A szervezeti felépítés ábrázolása

További célom, hogy a szervezeti struktúrát átláthatóan, formális felépítését, belső kapcsolatrendszerét grafikusan is ábrázolva mutassam be egy olyan hiánypótló „albumban”, amely lehetőséget ad a téma minősítés nélküli bemutatására. Ennek érdekében a szervezetet valamilyen plasztikus formában kell ábrázolni, vagyis meg kell jelentetnünk a szervezet modelljét. Ezt a modellt, amely a szervezetek formális struktúráit ábrázolja, valamint a szervezeti egységeket teszi láthatóvá, a szervezet organigramjának is nevezzük. Tehát az organigram bemutatja a szervezeti struktúra formális kapcsolatrendszerét. A formális struktúrák csak korlátozottan tudják bemutatni a szervezetben lejátszódó folyamatokat, valamint a szervezetben ténylegesen elvégzett tevékenységek egy jelentős részére nem terjednek ki, azonban jól szemléltetik a szervezet külső megjelenését. Jól láthatóan be tudják mutatni egy adott pillanatban a szervezet méretét, a formáját, a hierarchiaszintjeinek a számát, a szélességi tagolódását, a munkamegosztás elveit. Napjainkban leggyakrabban a formális szervezetek ábrázolására a Max Weber¹⁰ bürokratikus szervezetfelfogásában megjelenő „ideális szervezetet” ábrázolásának módszerét alkalmazzák. A Weber által racionálisnak tekintett „ideális szervezetet” a munkamegosztás, a szabályozottság, a hierarchia, az aktaszerűség, írásbeliség, a szakmai hozzáértés, a személytelenség, és a tárgyilagosság jellemzik. A szervezet itt úgy jelenik meg, mint egy személytelen, mechanikus

10 Max Weber (eredeti nevén Emil Maximilian Weber) (Erfurt, 1864. április 21. – München, 1920. június 1Ő.) német jogász, közgazdász, szociológus.

gépezet, amelyet teljes mértékben a hierarchia csúcsán lévő vezető irányít, és az írásban rögzített instrukcióinak megfelelően működik. E modellben a szervezet nem emberek, hanem szabályok rendszere, az apparátus tagja száműzi tevékenységéből a személyes érzelmeket és a részrehajló megfontolásokat, munkáját a személytelenség és tárgyilagosság jellemzi. A szervezet tagjai szakképzett hivatalnokok, akik kinevezés útján kerülnek beosztásukba. A kinevezés a kompetencia elve szerint a megkívánt technikai képzettségen alapul, egyéb szempontok nem jöhetnek szóba. A bürokratikus szervezettel szembeni lojalitást, a „testületi szellem” kialakítását szolgálja az elléptetési rendszer, amely a hivatalban eltöltött szolgálati időn, vagy teljesítményen, esetleg mindkettő figyelembevételén alapul. Az értekezésemnek nem tárgya e szervezetfelfogás vizsgálata. Azonban azt meg kell jegyezni, hogy ez a felfogás gyökeresen eltér a bürokrácia pejoratív értelmezésétől. Weber szerint a bürokratikus szervezet biztosítja a legjobb lehetőséget a racionális, az ésszerű alkotó tevékenységhez. „A bürokrácia alkalmas arra, hogy stabilitásban, fegyelemben, megbízhatóságban felülmúljon minden más szervezeti formációt.” [28;15.o.] „A bürokratikus szervezetek nélkül megoldhatatlan a tömegméretű igazgatás, általuk biztosítható a pontos és gyors ügyintézés.

[…] Weber szervezetfelfogásában megjelenő jellemzők közül a munkamegosztás, a szabályozottság, a hierarchia, az aktaszerűség, a személytelenség és a tárgyilagosság, illetve a működésének mechanikus gépezetként való modellezése, kifejezetten jó lehetőséget kínál a szervezetek formális struktúrájának, méretének, formájának, tagoltságának, hierarchiájának, és a hatásköröknek adott pillanatban történ bemutatására.” [28] „A bürokratikus szervezetek ábrázolására kidolgozott módszernél alkalmazott modellnél általában téglalapok jelölik a szervezeti egységeket, s az őket összekötő vonalak ezek kapcsolódásait. Az ilyen elven felépülő séma többnyire piramis alakú. […] A fentiek alapján nyilvánvaló, hogy az így elkészített szervezeti ábra két dolgot mutat be számunkra.

Megmutatja a munkamegosztást és hogy ki kinek az alárendeltje. A séma vonalai mutatják az alá-fölérendeltségi viszonyokat, a megbízott ebből származó felelősségét, jogkörét és az ezzel járó beszámolási és jelentéstételi kötelezettséget. […] Ez az ábrázolási mód ugyanakkor nem tudja bemutatni a felelősség- és hatáskör mértékét, valamint a decentralizáció mértékét.

Mindezen hiányosságai ellenére ez az ábrázolási mód ma is a legelterjedtebb a szervezeti struktúrákat bemutató ábrázolások közül.[…] A szervezeti séma tényleges értéke abban van, hogy bemutatja a szervezet vázszerkezetét, ezáltal megfelelő eszköz az elemzések számára.”

[29] Számomra tovább növeli a használhatóságának az értékét az, hogy kormányrendeletben meghatározottak szerint, kötelez elemként a költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatának tartalmaznia kell többek között „…a szervezeti felépítést és a működés rendjét, a szervezeti egységek megnevezését, feladatait és a költségvetési szerv szervezeti ábráját,” [30;13.§(1)e] melynek ez a séma a megjelenési formája. Ezért a rendőrség szervezeti struktúrájának vizsgálatánál ezt a sémát alkalmazom én is.

A rendőrség, „…mint költségvetési szerv működési szakaszában, három lényeges szempontnak van meghatározó jellege: a szervezeti (az alá-fölérendeltség kérdései, az irányítás elemei), a feladat- és hatásköri (mely ügyeket lát el, mely szolgáltatásokat nyújt az adott szervezet), illetőleg a pénzügyi, költségvetési (milyen pénzeszközökkel, mekkora gazdálkodási mozgástérrel látja el az adott költségvetési szerv a feladatait) aspektusoknak.”

[31] Értekezésem e fejezete a szervezeti felépítés megismertetését tűzte ki célul, mert úgy

gondolom, hogy a szervezetek hatékonyságát az alkalmazott szervezeti struktúrájuk döntően befolyásolják. „A célszerű (illeszkedő, megfelelő szervezeti struktúra a vezetést támogató és ezáltal az eredményességre pozitívan ható, míg a célszerűtlen struktúra a hatékonyságot korlátozó…” [32] hatással bír. Éppen ezért a szervezeten belüli viszonyok kialakítása kulcsfontosságú vezetési feladat, amely nem nélkülözi a szervezeti rendszer és környezet alapos ismeretét.

A Belügyminisztérium és az általa irányított fegyveres szervek hatékonyságának növelése, az erők és eszközök célirányosabb felhasználásának, a kitűzött stratégiai célok megvalósításának, a szervezési normák érvényesítésének érdekében egyes minisztériumi vezetők, illetve állományilletékes parancsnokok, differenciáltan a jogszabályi normán belül, szervezési hatáskörrel rendelkezzenek. Ennek a hatáskörnek a legkézzelfoghatóbb megjelenési formája a szervezeti és működési szabályzat, illetve az ügyrend mellett, a szervezési állománytáblázat, amely a meghatározott szervek működésének alapvető okmánya. Rendeltetése az adott szerv felépítésének, valamint a rendszeresített beosztásainak és azokhoz kapcsolódó normatíváknak a meghatározása. A szervezési állománytáblázat tartalmazza a szerv megnevezését, jogállását, szervkódját, az adott szervezeti hierarchiában elfoglalt helyét. Oszlopai meghatározzák az adott beosztáshoz rendszeresített alkalmazási jogviszony rövidítéseit, a munkakör megnevezését, a rendszeresített létszámot, a hivatásos állománynál a beosztásban elérhető legmagasabb rendfokozatot, az elírt ruhanormáját. A hivatásos állományú vezetőnél a vezetői szintnek megfelelő illetményre jogosultságot, a beosztott állománynál a beosztás besorolási osztályát és a beosztási kategóriáját, köztisztviselő esetében a besorolási osztályt, a közalkalmazott esetében a fizetési osztályát, a képesítési elírását. A hivatásos állománynál a beosztáshoz szükséges iskolai végzettségi szintet, a munkakörök betöltéséhez elfogadható képzettséget, a beosztással járó kötelez, illetve szükséges idegennyelv-tudást, a vezetői kategória szintjének jelölését, a fontos és bizalmas munkakörök biztonsági ellenőrzésének szintjét, a vagyonnyilatkozati kötelezettséget, a pszichológiai alkalmasságra kötelezettséget, a speciális rendészeti szakképzésre kötelezettséget. Értekezésemben a 2014. évet megelőzően tipizált állománytáblázat hiányában, a Heves Megyei Rendőr-főkapitányságot mutatom be. Célom a híradó és informatikai szakterületnek a szervezet struktúrájában elfoglalt helyének, átlátható szervezeti ábrákon keresztüli ismertetése. Fontosnak tartom azonban, a környezet, az ellátott terület bemutatását is, mivel csak így kaphatunk megfelelő képet a szakterület szervezetben elfoglalt helyéről. Ennek érdekében a szervezeti és működési szabályzatok, az ügyrendek illetve a szervezési állománytáblázatok feldolgozásával megyei felépítési vázlatokat, és ábrákat készítettem. A szakterület ellátásáért felelős híradástechnikai és informatikai szervezeteket, illetve beosztásokat részleteiben ismertetem. Célszerűnek tartom a szakterület tanulmányozását a rendszerváltás előtti struktúra elemzésével kezdeni, majd a jelentősebb változásokat bemutatni. A változásokat követen döntően csak ezeket szemléltetem a felépítési vázlatokban, de abban az esetben, ha a változások mértéke szükségessé teszi, elemzem a teljes felépítést. Nagyobb terjedelemben részletezem a rendőrség és a rendő r-főkapitányságok egységes, 2013. évtől tipizált szervezeti felépítését. A tipizált „kis” MRFK működési rendszerét, felépítését a Heves Megyei Rendőr-főkapitányság struktúrájának bemutatásával szemléltetem.