Forrás: a szerző saját szerkesztése (Probst (1998) 19. o. 1. ábra) alapján
A modell nyolc alkotóelemből tevődik össze.
1. A tudásprioritás meghatározása:
A vállalatok tekintetében első szükséges lépés a tudás prioritások, célok definiálása.
A vállalatok alapvető igénye pontos és megbízható áttekintést kapni arról, milyen tudásra van szükségük. (Polányi, 2009; Bencsik, 2014)
A tudásprioritás meghatározása kiemelt szempont kell, hogy legyen.
Fontos tisztában lenni azzal, hogy a tudás milyen mértékben áll rendelkezésre jelenleg a szervezetben, azaz kiemelt figyelmet kell fordítani a tudás azonosítására:
- elemezni kell a meglevő adat-, információs- és tudásfolyamatokat,
- meg kell vizsgálni, hogy az adat-, információs- és tudásfolyamatok mennyiben felelnek meg az igényeknek,
- a folyamatok elemzése alapján meg kell határozni az adat-, információ- és tudásigényeket. (Probst, 2006)
2. A tudás azonosítása:
Elengedhetetlen annak ismerete, hogy a tudás milyen mértékben áll rendelkezésre az adott vállalatnál.
Azonosítani kell: egyrészt a meglevő adat-, információs- és tudásfolyamatokat, valamint hogy ezek mennyiben felelnek meg az igényeknek, másrészt pedig a folyamatok elemzése alapján meg kell határozni az adat-, információ- és tudásigényeket. Erre az előző fázis hiányában nincs lehetőség. (Probst, 2006;
Davenport - Prusak, 2001; Lakatos, 2005; Bencsik, 2014) 3. A tudás megszerzése:
A tudásszerzés történhet formális és informális módon is. Az informális hálózatok általában pontosabbak, de rendszerint személyes interakciót követelnek meg s mivel személyes kapcsolatokon keresztül, szájról szájra terjednek az ismeretek, ezért e hálózatok eleve létrehozzák a sikeres tudáscsere alapját, a bizalmat. (Davenport-Prusak, 2001; Konczosné, 2009)
4. A tudás fejlesztése:
A tudást nem elég csak egyszerűen összegyűjteni. Ahhoz, hogy egy vállalat igazi versenyelőnyhöz jusson a tudásmenedzsment segítségével, a tudást folyamatosan fejleszteni is kell, mind egyéni, mind szervezeti szinten abból a célból, hogy a vállalaton belül dolgozók saját maguk generálják a szükséges ismereteket mint például különböző ötletek, elképzelések, képességek, termékek, folyamatok stb.
kifejlesztését. (Tomka, 2009,) 5. A tudás szétosztása:
A tudás megosztásának célja, hogy továbbadja az ismereteket a vállalaton belül.
A tudásátvitel két részből áll:
- továbbításból és
- a tudás felszívásából az adott személy vagy csoport által.
Ha az ismereteket a címzett nem fogadja be, akkor a tudástranszfer nem jött létre. A tudás elérhetővé tétele nem jelent automatikusan tudásátvitelt is. (Tomka, 2009;
Bencsik, 2014) 6. A tudás hasznosítása:
A tudás felhasználásának biztosítani kell azt, hogy a tudást produktívan használják a vállalat eredményességének javítása érdekében. A tudásmenedzsmentnek ez az egyik fő célja. Hiába való minden erőfeszítés, ha a megszerzett ismeretek nem kerülnek felhasználásra. (Süle-Földesi – Botzheim, 2011; Bencsik, 2014)
7. A tudás rögzítése:
A tudás rögzítése annak biztosítását jelenti, hogy az azonosított, megszerzett vagy kifejlesztett, elosztott és felhasznált tudást a jövőben is a vállalat dolgozóinak a rendelkezésére bocsássa. Rögzíteni illetve mindenki számára hozzáférhetővé kell tenni azokat az információkat, azt a tudást, amit akár napi szinten használ(hat)nak az adott dolgozók. A tudás dokumentálásához szervesen kapcsolódik a tudás feltárásának, elérhetőségének a lehetősége különböző módszerek, eszközök, eljárások segítségével, valamint a folyamatos, rendszeres és tudatos aktualizálás, frissítés, és az illetéktelen behatolások ellen a kellő mértékű adatvédelem. (Lakatos, 2005; Ercsey, 2011; Farkas 2013; Bencsik, 2014)
8. A tudás ellenőrzése:
A tudás ellenőrzésének sokszor nem tulajdonítanak kellő jelentőséget, ugyanis mindazt, amit nem lehet mérni, nem is részesítik kellő figyelemben. A tudásellenőrzésre célszerű lenne minden esetben kiemelt figyelmet fordítani, ugyanis ez felülvizsgálja a célok elérését és lehetővé teszi a szervezeti tudás változásainak láthatóvá tételét. (Probst-Raub- Romhardt, 2006; Bencsik, 2014)
A 10. ábrából látható, hogy a modell lépései egymásra épülnek, és a lépések között szoros összefüggés van. Ez előrevetíti annak az igényét, hogy a vezetésnek képesnek kell lennie ezeket az összefüggést felismerni és folyamatosan szem előtt tartva fejleszteni.
A tudásmenedzsment ciklus elemeit mindig rendszerszemléletet alkalmazva, az összefüggések figyelembevételével kell alkalmazni. A hatékony működtetéséhez elengedhetetlen egy olyan tudásmegosztó szervezeti kultúra, melyet a bizalom légköre hat át, továbbá olyan motivációs és ösztönző rendszer alkalmazása, mely a dolgozókat a tudás megosztására, a közös munkára és az együttgondolkodásra biztatja. (Senge, 2006) Jelen disszertációban az ismertetett Probst modell (Probst, 2006) lépései képezik az alapot a gyakorlati tapasztalatok összegzéséhez.
2.2.3. A tudás átadás jelentősége
Ha az egyének megfelelő tudás-kultúrában élnek azt tapasztalják, hogy a tudás birtokosait megbecsülik: bátorítják és jutalmazzák a tudás-átadást, mert egyértelmű számukra, hogy másokat segítve, tudásukat átadva saját céljaikat is könnyebben megvalósíthatják.
Jó tudás átadóként maguk is könnyebben hozzáférhetnek mások szakértelméhez.
Minden egyén saját személyében felelős azért, hogy a benne szunnyadó képességet kibontsa, tudását folyamatosan fejlessze, és tehetségével, tudásával, tenni akarással igyekezzen "nyomot hagyni", azaz ne csak saját egyéni boldogulására helyezze a hangsúlyt, hanem váljon termelő erővé a kisebb-nagyobb közösségek számára. Legalább akkora a felelőssége abban, hogy másokat is legjobb tudásával segítsen, de legalább ne akadályozzon ugyanezen célok elérésében.
Hangsúlyozva az egyén személyes felelősségvállalását, rajta kívülálló okokból is bekövetkezhet a tőkevesztés, hiszen az emberi erőforrás azokat az egyéni képességeket, adottságokat is magában foglalja, amelyek az adott foglalkoztatási körben, társadalmi-gazdasági közegben részben, vagy egészben kihasználatlanul maradhatnak.
TACIT TUDÁS
A tudás megosztása és mások általi felhasználásának biztosítása a vállalat egészét érinti, főként a munkafolyamatok, funkciók, munkaterületek átláthatóságát illetően.
A cél a munkavállalók implicit tudásának hozzáférhetővé tétele úgy, hogy a vállalatnál dolgozó összes munkavállalónak lehetősége legyen a jövőben abból profitálni: az egyéni és a vállalati tacit tudás is beépül(het) így a szervezeti memóriába.
A folyamatok tudatos összekapcsolásával a használható tudáskészlet felhalmozható és a szervezeten belül, a különböző csatornákon keresztül továbbadható.
A tacit tudás „láthatóvá tételét” több tényező befolyásolja, ez jól reprezentálható a tudásmenedzsment rendszer három oszlopa modell tükrében a 11. ábrán: