002:656.6
RÉGI ÉS ŰJ PROBLÉMÁK A MAGYAR POSTA DOKUMENTÁCIÓS SZOLGÁLATÁBAN
Vajda Endre
Minden dokumentáció - i g y a p o s t a i dokumentáció célja i s a z , hogy m u n k a e s z k ö z k e n t álljon az igénybevevő* szakterü
l e t rendelkezésére. Ami a p o s t a i tájékoztatás j e l e n l e g i helyzetét i l l e t i , kétségtelen, hogy ezidőszerint még a dokumentáció p a s s z i v o l d a l a domborodik k i , de a törekvés a z , hogy a szakember asztalára az a d o t t témával való foglalkozással e g y i d e j ű l e g l e t e - gyuk a témával k a p c s o l a t o s lehetóleg t e l j e s dokumentációt. E z t p e d i g csupán a k t i v , o p e r a t i v dokumentációs munkával l e h e t elérni.
A közelmúltban a magyar P o s t a dokumentációs munkáját irányitó szakemberek a svájci postaigazgatás könyvtára és dokumentációja v e zetőjének m e g j e l e n t érdekes ismertetőjét tanulmányozták behatóan.
Svájcban az e g y e s i t e t t könyvtár és a dokumentáció állománya m i n t e g y 300 000 kötet. A munka nagyságára nézve az alábbi számok adnak tájé
koztatást:
1960-ban a könyvtár k e r e k e n 24 000 könyvet, brosúrát kölcsönzött k i , és 38 000 folyóirat-példányszámot köröztetett a postavezérigazga
tóságon, v a l a m i n t a 28 körzeti igazgatóságon. Az a d o t t felvilágosítá
sok és információk száma egy év a l a t t k b . 600. A személyzeti létszám 1 1 fö.
A svájci postaigazgatás a dokumentációt a lehető legegyszerűbb eszközökkel i g y e k s z i k elvégezni. E d d i g például nem v e t t e k igénybe lyukkártyát, hanem c s a k i s k a r t o n o k k a l d o l g o z t a k . M i k r o f i l m e t ugyan már használnak, de csak a valóban f o n t o s anyagra korlátozva.
Az összes folyóiratok a postavezérigazgatóság könyvtárához k e rülnek. Azokat beérkezésük után a dokumentációs szolgálat naponként átnézi. Ha a dokumentátor megítélése s z e r i n t egy c i k k vagy egy rész
l e t - ez akár egy kép i s l e h e t - dokumentálásra méltónak látszik, kartotéklapot készítenek /7,5 x 12,5 cm/, amelyen rőgzitik a szerző nevét, a c i k k cimót, v a l a m i n t a folyóirat évfolyamát, számát és o l -
dalát, e s e t l e g távirati stílusban utalást b i z o n y o s p o n t o k r a .
A dokumentációs szolgálat a n a p i l a p o k k a l i s f o g l a l k o z i k . A pos
tára vonatkozó összes h i r l a p c i k k e k e t külön l a p o k r a r a g a s z t j a , és az egyes kérdéseket dossziékba gyűjti, továbbá kiegészíti az e s e t l e g e s egyéb mellékletekkel.
A könyv, folyóirat, n a p i l a p azonban még nem elegendő az átfogó információhoz, ezért részben az ügyiratokat i s feldolgozzák. A doku
mentációs szolgálat megkapja a sokszorosított körözvényeket és ügy
i r a t o k a t , jelentéseket és egyéb i r a t o k a t , és e z e k e t általában a s z a k katalógus e l v e i s z e r i n t felépített r e n d s z e r b e n d o l g o z z a f e l . Az ügy
i r a t o k o n kívül a dokumentáció f e l d o l g o z z a m i n d a z t , a m i t az igazgatás bármely formában k i a d /időszakos és a l k a l m i kiadványok, plakátok,pro
paganda i r a t o k , figyelőlapok, kezelési nyomtatványok s t b . / . A doku
mentáció nyilvántartásánál a súlypont a szakmai szempontok s z e r i n t i rendezésen van. Ehhez az Egyetemes T i z e d e s Osztályozást /ETO/ h a s z nálják. Az i t t s z e r z e t t t a p a s z t a l a t o k a t hasznosítani l e h e t e t t az E- gyexemea T i z e d e s Osztályozás "Postaügy" részének kiépítésénél,amely- l y e l az Egyetemes Postaegyesület végrehajtő és összekötő bizottságá
nak e g y i k albizottsága f o g l a l k o z i k .
A dokumentációs szolgálat h e l y e s v i t e l e szempontjából l e g f o n t o sabb feltételnek a z t tartják, hogy e szolgálatot csak kiváló munka
erőkkel szabad végeztetni. A svájci postaigazgatás statisztikát ké
szített arról, hogy m i l y e n időráfordításokkal t u d j a az érdeklődőket kielégíteni. E r r e nézve két időszakon át végeztek vizsgálatot:
a/ 270 felvilágosítást a d t a k , ebből elintézve 5 p e r c e n belül 58 * 21,5 1°
5-10 » n 72 = 26,7 $ 10-15 " " 30 = 1 1 , 1 5*
15-20 " " 38 = 14,1 # 20-30 " " 2 1 = 7,8 i 30-60 * »• 28 = 10,3 1>
60 " t u l 23 - ' 8,5 5*
b / 470 felvilágosítást a d t a k , ebből elintézve 5 p e r c e n belül 116 - 24,6 $ 5-10 " " 110 - 23,4 í*
10-15 " » 55 - 11,7 $ 15-20' • " 56 * 11,9 + 20-30 » - 47 - 9,9 Í>
30-60 " " 46 - 9,9 3*
60 " t u l 40 - 8,5 +
A fentiekből megállapítható, hogy az összes kérdések 48 £-ára l e g f e l j e b b 10 p e r c a l a t t válaszoltak, és a kérdések 3/5-ét negyed- órán belül Intézték.
Hazánkban 1960. szeptemberében a l a k u l t meg a P o s t a Dokumentá-
VAJDA E.: A p o s t a dokumentációja
ciós Központ. Az u j s z e r v f e l a d a t a a p o s t a területén egyrészt a mű
s z a k i propagandamunka, másrészt a műszaki i r o d a l o m , a közigazgatás, kezelés, pénztári szolgálat, gazdaság, s z e r v e z e t s t b . kérdésekkel k a p c s o l a t o s tájékoztató anyagok gyűjtése, dokumentációs feldolgozása ós az érdekeltekhez való eljuttatása, k i v o n a t o k , t a r t a l m i összefog
lalások, beszámolók, bibliográfiák, összeállítások, kiállitások s t b . formájában.
F e l a d a t a a szakkönyvtári munka ellátása, v a g y i s a s z a k i r o d a l o m valamennyi válfajának /önálló és periódikus kiadványok/ gyűjtése, rendezése és hozzáférhetővé tétele, a s z a k i r o d a l o m olvasásának elő
mozdítása, úgyszintén az állandó k a p c s o l a t o k kiépítése, továbbá a do
kumentumok cseréje.
A P o s t a Dokumentációs Központ szolgáltatásai két c s o p o r t r a o s z l a n a k . A szolgáltatások egyrészt spontán a d o t t , másrészt kért i n f o r mációk.
A spontán a d o t t információk révén a dokumentációs tevékenység aktív o l d a l a kerül előtérbe. Ez a z t j e l e n t i , hogy a P o s t a Dokumentá
ciós Központ operatív módon köteles dokumentálni, azaz a hozzáérkező p o s t a i r o d a l m i anyagról f o l y a m a t o s a n köteles tájékoztatni a megbiző s z e r v e k e t .
A kért információ alkalmával egy-egy konkrét szakmai kérdésről össze k e l l állítani m i n d a z t , ami erről könyvekben, szakfolyóiratok
ban, újságcikkekben, utasításokban / r e n d e l e t e k b e n / kutatási eredmé
nyekben, tanulmányi jelentésekben, ellenőrzésekben, KGST anyagokban, katalógusokban, p r o s p e k t u s o k b a n m e g j e l e n t , kivánatra l e k e l l fordí
t a n i , k i v o n a t o l n i , referálni, vagy fotókópiában az érdeklődő r e n d e l kezésére bocsátani.
A p o s t a i szakterületen az OMKDK dokumentációs kiadványok és!
szolgáltatások m e l l e t t a P o s t a Dokumentációs Központ Közleményei és a P o s t a Kisérleti Intézet Közleménye, v a l a m i n t címfordítások állnak rendelkezésre*
A szakterületet érdeklő témák h a z a i dokumentációs feltárása t o vábbi javításra s z o r u l . így a Nemzetközi Távközlési Egyesület /CCTTT/
munkájában való aktívabb részvétel, a dokumentumok és más kiadványok f o k o z o t t mértékű fordítása és a nyilvánosság biztosítása l e n n e kívá
n a t o s . Szakkérdések felvetése és a nemzetközi s z e r v e z e t e n át k a p o t t válaszok i s nagyjelentőségűek l e h e t n e k . Nemcsak a távközlés, hanem más területen i s vannak hasonló nemzetközi egyesületek és ezeknek lé
t e , működése i s a l i g i s m e r t , eredményeik tehát i g y számunkra nem hasznosíthatók. Ezért szükséges v o l n a , hogy a nemzetközi egyesületek
ről működésűk megjelölésével, nyilvántartás készüljön, és kiadványai
k a t ETO csoportosításban f o l y a m a t o s a n és r e n d s z e r e s e n állítsák össze.
A P o s t a Dokumentációs Központ létszáma az odatartozó Postamúze
um dolgozóival együtt összesen 21 fő.
A szűkebb értelemben v e t t s z a k i r o d a l m i tájékoztatással f o g l a l k o -
zók szakképzettsége, n y e l v i s m e r e t e megfelelő: felsőfoka a n g o l , f r a n c i a , német, o r o s z nyelvtudással r e n d e l k e z n e k .
A F o s t a Központi Szakkönyvtár 1961-ben könyvre, folyóiratra 102 000 F t - o t fordított. Főállásban műszaki tájékoztatási tevékeny
séget folytató dolgozók bérezésére k e r e k e n 150 000 F t v o l t a ráfordí
tás.
A h e l y i tájékoztató tevékenység - a referáltatás 03 a fordítás egyaránt - össze v a n h a n g o l v a az OMKDK szolgáltatásaival, de súlyt helyezünk az i d e g e n n y e l v e t tudó dolgozók számára hasznos külföldi referálőlapok előfizetésére i s .
A f e n t i szolgáltatásokat a F o s t a Dokumentációs Központ már j e l e n l e g i s végzi. Nyilvánvaló azonban, hogy h a korszerű, minden i ¬ génynek megfelelő információs szolgáltatásokat kívánunk b e v e z e t n i , a dokumentációs szolgálat a l a p o s kibővítésére, illetőleg u j szolgálta
tások bevezetésére v a n szűkség. Az előfeltételek /helyiség, személy
z e t s t b . / megteremtése után ezek a következők lehetnének:
1 . Saját tartalomjegyzék - fordítások - a Szakkönyvtárba érkező anyag tartalomjegyzékének g y o r s fordítása és körözése;
2. Bibliográfiák - az érdeklődők kívánsága s z e r i n t i adat-össze- állitások;
3. Témabibliográfiák - a megadott témára vonatkozó rövid k i v o n a t o k ;
4. Tömörítvények - kívánságra készült rövid fordítások;
5. Fordítások - műszaki, f o r g a l m i , gazdasági és igazgatási j e l legű fordítások;
6. F i l m e k , m i k r o f i l m e k .
A műszaki fejlesztési f e l a d a t o k h o z szükséges m i k r o f i l m és fotó
kópia igényeket a P o s t a Dokumentációs Központnál felállítandó fotó
laboratóriummal v o l n a kívánatos m e g o l d a n i . Be k e l l e n e r e n d e z k e d n i k e s k e n y f i l m házilag történő előállítására és Így oktatás céljára f i l m e t készíteni a p o s t a szakterűlet különböző ágazatairól, u j mun
kamódszerekről s t b .
A f e l a d a t o k I g e n nagyok, teljesítésük csak a k k o r lehetséges,ha a F o s t a Dokumentációs Központ gyűjtőkörébe v o n j a mindazokat az anya
g o k a t , amelyeket a dokumentáció, azaz a s z a k i r o d a l m i tájékoztatás számára f e l l e h e t használni. A r r a törekszünk, hogy a F o s t a Dokumen
tációs Központ gyűjtőkörét az alábbi kiadványfajtákban állapítsuk meg:
1 . Szakfolyóiratok 2. Szakkönyvek
VAJDA E.: A p o s t a dokumentációja
3. Kutatási jelentések 4. Tanulmányi jelentések
5. Kongresszusok, konferenciák beszámolói
6. Nagyobb fontosságú p o s t a i reviziók, népi ellenőrzések j e l e n tései
7. Az összes p o s t a i vonatkozású*utasítások, r e n d e l e t e k
8. A KGST tudományos műszaki t a p a s z t a l a t c s e r e utján b e s z e r z e t t híradástechnikai és p o s t a i tanulmányok
9. Újítások, műszaki fejlesztési jelentések 10. Találmányok, s z a b a d a l m i leírások
11. Szabványok
12. Katalógusok, p r o s p e k t u s o k 13. Fordítások
Ezek rendezése és a f e n t e b b vázolt f e l a d a t o k teljesítése egy
részt kiváló munkaerőket, másrészt tudományosan k i d o l g o z o t t nyilván
tartási r e n d s z e r t követel meg.
Cs8k röviden ismertettűk a z o k a t a problémákat, amelyek a p o s t a i dokumentációs szolgálat kiépítésénél felmerülnek, és azokat a j a v a s l a t o k a t , amelyek remélhetőleg rövidesen megvalósításra i s kerülnek, hogy a p o s t a dolgozóinak munkájukhoz további segítségére szolgálja
nak.
+ +
VAJDA. E.: Alte und neue Probleme lm Pokuaentationsálenst der üngarlechea Pont.
Auf Grund von f a c h l i t e r a r i s c h e n Angaben wird das Dokumentationssystem der Sohweizer Postdirektion beechrieben, wo auch Tageblatter bearbeitet und Aktén, Rundscnreiben, Beriohte sowie perlodlsche und Gelegenheiteveröffentlichungen erschloeeen werden.
Die Aufgaben der im September 1960 i n Ungarn e r r i c h t e t e n Dokumentationa- zentrale der F o s t bestehen i n der Versorgung der f a c h b i b l i o t h e k a r i s c h e n Arbei- ten und der aktiven Dokumentatlon duroh die E r t e i l u n g von spontánén I n f o r m a t i - onen und der Zusanroienstellung von Bibliographien. Zur weiteren Entwlcklung der Erschlieseung von Themen, die das Fachgebiet i n t e r e s s i e r e n , befasat man s i c h mit dem Gedanken an der Arbeit dea I n t e r n a t i o n a l e n Verbandes für Fernmelde- technil. /CCITT/ i n einem gesteigerten Kas se teilzunehmen, aber ee ware auch e r f o r d e r l i c h d i e Beziehungen mit anderen i n t e r n a t i o n a l e n Verbanden áhnlichen Charaktera auszubauen. Ea wird vorgeschlagen neue Dienstleistungen einzuftlh- ren, wie die Verfertigung von Inhaltsverzeichniaübersetzungen, von Themen- Bibliographien sowie Kurzabfasaungen und mit H i l f e eines eigenen Fotolabora- toriuma Mikrofilmé zu verwenden. E s s o l l e n auch d i e verachiedenen Dokumenten- gattungen i n gesteigertem llasse geaammelt werden.
