HONVÉD VEZÉRKAR FÕNÖKI RENDELKEZÉSEK
III. A HM KPH által végrehajtott elöljárói felügyeleti, illetve szakterületi belsõ szakellenõrzések rendje
14. A HM KPH EEI által végrehajtott szakellenõrzés a HM KPH szakmai irányítása alá tartozó pénzügyi és szám-viteli szervezeteknél, illetve szervezeti elemeknél folyó költségvetési gazdálkodás pénzügyi és számviteli felada-tai tervezésének, elõkészítésének, végrehajtásának, beszá-molásának, valamint a szakmai munka színvonalának megítélésére irányuló ellenõrzési forma, melynek elsõdle-ges célja, hogy megbízható, valós képet nyújtson a
pénz-ügyi és számviteli szakmai tevékenység színvonaláról, se-gítse elõ az egységes gazdálkodási szemlélet érvényesülé-sét, biztosítsa a kincstári vagyon védelmét, valamint lehe-tõség szerint megelõzze a gazdálkodással kapcsolatos esetleges visszaéléseket, mulasztásokat.
A HM KPH EEI által az SGSZ-ek, valamint a nemzet-közi válságkezelõ és béketámogató mûveletekbe felaján-lott katonai szerveztek HM KPH szakmai irányítása alá tartozó szervezeti elemeinél végrehajtott szakellenõrzés elöljárói felügyeleti, a GTPER-eknél, valamint a HM PRI vonatkozásában az NGTPEO-nál végrehajtott szakellen-õrzés pedig szakterületi belsõ szakellenõrzésnek minõ-sül.
A szakellenõrzések végrehajtására – jóváhagyott ellen-õrzési program alapján – az erre a feladatra rendszeresített szervezeti elem jogosult.
15. A HM KPH szakellenõrzési tevékenysége alapjául szolgáló éves ellenõrzési tervet a HM KPH fõigazgatója hagyja jóvá.
A jóváhagyott éves szakellenõrzési tervnek tartalmaz-nia kell:
a) az ellenõrzések fõbb célkitûzéseit és feladatait;
b) kimutatást a rendelkezésre álló ellenõri kapacitások-ról (munkanapokkapacitások-ról) az alábbiak szerint:
– a tervezett átfogó szakellenõrzéseket, azok idõpont-ját, illetve ellenõri munkanap szükségletét az ellenõrzés-ben érintett végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezete-ket;
– a tervezett témavizsgálatokat, azok idõpontját, ezen ellenõrzések ellenõri munkanap szükségletét, valamint az ellenõrzésben érintett végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezeteket;
– a tervezett cél-, és utóellenõrzések várható idõpont-ját, illetve azok ellenõri munkanap szükségletét, valamint az ellenõrzésben érintett végrehajtó pénzügyi és számvite-li szervezeteket.
A szakellenõrzéseket a HM KPH EEI részérõl minden esetben úgy kell megtervezni, hogy a HM KPH szakmai irányítása alá tartozó végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezetek, illetve szervezeti elemek tekintetében – a tel-jes pénzügyi és számviteli szakterületre kiterjedõ fejezet-szintû (pl.: fejezetfejezet-szintû komplex, átfogó fejezetfejezet-szintû ál-lamháztartási belsõ ellenõrzés) ellenõrzéseket is figyelem-be véve – lehetõség szerint a 3 évenkénti, az egyes honvé-delmi szerveztek pénzügyi és számviteli ellátását biztosító GTPER-ek tekintetében pedig lehetõség szerint az 5 éven-kénti átfogó szakellenõrzés – a nemzetközi válságkezelõ és béketámogató mûveletekbe felajánlott katonai szerve-zetek, valamint az NGTPEO és az NVBTO kivételével – megvalósuljon. Az átfogó szakellenõrzések keretében jelen szakutasítás 2. számú mellékletében meghatározott területeket kell részletesen vizsgálni és értékelni.
Témavizsgálatot kell elrendelni és végrehajtani a pénz-ügyi és számviteli szakmai tevékenységre vonatkozó alap-vetõ jogszabályok, normák, belsõ szabályozók, eljárási
rend változásából eredõ esetleges téves értelmezési, illetve alkalmazási problémák megelõzése érdekében.
Az utóellenõrzést, vagy külön célellenõrzés, vagy a kö-vetkezõ átfogó szakellenõrzés keretében kell végrehajtani.
Célellenõrzés formájában kell végrehajtani az utóellenõr-zést, ha az elõzõ szakellenõrzés bûncselekményt, vissza-élést tárt fel.
A HM KPH célellenõrzést köteles végrehajtani, ha a szakmai irányítása alá tartozó pénzügyi és számviteli szer-vezetnél visszaélés alapos gyanúja merült fel, illetve ak-kor, ha a gazdálkodással kapcsolatos szabályokat súlyosan megsértették.
16. A szakellenõrzés végrehajtásáról az ellenõrzésben érintett honvédelmi szervezet vezetõjét (az elöljáró veze-tõk egyidejû tájékoztatása mellett) az ellenõrzési program megküldésével elõzetesen (a helyszíni vizsgálat megkez-dése elõtt átfogó szakellenõrzés esetén legalább 14 nappal, téma, cél- és utóellenõrzés esetén pedig legalább 7 nappal) tájékoztatni kell. Ettõl eltérni kizárólag abban az esetben lehet, ha az ellenõrzés váratlanságát az ellenõrzés alá vont terület, feladat (pl.: pénztárrovancs, váratlan célellenõrzés stb.) indokolja, valamint ha az ellenõrzés váratlansága érdemben befolyásolhatja az ellenõrzés kimenetelét, ered-ményességét, illetve hatékonyságát.
A helyszíni ellenõrzés megkezdésérõl, valamint az el-lenõrzés tervezett lefolyásáról az adott honvédelmi szerve-zet veszerve-zetõjét az ellenõrzés veszerve-zetõjének az ellenõrzés meg-kezdésekor szóban tájékoztatnia kell.
17. A szakellenõrzéseket minden esetben a HM KPH fõigazgató által jóváhagyott ellenõrzési program alapján kell és lehet végrehajtani.
Az ellenõrzési programot a kijelölt bizottság vezetõje állítja össze, illetve terjeszti fel a HM KPH fõigazgató ré-szére jóváhagyásra.
Az ellenõrzési program tartalmazza:
a) az ellenõrizendõ szervezet (szervezeti elem) megne-vezését;
b) az ellenõrzés témáját, célját;
c) az ellenõrzés típusát, módszerét;
d) az ellenõrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalma-zást;
e) az ellenõrizendõ idõszakot;
f) az ellenõrzés tervezett idõtartamát;
g) az ellenõrzõ bizottság vezetõjét, tagjait, katonai vagy személyi igazolványuk számát;
h) az ellenõrzés részletes feladatait;
i) az ellenõrzés végrehajtásának ütemtervét;
j) szükség szerinti egyéb rendszabályokat;
k) a kiállítás keltét;
l) az elrendelésre jogosult aláírását.
18. Szükség esetén az ellenõrzõ bizottság vezetõje az el-lenõrzési program összeállítása, a rendelkezésre álló ellen-õri kapacitások és végrehajtandó feladatok célszerû és op-timális összehangolása érdekében ellenõrzési kérdõív
ki-töltését kezdeményezheti az ellenõrizendõ végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezetnél. A kérdõív pontos, hi-teles kitöltéséért az ellenõrzött végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezet (szervezeti elem) vezetõje a felelõs.
A kitöltött kérdõívet a HM KPH fõigazgató által jóváha-gyott ellenõrzési program irattári példányához kell csatolni, majd az általános ügyviteli szabályok szerint kell megõrizni.
19. A szakellenõrzés típusától függetlenül – az adott végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezet ellenõrzése során – pénztárellenõrzést minden esetben végre kell haj-tani.
20. A pénztárellenõrzés megtörténtét az aktuális „Napi pénztárjelentésen” kell feltüntetni. A záradékban az ellen-õrzés folyamán megállapított észrevételeket (hibákat) rög-zíteni kell. Ha az ellenõr a pénztárellenõrzéskor hiányt, il-letve többletet, vagy szabálytalanságot nem tapasztal, a következõ záradékot jegyzi fel: „A pénztárellenõrzést ... év ... hó ... nap ... óra ... perckor végrehajtottam. A pénztárban elõtalált kész-pénzkészlet összege a napi pénztárjelentés záró egyenleg-ével megegyezett. A készpénz biztonságos kezelésegyenleg-ével, õrzésével, az elõlegek (vásárlási, utazási) elszámolásával, valamint a kincstári kártya használatával kapcsolatban észrevétel nem merült fel. A szigorú számadásköteles nyomtatványok hiánytalanul, a nyilvántartásnak megfele-lõen elõtalálhatóak.”.
Az ellenõrzési záradékban az észrevételek között mind a pénztárhiány, mind a pénztártöbblet összegét és az elté-rés rendezésének módját rögzíteni kell. A pénztárellen-õrzésnél elõtalált pénztártöbbletet, vagy pénztárhiányt – amennyiben az ellenõrzéskor annak okát felfedni nem le-hetett – a pénztárossal jegyzõkönyv alapján be kell véte-leztetni (Egyéb bevétel), illetve kiadásba (Egyéb kiadás) kell helyezni.
Pénztárhiány esetén az érintett pénztárossal szemben – az állománycsoportra vonatkozó jogszabályoknak megfe-lelõen – az állományilletékes vezetõnek (parancsnoknak) kártérítési eljárást kell lefolytatnia. A pénztárhiányt a le-folytatott káreljárás eredményének megfelelõen kell ren-dezi.
Amennyiben a pénztártöbblet, illetõleg a pénztárhiány eredete tisztázódott, a többletet az eredeti rendeltetésének megfelelõen kell kezelni, a hiány miatt esetleg levont, ille-tõleg az eljáráson kívül befizetett összeget – a hiány kelet-kezési okát is figyelembe véve – a jogosult részére vissza kell fizetni.
21. A szakellenõrzések végrehajtása során az ellenõr-zésben érintett honvédelmi szervezet személyi állományá-nak meghallgatására az ellenõrzést végrehajtók részérõl – fogadóóra keretében – lehetõséget kell biztosítani. A fel-merült pénzügyi és számviteli szakterületet érintõ kérdése-ket, panaszokat és egyéb bejelentéseket az ellenõrzés vég-rehajtása során meg kell vizsgálni, azokra lehetõség
sze-rint az ellenõrzés befejezéséig választ kell adni, illetve a rendezésükre az illetékes honvédelmi szervezetek felé intézkedést kell kezdeményezni.
22. A helyszíni ellenõrzés lezárásaként a szakellenõrzés vezetõjének az ellenõrzésben érintett honvédelmi szerve-zet veszerve-zetõjét tájékoztatnia kell a szakellenõrzés honvédel-mi szervezetet érintõ fontosabb megállapításairól, illetve az esetlegesen feltárt hiányosságokról. A szakellenõrzések részletes megállapításait, tapasztalatait a helyszíni ellenõr-zés befejeellenõr-zését követõen jelentés formájában írásba kell foglalni, amelyet a HM KPH fõigazgatójának jóváhagyása elõtt egyeztetés céljából meg kell küldeni az adott honvé-delmi szervezet parancsnoka (vezetõje) részére, akinek a jelentés tervezet kézhezvételétõl 15 nap áll rendelkezésére az észrevételek írásban történõ megtételére. A szervezet vezetõje által tett észrevételeket (abban az esetben is, ha az nemleges) az ellenõrzési jelentés irattári példányához kell csatolni és az általános ügyviteli szabályok szerint kell megõrizni.
Az ellenõrzési jelentésnek tartalmaznia kell:
a) az ellenõrzésben érintett szervezet(-ek) megneve-zését;
b) az ellenõrzött idõszakban hivatalban volt és lévõ ve-zetõk nevét, beosztását;
c) az ellenõrzést végrehajtó személyek megnevezését;
d) az ellenõrzésre vonatkozó felhatalmazás megjelö-lését;
e) az ellenõrzött idõszakot;
f) az ellenõrzés kezdetét és végét;
g) a vizsgálat célját, feladatait;
h) az ellenõrzés részletes megállapításait (az ellenõrzési program szempontjainak sorrendjében);
i) a következtetéseket és javaslatokat.
23. A szakellenõrzésnek a feltárt hibák, hiányosságok megszüntetése és azok jövõbeni megelõzése érdekében a végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezet vezetõje ré-szére (szükség esetén az érintett honvédelmi szervezet ve-zetõjének tájékoztatása mellett) intézkedési javaslatot kell készíteni.
Az intézkedési javaslat alapján az ellenõrzöttnek az el-lenõrzési jelentés kézhezvételét követõen 30 napon belül Intézkedési tervet, 90 napon belül pedig a feltárt hiányos-ságok felszámolásáról foganatosítási jelentést kell készí-tenie.
A foganatosítási jelentésben részletesen számot kell adni az Intézkedési tervben meghatározott feladat(-ok) végrehajtásáról. A pénzügyi és számviteli szakterület vo-natkozásában megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében a végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezet vezetõje – amennyiben az vezetõi intézkedést igényel – te-gyen javaslatot az illetékes honvédelmi szervezet(-ek) ve-zetõje részére is.
Az ellenõrzési jelentést, illetve a foganatosítási jelentés-ben leírtakat az ellenõrzõ szervezet részérõl minden
eset-ben egyeztetni, annak tényét és eredményét a kapcsolódó ügyiratokon rögzíteni kell.
24. A HM KPH EEI az általa, valamint a végrehajtó pénzügyi és számviteli szervezetek által végrehajtott szak-ellenõrzések teljesítésérõl és fõbb tapasztalatairól minden év március 15-ig összefoglaló jelentést készít a HM KPH fõigazgató részére.
A beszámoló jelentés az alábbiakat tartalmazza:
– a HM KPH szintû éves szakellenõrzési terv megvaló-sulását, az esetleges eltérések okait;
– a végrehajtott szakellenõrzések fõbb tapasztalatait (2. sz. melléklet pontjai szerint);
– kimutatást a végrehajtott szakellenõrzésekrõl (3. sz.
melléklet szerint);
– a szakellenõrzések által feltárt károkat (5. sz. mellék-let szerint);
– a szakellenõrzésekre fordított munkanapok számát (6. sz. melléklet szerint), valamint
– a szakellenõrzési tevékenységgel kapcsolatos egyéb észrevételeket, javaslatokat.
IV. A Gazdálkodás Támogató és Pénzügyi Ellátó