Értelmezõ rendelkezések 6. Ezen ISZ alkalmazása során:

6.1. aláíró: az a természetes személy, aki (elektronikus aláíró esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja) a saját vagy más személy nevében az aláírásra jogosult,

6.2. alkalmazásgazda: a Hivatal megbízott munkatársa az elektronikus iratkezelési feladatok ellátására,

6.3. archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú megõrzése elektronikus adathordozón,

6.4. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a fõszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedõ sorszámos rendszerben történõ kiadása és nyilvántartása,

6.5. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása,

6.6. átadás-átvételi jegyzõkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

6.7. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,

6.8. átmeneti (kézi) irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott idõtartalmú átmeneti, selejtezés, illetve központi irattárba adás elõtti õrzése történik,

6.9. Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatás (a továbbiakban: BEDSZ): a központi elektronikus szolgáltató rendszer azon szolgáltatása, amely lehetõvé teszi a csatlakozott szervezetek és az ügyfelek egymás közötti kétirányú hiteles dokumentum alapú kommunikációját,

6.10. csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegû összekapcsolása,

6.11. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,

6.12. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhetõ adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,

6.13. elektronikus irat: a Hivatal mûködésével kapcsolatban elektronikus adathordozón, illetve formában, elektronikus eszköz felhasználásával vagy elektronikus eljárással keletkezett, illetve papír alapú hordozóról digitalizált irat. Tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más, elektronikus formában lévõ információ, vagy ezek kombinációja,

6.14. E-bejelentési rendszer (EBEJ): a Hivatal internetes honlapján üzemeltetett elektronikus rendszer, amelyen keresztül kizárólag az iparjogvédelmi és szerzõi jogi törvényekben meghatározott bejelentések nyújthatók be elektronikusan,

6.15. elektronikus küldemény: a BEDSZ útján küldött, illetve érkezett elektronikus ûrlap(ok) és az azokhoz csatolt egyéb elektronikus dokumentum(ok), és hivatalos iratok. A BEDSZ az ügyfélkapun keresztül csak az általános nyomtatványtervezõvel és általános nyomtatványkitöltõvel készített, vagy annak megfelelõ formátumú és a központi rendszerben elõzetesen regisztrált elektronikus ûrlapokat fogadja,

6.16. elektronikus levél: a központi rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezõ program segítségével küldhetõ és fogadható adategyüttes,

6.17. elektronikus másolat: valamely papír alapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyezõ, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhetõ adategyüttes, kivéve a papír alapú dokumentumba foglalt adategyüttes,

6.18. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlõ módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt átvette, és ez mely idõpontban történt meg; az elektronikus tértivevény közokirat,

6.19. elektronikus ügydosszié: olyan elektronikus ügyirat, amely az ügy intézésének tartalmi és formai információit tartalmazza,

6.20. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minõsülõ elektronikus dokumentum, amely elektronikus úton, elektronikus levélben érkezett irat átvételérõl és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldõjét,

6.21. elektronikusan történõ aláírás: elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz,

6.22. ELO: hitelesített elektronikus irat- és dokumentumkezelõ rendszer,

6.23. elnöki irat: az elnök, az elnökhelyettesek és a gazdasági fõigazgató nevére szóló irat,

6.24. elõadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képezõ, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz,

6.25. hatósági irat: hatósági ügyben keletkezett irat, 6.26. hatósági ügy: a Hivatal hatósági jogkörébe tartozó ügy,

6.27. Hatósági ügyviteli rendszer: a Hivatal belsõ fejlesztésû elektronikus rendszere a hatósági ügyek kezelésére, 6.28. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldõ a küldeményt nyilvántartja,

6.29. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,

6.30. idõbélyegzõ: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az idõbélyegzõ elhelyezésének idõpontjában változatlan formában létezett,

6.31. iktatás: az irat iktatószámmal történõ nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követõen az iktatókönyvben, az iraton és az elõadói íven,

6.32. iktatókönyv: olyan nem selejtezhetõ, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik, 6.33. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot,

6.34. irat: valamely szerv mûködése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendõ rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármely más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévõ információ vagy ezek kombinációja,

6.35. irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy elõre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papír alapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet mûködése szempontjából lényegesnek minõsítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos mûveletek nyomon követését rendelik el, 6.36. iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetõség szempontjából történõ válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerû és biztonságos megõrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magában foglaló tevékenység,

6.37. irattári tétel: az iratképzõ szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelõen kialakított legkisebb – egyéni irattári õrzési idõvel rendelkezõ – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak,

6.38. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetõség szerinti csoportosítását meghatározó kód,

6.39. kapcsolatos szám: ugyanazon iratképzõ valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,

6.40. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelõnek szóló vezetõi vagy ügyintézõi utasítások,

6.41. kiadmányozás (kiadványozás): a már felülvizsgált, végleges kiadmány- (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetõségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részérõl,

6.42. központi elektronikus szolgáltató rendszer: az elektronikus közszolgáltatások nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek együttese,

6.43. központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás elõtti õrzésére szolgáló irattár,

6.44. küldemény: az az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzátartozó listán címzéssel láttak el,

6.45. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenõrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele,

6.46. levéltárba adás: a lejárt irattári õrzési idejû, maradandó értékû iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak,

6.47. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az elsõ példánnyal azonos módon hitelesítettek, 6.48. másolat: az eredeti iratról szövegazonos és alakhû formában, utólag készült egyszerû (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat,

6.49. megõrzési határidõ: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt õrzési idõ,

6.50. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetõségét kizáró módon történõ hozzáférhetetlenné tétele, törlése jegyzõkönyv felvétele mellett,

6.51. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérõ irattól – elválasztható, 6.52. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítõ része, amely elválaszthatatlan attól, 6.53. nemzetközi irat: a külföldrõl érkezõ és a külföldre címzett irat,

6.54. operatív irat: nem hatósági ügyben keletkezett irat,

6.55. operatív küldemény: nem hatósági ügyben érkezett küldemény, 6.56. operatív ügy: a hatósági ügy fogalmába nem tartozó ügy,

6.57. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,

6.58. raktári egység: az irattári anyagnak a kézi és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),

6.59. selejtezés: a lejárt megõrzési határidejû iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történõ elõkészítése,

6.60. szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elõ- és utóiratok) végleges jellegû összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell,

6.61. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkezõ szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely, 6.62. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintézõ személy kijelölése, az elintézési határidõ és a feladat meghatározása,

6.63. ügyfélkapu: a központi rendszer természetes személyek részére nyújtott azonosításainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végzõ igénylõ megkapja a személyazonosságát alátámasztó információt,

6.64. ügyintézés: valamely szerv vagy személy mûködésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkezõ ügyek ellátása, az eközben felmerülõ tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelései, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

6.65. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat, 6.66. ügykezelõ: iratkezelési feladatokat végzõ személy,

6.67. ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja,

6.68. ügytípus: az irattári tételszám által meghatározott ügyiratok olyan legkisebb csoportja, amelybe tartozó ügyek ugyanolyan megõrzési idõvel és jelleggel rendelkeznek; az irattári terv elsõ szintû kategorizáló tényezõje,

6.69. vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat, 6.70. WinPa: hitelesített postázó szoftver.

7. Az értelmezõ rendelkezésekben nem szereplõ fogalmak értelmezése során:

– a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény, – az elektronikus aláírásról szóló 2011. évi XXXV. törvény,

– az elektronikus közszolgáltatásról és annak igénybevételérõl szóló 225/2009. (X.14.) Korm. rendelet,

– a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekrõl szóló 24/2006. (IV. 29.) BM–IHM–NKÖM együttes rendelet rendelkezései az irányadók.

II. AZ IRATKEZELÉS SZERVEZETE, RENDSZERE