A külügyminiszter 8/2008. (HÉ 39.) KüM
utasítása
a központosított illetmény-számfejtési szabályzat kiadásáról
A központosított illetményszámfejtésrõl szóló 172/2000. (X. 18.) Korm. rendelet és a központosított illetmény-szám-fejtési feladatokról, valamint a bér- és munkaügyi adatszolgáltatás rendjérõl szóló 37/2001. (X. 25.) PM rendelet elõírá-sai szerint a Külügyminisztérium fejezetnél a központosított illetmény-számfejtéssel kapcsolatos feladatokat és eljárási rendet az alábbiak szerint szabályozom:
I. Bevezetõ rendelkezések 1.
A Szabályzat hatálya
(1) A Szabályzat hatálya kiterjed a „XIII. Külügyminisztérium” költségvetési fejezetre, ezen belül:
a)a „Központi Igazgatás”, b)a „Külképviseletek igazgatása”, c)a „Magyar Külügyi Intézet”, valamint d)a „Fejezeti kezelésû elõirányzatok”
költségvetési címekre és alcímekre.
(2) A Magyar Külügyi Intézet központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatairól jelen utasítás melléklete rendelkezik.
2.
Értelmezõ rendelkezések
Központosított illetményszámfejtés:egységes munkaügyi, eljárási és információs rendszer, amely a „Külügyminiszté-rium” fejezet alkalmazásában álló köztisztviselõk, munkavállalók, valamint az egyéb jogviszony keretében foglalkozta-tottak (a továbbiakban: foglalkoztafoglalkozta-tottak) illetményének, munkabérének, egyéb bérjellegû juttatásainak számfejtésére és a kapcsolódó adatszolgáltatásra terjed ki.
Illetményszámfejtõ hely:a Külügyminisztérium Gazdálkodási Fõosztályának Bérgazdálkodási Osztálya – Központi Illetményszámfejtõ Hely (a továbbiakban: illetményszámfejtõ hely).
Saját hatáskörben történõ kifizetések:a külképviseletek által számfejtett nem rendszeres és külsõ személyi juttatások kifizetése.
Jelentõfelelõs:a külképviselet gazdasági felelõse, valamint a Magyar Külügyi Intézet (a továbbiakban: MKI) által, az Illetményszámfejtõ hely és az Intézet közötti kapcsolattartásra kijelölt személy.
3.
A központosított illetményszámfejtés során ellátandó feladatok
(1) A központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat a Humán Erõforrások Fõosztálya és az illetmény-számfejtõ hely együttmûködve látja el. A feladatok magukban foglalják az illetményszámfejtés elõkészítését, az adat-szolgáltatási, a statisztikai és a bevallási kötelezettségek teljesítését és az ellenõrzéseket.
(2) A rendszeres jövedelmeket az illetményszámfejtõ hely, a nem rendszeres és külsõ személyi juttatásokat a mellék-letben rögzítettek szerint az illetmény-számfejtõ hely, illetve a külképviselet számfejti.
II. A Humán Erõforrások Fõosztálya feladatai Elõkészítõ feladatok
(1) Az illetményszámfejtés elõkészítése magában foglalja a jogviszonnyal (létesítés, módosítás, megszûnés, meg-szüntetés), a kirendeléssel, az egyéb juttatásra jogosító iratoknak, bizonylatoknak az illetményszámfejtõ hely felé, határ-idõre történõ továbbítását.
(2) A Fõosztály köteles megküldeni mágneses adathordozón a papíralapú okiratok hitelesített példányának csatolásá-val az illetményszámfejtõ helynek
a) a jogviszonyt létesítõ okmányokat (az új belépõk személyi adatait) az elõírt formanyomtatványon azonnali ha-tállyal;
b)a jogviszony megszûnése, megszüntetése esetén az utolsó munkában töltött napon átadandó szükséges dokumentu-mok elkészítéséhez a bizonylatokat legkésõbb az elszámolást megelõzõen 3 munkanappal;
c)a létszámjelentést, a munkából való távolmaradást, a fizetés nélküli szabadság engedélyezését a tárgyhónap 20-ig;
d)a változó bérelemekre vonatkozó okiratokat a tárgyhónap 20-ig;
e)a külön juttatások, jubileumi jutalom, elõléptetés, besorolásváltozás, vezetõi kinevezés, ennek megvonása, szorzó-emelés, illetményemelés számfejtésére vonatkozó rendelkezést legkésõbb a tárgyhónap 20-ig;
f)az illetményszámfejtõ hely által jogszabály, végrehajtható határozat, illetve a foglalkoztatott hozzájárulása alapján a munkabérbõl teljesítendõ levonást elrendelõ okiratokat azonnali hatállyal;
g) a külszolgálatra kirendelõ és berendelõ okiratot, az ellátmánypótlékra jogosító családtagok adatait legkésõbb a tárgyhónap 20-ig.
III. A külképviseletek feladatai A külképviselet
a)vezeti és elõírt formában megküldi a munkából való távolmaradást (jogcím szerint) legkésõbb a tárgyhónap 20-ig;
b)nettó számfejtést végez a napidíj tekintetében, továbbá a megbízási díjjal foglalkoztatottak esetében. Errõl a meg-adott formában adatot szolgáltat az illetményszámfejtõ hely felé, az okiratokat legkésõbb a tárgyhónap 20-ig megküldi az illetményszámfejtõ hely részére. Ezen változó bérek elszámolási idõszaka a tárgyhónapot megelõzõ hónap 21-tõl a tárgyhónap 20-ig tart;
c)teljesíti a kifizetéseket a külképviseleteken.
IV. Az illetményszámfejtõ hely feladatai 1.
Ellenõrzési feladatok
Ellenõrzi a Humán Erõforrások Fõosztálya által átadott iratok, bizonylatok alaki és tartalmi teljes körû megfelelõsé-gét, és azok követelményeinek érvényesülését, a külképviseletek által beküldött adatlapok tartalmi és formai megfelelõ-ségét, az adatközlési határidõ betartását.
2.
Adatok rögzítése, fogadása
Programrendszer alkalmazásával rögzíti, illetve mágneses adathordozón fogadja:
a)a foglalkoztatottak alkalmazásáról, jogviszony módosításáról, megszûnésérõl, megszüntetésérõl elkészített okira-tok, iratok adatait;
b)a munkából való távolmaradás adatait;
c)a változóbér elszámolására vonatkozó rendelkezéseket.
3.
Számfejtési feladatok (1) Számfejti a foglalkoztatottak
a)havi rendszeres illetményét, munkabérét;
b)a munkavégzés nélkül jogszabály szerint járó díjait;
c)rendkívüli munkavégzésért járó díjazását;
d)munkabérének változó elemeit;
e)egyéb juttatásait;
f)jogszabályban meghatározott eseteken átlagkeresetét, távolléti díját;
g)a magán- és önkéntes nyugdíjpénztárakban fizetendõ munkáltatói hozzájárulás összegét;
h)belföldi napidíját, megbízási díját.
(2) Kiszámítja és levonja
a)a foglalkoztatottat terhelõ személyijövedelemadó-elõleget;
b)az egészségbiztosítási járulékot, az önkéntes kölcsönös biztosító pénztári tagdíjat, nyugdíjjárulékot, a magánnyug-díj-pénztári tagdíjat;
c)a munkavállalói járulékot;
d)a jogszabály, végrehajtható határozat, illetve a munkavállaló hozzájárulása alapján teljesítendõ levonásokat;
e)felkérésre a szakszervezeti díjat.
(3) Megállapítja az elszámolt járandóságok nettó összegét, ideértve az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásait is.
(4) Elkészíti a fizetési jegyzékeket és összesítõket.
(5) Adatot szolgáltat a nettó járandóságok átutalásához, a legkésõbb az illetmény- és bérfizetés napját megelõzõ 4. munkanapig megküldött listákkal.
(6) Könyvelési feladást készít a)a személyi juttatások, b)az adók, járulékok
felhasználásáról, a számviteli elõírásoknak megfelelõen.
(7) A bérfizetési naptól eltérõ idõpontban történõ kifizetések (hóközi számfejtés) érdekében számfejtést végez.
4.
Munkáltatói feladatok ellátása (1) Jogviszony megszûnése, megszüntetése esetén
a)elkészíti a végelszámolást;
b)kiállítja a munkáltatói igazolást;
c)kiállítja a biztosítási jogviszonyról és az egészségbiztosítási ellátásról szóló igazolványt, valamint a jövedelemiga-zolást az egészségbiztosítási ellátás megállapításához;
d)igazolja a levont járulékok (tagdíj) alapját és összegét, továbbá a biztosított után fizetett tételes egészségügyi hozzá-járulást;
e)kiadja a munkanélküli ellátás igénybevételéhez szükséges igazolást és adatlapot;
f)kiállítja az adóadatlapot.
(2) Az elkészített okiratokat az ügyfélfogadási rendben átadja, vagy postai úton eljuttatja a foglalkoztatottakhoz.
5.
A társadalombiztosítási kifizetõhelyi feladatok ellátása
a)Elbírálja okmányok alapján az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásaihoz kapcsolódó igényeket;
b)Számfejti a megállapított ellátásokat, elkészíti a fizetési jegyzékeket;
c)Adatokat szolgáltat a kifizetett ellátások elszámolásához, legkésõbb a tárgyhónapot követõ hónap 12-ig, megteszi a szükséges intézkedéseket igény elutasítása és az ellátások jogalap nélküli kifizetése esetén;
d)Vezeti az elõírt nyilvántartásokat és teljesíti az adatszolgáltatást;
e)Adatot szolgáltat a nyugdíj megállapításához.
6.
A személyijövedelemadó-elszámolással kapcsolatos kifizetõi, munkáltatói feladatok
a)Elkészíti a jövedelemigazolásokat, járulékigazolásokat és eljuttatja a foglalkoztatottak részére a szükséges tájékoz-tatással együtt;
b)Az év utolsó napján jogviszonyban álló foglalkoztatottak nyilatkozatának megfelelõen megállapítja az összevont adóalapot és annak adóját az adókedvezmények figyelembevételével;
c)Levonja és visszatéríti az elõírt szabályok szerint az elszámolás során keletkezett adókülönbözetet.
7.
Egyéb adatszolgáltatási feladatok
a)Teljesíti az illetmény számfejtési körébe tartozóknál az önkéntes kölcsönös biztosító pénztári adatszolgáltatást;
b)Teljesíti kifizetõi, munkáltatói, foglalkoztatói feladatkörében az éves személyijövedelemadó- és járulék-adatszol-gáltatást;
c)Teljesíti az egészségbiztosítási statisztikai adatszolgáltatási kötelezettséget;
d)A létszám- és bérgazdálkodási információs rendszer mûködtetéséhez teljesíti az adatszolgáltatást a tárgyhónapot követõ hó 20-ig.
8.
Egyéb feladatok
a)Gondoskodik a jelentõfelelõsök szakmai felkészítésérõl, folyamatos továbbképzésérõl, b)Megõrzi az okiratokat, bizonylatokat.
V. Vegyes rendelkezések 1.
Felelõsség
A hibás, hiányos vagy késedelmes teljesítésbõl eredõ felelõsség azon elõkészítõ vagy illetményszámfejtõ helyet ter-heli, amelynek mûködési körében a kiváltó ok felmerült.
2.
Ellenõrzési feladatok
(1) A központosított illetmény számfejtéssel kapcsolatos ellenõrzési feladatot az illetmény számfejtõ helynek kell el-végeznie.
(2) Az alaki ellenõrzés kiterjed az illetményszámfejtéshez szükséges adatok teljeskörûségére, a foglalkoztató aláírásá-nak, bélyegzõlenyomatának és a szükséges foglalkoztatotti nyilatkozat meglétére, valamint a dátumokra.
(3) A tartalmi ellenõrzés a munkajogi elõírások betartására, a besorolási és a statisztikai adatok összefüggésének vizs-gálatára, a besoroláshoz tartozó kulcsszám helyességére és FEOR összefüggésére, az illetmény összetevõk jogszabályi mértékének betartására, összesítésének számszaki helyességére, továbbá az intézkedések jogszerûségére vonatkozik.
(4) Az ellenõrzések során feltárt hibás adatok javítása az illetményszámfejtõ hely által felvett jegyzõkönyvvel törté-nik. A javítandó mágneses adathordozót és/vagy bizonylatot a javítási határidõ jelölésével, dátummal, aláírással kell át-adni, illetve átvenni.
3.
Informatikai feladatok
A központosított illetményszámfejtésrõl szóló 172/2000. (X. 18.) Korm. rendelet 4. §-ának (2) bekezdése, továbbá a Magyar Államkincstár és a Külügyminisztérium között létrejött Együttmûködési megállapodás alapján a Külügyminisz-térium mint illetményszámfejtõ hely a Kincstárt bízza meg a központosított illetményszámfejtõ programrendszer és adatbázis üzemeltetési feladataival.
4.
Egyéb rendelkezések
(1) A Külügyminisztérium fejezetnél – ideértve a „Magyar Külügyi Intézet” költségvetési alcímet is – az illetmény-, illetve bérfizetési nap a tárgyhónapot követõ hónap 5-e, amennyiben ez szabadnap, vagy munkaszüneti nap, akkor az ezt megelõzõ munkanap.
(2) A rendszeres jövedelmek számfejtésének idõszaka tárgyhónap, hónap közben létesített jogviszony esetén az elsõ munkanaptól a hónap utolsó napjáig terjed.
(3) A változó bérek és az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak idõszaka – a létszámjelentés alapján – a tárgyhóna-pot megelõzõ hónap 21-tõl a tárgyhónap 20-ig tart.
(4) A központosított illetmény-számfejtési feladatok havonkénti végrehajtására az illetményszámfejtõ hely a tárgyhó-napot megelõzõ hó 25-ig ütemtervet készít, amely tartalmazza a feladatokat és határidõket.
VI.
Záró rendelkezések Jelen utasítás 2008. október 1-jén lép hatályba.
Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejûleg hatályát veszti a központosított illetmény-számfejtési szabályzat kiadá-sáról szóló 3/2004. KüM utasítás, valamint a központosított illetmény-számfejtési szabályzat kiadákiadá-sáról szóló 3/2004.
KüM utasítás módosításáról szóló 6/2007. KüM utasítás.
Dr. Göncz Kingas. k.,
külügyminiszter