Beszámolót, szemlék, közlemények
tartás. M i n t az INPADOC-ról szóló - a bevezetőben említett - c i k k be
számolt róla, az INPADOC megkezdte ennek nyilvántartásba vételét, visszamenőleges a d a t o k k a l azonban csak korlátozott mennyiségben r e n d e l k e z i k . Különösen nehéz az analóg szabadalmak felkutatása o l y a n k o r , amikor a találmány később történő külföldi bejelentéseinél nem igény
l i k az e r e d e t i bejelentés prioritását / i l y e n k o r a központi nyilván
tartás sem t u d segíteni/, ha ugyanazon találmány egyes bejelentései
nél más-más bejelentő kéri a szabadalmat, vagy ha a bejelentés meg
osztással, kiválasztással, pótbejelentéssel s t b . válik b o n y o l u l t a b bá. A P o l y r e s e a r c h Service azon a nézeten van, hogy az analóg szaba
dalmak kutatására mások által megkísérelt számítógépes megoldások nem eléggé megbízhatóak, utólagos manuális ellenőrzést igényelnek, s e z z e l elvész előnyük a tisztán manuális kutatással szemben.
A P o l y r e s e a r c h S e r v i c e vállalja a f e n t i kutatások kiegészítését a szabadalmak j o g i státusának felderítésével i s , v a g y i s felderíti, hogy a kérdéses szabadalom hatályos-e, i l l . ha megszűnt, m i k o r , m i l y e n okból következett be megszűnése.
Kincses István
A használói igények elemzése
a Német Szabadalmi Hivatal Könyvtárában
A DPA /Eeutsches Patentamt - Német Szabadalmi H i v a t a l / a d a t f e l dolgozási t e r v e z e t e a Német Szabadalmi H i v a t a l Tájékoztatási Rendsze
r e / I n f o r m a t i o n s s y s t e m Deutsches P a t e n t a m t / 1968-ban jött létre. Cél
j a , hogy átfogóan elemezze a h i v a t a l b a n a munkafolyamatokat, továbbá, hogy felderítse az adminisztráció és dokumentáció gépi a d a t f e l d o l g o zásának előfeltételeit, lehetőségeit és előnyeit. A vizsgálatokat a DPA és az SfS /Studiengruppé für SystemforBchung - Rendszerkutatási Tanulmányi C s o p o r t / munkátársaiból álló munkacsoportok végzik.
Könyvtári v o n a l o n a szervezés javitásának és a munkafolyamatok leegyszerűsítésének kérdésével a Könyvtári Munkacsoport f o g l a l k o z o t t . FŐ célkitűzése a tájékoztatási készség növelése, v a l a m i n t a tájékoz
tatási eszközök tökéletesítése v o l t . Egy-egy ésszerűsítési j a v a s l a t elkészítésénél - elsősorban - a használói igényekből i n d u l t k i .
A DPA könyvtára évente átlag k b . egy milliós kölcsönzési f o r g a l mat bonyolít l e . állománya 1971 végén - a vonatkozó s t a t i s z t i k a ada
t a i s z e r i n t - a következő v o l t :
358 000 könyv és folyóirat kötet 166 000 vállalati i r o d a l o m 380
TMT 22.évf. 5.ozó« 1975.májon
15 396 000 szabadalmi leírás, 246 000 kötetbe kötve
kb. 4 200 000 p e d i g s z a k o z o t t rendben, közel I 6 4 000 gyüjtőmappá- ban t a r o l v a .
A f e n t i számokból látható, hogy a könyvtár a Német Szövetségi Köztársaság legnagyobb műszaki-tudományos könyvtárai közé t a r t o z i k .
A DÍA könyvtára j e l e n l e g i szintjét f o k o z a t o s a n , komoly elemző munkával, a h i v a t a l különböző munkahelyei és a könyvtár között f e n n álló kölcsönös együttműködés révén, továbbá külső p a r t n e r e k segítsé
gével érte e l . A további teendőket három súlyponti probléma közeleb
b i tanulmányozása köré csoportosították, nevezetesen részelemzéseket végeztek a vállalati i r o d a l o m m a l , továbbá a folyóiratokkal és folyó
irat-körözésekkel foglalkozó munkahelyeken, v a l a m i n t a könyvtár
*GyűJtőmappa"-raktárában / i t t a szabadalmi gyűjtemények s z a k o z o t t rendben állnak a nyilvánosság rendelkezésére/. A vizsgálatok a követ
kező f o n t o s a b b eredményekkel zárultak:
létrehozták az első ésszerűsítési j a v a s l a t o k a t /különös t e k i n t e t t e l a munkafolyamatok leegyszerűsítésére/;
megállapították, hogy célszerű lenne az e l e k t r o n i k u s a d a t f e l d o l gozás k i t e r j e d t e b b alkalmazása;
elvégezték az első használói igényelemzést /ez t e t t e lehetővé - többek között - a tényleges állapot kiértékelését és az első ujitási j a v a s l a t o k megszületését/ i s .
A használói igények elemzése i g e n f o n t o s f e l a d a t , h i s z e n egy rendszer értékeit az határozza meg, hogy fenntartói és használói kö
zött m i l y e n a visszacsatolás mértéke. Az a jelentős szabály azonban, hogy az érdekeltek - a használók - visszacsatolását állandóan e l l e n őrizni és szabályozni k e l l , még nem általánosan e l f o g a d o t t irányelv, m i v e l a használói igények és kívánságok változékonysága csak a l e g utóbbi időkben vált általánosan ismertté és elfogadottá.
A tudománynak, mely a tájékoztatási intézményeket a használói
v a l k i a l a k u l t kölcsönhatás viszonylatában vizsgálja, az a célja,hogy az információs igényeknek és az olvasói követelményeknek megfelelő intézményeket rendezzen be, továbbá, hogy az InformáciőkinálBt, az objektív információs igények és a tényleges felhasználás közötti v i szonyt s e r k e n t s e és optimalizálja.
A munkacsoport az alábbi alapvizsgálatok lefolytatását tűzte k i feladatául az igénybevevők t a p a s z t a l a t a i tanulmányozására:
az igénybevevők tanulmányozását / a szó szoros értelmében/, vagy
i s a használók ismertetőjegyeinek elemzését / p l . m i l y e n indítékok a¬
lapján részesítenek meghatározott közlési csatornákat előnyben/;
az igénybevevők tanulmányozásának összevetését az igénybevétel tanulmányozásával. Ez a r r a a kérdésre ad f e l e l e t e t , hogy a tájékoz
tató szolgálatot / m i n t konkrét létesítményt/ hogyan használják / p l .
Beszámolók, szemlék, közlemények
•tájékoztatási szokások, az adatközlés módjai és csatornái, speciális adatok használhatósága, a használók magatartása p r o b l e m a t i k u s szituá
ciókban/;
elemzések végzését, egyrészt annak megállapítására, hogy egy meghatározott szakterületen vagy részlegben m i l y e n adatok, m i l y e n formában szükségesek, másrészt annak feltárására, hogy m i l y e n adatok, m i l y e n formában szükségesek az egyes használók számára.
Ezeket a vizsgálatokat a hasznosság felmérése egészíti k i . Ez azt h i v a t o t t kideríteni, hogy a szolgáltatott tájékoztatás végül i s m i l y e n hasznot eredményezett.
A l e g f o n t o s a b b - az igénybe vevőkkel k a p c s o l a t o s - kutatás mód
s z e r t a n a v i s z o n y l a g gazdag. A hagyományos módszerek közül a követke
zők jöhettek számításba:
Kérdőíves kutatás
Előnyel: széles tömegeket l e h e t i g y egyszerre Összefogni komoly személyi ráfordítás nélkül; a kérdezetteknek elegendő gondolkodási idő áll rendelkezésére , mielőtt a válaszokat megadnák. Hátrányai: a kérdések összeállítása i g e n jelentős s z e l l e m i befektetést igényel; az i v e k visszaküldési aránya általában kedvezőtlen; a válaszok sokszor nem a valós h e l y z e t e t tükrözik.
Személyes beszélgetések
Előnyei: a legmegbízhatóbb, m i v e l a legközvetlenebb gondolatköz
lési mód, mely lehetővé t e s z i a tények minél többrétübb feltárását.
Hátrányai: nagyon munkaigényes; kevés a megkérdezettek száma; a r e p rezentatív felmérés alapján nehéz reális képet a l k o t n i ; a beszélge
tések - akarva, a k a r a t l a n u l - gyakran terelődhetnek a kérdező által kedvezőnek vélt irányba, és i g y a k a p o t t eredmény már hamissá válik.
Naplóvezetés
A vizsgálandó személyek - rövid időközönként - p e r i o d i k u s f e l jegyzéseket készítenek, meghatározott szituációt a l a p u l véve. Elő
n y e i : a f e l e l e t e k szubjektivitása elenyésző; nagyon megbízható, a¬
mennyiben a használó készséges p a r t n e r és szorgalmasan v e z e t i f e l jegyzéseit. Hátrányai: komoly megterhelést j e l e n t a kiválasztott i ¬ génybe vevő számára; a k a p o t t f e l a d a t e s e t l e g megzavarhatja s z o k o t t magatartása gyakorlásában.
I n d i r e k t vizsgálatok
Az elemzés meghatározott b i z o n y l a t o k / p l . kölcsönzőjegyek, s t a tisztikák, felszólitások, kérőlapok/ alapján történik. Előnyel: e¬
gyáltalán nem, vagy csak i g e n csekély mértékben t e r h e l i a vizsgált személyekst; többnyire i g e n megbizható adat-anyagj jól használható a d i r e k t módszerekkel való összevetéshez. Hátrányai: értéke nem f e l -
382
TMT 22.éví. 5.szám 1975.májas
tétlen reprezentatív; minőségi közlésekkel /különösen, hacsak szam- anyag áll rendelkezésre/ nehezen azonosíthatók.
Részvétel utján történő megfigyelés
A megfigyelő a megfigyelendő igénybe vevőkkel azonos körülmények között a m e g f i g y e l t helyzetről feljegyzéseket készít. Előnyei: lénye
ges felismerésekhez v e z e t h e t / l e a r n i n g by d o i n g / . Hátrányai: i n t e n zív koncentrációt igényel; nagy megterhelést j e l e n t a megfigyelő szá
mára: a kutató s z i n t e azonosítja magát a vizsgált személlyel; a meg
figyelésnek észrevétlen k e l l maradnia és ez nehezen valósitható meg.
Megfigyelés, részvétel nélkül
Az igénybevétel kutatásánál alkalmazható, i t t a megfigyelő nem részese a szituációnak, mindössze m e g f i g y e l i a z t . Hátrányai: a m e g f i g y e l t e k a z o n n a l r e n d e l l e n e s e n v i s e l k e d n e k , ahogy a megfigyelés tényét tudatosítják; a r e n d e l l e n e s magatartás csak a körülmények megszokása után szűnik meg, ez v i s z o n t meglehetősen hosszú Időt v e s z igénybe.
A DPA könyvtárában a megelőző vizsgálatokra és a könyvtári s t a tisztikákra támaszkodva, továbbá a h i v a t a l a l k a l m a z o t t a i v a l és az i ¬ par képviselőivel történt előzetes megbeszélések alapján végezték a használói igények elemzését. A vizsgálat körébe a h i v a t a l különböző osztályainak 61 alkalmazottját / a k i k n e k szolgálatban eltöltött i d e j e eltért egymástól/, v a l a m i n t a könyvtár 15 külső látogatóját vonták be. Az elemzéseket a f e n t i s m e r t e t e t t módszerek kombinációjának se
gítségével végezték. Személyes beszélgetésekkel kezdték, ehhez k i d o l g o z t a k egy vezérfonalat, amelynek alapján - többek között - a kö
vetkező kérdésekre tértek k i :
az érdeklődési és h i v a t a l i p r o f i l ; a használó tájékozódási magatartása;
a használó /igénybevevő/ elképzelései és kívánságai.
A beszélgetés végén mindegyik p a r t n e r n e k átnyújtottak egy kérdő
i v e t , ezen nagyjából azok a kérdések s z e r e p e l t e k , melyekre már szó
ban i s válaszoltak. I l y módon a kísérleti személyeknek alkalmuk v o l t a kérdéseket mégegyszer nyugodtan átnézni és ezáltal átgondoltabb, pontosabb választ a d n i .
A használói igények ilyetén elemzése alapján a r r a a következte
tésre j u t o t t a k , hogy a használót ma mar korántsem elégiti k i , ha tá
jékoztatására mindössze csak egy bibliográfiai apparátus szolgál.3n- nél s o k k a l többet vár, nevezetesen, hogy a könyvtár az időt rabló i ¬ rodalomkutatást - akár a hagyományos sszközök /bibliográfiák, k a t a lógusok, r e g i s z t e r e k / használata révén, akár az u j módszerek / p l . e l e k t r o n i k u s adatfeldolgozás/ alkalmazása segítségével - vállalja át tőle.
A tényleges állapotnak ós a használói igények elemzési ered=é-
Beszámolók, siemlák, közlemények
•iveinek megfelelően kidolgoztak egy koncepciót a folyóirat-körözések- r e és - a szakozott ssabadalomgyüjteménnyel kapcsolatban - a jobb tá
jékoztatási eszközökre vonatkozóan.
A könyvtár látogatóinak rutinmunkától való mentesítésére továb
b i intézkedéseket terveznek, melyek a könyvtárban az információs készség növekedését, valamint a munkafolyamatok leegyszerűsítését feltételezik.
Szükségesnek vélik továbbá a szolgáltatások fokozottabb bővíté
sét i s , különösen a hatékony tájékoztatás és az irodalomjegyzékek Összeállítása területén.
/Hachrichten für Dokumentation, 25.k- 5.»s. 1974. p.197-200./
OKTATÁS, KÉPZÉS
Információs rendszerek és szolgáltatások vezetőinek továbbképzése
Latin-Amerikában
Az ÜKISIST program "Segítségnyújtás a tagállamoknak" c . f e j e z e t e keretében továbbképzést t e r v e z n e k a l a t i n - a m e r i k a i információs r e n d s z e r e k és szolgáltatások vezetői számára. A továbbképzés f o cél
j a , hogy a z információs r e n d s z e r e k és szolgáltatások vezetőinek f i gyelmét a szervezés és vezetés korszerű módszereire irányítsa. A t o vábbképzés f o g l a l k o z n i f o g a z állami és gazdasági vezetés módszerei
nek társadalomtudományi a l a p f o g a l m a i v a l i s . Megtárgyaljak a z i n f o r mációs r e n d s z e r e k és szolgáltatások vezetésével és szervezésevei kap
c s o l a t o s alapvető f o g a l m a k a t és i s m e r e t e k e t i s .
A továbbképzésre várhatóan 1975 augusztusában a mexikói kormány támogatásával a CONACYT / C o n s e j o Nációnál de C i e b c i a y T e c h n o l g i a . l e x i k o = Mexikói Országos Műszaki és Tudományos Központ/ rendezésé
ben kerül s o r .
/ U H I S I S T N e w s l e t t e r , 2.k. 4 . s z . 1 9 7 4 . S.p./
334
