TMT 20.évf. 9,szám 1973.szeptember
Információs központok és hatásuk az üzleti életben
A F i n a n c i a l Times 1973. május 25-én Londonban f e n t i címmel kon
ferenciát r e n d e z e t t . K i v e l a konferencián e l h a n g z o t t a k a t olvasóink számára i s érdekesnek t a r t j u k , alábbiakban közöljük d r . SATTLER Ta
másnak, a Magyar Kereskedelmi Kamara l o n d o n i kiküldöttjének h i v a t a l o s jelentésót a konferenciáról.
George HENDERSON elnökölt a konferencián. HENDERSON az ASLIB e l nöke és a CBD Research L t d . ügyvezető igazgatója. /A CBD kiadóválla
l a t , információs központok számára j e l e n t e t meg útmutatókat, kéziköny v e k e t . /
Köszöntőjében a r r a m u t a t o t t rá, hogy még a legnagyobb vállalat sem l e h e t Önellátó üzleti információk terén, mert ez gazdasági öngyil kosságot j e l e n t e n e . Információ nélkül nem képzelhető e l s i k e r e s üzlet p o l i t i k a .
Derek H. CLARKÉ, a B r i t i s h L i b r a r y o f P o l i t i c a l and Economic Science /London School o f Economics/ könyvtárosa t a r t o t t a az első előadást Könyvtárak és k e r e s k e d e l m i tájékoztatás címen. Bevezetőül a könyvtár létrejötterői és fejlődéséről beszélt. Ma az intézmény v i lágszerte i s m e r t ée valószínűleg a szakma legnagyobb s z e r v e z e t e .
Létrehozásakor az alapvető cél az üzleti világ információs igé
n y e i n e k kielégítése v o l t , és ezért a hosszutávu s t a t i s z t i k a i adatok gyűjtéséből i n d u l t a k k i : alapos üzleti döntéseket többnyire csak hosz- szutávu analízis alapján l e h e t h o z n i . Ma sok világstatisztikai a d a t o t gyűjtenek, beleértve a demográfia, az oktatás s t b . témáit, mert a tár
sadalomtudományok fogalmát szélesen értelmezik.
A könyvtár r e n d s z e r e s tájékoztatást t u d a d n i arról, hogy az o r szágban h o l található meg egy kivánt információ. Ezért együttműködik a kormányzati könyvtárakkal, p l . a DTI /Department f o r Trade and I n - d u s t r y / könyvtárával, m e l y e t az egyes üzletemberek közvetlenül nem használhatnak. A könyvtár eligazítást t u d a d n i N a g y - B r i t a n n i a i g e n
e l t e r j e d t , specializált könyvtárainak gyűjtési köréről és természete
sen az összes ASLIB B i r e c t o r y i a megtalálható állományában.
F e l t e t t kérdésre az előadó közölte, hogy az LSE könyvtára d i j t a - l a n u l használható.
A vitában megemlitették, hogy az üzleti élet h a j s z o l t és papír
r a l túlterhelt managerei hajlamosak a tájékozódásra szánt időt csök
k e n t e n i . Van-e az e r r e fordítandó időnek optimuma? E z z e l k a p c s o l a t ban felvetették, hogy h e l y e s v o l n a a könyvtár használatáról akár szú
rópróbaszerűen, akár reprezentatív mintavétel alapján felmérést ké
szíteni. Ez az ASLIB f e l a d a t a l e h e t n e . A vállalatoknak általában az információk nem nagyobb szabású kutatási témák megalapozásához k e l -
Beszámoldk, szemlék, közlemények
l e n e k , hanem válaszokat keresnek n a p i , konkrét kérdésekre. Például egy a d o t t vállalat fejlődésének szakszerű és történelmi leírására,egy vállalat bonitására s t b . A vezetők részére adandó információkat szűr
n i k e l l , ami megint csak sok problémát v e t f e l . K i f o g j a a szűrést végezni és az a k i csinálja, i s m e r i - e eléggé az információt felhaszná
ló igényeit s t b .
Ilyenformán szóba került a tudományos kutatás és a g y a k o r l a t i élet igényeinek egy könyvtár keretén belül való egyeztetése. Az üzle
t i életben f o n t o s a frisseség, aktualitás. CLARKÉ s z e r i n t a két igény között n i n c s ellentét. Az LSE könyvtár a f r i s s anyagot külön, a könyvtár legkönnyebben hozzáférhető helyén tárolja, szabadpolcokon ée ugy r e n d s z e r e z v e , hogy a szükséges müvet percek a l a t t meg l e h e t t a lálni, most f o g l a l k o z n a k külön s t a t i s z t i k a i olvasóterem létesítésével.
Az információrobbanás következtében u j jelenség k e z d i felütni fejét, melyet az előadó " i n f o r m a t i o n r e s i s t a n c e " - n a k /információ e l lenállás/ n e v e z e t t . Ez a maghatározás azonban nem pontos, mert az üz
letemberek i g e n i s megkívánják a f e l d o l g o z o t t információkat.
líaurice LINE, a H a t i o n a l C e n t r a l L i b r a r y könyvtárosa arról be
szélt, hogy a NCL más könyvtárakkal összeolvadva megváltoztatja a l a p vető funkcióját,pő f e l a d a t a a dokumentáció-nyújtás l e s z . Ehhez átgon
d o l t katalógus r e n d s z e r r e van szükség és ez általában helyigényes.
Most f o l y i k a gépesítés, ami lehetővé t e s z i mind a szerzők, mind a tárgykörök s z e r i n t i rendezést országos s z i n t e n ; a számítógépek a kórt i r o d a l m a t , a tároló könyvtárat i s megjelölve fogják megadni. A régi könyvek katalogizálása és ennek számitógépre való v i t e l e nagy f e l a d a t o t j e l e n t , j e l e n l e g azonban már világméretekben megoldották, hogy minden a n g o l nyelvterületen megjelenő könyv kiadósakor megkapja a nemzetközi katalógusszámot. Ez óriási előny, de ugyanakkor gondot o¬
koz, hogy a könyvtárak csak egy-egy részterületet gyűjtenek. Ezt k i - vánja megoldani az adatoknak számítógépes központi feldolgozása.
A katalógusok térigényét ma már áthidalják a m i k r o f i l m e k és a katalógusok szabványosítása lehetővé t e s z i ezeknek országos, sőt v i lágméretekben való összevonását. A számítógép kéthavonta m i k r o f i l m r e v e h e t i a katalógust, ez tehát m i n d i g naprakész l e h e t .
felvázolta egy elméletileg lehetséges jövőbeni r e n d s z e r körvona
l a i t . Az információt kereső szakember kulcsszó alapján igényli a szá
mitógéptől az i r o d a l m a t . Az üzleti élet k u l c s s z a v a i nyilván a n n y i r a konkrétek l e s z n e k , hogy azokra válaszul legfőképpen folyóiratcikkek, tanulmányok szolgálhatnak felvilágosítással, könyvekben általában csak egy-egy f e j e z e t erejéig lehetséges ez. Példaképpen a "gumifo
gyasztás U3-Zélandban kulcsszót e m i i t e t t e . Gépi leolvasás alapján a kívánt kulcsszóra egy képernyőn jelennének meg a hivatkozások. A ka
talógus alapjón megállapítja a z t i s , hogy a szóban forgó i r o d a l o m m i l y e n könyvtárakban áll rendelkezésre. A folyóiratok cikkeiből f o tókópiák készülnek, a könyveket megküldik az igénylőnek. Műszaki ne
hézséget j e l e n t az, hogy az e r e d e t i dokumentumok számitógépi olvasá
sa, tárolása általában ma még nem realizálható; ezen részben s e g i t a f a k s z i m i l e átvitele, ez azonban elég drága. Egy o l d a l átvitelének költsége kb. 1 f o n t , és a könyvtárak még n i n c s e n e k az átvitelre szük
séges vezetékekkel összekötve.
TMT 20.évi. 9.szám 1973.szeptember
Megkérdezték, van-e már b r i t folyóirat-katalógus. LIHB s z e r i n t van és géppel olvasható formájú. A B r i t i s h Museum könyvtára 4-5 éven belül m e g o l d j a ennek központi kezelését és utána b e v o n j a a hálózatba a l e g f o n t o s a b b szakkönyvtárakat, a társadalomtudományok területén p l . a LSE könyvtárát. Megjegyezte, hogy a gépesités e g y i k t e c h n i k a i p r o b lémája az, hogy nehéz a szerzőket meggyőzni arról, hogy tanulmányaik és c i k k e i k cime jól f e d j e a t a r t a l m a t , de ne l e g y e n redundáns. A problémát e s e t l e g v a l a m i kulcsszám-rendszerrel l e h e t n e áthidalni és ezt a c i k k e k cime fölé n y o m t a t n i . Egyes országok egyes szakterülete
ken már megoldották a gépi leolvasást: p l . az American Chemical So- c i e t y minden folyóiratát gépi olvasásra alkalmas formában állítják elő.
Ronald CLARKÉ a Rank Xerox munkatársa Információtovábbítás c i m - aiel a d o t t elő. Megítélése s z e r i n t az információk gyors továbbítására a jövő a telecopieré. Elemezve a különböző módszereket, beszélt a p o s t a , a t e l e f o n és a t e l e z előnyeiről, korlátairól. A t e l e c o p i e r nemcsak h a t s z o r gyorsabb, m i n t a t e l e x , de felhasználható r a j z o k o r szágok közötti továbbítására i s . Ma már ez a fakszimile-átvitel lé
nyegében csak bizonyos c o p y r i g h t problémák megoldását igényli. iia i s az a h e l y z e t , ami régen v o l t ! a kommunikáció elmarad a v e l e szemben támasztott igények mögött. Egy léglökéses repülőgép r a j z a i többet nyomnak, m i n t maga a repülőgép; a második világháború után több o r v o s i szakmü j e l e n t meg, m i n t azelőtt összesen. A gépesített kommuniká
cióról következő, tetszéssel f o g a d o t t példát említette: egy vállalat vevői folyószámláit számitógépre v i t t e o l y módon, hogy t a r t o z i k egyen
l e g esetén a gép következő szövegű l e v e l e t postáz: "Az ön folyószám
láinak a d a t a i t nyilvántartó számítógép vagyok. Megállapítottam, hogy Ön ... Összeggel t a r t o z i k . Ugy programoztak be, hogy amennyiben két héten belül nem e g y e n l i t i k i tartozását, e z t j e l e n t e n e m k e l l az i l l e tékes számviteli vezetőnek. Ugy-e, egyetért velem abban, hogy kár v o l na e z z e l a nagyon e l f o g l a l t managert terhelnünk?"
Angliában 1974-75 körül f o g megnyílni a t e l e c o p i e r r e l működő adatszolgáltató központ. Az előadd s z e r i n t ez hasonlóan f o n t o s ese
mény l e s z , mint annak idején az első telefonközpont megnyitása v o l t . A j e l e n l e g i repülőgép helyfoglalásos r e n d s z e r h e z hasonlóan f o g működ
n i .
Sürgős esetekben f a k s z i m i l e továbbítás i s lehetséges l e s z . így p l . egy vállalati központ a hálózat utján összes vidéki leányválla
latának elküldheti postáját, célszerűen éjszakai továbbítással.Köny- nyen l e h e t , hogy a jövőben ez csökkenti a közlekedés problémáit és költségeit i s . Lehetővé válik, hogy sok manager a lakásán dolgozzék, kevesebb értekezletre l e s z szükség.
Alan ARMSTROWG, a K e l l o g I n t e r n a t i o n a l könyvtárosa Company I n f o r m a t i o n Centres címen t a r t o t t előadást. I s m e r t e t t e saját munkáját.
A vállalat Könyvtárát nem könyvraktárnak t e k i n t i , hanem információs központnak. Szoros k a p c s o l a t r a v a n sz-"ikség a vezető és a vállalati könyvtáros között, mert a vezetőknek nem könyvekre és p r o s p e k t u s o k r a van szükségük, hanem f e l d o l g o z o t t információkra. Ezek forrásai
ként statisztikákat, a k o n k u r i e n s e k és vevők információt, p i a c i j e lentéseket, kormányzati t e r v e k e t , trend-jelentéseket s o r o l t f e l . Kü
lönösen hasznosaknak t a r t j a az I n d u s t r i a l A i d L t d . piacjelentéseit,
TÜI 20.évf. 9.szám 1973.szeptember
a Research Index t r e n d jelentéseit és a F i n a n c i a l Times információé szolgálatát.
Hegkérdezték, mennyit költ az előadó vállalata információk be
szerzésére és feldolgozására. ARKSTRONG a l o n d o n i székhelyű vállalat költségkeretét mintegy 15-20 000 f o n t b a n a d t a meg, hozzátéve, hogy ezeknek a költségeknek az eredményességét számszerűen k i m u t a t n i s z i n t e l e h e t e t l e n . A könyvtárnak f o l y a m a t o s tájékoztatást k e l l k a p n i a a r ról, hogy a vállalatvezetést m i l y e n témák foglalkoztatják és termé
szetesen készen k e l l l e n n i e a r r a i s , hogy esetenként felmerülő kérdé
sekre reagáljon.
B e r n a r d C. PAREKDEK a ETI gépesített e x p o r t tájékoztató szolgá
latát i s m e r t e t t e . Azoknak a vállalatoknak, melyek a gépesített szolgá
l a t r a előfizetnek, három kérdésre k e l l válaszolniuk!
a/ M i l y e n i n , jrmációkra v a n szükségük?
Az információkat jellegük s z e r i n t 16 c s o p o r t b a osztották /vám
változások, k e r e s k e d e l m i szerződések, kooperáciÓB lehetőségek, t r e n dek s t b . / . A c s o p o r t o k közül 1 3 - r a elő k e l l f i z e t n i , 3 c s o p o r t a d a t a i t díjtalanul szolgáltatják. Ezek: nemzetközi vásárok ismertetése két sv előrejelzéssel, t e r v e z e t t b r i t "hetek" és negyedévi h i r e k k b . 100 különböző országból.
b / M i l y e n országgal k a p c s o l a t b a n kér információkat?
c/ Melyek a vállalat k i v i t e l i c i k k e i ?
A vállalatok e x p o r t árulistáját brüsszeli nomenklatúra alapján tartják számon. Ehhez járulnak a szolgáltatások, továbbá a k o m p l e t t üzemek k i v i t e l e és a különféle fejlesztési programok, m i n t a m i l y e n p l . a környezetvédelem, a felsőoktatás fejlesztése s t b .
Évi átlagban k b . n a p i 200-250 információ jön be a b r i t k e r e s k e d e l m i kirendeltségektől. A DTI-be való beérkezés után legkésőbb 72 órával a c i m z e t t megkapja az információt.
A rendszer most harmadik éve működik, világviszonylatban úttörő v o l t , már sok külföldi s z e r v tanulmányozta. J e l e n l e g 5600 előfizetője van és ezáltal az angol e x p o r t kb. 75-80j5-ával k a p c s o l a t o s a n szolgál
t a t a d a t o k a t . A r e n d B z e r propagálására ebben az évben három hónapos próbaidőre bármely vállalat díjtalanul igénybeveheti a szolgáltatást.
983 vállalat élt a lehetőséggel.
A szolgáltatásról e d d i g beérkezett birálatok kifogásolták a szö
vegek nem elég pontos voltát és a z t , hogy a termékek osztályozása nem eléggé részletes. T e k i n t e t b e k e l l v e n n i , hogy az előfizetők kí
vánságai természetesen változnak p i a c o k és c i k k e k s z e r i n t .
Az e x p o r t ügynökségeknek ez a szolgéltatás nem f e l e l meg, mert érdeklődési körűk szélesebb, ők évi 100 fontért előfizethetnek a ÜTI D a i l y Gazette cimü kiadványára.
A DTI haszna a rendszerből az, hogy ezáltal s z i n t e a t e l j e s i p a r e x p o r t érdeklődését gyűjti be, és ennek alapján i s tájékoztatja a külszolgálatot teljesítő k e r e s k e d e l m i tanácsosokat.
TMT 20.évf. 9.szám 1973.szeptember
A r r a a kérdésre, hogy van-e visszajelentés, az előadd igenlően válaszolt: főleg a r o s s z információkat kifogásolják. A r e n d s z e r hasz
nát kérdőives közvéleménykutatással igyekeznek felmérni.
B a r r y BATEMAN, egy a n g o l beruházási piackutatási vállalat i g a z gatója Gépesített beruházási tájékoztatás cimen t a r t o t t előadást.
Arról beszélt, hogy n y u g d i j a l a p o k n a k és egyéb U n i t Irust-öknek m i l y e n beruházási információkra v a n szükségük. /Részvény árfolyamok és azok mozgása, ezek v i s z o n y a az összmozgáshoz, vállalatok profitjának a l a kulása, vállalatok összehasonlítása más szakmabeli vállalatokkal,fiz kamatozású értékpapírok árának alakulása s t b . / Az előadó vállalatánál egy IBM számitdgép d o l g o z z a f e l az a d a t o k a t és az előfizetők F e r r a n t i adatvégállomással, p o s t a i kábeleket felhasználva, gombnyomásra képer
nyőn kaphatják a szükséges informácidkat. J e l e n l e g 150 i l y e n adatvég- állomáe működik az Egyesült Királyságban. Az adatbank az adatok n y i l vánosságra h o z a t a l a után félárával már tárolja a z o k a t .
Központilag tárolnak továbbá K a g y - B r i t a n n i a gazdaságára v o n a t k o zó ökonometrikus m o d e l l e k e t , a jövőben gondolnak külföldi modellek tárolására i s .
A modellről magárdl nem mondott bővebbet, a z t e m i i t e t t e , hogy ez brosúrákból megismerhető. A szolgáltatás áráról sem a d o t t felvilágo
sítást, csak a z t közölte, hogy csökkenő tendenciájú. Az a d a t o k a t köz
vetlenül a tőzsdéről s z e r z i k be.
C h r i s t o p h s r JOHBSOK, a F i n a n c i a l Times üzleti vállalkozásainak igazgatója t a r t o t t a a befejező előadást "Egy k e r e s k e d e l m i információs szolgáltatás működése" cimen.
A F i n a n c i a l Timee 1971-ben h o z t a létre egyéb üzleti vállalkozá
s a i t , melyek közül ezen a konferencián két vállalkozás j e l e n i k meg, az e g y i k a k o n f e r e n c i a rendezés, a mánik az SVP / s ' i l vous p i a i t / i n formációs szolgálat.
Az információs központokat több szempont alapján l e h e t c s o p o r t o sítani: általános vagy s p e c i f i k u s információkat n y u j t a n a k - e ; rövid időszakra vagy több évre visszamenően képesek-e a d a t o k a t szolgáltat
n i ; saját forrásokkal r e n d e l k e z n e k - e vagy az adatok nagy részét k i - vülről k e l l - e beszerezniük; m i l y e n gyorsan képesek a f e l t e t t kérdé
sekre válaszolni /a tudományos kutatásban a gyorsaság kevésbé f o n t o s , az üzleti életben nagy jelentőségű/; automatizált vagy munkaigényes-e az információ; m i l y e n mértékben nyújt kész, f e l d o l g o z o t t tájékozta
tást, ahogyan p l . a DTI i s m e r t e t e t t rendszere "ready-made" informáci
ót nyújt s t b .
F e n t i szempontok s z e r i n t i s m e r t e t t e a F i n a n c i a l Times szolgálta
tásait, melyek az SVP nemzetközi információs hálózat részét képezik.
Az SVP Franciaországból i n d u l t k i , a benne való részvételért a F i n a n c i a l Times járadékot f i z e t .
A F i n a n c i a l Times átfogó információt ad, kevésbé s p e c i f i k u s t . Nagyon f r i s s adatok állnak rendelkezésre, történelmiek kevésbé. Az adatok nagy részét, amennyire csak megoldható, házon belül tárolják.
575
Beszámolók, szemlék, közlemények
Abból a célból, hogy " t e s t h e z - s z a b o t t " felvilágosításókat t u d j a n a k a d n i , nem az a u t o m a t i k u s , hanem a munkaigényes u t a t választották; a kérdésekre gyorsan, t e l e f o n o n i s válaszolnak.
; i a ^ előny, hogy a szolgálat egy n a p i l a p h o z kapcsolódik, melynek csau a agy-Britanniában magában n a p i 750 000 olvasója v a n . legelőször t e L . i t magát a n a p i l a p o t dolgozzák f e l , n a p o n t a kb. 1000 lapkivágásban,
„zekét országonként, ezen belül témánként tárolják. Van ezen kivül t e matikus felosztás i s , tárolnak életrajzi és vállalati a d a t o k a t . Fran
ciaországban az SVP szolgálatnak j e l e n l e g k b . 12 000 előfizetője v a n , Angliában még csak 4-500.
A r r a a kérdésre, hogy t e l e x e n i s l e h e t - e információt kérni, JOHNSON igenlően válaszolt, de hangsúlyozta, hogy ebben az esetben a kérdést nagyon szabatosan k e l l megfogalmazni.
Az egész napc; konferencián k b . 100 fő v e t t részt.
A kommunikáció néhány problémájáról
Köztudott és természetesnek ható tény, hogy a tudomány ős t e c h n i k a fejlődése szükségessé, egyszersmind p e d i g lehetővé i s t e t t e a legszélesebb körű kommunikációt. Kevésbé i s m e r t azonban az a körül
mény, hogy gyakran éppen ez a fejlődés egyben kerékkötője i s a haté
kony kommunikációnak. /Amikor kommunikációról beszélünk, i t t most e l tekintünk annak általános és kulturális vonatkozásaitól, és csupán csak e g y i k - de a fejlődés szempontjából l e g f o n t o s a b b - funkciójával, az elért eredményekről szóló i s m e r e t e k , információk közvetitésével, i l l e t v e befogadásával f o g l a l k o z u n k . /
A KOkMJNIKÁCIÓ SZÜKSÉGESSÉGE
A kommunikáció szükségességéhez nem fér kétség. Az i s m e r e t e k be
fogadása iránti készség, az érdeklődés a világ d o l g a i iránt ma, na
gyobb, mint az emberiség fejlődésének e d d i g bármelyik szakaszában v o l t . Az egyéni igényeknél, érdeklődésnél azonban meg erősebb a tár
sadalom szükséglete. A kutatás, a termelés szakembere semmiképpen nem l e h e t meg kommunikáció nélkül, akár csak részleges kommunikációs elszigeteltságének a társadalom vallaná kárát. A fejléces lényegében
