a) elektronikus file (word vagy más formátumú dokumentum),
b) online kitöltésű beadvány ügyfélkapun keresztül – a törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény
érkeztetését az iratkezelési rendszerben végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg. A BM elektronikus postafiókját az Informatikai Főosztály működteti.
296. Elektronikus úton, nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybevételével érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak – amennyiben azt kéri, és elektronikus válaszcímét megadja – haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást.
297. Azon küldeményt, amelyet a munkatárs elektronikus levélcímére, valamint az elektronikus tájékoztatás keretében közzétett elektronikus levélcímre küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a küldemény tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a BM hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.
298. Az elektronikus úton érkezett küldeményt – iktatás előtt – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.
299. A 297. pont alapján érkeztetett küldeményt nem kell iktatni, ha azt nem a jogszabályban meghatározott formában nyújtották be. A küldőt ebben az esetben egy munkanapon belül elektronikus úton tájékoztatni kell a beadvány előterjesztésére irányadó formáról.
300. Az elektronikus úton, nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás (a továbbiakban: BKSZ) vagy az általános nyomtatványkitöltő keretprogram (a továbbiakban: ÁNYK) űrlap benyújtás támogatás szolgáltatás igénybevételével megküldött küldemény átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent az informatikai rendszerre.
301. A küldemény biztonsági kockázatot jelent az informatikai rendszerre, ha
a) az informatikai rendszerhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja vagy
b) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul,
c) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.
302. A feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról a 306. pontban meghatározott formában kell értesíteni a küldőt.
303. Nem kell a 302. pont szerint értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus vagy egyéb rosszindulatú program.
304. Az átvett, de az átvételt követő ellenőrzés alapján biztonsági kockázatot jelentő elektronikus küldemények esetében a fogadó hivatali egység a további feldolgozást megszakítja és a küldőt a biztonsági kockázat miatti feldolgozás elutasításról a 306. pontban meghatározott formában értesíti.
305. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez vagy ha ez nem lehetséges a feldolgozás elmaradásának tényéről és okáról a 306. pontban foglaltak szerint kell eljárni. Ha a feladó nem állapítható meg, a küldeményt a 300. pontban jelzett kivétellel irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.
306. A küldőt az irat befogadásának elutasításáról:
a) ha a küldő az azonosításához szükséges adatait megadta, az ügyintézési rendelkezésében megadott elektronikus elérhetőségén, az ott előírt módon,
b) az azonosításhoz szükséges adatok hiányában, ha a küldő közölte a válaszadási elektronikus postafiók címét, úgy elektronikus levélben,
c) egyéb esetben papír alapon értesíteni kell.
307. Sérült elektronikus küldemény esetében a 298., 308–313. pont rendelkezései szerint kell eljárni.
a) nem a közzétett formátumban van vagy
b) nem a BM által az elektronikus tájékoztatásra vonatkozó szabályok alapján közzétett elérhetőségi címre és nem biztonságos elektronikus kézbesítési szolgáltatáson keresztül történt,
akkor az iratot be nem nyújtottnak kell tekinteni, azt érkeztetni nem kell és a küldőt a 306. pontban meghatározott formában a befogadás megtagadásáról értesíteni kell.
309. Ha a benyújtott elektronikus irat az elektronikus tájékoztatásra vonatkozó szabályok alapján közzétett formátumot kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt – amennyiben elektronikus válaszcíme ismert – az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és az elvárt formátumokról.
310. A küldő elektronikus elérhetősége ismert, ha a küldő az elektronikus levelezésre alkalmas válaszadási elektronikus postafiók címét közölte.
311. Ha a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatóak meg az elektronikus tájékoztatásra vonatkozó szabályok alapján közzétett formátumot kezelő programokkal, akkor a küldőt a 309. pont szerint kell értesíteni az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlásról.
312. A küldőt az elektronikus irat sikeres benyújtásáról:
a) ha a küldő közölte a válaszadási elektronikus postafiók címét, akkor elektronikus levélben, b) egyéb esetben papír alapon
értesíteni kell.
313. A 309. és a 311–312. pont szerinti küldeményeket nem kell iktatni.
314. Az elektronikus irat abban az esetben tekinthető hitelesnek, ha megfelel az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben előírt dokumentumhitelességi követelményeknek.
315. Ha a 314. pont szerinti ellenőrzés megállapítja, hogy az elektronikus dokumentum nem tekinthető hitelesnek, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.
316. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az elektronikus irat akkor hiteles kiadmány, ha azt
a) az SZMSZ-ben, a hivatali egységre vonatkozó ügyrendben meghatározottak szerinti kiadmányozási joggal rendelkező személy vagy elektronikus rendszer az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel látta el, vagy
b) az iratérvényességi nyilvántartásra vonatkozó szabályok szerint hitelesítették és nyilvántartják, vagy
c) a bíró, az ügyész, az igazságügyi alkalmazott, a bírósági végrehajtó, a közjegyző a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el.
317. Elektronikus úton (pl. telefax, e-mail) küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe.
318. Az azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös rendszerben kell kezelni. Megfelelő jogosultsági rendszer alkalmazása esetén a különböző iktatóhelyekhez tartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók.
319. Az elektronikusan tárolt és archivált adatállományok, elektronikus dokumentumok utólagos olvashatóságát, visszakereshetőségét, használatát a megőrzési idő lejáratáig biztosítani kell.
320. A BM a megőrzési kötelezettséget az iratról – a Ket. szerinti – hiteles elektronikus másolat készítése és megőrzése útján is teljesítheti. Az eredeti, papír alapú irat a hiteles másolat elkészítését és az annak megőrzéséről való gondoskodás kezdő időpontját követően selejtezési eljárás alá vonható.
321. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.
322. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.
323. A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.
325. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:
a) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően, b) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű, elektronikus dokumentumokról a 2. év végén elektronikus
adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,
c) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek minősített iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani, d) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról
készült papír alapú hiteles másolatot kell elhelyezni további intézkedésig.
326. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.
327. Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az ügyiratot.
328. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (pl. olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
329. A kijelölt hivatali egységeknek a BKSZ útján érkező elektronikus iratforgalom biztosítására hivatali kapuval kell rendelkezniük.
330. A hivatali kapu létesítéséről a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár jóváhagyásával az Informatikai Főosztály gondoskodik. A hivatali kapu használatára feljogosítottak és kötelezettek körét az adott hivatali egység vezetője határozza meg (3. számú iratminta).
331. A hivatali célú ügyfélkapu megnyitásához a BM munkáltatói igazolást ad ki. A hivatali célú ügyfélkapu nyitását követő magáncélú ügyfélkapu nyitása esetére a munkáltató igazolást ad ki a hivatali célú ügyfélkapu létesítésének megtörténtéről.
332. Az SZMSZ-ben meghatározottak szerint hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelőknek, ügyintézőknek a hivatali kapu létesítéséhez szükséges ügyfélkapu-azonosítóikat a hivatali kapu kezelőjének át kell adniuk, aki az adatokat kizárólag a hivatali kapu létesítéséhez használhatja fel, és a hivatali kapu használatára való jogosultság megszűnésekor – ideértve az ügyfélkapu megszüntetését – haladéktalanul törölnie kell.
333. A hivatali célú ügyfélkapu megszüntetését a hivatali kapu kezelője a leszerelő lapon aláírásával igazolja.
334. A további felhasználók – a szervezet nevében eljárni jogosult személyek – regisztrációját a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő végzi. A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő a részére az ÁNYK űrlap benyújtás szolgáltatás által biztosított regisztrációs felületen a BM képviseletére feljogosított személyek (hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelők, ügyintézők) nevét és az ügyfélkapu regisztrációnál megadott elektronikus levelezési címét rögzíti az ügyfélkapujuk egyértelmű hozzárendelése érdekében. A regisztráció eredményeként átadja a hivatali kapuhoz tartozó azonosítót és jelszót vagy – amennyiben ilyen van – azonosító eszközt.
335. A BM nevében történő eljárási jogosultság megszűnésekor a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő törli a nyilvántartásból a korábban feljogosított személy azonosító adatait és a hozzáférési jogosultságait.
336. A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő nyilvántartást vezet a BM képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyekről. Ennek érdekében a hivatali egység vezetője a hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változásokról (létesítés, módosítás, megszüntetés) írásbeli tájékoztatást ad a nyilvántartás vezetőjének. A nyilvántartás alapján tanúsítható, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni a BM nevében. Ezt a dokumentumot a BM által a személyi anyagokra az irattári tervben meghatározott időtartamig kell megőrizni.
337. Az Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzatban meghatározott belső adatvédelmi nyilvántartásra vonatkozó szabályozás szerint kezeli a BM képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyek adatait.
338. A hivatali kapu nyilvántartásának kezelésére való jogosultság megszűnésekor a kezelt adatokat a kijelölt új kezelőnek át kell adni, új kezelő hiányában valamennyi adatot törölni kell a hivatali kapu nyilvántartásából.
339. A hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatárs köteles gondoskodni arról, hogy az értesítési tárhelyre érkezett üzenetek minden munkanapon átvételre és a küldemény fogadását követően a BM nyilvántartásában érkeztetésre kerüljenek. Ennek keretében az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában rögzíti a hivatali kapuból letöltött dokumentumokat, így pl. az elektronikus úton benyújtott hivatalos iratot vagy a BKSZ útján történő befogadás visszaigazolását. A visszaigazolás tartalmazza legalább a feladó és a címzett nevét, a befogadott irat
340. A hivatali kapuba érkezett üzenetek átvételükkel, de legkésőbb a 30. napon törlésre kerülnek.
341. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs szükség esetén gondoskodik a befogadott dokumentumok papír alapra történő kinyomtatásáról. Ezt követően a papír alapon érkezett iratok kezelésére vonatkozó rendelkezések szerint kell eljárni.
342. A hivatali kapu használatára feljogosított ügyintéző a közigazgatási hatósági ügyben keletkezett iratok esetében kiadásra kerülő értesítést a Ket., valamint a vonatkozó ágazati jogszabályokban meghatározottak szerint küldi meg.
343. Az értesítést és a megküldés igazolását az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis „Mellékletek csatolása” felületén kell tárolni.
344. Az irat papír alapon történő kiadmányozását, iktatását követően a hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs gondoskodik a kiadmányozott irattal azonos tartalmú, záradékkal kiegészített elektronikus dokumentum hivatali kapun történő továbbításáról. A záradék tartalma: „A kiadmányozó által nem elektronikusan aláírt dokumentummal megegyezik.” szöveg és a dátum.
345. A hivatali kapu használatára feljogosított ügykezelőnek gondoskodnia kell a kiadmányozott irat expediálásának az iratkezelési szoftverben történő rögzítéséről, valamint az elektronikus dokumentumnak a hivatali kapun történő továbbítását igazoló információknak, a kézbesítést igazoló elektronikus tértivevénynek, esetlegesen a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatásnak az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis „Mellékletek csatolása”
felületén történő elhelyezéséről.
346. A hivatali kapu használatára feljogosított ügykezelőnek gondoskodnia kell a) az elektronikusan kézbesített hivatalos irat és
b) a kézbesítéssel kapcsolatos elektronikus tértivevény, kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatás papír alapú másolatának elkészítéséről, ügyiratban való elhelyezéséről.
347. A hivatali kapu használatára feljogosított ügyintézőnek gondoskodnia kell a papír alapú kiadmány postai úton történő kézbesítéséről, ha
a) a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapuja megszűnik, b) ezt a címzett kéri,
c) jogszabály erről külön rendelkezik.
348. Az e fejezetben foglaltak végrehajtását követően az ügyiratot a papír alapú iratok kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni.
349. A hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról az Informatikai Főosztály vezet nyilvántartást, melyekre vonatkozó előírásokat a BM Informatikai Biztonsági Szabályzata tartalmazza.
1. függelék a 38/2013. (XII. 31.) BM utasításhoz
A BM HIVATALI SZERVEZETEI (HIVATALI EGYSÉGEK) ÁLTAL RENDSZERESEN HASZNÁLT IRATTÍPUSOKIRATMINTATÁRA
Az iratmintatárban a hivatali egységek által az ügyintézés és az ügyiratkezelés során leggyakrabban alkalmazott irattípusok kerülnek bemutatásra. Az iratminták a különböző iratfajták legfontosabb kötelező elemeit (szükséges minimum) tartalmazzák. Az iratmintatár a következő irattípusokat tartalmazza:
1. jegyzőkönyv, 2. ügyiratpótló lap,
3. adatlap hivatali kapu hozzáférés igényléséhez vagy lemondásához, 4. kísérőlap elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez, 5. iratselejtezési jegyzőkönyv,
6. selejtezési iratjegyzék,
7. iratátadás-átvételi jegyzőkönyv, 8. iratátadás-átvételi jegyzék.
BELÜGYMINISZTÉRIUM Hivatali egység vagy személy neve Iktatószám:
Jegyzőkönyv
Készült: dátum, szerv és helyiség megnevezése
Tárgy: a jegyzőkönyv felvételének indokául szolgáló esemény, intézkedés, eljárás megnevezése Jelenlevők: a jelenlévő, részt vevő, eljáró személyek neve és beosztásuk felsorolása vagy utalás a külön
jelenléti ívre Jegyzőkönyv-
vezető: a jegyzőkönyvvezető megnevezése Szöveg
... ...
aláírás aláírás
... ...
aláírás aláírás
(P. H.)
Melléklet:
Készült: …. példányban
Kapják: személy vagy szerv megnevezése Irattár
Cím: 1051 Budapest, József Attila u. 2–4.; Postacím: 1903 Budapest, Pf. 314;
Telefon: (06 1) ... Fax: (06 1) ...; E-mail: név@bm.gov.hu
BELÜGYMINISZTÉRIUM Hivatali egység vagy személy neve
Ügyiratpótló lap Ügyirat:
keletkeztetője, iktatószáma (év megadásával): ...
...
irattári tételszáma: ...
tárgya: ...
...
...
Ügyirat kiadva:
hivatali egység megnevezése: ...
...
kikérő neve: ...
ügyirat szerelve: ...
...
az ügyirat betekintésre kikölcsönözve határidőig: ...
...
...
...
Keltezés helye, ideje
... ...
átvevő aláírása kiadó irattáros aláírása
BELÜGYMINISZTÉRIUM Hivatali egység vagy személy neve
ADATLAP
hivatali kapu hozzáférés igényléséhez vagy lemondásához Hivatali Kapu rövid neve (a megfelelőt kérjük jelölje
meg):
Igénylés Lemondás
Személy neve (meg kell egyeznie az ügyfélkapu adatbázisban szereplő azonosítóval):
E-mail címe (meg kell egyeznie az ügyfélkapu adatbázisában szereplővel, ami az igénylő hivatali e-mail címe):
Keltezés helye, ideje
... ...
Igénylő neve, aláírása Hivatali egység vezetőjének neve,
aláírása
BELÜGYMINISZTÉRIUM Hivatali egység vagy személy neve
KÍSÉRŐLAP
elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez
Címzett neve: ...
Címe: ...
...
Adathordozó paraméterei:
Adathordozó típusa (pl. DVD, CD): ...
...
Méret (kapacitás): ...
Nyilvántartási szám
Adatállomány azonosítója (neve), típusa (fájl neve,
típusa)
Tárgy Rendelkezik-e elektronikus
aláírással Megjegyzés
Keltezés helye, ideje
aláírás
kiadmányozó neve, beosztása (P. H.)
BELÜGYMINISZTÉRIUM Hivatali egység vagy személy neve Iktatószám:
Iratselejtezési jegyzőkönyv Készült: dátum, hivatali egység és helyiség megnevezése
A selejtezési bizottság tagjai: ...
...
...
A selejtezést ellenőrizte: ...
(a vezető neve és beosztása)
Az alapul vett szabályzat, utasítás: (az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzatok):
A selejtezés alá vont iratok keletkeztetője, évköre: ...
Eredeti terjedelem: ... ifm.
A kiselejtezett iratok mennyisége: ... ifm.
A kiselejtezett iratok felsorolása:
Év Tételszám Irattári tétel címe Terjedelem
(ifm)
A munka során a vonatkozó jogszabály értelmében jártunk el. A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül.
kmf.
... ...
aláírás aláírás
...
ellenőrző vezető aláírása (P. H.)
Készült: 3 példányban
Kapják: 2 pld. Magyar Nemzeti Levéltár 1 pld. Irattár
BELÜGYMINISZTÉRIUM Hivatali egység vagy személy neve Iktatószám:
Selejtezési iratjegyzék
Év Tételszám Iktatószám(ok)
Keltezés helye, ideje
Jegyzéket készítette:
...
aláírás
Készült: 1 példányban Kapják: 1 pld. Irattár
BELÜGYMINISZTÉRIUM Hivatali egység vagy személy neve
Iktatószám:
Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv Készült: dátum, szerv, helyiség megnevezése
Átadó: az átadó szerv és személy megnevezése, illetve az átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése
Átvevő: az átvevő szerv és személy megnevezése, illetve az átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése
Az átadás-átvétel tárgyát képező iratanyag, iratkezelési segédlet:
Az iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése:
Az iratátadás alapjául szolgáló jogszabályok, egyéb normák, megállapodások stb. felsorolása:
Utalás az átadásra kerülő iratanyag mellékelt iratátadás-átvételi jegyzék formájában történő részletes felsorolására.
aláírás
...
átadó (P. H.)
aláírás
...
átvevő (P. H.)
Látta:
...
hivatali egység vezetője
Melléklet: …….. lap iratátadás-átvételi jegyzék Készült: ….. példányban (1 pld. …. lap) Kapják: átadó megnevezése
átvevő megnevezése Irattár
Melléklet a(z) ... iktatószámú irathoz.
BELÜGYMINISZTÉRIUM Hivatali egység vagy személy neve
Iratátadás-átvételi jegyzék
Átadási egység sorszáma Év Irattári tételszám, tételcím Iktatószámok felsorolása
1. doboz 2. doboz
Keltezés helye, ideje
aláírás
...
készítő neve, beosztása
Készült: …. példányban (1 pld. …. lap)
A BM HIVATALI SZERVEZETEI (HIVATALI EGYSÉGEK) IRATTÁRI TERVE
Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Miniszterelnökség és a minisztériumok feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre oszlik.
Az ügy típusát, iratképző szerv szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.
Az irattári jel összetevői:
1. Tételszám:
a) mind az általános, mind a különös rész tételei esetében az irattári tételszám első jegye(i) meghatározza (betűjellel) a rendszerbeli elhelyezkedést:
A = Általános rész,
Belügyminisztérium betűjele (BM) = Különös rész.
b) A különös részben a Belügyminisztérium rövidített betűjeléhez (BM) – a Belügyminisztériumra utaló és feladatköréhez igazodó rendszerezésben – sorszámok kapcsolódnak (pl. BM305), amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három- vagy négyjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.
2. Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években vagy „N” jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket.
3. Lt. (Levéltár): a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról a Belügyminisztérium és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg. „MV” jelzés esetén az illetékes levéltár mintavételezéssel állapítja meg, hogy a tétel mely ügyiratait veszi át.
A „HN” (határidő nélkül őrzendő) jelölés meghatározza a határidő nélkül ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában
A „HN” (határidő nélkül őrzendő) jelölés meghatározza a határidő nélkül ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában