről dokumentumokat. Ezek között akadnak statisztikai kimutatások is, tele dátumokkal. Közülük legtöbb félreértést az ame-rikai dátummal ellátott listák okoznak. Az Egyesült Államokban ugyanis pl. a 2003. január 2-át így rövidítik: 01-02-03. Ez sok tévedést okozhat, ami elengedhetetlenné teszi a dátumok magya-rítását. Ez a feladat szintén a szövegszerkesztőre vár. Nem kell azonban egyenként cserélgetnünk őket, mert összetett operátorokkal ezeknek az átforgatása is megoldható. Az előhívott Csere ab-lakban ismét adjuk ki a Behelyettesítéssel utasítást, majd a Keresett szöveg beviteli mezőbe ír-juk be a következő operátort: <([0-9]*)-([0-9]*)-([0-9]*)>. A Csere erre beviteli mezőbe a
\3.\1.\2. operátor kerüljön. A csere végeztével az előző dátum így fog kinézni: 03.01.02. Még érthetőbb lesz, ha a Csere erre beviteli mezőben az év elejét, a 20-as számot az operátor elé ír-juk. Így: 20\3.\1.\2. Ebben az esetben a magyarosított dátum ily módon alakul: 2003.01.02. Ez már mindenkinek egyértelmű lesz. Ily módon a magyar, illetve az európai országokban haszná-latos dátumok is átalakíthatók amerikaira. (Természetesen csak akkor, ha számokból állnak.) Ez esetben a Keresett szöveg mezőbe a <([0-9]*).([0-9]*).([0-9]*)>, a Csere erre-be pedig a
\2-\3-\1 operátort kell beírni. Az évszám szövegállományban történt feltüntetési módjának nincs je-lentősége. Példaként a folyó évet felhozva a 2003. és a 03. formulát egyaránt jól kezeli. Eszerint a 03.01.02. dátum 01-02-03 -má, a 2003.01.02. forma pedig 01-02-2003 -má alakul.
21) Sok esetben zavart okoz a törtszámok eltérő jelzése is. Amerikában az egész számokat és a tizedes számokat nem vessző választja el egymástól, hanem pont. Ennek lecserélése, európaizá-lása sem okoz gondot. Ránézésre kézenfekvőnek látszik a megoldás: A Keresett szöveg bevite-li mezőbe írjuk be egy pontot, a Csere erre mezőbe pedig egy vesszőt. Aztán már csak az Összes cseréje gombra kell rákattintani. Ez az egyszerű eljárás valóban jól alkalmazható egy olyan lis-tában, amelyben csupa törtszámok vannak. Ilyen dokumentum azonban ritkán akad a kezünkbe.
A legtöbb anyag vegyesen tartalmaz szöveget és számokat. Ez esetben pedig a sorvégi pontok is vesszőre cserélődnek. A tizedes pontok megkülönböztetése csak operátorokkal lehetséges. A Csere ablakban megint adjuk ki a Behelyettesítéssel utasítást, majd a Keresett szöveg beviteli mezőbe írjuk be a következő operátort: ([0-9]{1;}),([0-9]{1;}). A Csere erre beviteli mezőbe a
\1,\2 operátor kerüljön. Indítsuk el a programot a Következő gombbal, és ha az első számot he-lyesen változtatja át, megnyomhatjuk az Összes cseréje gombot is. Ez a módszer visszafelé is működik. Európai tizedes vesszőket is átalakíthatunk tizedes pontokká. ilyenkor a Keresett szöveg mezőbe vesszőt, a Csere erre-be pedig pontot kell tenni a kéttagú operátorok közé.
22) A Keresés-Csere program lehetőséget ad a betűstílusok megváltoztatására is. Amennyiben pl. a vastagítással kiemelt szövegrészeket karakteresebb, figyelemfelkeltőbb betűtípusra szeret-nénk lecserélni, nem kell minden egyes szót, mondatot egyenként kijelölni, és a betűtípusát átállí-tani. Hívjuk elő a Csere ablakot, és kattintsunk az egérkurzorral a Keresett szöveg beviteli me-zőbe, majd nyomjuk meg az Egyebek gombot. A lenyíló táblában kattintsunk a Formátum gombra, majd adjuk ki a Betűtípus utasítást. A tovább nyíló Betűtípus keresése ablakban akti-váljuk a Betűtípus fület. A feltáruló tábla Betűtípus kijelölősávjába állítsuk be a kicserélendő betűtípust (pl. Times New Roman). A Betűstílus kijelölősávban a lecserélendő betűk formáját (jelen esetben: Félkövér) adjuk meg. Amennyiben több betűméretű kiemelés is található a szö-vegben, állítsuk be a lecserélendőt a Méret kijelölősávban. Utána nyomjuk meg az OK gom-bot, és helyezzük az egérkurzort a Csere erre kijelölősávba. A Formátum és a Betűtípus gombokra kattintva ismét hívjuk elő a Betűtípus keresése beállító ablakot. Most a Betűtípus kijelölősávba azt a betűtípust állítsuk be, amelyet látni szeretnénk a szokványos Times New Roman helyett (pl. Century Gothic). A Betűtípus és a Méret kijelölősávokat az előzővel meg-egyezőre állítsuk.
23) Az OK gomb megnyomása után elkezdhetjük a cserét. Kattintsunk a Következő gombra.
Kijelölődik az első kiemelés. Ha meg akarjuk változtatni, nyomjuk meg a Csere gombot. az Összes cseréje gombra kattintva a program egy pillanat alatt lecseréli az összes kiemelés betű -típusát. Ezzel a lehetőséggel most sem nem célszerű élni, mert lehetnek olyan helyek, ahol nem kívánatos a csere. Ezen a módon lehet átalakítani a különböző színű kiemeléseket is. Ha koráb-ban egyes szövegrészeket kék színű betűkkel jelöltünk, és szeretnénk megváltoztatni pirosra, nem kell őket egyenként átszínezni. Ez esetben is a Betűtípus táblát hívjuk elő. Most csak a Szín kijelölősávot használjuk. A Keresett szöveg kijelölősávba állítsuk be a kék színt. Az OK gomb megnyomása után a Csere erre kijelölősávba a piros színt állítsunk be. Az OK gomb is-mételt megnyomása után itt is elkezdhetjük a cserét.
24) Végül ne felejtsük el a Keresett szöveg és a Csere erre beviteli mezőket visszaállítani for-majegy nélküli állapotra. Mint már tudjuk a forfor-majegyek megszüntetésének legegyszerűbb módja, hogy a lenyitott Keresés és csere ablakban a Formázás nélkül gombra kattintunk. Vé-gül nyomjuk meg a Vissza gombot is, hogy a későbbi normál használat során a kereső ablak minél kevésbé takarja el a munkalapot. Miután végeztünk a szavak, mondatrészek cseréjével, kattintsunk a Keresés fülre, mert a következő megnyitásnál valószínűleg a Keresés ablakra lesz szükségünk. Az alaphelyzetbe állítás azonban nem ér semmit, ha nem végzünk egy egyszerű keresést. E nélkül ugyanis a Keresés és csere ablak a korábbi beállításban tér vissza. Ezért ír-junk be egy bármilyen karaktert (pl. k betű), és indítsunk el egy keresést. Most már bezárhatjuk a Keresés ablakot.
25) Ha a szövegállomány mindkét programban rendelkezésre áll, és abszolút biztosra akarunk menni, akkor a PageMaker-es változatban végezzük a keresést. A PM keresőprogram ugyanis sohasem „sztrájkol”, nem fordul elő, hogy ne találjon meg valamit. A Find gomb megnyomása,
vagyis a kereső program elindítása előtt azonban ne felejtsük el az All Puplications parancsot aktiválni. Ennek elmulasztása esetén csak abban a fejezetben keresgél, ami éppen a monitoron van. Ennek a részekre osztott működési módnak van egy nagy előnye is. A tartalomjegyzék ol-dalszámainak aktualizálása során pl. nem kezdi el keresgélni a rovatcímeket az egyes fejezetek-ben, hanem bent marad a tartalomjegyzékben. Még véletlenül sem lehet kiléptetni belőle, mint a Word-ös kereső ablakot. Ezáltal lényegesen gyorsabbá válik az oldalszámok ellenőrzése.
26) Bár a Word kereső programja szótöredékeket is megtalál, mégsem tökéletes. Ha keresünk egy mondatot a dokumentumban, és csak arra emlékszünk, hogy … van a végén, ne üssük be a három pontot a Mit keres beviteli sávba. A Word kereső programja ugyanis kettőnél több pon-tot nem hajlandó megkeresni. (Ezt is csak akkor, ha csupán két pont áll egymás mellett. A to-vábbgondolásra ösztönző a … ugyanis nem három pont egymás után, hanem egy önálló karak-ter.) A többi írásjellel nincs ilyen gond.) Amennyiben elkerülhetetlen a három pontból álló pontsorkeresés a szövegben, akkor a Mit keres beviteli sávba az Alt + 0133 billentyű kombiná-ció segítségével vigyük be a … -ot. Így a program már hajlandó lesz végrehajtani a keresést. A tartalomjegyzék vagy a tárgymutató részprogram által készített hosszú pontsorokat azonban így sem fogjuk megtalálni. A Word ugyanis a hosszú pontsorokat hármas pontokból rakja össze.
Ahogy elkezdjük leütni a pontokat egymás mellé, minden harmadik után tesz egy kis helyérték-szóközt, és a három pontból álló csoportokat átalakítja ASCII szabvány szerinti „hármas pont”
karakterré. (Ezért nem találja meg a kereső program.) A tartalomjegyzékben és tárgymutatóban viszont valódi, szabályos pontsorok vannak. Ezek a pontok azonban nem karakterek, hanem ol-dalszámmezőkhöz tartozó egységes egészet alkotó kitöltések. Csak mezőként kereshetők, a hozzájuk tartozó oldalszámokkal együtt.
27) PageMaker-ben nincsenek ilyen gondok. A kiadványszerkesztő programok szabályosan rak-ják egymás mellé a pontokat, és ezek bármilyen csoportosításban kereshetők, és könnyen meg-találhatók. Arra azonban ügyeljünk, hogy ha Word-ből másolunk át anyagot, akkor a … ASCII kód szerinti változata fog átmenni. Emiatt megtalálni is csak úgy tudjuk, ha a Find what bevi-teli sávba az Alt + 0133 billentyűkombinációval ütjük be a három pontot.
28) Terjedelmes dokumentumok esetén gondot okozhat, egy-egy ábra, táblázat, mező vagy láb-jegyzet megtalálása. Ha nem emlékszünk a szöveges tartalmukra, akkor a Keresés és csere ab-lak nem segít. Szerencsére a Word tartalmaz egy speciális keresést is erre a célra. Kevesen tud-nak róla, pedig naponta találkozunk vele. Amikor előhívjuk a Keresés ablakot, akkor többnyire a függőleges görgetősáv alatti körikonra kattintunk. (Így nem kell lenyitni a Szerkesztés menüt, sőt billentyűkombinációt sem kell alkalmazni.) Erre megjelenik egy kis ablak. Ebben az első nyíl piktogram az Ugrás ablakot jeleníti meg. Mi a második piktogramra szoktunk kattintani, amikor a Keresés és csere ablakra van szükségünk. A többi piktogram viszont speciális keresést is végezhetünk. A harmadikkal pl. módosításokat, a többivel pedig címsorokat, ábrákat, tábláza-tokat, mezőket, lábjegyzeteket, végjegyzeteket, megjegyzéseket kereshetünk, illetve lapozhat-juk a szöveget szakaszonként és oldalanként. Ehhez semmi mást nem kell tenni, mint a körikon alatti dupla nyíl ikonra kattintani. (Ha túlszaladunk rajta, a felette levő dupla nyíl ikonnal visz-szafelé haladhatunk.) Amennyiben az egérmutatót a dupla nyíl ikonon tartjuk, egy szövegbubo-rékban közli a program, hogy éppen milyen szövegobjektumot keresünk.
Helyesírás- és nyelvhelyesség-ellenőrzés
01) A Microsoft programok a jelenleg ismert helyesírási és nyelvhelyességi szótárak közül a leg-színvonalasabbakkal vannak ellátva. Ezért ha más szövegszerkesztő, illetve dokumentumszer-kesztő programot használunk, a szövegállományt akkor is érdemes Word-ben felgépelni, mert utána szinte hibátlanná tehető. A felgépelés befejezése után kattintsunk az Eszközök menü-gombra, és a lenyíló ablakban adjuk ki a Nyelvi ellenőrzés parancsot. (Ez a program a Szoká-sos eszköztár ABC jelű gombjával, vagy az F7 billentyűvel is aktiválható. Ezt követően megje-lenik a FÜGGELÉK 5. ábráján látható ablak.) Ha az anyag képeket is tartalmaz, az ellenő r-zés megkezdése előtt váltsunk át a dokumentumot Normál nézetre. Ekkor a képek eltűnnek,
háttérbe húzódnak, ami jelentősen növeli a hibakeresés sebességét. (Korszerű, nagy sebességű számítógépen erre már nincs szükség.) A megjelenő Nyelvi ellenőrzés ablakban aktiváljuk a Nyelvhelyesség utasítást. Erre azért van szükség, mert a program alaphelyzetben csak a helyes-írási hibákat vizsgálja. Ha a stílushibákat is javítani szeretnénk, akkor be kell kapcsolni a nyelvhelyesség funkciót.
02) Utána nyomjuk meg a Beállítások gombot. A tovább nyíló ablak Helyesírás szektorában ak-tiváljuk a Helyesírás-ellenőrzés beíráskor, és a Mindig legyen javaslat, a Nyelvhelyesség szektorában pedig a Nyelvhelyesség ellenőrzése beíráskor és a Bővített helyesírás-ellenőrzés utasításokat. Alatta az Ellenőrzési szempont kijelölősávba a Teljes ellenőrzés utasítást állítsuk be. Végül nyomjuk meg ezen az ablakon is a Beállítások gombot. Az újonnan nyíló ablak Nyelvtan és stílus beállítása listában lehet elrendelni, hogy a vizsgálat milyen nyelvtani és sti-láris szempont szerint történjen. A teljes hibamentesség érdekében célszerű mindenre kiterjedő ellenőrzést kérni. Ennek céljából nem kell az összes utasítást egyenként bekattintani. Elég az Alaphelyzet gombot megnyomni, és mind a 15 vizsgálati mód érvénybe lép. Kivételes esetek-ben azonban jól jöhet az it felsorolt kizárások valamelyike. Ha olyan dokumentumon dolgo-zunk, amely hemzseg az angol kifejezésektől (pl. egy számítástechnikai könyv), akkor érdemes érvényteleníteni az Idegen szavak szűrése utasítást. A magyar nyelvű helyesírás-ellenőrző se-gédprogram nem tudja ellenőrizni az angol szöveg helyes írásmódját, akkor meg minek jelezze ki őket. A sok, felesleges hibajelzés csak hátráltatja a munkát.
03) A legfontosabb vizsgálati mód azonban nincs közöttük. Sok URL-t és e-mail címet tartalma-zó dokumentumokban rendkívül idegesítő, hogy a helyesírás-ellenőrző segédprogram ezeket a címeket helyesírási hibának jelzi, és pirossal aláhúzza, ami nagyban lassítja a vizsgálatot. En-nek elkerülése érdekében lépjünk vissza a Helyesírás táblára, és a Helyesírás szektorban akti-váljuk az Internethivatkozások és fájlnevek kihagyása utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot. Ezt követően a helyesírás-ellenőrző program egyetlen URL címet sem jelöl ki hibás-ként. A gond az, hogy ez a beállítás nem csak erre a dokumentumra szól, hanem az egész Word-re. Innentől kezdve egyetlen dokumentumban sem ellenőrzi az internetes címeket. Ez nem baj, viszont ettől kezdve csak Vágólapon keresztül (Ctrl + C és Ctrl + V) tanácsos URL címeket beemelni a dokumentumokba, hogy hibátlanok legyenek.
04) A beállításokat nyugtázzuk az OK gombokkal, majd kattintsunk a helyesírás-ellenőrző ablak Indítás gombjára. A program elkezdi a vizsgálatot, és megáll az első hibánál, amit a felső ab-lakrészben tüntet fel piros vagy zöld színnel átírva. (Piros színnel jelöli a helyesírási hibákat, és zölddel stílushibákat.) Előtte és utána megjelenik a hibás szó szövegkörnyezete is. További tá-jékoztatásként a felső ablakrész felett megjelenik, hogy milyen jellegű ellenőrzés folyik, illetve a program szerint mi a hiba. Az alatta levő Javaslatok ablakrészben megjelenik az általa he-lyesnek tartott változat, kék mezőben feltüntetve. Stílushibáknál megmagyarázza, hogy miért találta helytelennek a kifejezést, vagy annak írásmódját, és mindjárt javaslattal is szolgál, hogy mit írjunk helyette. Amennyiben elfogadjuk, kattintsunk a Csere gombra. Több javaslat felkíná-lásakor jelöljük ki a nekünk tetszőt, és utána nyomjuk meg a Csere gombot. Ragozott kifejezé-sek esetén a javítást manuálisan kell elvégezni. (A Csere gomb megnyomásakor a helyes szó alapváltozata kerül a szövegbe. A program a lecserélt kifejezést nem képes a ragokhoz alakíta-ni.) Ha a program tévesen ítélte meg a helyzetet, mert abban a szövegkörnyezetben úgy kell használni a kifogásolt szót, ahogy írtuk, kattintsunk az Következő mondat gombra. Most ne használjuk a Szabály mellőzése gombot, mert ez esetben az egész szövegállomány összes ha-sonló hibáit átugorja, és nem biztos, hogy más szövegkörnyezetben is a jelenlegi szerint kell használni a kifogásolt kifejezést.
05) Bonyolult helyzetekben a program csak arra képes, hogy jelezze az értelmi hibát. Ilyenkor is szüneteltetni kell a vizsgálatot, és bele kell javítanunk a szövegbe. Ehhez nincs szükség semmi-lyen utasítás kiadására. Kattintsunk a szövegmezőre, mire a helyesírás-ellenőrző ablak inaktív-vá inaktív-válik. Utána jelöljük ki a hibásan írt betűket, szótagokat, és írjuk felül. Amennyiben a kur-zort húzva egész szavak jelölődnek ki, nem tudunk megállni a következő szó egyes betűinél, nyissuk le az Eszközök menü ablakát, és a Beállítások paranccsal előhívható ablakban
aktivál-juk a Szerkesztés fület. A feltáruló táblán szüntessük meg az Automatikus szókijelölés utasí-tást. A felülírásnál is akadhatnak problémák. Ha a kijelölt szakaszra írt karakterek nem törlik a hibás szót, hanem mellé kerülnek, vagy a kijelölt karaktereket nem lehet Backspace billentyű -vel törölni, akkor ugyanezen a táblán adjuk ki a Kijelölt szöveg felülírása utasítást, és az OK gombra kattintva zárjuk be az ablakot. Ehhez hasonló hibajelenség, hogy valamely szó kijelölé-sekor az előzőleg kijelölt másolódik rá, és felülírja. Ez annak tudható be, hogy korábban le-nyomtuk az Insert billentyűt. Nyomjuk meg ismét, és ez a probléma megszűnik. A zavar meg-ismétlődésének elkerülése érdekében célszerű az Insert billentyűt kiiktatni. Érvénytelenítsük a Felülírásos mód utasítást.
06) A helyesírás-vizsgálat folytatásához nyomjuk meg az Indítás gombot. Amennyiben a prog-ram egy olyan szót jelez ki, amely nem szerepel a szótárban, kattintsunk a Felvétel a szótárba gombra. Legközelebb már felismeri a kifejezést, és nem jelzi hibásnak. (A szótárbővítés nem csak a számítógépünk adattárát bővíti. Az alkalmazott kifejezés létezésének, nyelvtani helyes-ségének nyugtázását magával viszi a fájl is. Így ha továbbadjuk a dokumentumot, az így betöl-tött szavak akkor sem jelennek meg hibaként, ha mások programja nem tartalmazza őket. Ez azonban csak addig marad érvényben, amíg nem kezdik el szerkeszteni az anyagot. Beleíráskor aktiválódik a másik gép helyesírás-ellenőrzője, és ha nem tartalmazza az általunk használt kü-lönleges szavakat, mindet hibásnak jelzi.) Ha egy döntést elhamarkodtunk, kattintsunk a Visz-szavonás gombra. Ez esetben egymás után visszahozhatók a kifogásolt szavak. Amikor csak helyesírás-vizsgálatot végzünk, az Összes cseréje gombbal egyszerre lecserélhetjük az összes hibás szót. Ez a lehetőség azonban itt is sok veszélyt rejt magában. Kizárólag egyértelmű jelen-tésű tőszavak javítására használjuk.
07) Az Automatikus javítás gomb megnyomásával nem csak kijavítjuk a hibát, hanem a szó hi-bás és helyes alakja bekerül az automatikus hibajavítást végző program listájába, és ettől kezd-ve a rosszul beírt kifejezés magától átíródik jó alakra. (A részletes listát lásd az Eszközök me-nügombbal, Automatikus javítási beállítások paranccsal Auto Javítás füllel megnyitható táblán.) Az Automatikus javítás gomb csak akkor aktiválódik, ha az ellenőrző ablak Javasla-tok szektorában megjelenik a rosszul írt szó helyes változata. Az Automatikus javítás listába ki-zárólag helyesírási hibákat lehet beírni. Nyelvhelyességi hibáknál ezt a lehetőséget nem kínálja fel a program. Ez persze nem jelenti azt, hogy a rendellenes nyelvtani alakokat nem javíttathat-juk ki automatikusan. Az Eszközök menüben nyissuk meg az Automatikus javítás ablakot, és a Hibás, valamint a Jó beviteli mezőkbe írjuk be a megfelelő szóalakokat. Utána nyomjuk meg a Hozzáadás és az OK gombokat. Az ellenőrző program mindig elölről kezdi a vizsgálatot, illetve félbeszakítása esetén ott folytatja, ahol a legutóbb abbahagyta. Ha máshol szeretnénk ellenőrzést végezni, kattintsuk a kurzort a kívánt oldalra. Lehetőség van a részenkénti ellenőrzésre is. Jelöljük ki a vizsgálandó szakaszt, majd indítsuk el az ellenőrzést. Ilyenkor nem fogja végigkutatni a teljes dokumentumot, a program csak a kijelölt szakaszt vizsgálja.
08) A program lefutása után a szöveget már nem lehet újraellenőriztetni. Ha később rájövünk, hogy néhány hibát átugrottunk pedig javítani kellett volna, akkor jelentessük meg a Helyesírás táblát az Eszközök menü Beállítások parancs Helyesírás fül útvonalon, majd kattintsunk a Dokumentum újraellenőrzése gombra. Erre megjelenik egy üzenettábla, amely arról tájékoz-tat, hogy ez a művelet törli a mellőzött szavak listáját. Mivel éppen ez a cél, nyomjuk meg az Igen gombot. Sajnos ilyenkor elölről kell kezdeni az összes helyesírási-, és nyelvhelyességi hi-ba ellenőrzését. (Szerencsére a Custom.dic Saját szótárba felvett szavak már nem jelölődnek ki hibásként.) Kis sebességű és alacsony RAM-kapacitású gépeken előfordul, hogy egy idő után a helyesírás-ellenőrző program lefullad, és kiírja, hogy több hibát nem képes kijelezni. Ez akkor fordul elő, amikor az anyag túlságosan nagy terjedelmű, illetve ha tele van formázással, mező k-kel. Ekkor mentsük el, majd zárjuk be a dokumentumot. Újbóli megnyitása után kattintsuk az egérkurzort oda, ahol a program lefulladt. Ilyenkor a nyelvhelyességi program újra aktiválódik, és csak a hátralevő oldalakat vizsgálja.
09) A sok betoldás, javítás is jelentősen lassítja az ellenőrzést. Ekkor a program kénytelen a RAM különböző szektoraiban keresgélni a szövegállomány utólag beillesztett részeit. Mivel egy