HIVATAL ÜGYRENDJE MISKOLCI EGYETEM REKTORI

(1)

MISKOLCI EGYETEM REKTORI HIVATAL

ÜGYRENDJE

Miskolc, 2020

(2)

(3)

1.1.25. sz. Egyetemi Szabályzat

MISKOLCI EGYETEM

REKTORI HIVATAL ÜGYRENDJE

Készült 8 példányban

A1. sorszámú, változás átvezetésére kötelezett példány.

(4)

Kiadásért felelős: Rektor Kiadja a Miskolci Egyetem

A szabályzat gondozásáért felelős: Rektori Hivatal vezetője Miskolc-Egyetemváros

(5)

MISKOLCI EGYETEM Miskolci Egyetem Rektori Hivatal Ügyrendje

Oldalszám:

Változat száma: A1

Tartalomjegyzék

Fejezet- szám

F e j e z e t c í m Old.

szám

Vált.

szám

Bevezetés dátuma

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1

AREKTORI HIVATAL SZERVEZETE 1

AREKTORI HIVATAL IRÁNYÍTÁSA, VEZETÉSE 1

A REKTORI HIVATAL FELADATAI 2

REKTORI TITKÁRSÁG 3

TUDOMÁNYOS ÉS NEMZETKÖZI REKTORHELYETTESI

TITKÁRSÁG 4

OKTATÁSFEJLESZTÉSI ÉS MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI

REKTORHELYETTESI TITKÁRSÁG 5

BEISKOLÁZÁSI KÖZPONT 7

A SZERVEZETI EGYSÉGEK KÖZÖTTI KAPCSOLAT 8

AZ ÜGYINTÉZÉS MENETE 8

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 9

(6)

Oldalszám:

(7)

Oldalszám: 1

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. §

(1) Jelen szabályzat célja, hogy egységessé és áttekinthetővé tegye a Miskolci Egyetem (továbbiakban: Egyetem) Rektori Hivatal szervezeti egységeinek feladatait, ügyintézési, ügyviteli rendjét, az ezekhez kapcsolódó tevékenységeket, ezáltal elősegítve az egyes egységek feladatának és munkájának magas színvonalon történő ellátását.

(2) A Rektori Hivatal a Miskolci Egyetem gazdálkodási egysége, amelyet a rektor irányít, és a hivatalvezető vezet.

(3) A Rektori Hivatal a rektorhelyettesek, a hivatalvezető, és az igazgatók által irányított szervezeti egységekből áll.

AREKTORI HIVATAL SZERVEZETE

2. § (1) A Rektori Hivatalon belüli szervezeti egység:

Beiskolázási Központ

(2) A Rektori Hivatal önálló szervezeti egységnek nem minősülő belső egységei a következők:

a) Rektori Titkárság

b) Intézményfejlesztési és Kapcsolati Ügyekért Felelős Rektorhelyettesi Titkárság c) Tudományos és Nemzetközi Rektorhelyettesi Titkárság

d) Oktatásfejlesztési és Minőségbiztosítási Rektorhelyettesi Titkárság

AREKTORI HIVATAL IRÁNYÍTÁSA, VEZETÉSE

3. §

(1) A Rektori Hivatalon belüli munkát közvetlenül a hivatalvezető, a rektorhelyettesek, és az igazgató szervezik, irányítják és ellenőrzik.

(2) A szervezeti egység kinevezett vezetője távolléte esetére helyettesítéséről gondoskodni köteles.

(3) A szervezeti egység feladatait – vezetőjük iránymutatása alapján – ügyvivő szakértők, igazgatási ügyintézők és ügyviteli alkalmazottak látják el, munkaköri leírásuknak megfelelően.

(4) A Szervezeti és Működési Szabályzat I. kötet Szervezeti és Működési Rend 28. § (3) bekezdése szerint a Rektori Hivatal vezetőjét a közvetlenül alárendelt szervezeti egység, illetve személyek tekintetében megilleti az utasítás adásának a joga. Az utasítás csak a közvetlenül alárendelt szervezeti egység működésére, illetve személy feladatvégzésére vonatkozhat.

(8)

Oldalszám: 2

A REKTORI HIVATAL FELADATAI

4. §

(1) A Rektori Hivatal az Egyetem oktatási-kutatási, tudományos, nemzetközi, minőségbiztosítási, intézményfejlesztési, ipari és intézményi kapcsolat szervezési tevékenységével összefüggő adminisztrációs feladatokat lát el.

(2) A Rektori Hivatal fő feladata az Egyetem egészére vonatkozó feladatok ellátása és a rektor munkájának követlen segítése.

(3) A Rektori Hivatal az egész egyetemet átfogó igazgatási, szervezési munkában a rektor, a rektorhelyettesek, igazgató és a hivatalvezetőtevékenységét segítő gazdálkodási egység, amelynek tevékenységét a hivatalvezető szervezi és irányítja az Egyetem rektorának útmutatásai alapján. A Rektori Hivatal főbb feladatai a következők:

a) A rektor, a rektorhelyettesek, igazgató és a hivatalvezető ügyiratkezelésével kapcsolatos feladatok; továbbá programok egyeztetése, szervezése.

b) Hivatali kapcsolattartás az Egyetem karaival, egyéb szervezeti egységeivel, külső szervezetekkel.

c) Egyetemi szintű adatszolgáltatás, adattovábbítás, nyilvántartás vezetése.

d) A Szenátus, a Rektori Kabinet munkájának szervezése, segítése, a szükséges feladatok elvégzése, jegyzőkönyvek elkészítése, a Szenátus határozatainak az illetékeshez történő továbbítása, honlapon való közlése.

e) Minisztériumi és egyéb határidős feladatok figyelemmel kísérése, a szükséges intézkedések megtétele.

f) Az Egyetem valamennyi szervezeti egységét érintő kérdésekben tájékoztatás megküldése.

g) Kapcsolattartás a fenntartóval és más főhatóságokkal.

h) A Hivatal (bér)gazdálkodási egység mivoltából fakadó ügyintézési feladatok ellátása.

i) Közreműködés az egyetemi szintű szabályzatok elkészítésében, karbantartásában, nyilvánosságra hozatalában.

j) A Rektori Hivatal gazdasági, gazdálkodási ügyeinek intézése.

k) A belső ellenőri jelentések rektort érintőigazgatási, ügyviteli teendőinek ellátása.

l) A Hivatal humánpolitikai adminisztratív feladatainak ellátása.

m) A rektor és a hivatalvezető kötelezettségvállalási, utalványozási jogkörébe tartozó személyi és dologi keret kifizetéseinek engedélyezése és nyilvántartása.

n) Hallgatói Öntevékeny Csoportok regisztrációja (rektor felé történő bejelentési kötelezettségből adódóan).

o) A rektori törvényességi felügyelet gyakorlásában való aktív közreműködés.

p) A rektor és a rektorhelyettesek programjának szervezése és nyilvántartása.

(9)

Oldalszám: 3

REKTORI TITKÁRSÁG

5. §

(1) A rektor mellett Rektori Titkárság – a továbbiakban Titkárság – működik, melynek a munkatársai a Titkárságon, mint szolgálati helyen, a Rektori Hivatal keretében látják el feladataikat, a hivatalvezető irányításával.

(2) A Titkárság feladatai különösen:

a) A rektor intézményi, intézményen kívüli kapcsolattartásából következő titkársági teendők biztosítása.

b) A rektor megbízatásából adódó testületi tagságokkal kapcsolatos ügyintézési, szervezési feladatok ellátása.

c) A rektor munkájával, a titkárság működésével kapcsolatos pénzügyi, gazdasági teendők teljesítése.

d) Hazai és külföldi vendégek fogadása, protokolláris, hostessi feladatok ellátása.

e) Egyetemi szintű rendezvények szervezése, lebonyolítása, más szervezeti egységek, megbízott dolgozók közreműködésével.

f) Az egyetemi szintű információk honlapon történő közzétételéről intézkedés.

g) A hivatalvezető hatáskörébe tartozó feladatok, ügyek adminisztrációs teendőinek ellátása.

h) A Rektori Kabinet és a Szenátus technikai előkészítése, az ülések anyagainak feltöltése a Rektori Hivatal honlapjára, a rektor és a Szenátus titkára előterjesztéseinek adminisztratív előkészítése.

i) A szabályzatok, vezető testületi ülésekkel kapcsolatos anyagok honlapon történő megjelentetése.

j) A hivatalvezetői levelezéssel kapcsolatos feladatok végzése, az elektronikus iratkezelési rendszer (MonDoc) folyamatos figyelemmel kísérése, ezzel kapcsolatos ügyintézés (érkeztetés, iktatás, levelezés).

k) Iratok gépelése, szerkesztése, sokszorosítása, dokumentumok nyomdai előkészítése.

l) Leltározási tevékenység megszervezése.

m) A vezető testületek által elfogadott, aláírásokkal ellátott együttműködési megállapodások bekérése, folyamatos feltöltése az együttműködési megállapodások tárába.

n) Adatok feltöltése a szenátusi határozatok tárába.

o) A Rektori Hivatal humánpolitikai teendőinek ellátása.

p) Az alkalmazási célú elismerési ügyek adminisztratív teendőinek ellátása.

q) Részvétel a rektori törvényességi felügyelet ellátásában és dokumentálásában.

r) A rektor programjának szervezése és dokumentálása.

INTÉZMÉNYFEJLESZTÉSI ÉS KAPCSOLATI ÜGYEKÉRT FELELŐS REKTORHELYETTESI TITKÁRSÁG

6. §

(1) Az intézményfejlesztési és kapcsolati ügyekért felelős rektorhelyettes mellett titkárság működik, és az ott dolgozók a rektorhelyettes közvetlen irányítása és utasításai alapján a titkárságon, a Rektori Hivatal keretében látják el feladataikat.

(10)

Oldalszám: 4

(2) Feladataikat képezi különösen:

a) A költségtérítéses képzésekkel kapcsolatos ügyviteli, dokumentációs feladatok elvégzése.

b) A működő duális képzések, a kihelyezett képzések koordinálásához és felügyeletéhez, a vállalati képzési helyekkel, a Duális Képzési Tanáccsal és a kamarákkal való kapcsolattartáshoz kapcsolódó ügyviteli, adminisztrációs feladatok ellátása.

c) Közreműködés az akadémiai igazgatásszervezési feladatok ellátásában.

d) Az ipari és intézményi kapcsolatok szervezéséhez, a harmadik misszióhoz kötődő rektorhelyettesi feladatok adminisztratív támogatása.

e) Részvétel a K+F+I pályázatok koordinációjában, valamint a LEAR tevékenység ellátásában a brüsszeli pályázatok vonatkozásában, az akadémiai humán fejlesztési ügyek kezelésében, továbbá a kari minősítések koordinációjában.

f) Az intézményfejlesztési és kapcsolati ügyekért felelős rektorhelyettes által irányított bizottságok, ülések, megbeszélések előkészítésében, lebonyolításában való közreműködés.

g) Elektronikus iratkezelési rendszer (MonDoc) folyamatos figyelemmel kísérése, ezzel kapcsolatos ügyintézés (érkeztetés, iktatás, levelezés).

h) Az intézményfejlesztési és kapcsolat ügyekért felelős rektorhelyettes által irányított és felügyelt területekkel való kapcsolattartás.

i) Az intézményfejlesztési és kapcsolat ügyekért felelős rektorhelyettes programjainak a szervezése és dokumentálása.

TUDOMÁNYOS ÉS NEMZETKÖZI REKTORHELYETTESI TITKÁRSÁG

7. §

(1) A tudományos és nemzetközi rektorhelyettes mellett titkárság működik, és az ott dolgozók a rektorhelyettes közvetlen irányítása és utasításai alapján a titkárságon,, a Rektori Hivatal keretében látják el feladataikat.

(2) A titkárság átfogó feladata az Egyetem tudományos és nemzetközi tevékenységével kapcsolatos ügyek intézése és a tudományos és nemzetközi rektorhelyettes munkájának segítése. Feladatai különösen:

a) Hazai és nemzetközi oktatási-kutatási pályázatokkal kapcsolatban a Pályázati Szabályzatban foglalt – a titkárságra vonatkozó – feladatok ellátása.

b) Az illetékességi körébe tartozó kutatási fejlesztési tevékenységekkel kapcsolatos feladatok.

c) A doktori képzés szervezése: szabályozások, akkreditációk, felvételi meghirdetés, keretszámok szétosztása, pályázatok engedélyeztetése, felvételi kiértesítések, a felvettek nyilvántartása, szakmai nyelvvizsgák engedélyeztetése, honosítással kapcsolatos ügyintézés. Az Egyetemi Doktori Tanács üléseinek szervezése.

d) A doktori fokozat megszerzésére irányuló eljárások szervezése: engedélyeztetés, oklevélkészítés, doktori avatásra előkészítés, adatszolgáltatások. A PhD fokozatok egyetemi szintű nyilvántartása.

e) Tiszteletbeli doktori cím adományozásával kapcsolatos ügyintézés.

(11)

Oldalszám: 5

f) A habilitációval kapcsolatos feladatok: szabályozás, habilitációs eljárások megszervezése, a habilitációs tudományterületi és fellebbviteli bizottságok működtetése, adatszolgáltatások. A habilitáltak egyetemi szintű nyilvántartása.

g) Az egyetemi közlemények megjelentetésével kapcsolatos feladatok.

h) A tudományos diákköri tevékenység szervezése és ügyvitele.

i) Találmányi és újítási ügyek intézése.

j) Tudományos és nemzetközi rendezvények szervezése, lebonyolítása.

k) Az Egyetem ill. valamely szervezeti egysége által szervezett tudományos és szakmai rendezvény engedélyezése.

l) Hazai és nemzetközi kiállításokon való egyetemi részvétel szervezése, illetve támogatása.

m) Egyetemi oktatók, kutatók és hallgatók egyetemi szintű alapítványi támogatásokkal kapcsolatos ügyeinek intézése.

n) A tudományos kapcsolatok fenntartásához, bővítéséhez kapcsolódó feladatok, ügyintézés.

o) Egyetemi szintű nemzetközi oktatási-kutatási együttműködési szerződések előkészítése, nyilvántartása.

p) Hivatalos külföldi utazások és vendégfogadások adminisztratív előkészítése, utazási szabályzat gondozása.

q) Közreműködés nemzetközi oktatási projektek végrehajtásában (intézményi koordináció, projektmenedzsment és adminisztráció).

r) Ösztöndíj- és pályázati felhívások nyilvántartása, továbbítása, információ nyújtás hallgatók és oktatók részére.

s) A Miskolci Egyetem nemzetközi kapcsolatainak fejlesztése, ügyvitele, a nemzetközi kapcsolatokra vonatkozó nyilvántartás vezetése és adatszolgáltatás, ügyintézés.

t) Nemzetközi képzések ügyvitele.

u) Idegennyelvű képzések indításának kezdeményezése, kapcsolattartás a külső partnerekkel (Stipendium Hungaricum-Tempus Közalapítvány, ERASMUS partner hálózat, stb.)

v) Egyetemi Projekt Háló működésének információs támogatása.

w) Közreműködés a Miskolci Egyetem nemzetközi ismertségét elősegítő egyéb tevékenységek megvalósításában (pl. projektekhez kötődő tájékoztató füzetek készítése, Miskolci Egyetem-ismertető összeállítása idegen nyelvű kiadványok számára).

x) A tudományos és nemzetközi rektorhelyettesi programok szervezése és dokumentálása.

OKTATÁSFEJLESZTÉSI ÉS MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI REKTORHELYETTESI TITKÁRSÁG

8. §

(1) Az oktatásfejlesztési és minőségbiztosításirektorhelyettes mellett titkárság működik, és az ott dolgozók a rektorhelyettes közvetlen irányítása és utasításai alapján a titkárságon, a Rektori Hivatal keretében látják el feladataikat.

(2) Feladataikat képezi különösen:

(12)

Oldalszám: 6

a) Ösztöndíj ügyek, átsorolások, tanulmányi emlékérem megítélés, hallgatói jogorvoslati és fegyelmi ügyek, méltányossági kérelmek intézése, az adminisztratív feladatok elvégzése.

b) A felvételi tevékenységgel kapcsolatos adatok nyilvántartása, statisztikák készítése, ülések előkészítése.

c) A graduális képzések működtetéséhez, akkreditációjához, a szakirányú továbbképzések OH általi nyilvántartásba vételéhez, szakalapítás és szakindítás engedélyeztetési eljáráshoz kapcsolódó adminisztratív, ügyviteli feladatok ellátása.

d) Az alapító okirat és a működési engedély ügyeinek intézéséhez kapcsolódó adminisztrációs teendők ellátása.

e) Nemzeti kiválósági ösztöndíjjal kapcsolatos feladatok ellátása.

f) Záróvizsga Bizottsági elnökök, pótelnökök, tagok felkérésének előkészítése.

g) Ülések, tanácskozások, megbeszélések előkészítése.

h) Az egyetemi Lakásügyi Bizottság működtetésével kapcsolatos adminisztrációs feladatok ellátása.

i) Az oktatásfejlesztési és minőségbiztosítási rektorhelyettes programjának szervezése és dokumentálása.

j) Az oktatási célú elismerési ügyek adminisztratív teendőinek ellátása.

k) Elektronikus iratkezelési rendszer (MonDoc) folyamatos figyelemmel kísérése, ezzel kapcsolatos ügyintézés (érkeztetés, iktatás, levelezés).

l) A szakreferensek munkájának támogatása és segítése.

m) Az oktatásfejlesztési és minőségbiztosítási rektorhelyettes hatáskörébe tartozó feladatok, ügyek adminisztrációs teendőinek ellátása.

n) Az Egyetem minőségbiztosítási rendszerének átfogó működtetése és felügyelete.

o) A kari önértékelések támogatása, konzultatív, tanácsadó szerep betöltése.

p) A szervezeti egységek egyetemi szintű önértékelésének összegzése, az eredmények értékelése, fejlesztési javaslatok előterjesztése a Minőségbiztosítási Bizottsághoz.

q) A Minőségbiztosítási Bizottság üléseinek megszervezése, jegyzőkönyv vezetése, az üléseken meghatározott feladatokban való részvétel.

r) Egyetemi éves minőségfejlesztési programok kidolgozása.

s) Intézményfejlesztési terv elkészítésében való közreműködés.

t) Kétévenkénti önértékelések előkészítése, módszertan rögzítése, vizsgálati anyagok összegzése.

u) Az egyetemi minőségbiztosítási rendszer éves átvizsgálása, a minőségügyi dokumentumok kialakítása, nyilvántartása, az érdekeltekhez történő eljuttatása, a hatálytalanított példányok visszavonása, archiválása.

v) Az egyetemi minőségbiztosítási rendszer működésével kapcsolatos eredmények nyilvánosságának biztosítása.

w) Az egyetemi minőségbiztosítási rendszer eljárásai kidolgozásának koordinálása, és hatékony megvalósításának ellenőrzése.

x) DPR és motivációs felmérések menedzselése, egyetemi elemzések készítése, adatszolgáltatás az EDUCATIO, az AVIR, a Rektori Hivatal valamint a karok felé, illetve egyéb igény és megkeresés szerint.

y) Az ALUMNI portál működésének támogatása.

(13)

Oldalszám: 7

z) EvaSys kérdőívkészítő és felmerés menedzselő rendszer egyetemi működtetése.

Intézményi és kari akkreditációs eljárások támogatása és segítése.

BEISKOLÁZÁSI KÖZPONT

9.§

(1) A Beiskolázási Központ a Rektori Hivatal gazdálkodási egységhez tartozó szervezeti egységként működik.

(2) A Beiskolázási Központ feladata a Beiskolázási Bizottsággal egyeztetve a Miskolci Egyetem beiskolázási tevékenységeinek ütemezése, stratégiájának megtervezése, lebonyolításának megszervezése. Ezen túlmenően feladata azon egyetemi rendezvények (évnyitó, diplomaátadó stb.) tervezése, szervezése és lebonyolítása is, amelyek az egyetem életében kimagasló jelentőséggel és kihatással bírnak a beiskolázási tevékenységre.

A Beiskolázási Központ főbb feladatai:

a) Beiskolázási feladatok:

- a Miskolci Egyetem nyílt napjainak megszervezése,

- középiskolákban tartott beiskolázási előadások koordinálása,

- a Miskolci Egyetem részvételének megszervezése és lebonyolítása a beiskolázási célú rendezvényeken, oktatási kiállításokon,

b) Egyetemi rendezvények szervezése:

- központi tanévnyitó ünnepségek, - központi diplomaátadó ünnepségek, - Március 15. ünnepség,

- Október 23. ünnepség, - BBZI koncertek.

c) A külső kommunikáció körében

- beiskolázási célú kiadványszerkesztés egységes formában az Arculati Kézikönyvben meghatározottak szerint,

- a egyetemi honlap, információs felületek folyamatos naprakész karbantartása, - beiskolázási célú elektronikus- és nyomtatott médiában való megjelenés,

- beiskolázási célú sajtótájékoztatók, információs napok, workshopok szervezése és lebonyolítása,

- az Egyetem nemzetközi megjelenésének elősegítése, idegennyelvű honlaphoz tartalomszolgáltatás.

d) A Beiskolázási Központ, illetve az Egyetem rendezvényeinek audio-vizuális támogatása. Élő, On-line közvetítések megtervezése és lebonyolítása az előző pontokban szereplő, illetve minden olyan egyéb rendezvényről, amely a Miskolci Egyetem számára stratégiai fontossággal bír.

e) A Miskolci Egyetem beiskolázási honlapjának megtervezése, megalkotása és üzemeltetése.

f) A Miskolci Egyetem közösségi média felületeinek a gondozása:

- YouTube csatorna, - FaceBook oldal, - Twitter csatorna, - Instagram fiók.

(14)

Oldalszám: 8

A közösségi média felületek fejlődésének nyomon követésével új csatornák feltérképezése, bekapcsolódás megtervezése és végrehajtása.

g) Minden olyan marketing tevékenység koordinálása, amely a Miskolci Egyetem életében beiskolázási szempontból jelentőséggel bír, például:

- szórólapok és prospektusok készítése és terjesztése,

- online felületek hirdetéseinek a tervezése és szervezése, elektronikus médiában (TV, rádió) szereplő hirdetések tervezése és szervezése

a jogszabály által előírt engedélyeztetési eljárás lefolytatását követően.

(3) A Beiskolázási Központ munkáját igazgató vezeti és a Rektori Hivatal vezetője irányítja.

A SZERVEZETI EGYSÉGEK KÖZÖTTI KAPCSOLAT

10. §

(1) A szervezeti egységeknek a munkavégzésük során olyan munkakapcsolatot kell kialakítani, amely segíti az egymásra épülő feladatok költségtakarékos, hatékony és magas színvonalú megoldását.

(2) Az egységek segítik egymás munkáját határidőre történő adatszolgáltatással, az egységre háruló feladatok maradéktalan teljesítésével, és minden egyéb másban.

(3) A kapcsolat vezetői szinten és ügyintézői szinten egyaránt létrejöhet, a kapcsolat formáját az aktuális feladat határozza meg.

(4) A Rektori Hivatal összehangolt működése érdekében a hivatalvezető - az általa indokoltnak tartott rendszerességgel - értekezletet tart.

(5) Az értekezleten a Rektori Hivatalban dolgozó személyek vesznek részt. Az értekezlet időpontjáról a rektort, rektorhelyetteseket, igazgatókat tájékoztatni kell, akik döntésük szerint azon személyesen részt vesznek. A hivatalvezető mást is meghívhat, akinek részvétele a napirendre tekintettel indokolt.

(6) Az értekezletről emlékeztető készül, amelyben rögzíteni kell az esetleges döntések, állásfoglalások végrehajtásáért felelős személyeket, a végrehajtás határidejét.

AZ ÜGYINTÉZÉS MENETE

11. §

(1) Az egyes szervezeti egységeken belül dolgozó ügyintézők feladatait munkaköri leírások tartalmazzák.

(2) A beérkező ügyiratokat a vezetők a munkaköri leírásoknak megfelelően adják ki (szignálják) elintézésre az ügyintézőknek, akik gondoskodnak a MonDoc irat- és dokumentumkezelő programban történő rögzítésről.

(3) Az intézkedést igénylő ügyiratoknál az elintézést a válaszlevél dokumentálja, amelyet az ügyintéző aláírásra az illetékes vezetőnek előkészít.

(4) A kiadmány elküldését a kézbesítő könyvben, illetve a Jogi és Beszerzési Osztály által vezetett postai küldemények feladó jegyzékében kell dokumentálni.

(15)