„A teljesítésigazolás
IV. AZ IRATTÁRI TÉTELEK KIALAKÍTÁSA 34. Az irattári terv
187. Az ügyiratok és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyüttesek – az SZTNH ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenõ részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon lettek tételekbe sorolva.
Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy egy irattári tételbe csak azonos értékû, levéltári megõrzést igénylõ vagy meghatározott idõtartam eltelte után selejtezhetõ iratok sorolhatók be, továbbá a Hivatal hatékony mûködtetése egy adott funkciót illetõen az ügykörök milyen mélységû áttekintését igényli.
188. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerültek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetõk, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idõ eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhetõ irattári tételek esetében megjelölésre kerültek azok, amelyeket meghatározott idõ eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megõrzésérõl az SZTNH – határidõ megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni.
A nem selejtezhetõ és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhetõ irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári õrzés idõtartama. A személyes adatot tartalmazó iratok õrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kellett meghatározni. A nem selejtezhetõ iratok levéltárba adásának határidejét a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérõl szóló 1995. évi LXVI. törvény 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kell meghatározni.
35. Az irattári terv szerkezete és rendszere
189. Az ISZ részét képezi az irattári terv (2. függelék), melynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá az SZTNH ügykörei között meglévõ tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra.
190. Az irattári terv hatósági és operatív részre oszlik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelõen történik.
Az operatív ügycsoportok részbe az SZTNH mûködésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintõ irattári tételek, a hatósági ügycsoportok részbe a Hivatal alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.
191. A címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyükön megfelelõ azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.
V. IRATTÁROZÁS, SELEJTEZÉS, MEGSEMMISÍTÉS, LEVÉLTÁRBA ADÁS
36. Az irattár és szervezete
192. Az elintézett, lezárt ügyiratokat, amelyeknek kiadmányait már továbbították, vagy intézkedés nélkül az irattárazását elrendelték, irattárba kell helyezni. A Hivatal irattára a szervezeti egységek átmeneti irattáraiból és a központi irattárból áll. A központi irattár a Hivatal székhelyén lévõ és a szomszédos épületek pincéiben található irattárból áll. A központi irattárazási feladatokat az Átvevõ Osztály látja el.
193. Az irattári anyagot a központi irattárban az irattári tervnek megfelelõen kell tárolni, ennek tényét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
37. Az átmeneti irattár
194. Az elintézett, lezárt, de az ügyvitelben még gyakorta szükséges, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat az illetékes szervezeti egység az átmeneti irattárában, legfeljebb hét évig, évenkénti bontásban, irattári tételszám, ügyszám vagy lajstromszám szerinti csoportosításban tárolja. Az átmeneti irattár kezelése a szervezeti egység feladata.
195. Azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, számítástechnikai hordozóra felvitt adatokat, iratkezelési nyilvántartásokat az iratkezelési szoftverben kell kezelni.
38. A központi irattár és mûködése
196. A központi irattár feladata:a) az irattárba elhelyezett iratok rendezése, rendszerezése, megfelelõ tárolóeszközökbe helyezése, b) az iratállományról nyilvántartás és segédletek készítése, és napra készen tartása,
c) az irattár szakszerû használatának biztosítása,
d) az irattári selejtezésben és a levéltári átadásban való közremûködés,
e) az irattári anyag használatának – betekintés, kölcsönzés és másolat készítése – biztosítása.
197. A központi irattárba csak irattári tételszámmal ellátott ügyiratok adhatók le, az iratkezelési szoftverrel elõállított kétpéldányos átadási jegyzék kíséretében, valamint az irattári átadás iratkezelési szoftverben történõ dokumentálásával.
198. Az átadási jegyzéknek évkörrel ellátott tételes felsorolást kell tartalmaznia ügyirat szinten (fõszámot és a hozzá tartozó alszámok iktatószámát, az ügyirat tárolási helyét). Az átadás elõtt a leadó iratkezelõnek ellenõriznie kell, hogy az ügyiratot irattári tételszámmal ellátták-e, az elõírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e. Az ügyintézõ a felesleges munka- és másodpéldányokat az ügyiratból kiemeli, és selejtezési eljárás mellõzésével megsemmisíti.
199. A központi irattárban az ügyiratokkal együtt kell elhelyezni az iratkezelési szoftverbõl év végén kinyomtatott és lezárt érkeztetõ- és iktatókönyveket.
200. Az irattári anyag kölcsönzését utólag is ellenõrizhetõ módon, az iratkezelési szoftverben dokumentáltan kell végezni az alábbi adatok rögzítésével:
a) kölcsönzés indítása, b) engedélyezés, c) kiadás és átvétel, d) visszaadás és visszavétel, e) kölcsönzés idõtartama.
201. Papír alapú iratok esetén adatlapot kell kinyomtatni az iratkezelési szoftverbõl, amelyet az átvevõ aláírását követõen el kell helyezni a kiadott irat helyén. Elektronikus irat esetén a jogosultak naplózás mellett tekinthetik meg az elektronikus iratot.
39. Selejtezés
202. Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetõ által kijelölt legalább háromtagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített õrzési idõ leteltével. A felülvizsgálati eljárás folyamatát biztosítani kell.
203. A selejtezési eljárást a központi irattár indítja el a selejtezési jegyzék elkészítésével. Az ügyiratok selejtezésre jelölését az iratkezelési szoftverben rögzítik. Az illetékes szervezeti egységekkel egyeztetett selejtezési jegyzék alapján a felülvizsgálati joggal rendelkezõ irattáros elvégzi a megõrzési idõk esetleges meghosszabbításait, elkészíti a végleges selejtezési jegyzõkönyvet három példányban, majd eljuttatja a selejtezési bizottságnak jóváhagyásra.
204. A selejtezési jegyzék tartalmazza:
a) az (ügy)iratot készítõ szervezeti egység megnevezését, b) az ügyiratok irattári tételszámát, tételcímét,
c) az ügyiratok keletkezési évét, d) a selejtezett ügyiratok mennyiségét, e) a tárolóeszközök számát.
205. A központi irattár kezelõje köteles meggyõzõdni arról, hogy a selejtezésre kerülõ iratanyag teljes és lezárt tételekbõl áll, valamint abból iratok nem hiányoznak. Amennyiben eredeti irat kikölcsönzésre került és még nem került vissza az irattárba, akkor azt az ügyiratot nem lehet selejtezni, a kiadott iratokat pedig a kölcsönzõtõl vissza kell kérni.
206. Az iratselejtezésrõl a Hivatal bélyegzõjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzõkönyvet kell készíteni három példányban, melynek két példányát iktatás után a Magyar Országos Levéltárhoz (továbbiakban: levéltár) kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett.
207. A selejtezési jegyzõkönyv a 204. pontban meghatározott, és mellékletként csatolt selejtezési jegyzéken kívül tartalmazza:
a) a szabályzat és az irattári terv megnevezését, amely alapján a selejtezést végezték, b) a selejtezés dátumát,
c) a Selejtezési Bizottság tagjainak nevét, aláírását, d) a selejtezésért felelõs vezetõ aláírását,
e) a selejtezést ellenõrzõ vezetõ aláírását,
208. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenõrzés után a selejtezési jegyzõkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A levéltárnak joga van a kiselejtezésre elõkészített ügyiratokból egyes tételeket visszatartani. Az iratkezelési szoftverben ebben az esetben a „Selejtezésre kijelölt” állapotot meg kell szüntetni.
209. Az ügyiratok selejtezésének és megsemmisítésének tényét és idejét az iratkezelési szoftverben kell rögzíteni.
210. Az elektronikus iratok megsemmisítése a tartalom törlését jelenti, a metaadatokét nem, mivel az iratkezelési szoftverben tárolt leíró adatok az iktatókönyv tartalmi adatainak a részét képezik.
211. A könyvtári és tári dokumentumok selejtezése a könyvtári állomány ellenõrzésérõl (leltározásáról) és az állományból történõ törlésrõl szóló szabályzat kiadásáról szóló 3/1975. (VIII. 17.) KM–PM együttes rendelet alapján történik.
40. Az iratok levéltárba adása
212. Az Iparjogvédelmi Ügyviteli Fõosztály a Hivatal nem selejtezhetõ, maradandó értékû, levéltárba adandó iratait az õrzési idõ leteltét követõen a levéltárnak adja át. Az átadás idõpontját a levéltárral közösen kell meghatározni.
213. Ha a levéltár az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel nem rendelkezik, az elektronikus iratokról legkésõbb a levéltárba adás elõtt hitelesített papírmásolatot kell készíteni, és át kell adni a levéltárnak.
214. Az átadásra kerülõ iratokat teljes és lezárt évfolyamokban az irattári terv szerint rendezetten, nyilvántartási segédleteikkel a Hivatal költségén kell átadni, átadás-átvételi jegyzék kíséretében.
215. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iktatási segédleteken át kell vezetni. A Hivatal megszûnése vagy feladatkörének megváltozása esetén köteles intézkedni irattári anyagának további elhelyezésérõl, biztonságos megõrzésérõl, kezelésérõl és használhatóságáról.
216. A Hivatal a levéltári átadásra kerülõ iratokból az alaptevékenység ellátásához folyamatosan szükséges iratokat – a saját központi irattárában való megõrzés kötelezettségével – visszatarthat. A visszatartott iratokról három példányban jegyzõkönyvet kell készíteni, amelybõl két példányt a levéltár részére át kell adni.
VI. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme
41. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme
217. A Hivatal irattári anyaga használható belsõ ügyviteli célból és külsõ szerv, vagy személy megkeresésére.
A használat módjai: betekintés, másolat készítése, kölcsönzés.
218. Érdemi ügyintézést igénylõ iratot a Hivatalból kivinni – amennyiben az ügy természete ezt nem teszi szükségessé – csak indokolt esetben, a Hivatal elnöke, elnökhelyettese, gazdasági fõigazgatója vagy a fõosztályvezetõ elõzetes engedélye alapján, az engedélyben meghatározott helyre és idõtartamra szabad.
219. Az iratok külföldre történõ kivitelére és külföldrõl történõ visszahozatalára a hatályos vonatkozó jogszabályok elõírásai az irányadók.
220. Az ügyintézõk és ügykezelõk fegyelmi felelõsséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért.
VII. IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK