ábra: A létesítménygazdálkodás helye a vezetésben

Forrás: [7]

Az Európai Szabványbizottság (CEN) TC 348 szabványosítási bizottsága által megfogal-mazott definíció (az angol meghatározás idézet prEN 15221 Facility Management – Terms and definitions szabványból).

Létesítménygazdálkodás: Olyan integrált folyamat, amely segíti a szervezet főfunkciójának hatékonyságjavítását, a változási célok eléréséhez szükséges megfelelő környezet kialakítását támogató megállapodás szerinti szolgáltatások menedzsmentjével és biztosításával

Facility-menedzsment: An integrated process to support and improve the effectiveness of the primary activities of an organisation by the management and delivery of agreed support services for the appropriate environment that is needed to achieve its changing objectives.

A létesítménygazdálkodás igen sokrétű feladatot lát el, átfogva sok szakma területeit.

A létesítménygazdálkodás feladatkörébe tartozó ellátandó feladatok a alábbiak, követve az IFMA (International Facility Management Association – Nemzetközi Létesítmény-gazdálkodás Szövetség) besorolását [53]:

 Szervezeti menedzsment.

 Tervezés és előrejelzés a létesítménygazdálkodási területeken.

 Területtervezés és gazdálkodás.

 Építészeti és mérnöki tervezés és terveztetés.

 Munkahelytervezés és gazdálkodás.

 Költségtervezés és gazdaságossági vizsgálatok.

 Ingatlanvásárlás és -értékesítés.

 Az építési, beruházási projektek rányitása.

 Biztonsági és életvédelmi szolgáltatások.

 Átalakítás, renoválás, a munkahelyek installációja.

 Adminisztratív szolgáltatások.

 Működtetés és fenntartás.

 Telekommunikáció, adatkommunikáció, kábel- és hálózatmenedzsment.

Az egyes vállalatoknál természetesen a konkrét megvalósítás eltérhet ettől.

A létesítménygazdálkodással szembeni elvárások a következők:

 hatékony menedzsment, azaz megfelelően képzett és tekintéllyel rendelkező vezetők, akikre hallgat, és akikben megbízik a munkatársi gárda. Nem véletlenül van ez az első helyen,

 értékteremtés, azaz a vállalat által a területre befektetett pénz teremtse meg az adott környezetben elvárható értéket és ennek döntő része épüljön be értéktöbbletként a vállalat által előállított termékekbe,

 költségbizonyosság, mindig tudnunk kell a költségek forrását és legyünk bizonyosak abban, hogy mi, és milyen módon okozta a költségeket,

 minőség, mindig legyen egyensúly a szolgáltatás színvonala és a költsége között, a létesítménygazdálkodási szervezet legyen képes a szolgáltatások minőségi színvonalát követni, mérni és folyamatosan javítani,

 a szolgáltatás feleljen meg az üzlet igényeinek, azaz azt és csak azt a szolgáltatást nyújtsuk, amit az üzlet direkt vagy indirekt módon képes hasznosítani,

 rugalmasság, a szervezetek változásra való gyors reagálása igen sok esetben a létesítménygazdálkodás ilyen képességén múlik,

 hatékony munkakörnyezet, megfelelő környezetben valamennyien sokkal jobb teljesítményt tudunk nyújtani, azt is szokták mondani, hogy ez a létesítménygazdálkodás legfőbb feladata,

 alacsony kockázat, a minimális elvárás az, hogy a létesítménygazdálkodás saját kockázati nem veszélyeztessék a főtevékenység zavartalan működését. a létesítménygazdálkodás minden tevékenysége tényadatokra alapuljon, és legyen képes saját folyamatait irányítani,

 imázs, a kiszolgáló infrastruktúra és a belső szolgáltatások minősége határozza meg egy vállalat (vagy ország) arculatát.

A létesítménygazdálkodás jelentősége:

 több milliárdos értékű vagyonnal elégtelen a gazdálkodás,

 a bérköltségek után általában a létesítménygazdálkodási költségek a legnagyob-bak, szolgáltató vállalatok egy részénél és a közszolgálati szektorban pedig sokszor a második legnagyobb költségcsoportot jelentik, potenciális lehetőség nyílik akár 20–30% költség megtakarítására, világos tervezési, gazdálkodási és energiagazdálkodási irányelvek alkalmazásával,

 a létesítménygazdálkodás színvonala (ill. elégtelen volta) alapvetően határozhatja meg egy vállalat arculatát, a dolgozók munkakedvét és vállalatuk iránti elkötelezettségét.

A létesítménygazdálkodás és így az ingatlangazdálkodás legfőbb feladata az életminőség folyamatos javítása. Az alapvető minimum, amit el kell érni, a biztonságos és egészséges

munkahely, a fő cél az egyéni és a csoportmunkára egyaránt alkalmas munkakörnyezet kell legyen.

Az infrastruktúrának az életciklusa során jelentősen változhatnak a költségei. Már maga az a tény, hogy birtoklunk valamit, jelentős költségekkel jár (cost of ownership).

Számolnunk kell induló költségekkel, ezek a beruházási költségek, és a folyamatos költségekkel, amelyek az infrastruktúra és a hozzá kapcsolódó belső szolgáltatások fenntartásának a költségeit jelentik.

A létesítménygazdálkodás fontos feladata, hogy a vállalatvezetés számára tisztázza és megfelelően bemutassa ezeket a költségeket az objektumok egész életciklusa alatt.

Köztudott elv, hogy a beruházások tervezésénél érvényesíteni kell a működtetési szempontokat. A tervezés, beruházás fázisában ez szorosan összefügghet a szabványok meglétével vagy hiányával, itt elsősorban a területszabványokra kell gondolnunk. Azt, hogy egy vállalat mit vár el épületeitől, belső szolgáltatásaitól, megfelelő szabályok, szabályzatok hiányában nehéz megmondani és így nem is igen lehet a beruházások tervezésénél figyelembe venni. Az infrastruktúrát alkotó tárgyak, objektumok egyben a vállalat vagyonának igen jelentős részét is jelentik és ilyen módon számos úton tudnak a vállalat küldetésének beteljesítéséhez hozzájárulni.

Döntéseink alapja mindig az életciklusköltség kell, hogy legyen (lifecycle costing). Ezt persze nagyon egyszerű így kijelenteni, a valóságban lényegesen nehezebb a helyzet. A világban több helyen végeztek ilyen jellegű vizsgálatokat. Az egyik ilyen volt Citex Professional Services által végzett felmérés (forrás: BUILDING 15/01/1999 P65). A költségeket huszonöt évre visszamenőleg vizsgálták, ami azzal is kellett járjon, hogy az épületek költségeit huszonöt éven át ugyanolyan módon regisztrálták, többszöri tulajdonosváltáson keresztül! A három vizsgált modellépület összes fenntartási költségei az időszak alatt a beruházási költség 5–10-szeresét tették ki!

A megfelelően végzett létesítménygazdálkodás előnyeit a vállalat számára az alábbi módon foglalhatjuk össze.

 A létesítménygazdálkodás terv, azaz a belső szolgáltatások terve, beleértve az épületeket is, a vállalati terven alapul és így megfelel az abban támasztott követelményeknek. Ebből a szempontból mindegy, hogy az adott szolgáltatást vállalati dolgozó, vagy egy külső partner munkatársa szállítja le. A gazdálkodási felelősség mindig a szolgáltatást igénybevevő szervezetnél marad.

 A megfelelő tervezéssel és a belső szabványok okos alkalmazásával elérhető, hogy a munkavégzéshez szükséges terület ott és akkor álljon rendelkezésre, amikor és ahol kell.

 A leírt elvek alkalmazása megkönnyíti a beruházások tervezését, azaz képesek leszünk tőkebefektetési igényeket (capital expediture – capex) hosszú távra előre jelezni és a végrehajtást ellenőrizni.

 Képesek leszünk definiálni a funkcionális, ergonómia és pénzügyi szempontból is optimális munkakörnyezet. Ez lehetőséget teremt arra, hogy az alkalmazottak teljesítményük legjavát nyújtsák.

 Meg lehet találni a belső szolgáltatások optimumát. Ez azt jelenti, hogy képesek leszünk kizárni a fölösleges szolgáltatásokat, meghatározni és így javítani, irányítani a valóban szükségesek színvonalát és definiálni ezeknek az adott körülmények közötti minimális költségét. Megtalálhatjuk azokat az eseteket, amikor a költségek elkerülhetők és azokat, amikor minimalizálhatók, de mindegyik esetben képesek leszünk valamennyi költség előrejelzésére.

9.4 A létesítménygazdálkodás stratégiai modellje

A modell meghatározza a létesítménygazdálkodás különféle szintjeit, hatását a szolgáltatások tervezésére, leszállítására, a pénzügyi folyamatokra, és a szociális, környezeti tényezőkre [53].

Gyakorlati megközelítést sugall a szervezetek belső keresletének és kínálatának kezelésére, a külső szolgáltatókkal, partnerekkel való kapcsolattartásra, leírja egy szervezet főtevékenységének és a belső szolgáltatásokkal gazdálkodó szervezetének viszonyát.

A létesítménygazdálkodással kapcsolatban a következőket szükséges rögzítenünk:

 A létesítménygazdálkodás (létesítménygazdálkodás) alapvető üzleti funkció.

 A létesítménygazda (a facility manager) egy üzleti területet irányító menedzser.

 A létesítménygazdálkodás mint üzleti funkció egyenrangú a vállalat más üzleti területeivel.

 A létesítménygazdálkodás alapvetően nem az épületekkel való gazdálkodással egyenlő, de a szolgáltatások jelentős része az épületekhez kapcsolódik.

 Az épület (a terület, munkaterület) egyike a szolgáltatásoknak.

 A szolgáltatások leszállítása módjának (önellátás, out-tasking, outsourcing stb.) nincs döntő jelentősége a létesítménygazdálkodás szempontjából, az csak egy gazdaságossági megfontolás eredménye.

9.2 ábra: Létesítménygazdálkodási modell