GAZDÁLKODÁSI (VISSZAMÉRÉSI) RENDSZER
5.3. BESZERZÉSI RENDSZER
Bár a bank beszerzéseit költség-, illetve beruházás oldalról a fentiekben tárgyaltuk, a beszerzés mint döntési, felelõs-ségi, eljárásrendi és szervezeti kérdés e fejezeten belül önálló alfejezetet igényel.
5.3.1. A beszerzési folyamat átalakítása 2001 és 2006 között
A 2001–2002. év sorána belsõ gazdálkodási rendszer át-alakításával a beszerzésre vonatkozó belsõ szabályok is módosultak. Az új rendszer lényegesebb alapelvei a követ-kezõk voltak:
• A szállító kiválasztását:
– bruttó százezer forintot meghaladó értékû beszerzé-sek esetén legalább három ajánlat bekérése,
– bruttó tízmillió forintot meghaladó értékû beszerzések esetén nyílt pályázat (országos napilapban megjelent felhívás) lefolytatása kell hogy megelõzze;
• A szükséges beszerzési eljárások lefolytatása a költség-gazda szervezeti egység feladata;
– Értékhatártól függõen 3 vagy 5 fõs bíráló testületet kell létrehozni;
– A döntéshozatal – a négy szem elvnek megfele-lõen – a költséggazda és a felhasználó szerveze-ti egység (ez utóbbi hiányában általános felhasz-nálóként a Kontrolling fõosztály) vezetõjének fel-adata.
2002–2003 között a beszerzési folyamat az ajánlattevõk pénzügyi-gazdasági alkalmassági vizsgálatához szüksé-ges mutatószámrendszer összeállításával és az érvényes ajánlatok (nem csupán ár alapú) értékelési módszertaná-nak kidolgozásával vált teljesebbé.
2003-banfolyt a közbeszerzési törvény közösségi irányel-vek szerinti teljes felülvizsgálata, átdolgozása. A törvény-ben az MNB-t érintõ legnagyobb változást a banknak a tör-vény alanyi hatálya alá kerülése jelentette. Ugyan a be-szerzés részletszabályai 2001 után a közbebe-szerzési törvé-nyen alapultak, a törvény egy újabb – most már külsõ – kontrollt jelentett, továbbá az addig kialakult gyakorlattal szemben a bank döntései és a döntések indoklásai a nyil-vánosság számára is elérhetõvé váltak. A 2003 decembe-rében létrehozott Közbeszerzés projekt legfõbb feladatai az alábbiak voltak:
• A jelenlegi beszerzési folyamatok átvilágítása, javaslatté-tel az új eljárásrendre.
• A beszerzési folyamat résztvevõinek oktatása.
• A kialakított folyamatok dokumentálása az ARIS rend-szerben.
Az EKB gyakorlatához hasonlóan, a kialakult hazai eljárás-rend is a beszerzési folyamatok központosításán alapul. Az igazgatóság által 2004 márciusában létrehozott Közbe-szerzési önálló osztály feladata, hogy a közbeKözbe-szerzési fo-lyamatokat kézben tartsa, felügyelje, továbbá biztosítsa az éves közbeszerzési tervben meghatározott céloknak a közbeszerzési törvényben52és annak végrehajtási rendele-tében foglalt szabályok szerinti teljesülését, valamint gon-doskodjon a közbeszerzést végzõ szervezeti egységek szakmai támogatásáról annak érdekében, hogy a beszer-zések a közbeszerzési elõírásoknak megfelelõen bonyo-lódjanak le.
522003. évi CXXIX. törvény (Kbt.).
A közbeszerzési törvény hatálya alatt eltöltött év tapaszta-latai alapján az eredetileg is átmenetinek szánt beszerzési utasítás finomhangolására került sor 2005 õszén. A válto-zások jelentõs hangsúlyeltolódást eredményeztek mind a Közbeszerzési önálló osztály feladataiban, mind a felelõs-ségében. Míg korábban az osztály dolgozói csak szakértõ-ként vettek részt a közbeszerzési eljárások lebonyolítására létrehozott beszerzési bizottságok (BB) munkájában, ez-után már mint a bizottságok elnökei irányították egy-egy bi-zottság munkáját.
2005 folyamán a beszerzési folyamatok egyszerûsödtek, il-letve 2006-ban a beszerzések döntõ többségét központo-sították.
5.3.2. A jelenlegi beszerzési folyamat fõbb elemei
Beszerzési és közbeszerzési terv:
A közbeszerzési tervet – a pénzügyi tervet alátámasztó be-szerzési terv alapján, annak hasonló jellegû és/vagy tartal-mú tételeinek összevonásával – a Központi beszerzés ké-szíti el.
Beszerzési eljárások elõkészítése, lebonyolítása:
Beszerzési eljárások típusai:
• A nettó 2 millió forintot el nem érõ értékûbeszerzési eljá-rás többes ajánlatkérés, illetve ár-összehasonlítás nélkül is lebonyolítható.
• A nettó 2 millió forintot elérõ vagy meghaladó értékû be-szerzés esetén a többes ajánlatkérés alkalmazandó.
• A közbeszerzési értékhatárt elérõ vagy meghaladó értékû beszerzésekre a közbeszerzési törvény elõírásai vonat-koznak.
Döntéshozatal:
• Nettó 2 millió forintot el nem érõ értékûbeszerzések ese-tén a költséggazda szervezeti egység vezetõje a beszer-zéssel megbízott ügyintézõ elõterjesztése alapján egy személyben dönt.
• Nettó 2 millió forintot meghaladó,de a közösségi közbe-szerzési értékhatárt el nem érõ értékû beszerzések ese-tén a költséggazda és a felhasználó szervezeti egység vezetõje együttesen döntenek.
• A közösségi értékhatárt elérõ vagy meghaladó értékû közbeszerzések esetén a költséggazda szervezeti egy-séget és a felhasználó szervezeti egyegy-séget felügyelõ igazgató együttesen dönt a BB elõterjesztésében sze-replõ javaslat figyelembevételével.
A beszerzés központosítása és a vele együtt járó létszám-csökkenés szükségessé tette a kisebb adminisztrációval járó beszerzési technikák alkalmazását is. A számítástech-nikai beszerzések elõkészítése során rendszeresen meg-vizsgáltuk és egyre gyakrabban kihasználtuk az állami központosított közbeszerzéshez történõ önként csatlako-zásban rejlõ lehetõségeket, annak gyorsasága és költség-hatékonysága miatt.
2004 májusa óta több mint 300 darab, a közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzési eljárást indítottunk meg (nettó 14 milliárd forint értékben) és ezeknek – az or-szágos átlagot jelentõ 25%-nál jelentõsen kevesebb ré-sze – mindösré-sze 1%-a került a Közberé-szerzési Döntõbi-zottság elé.
A 2006-ban lebonyolított, a közbeszerzési törvény hatá-lya alá tartozó több mint 100 közbeszerzési eljárás érté-ke meghaladta az 5 milliárd forintot, míg a közel 100 egyéb beszerzési eljárás értéke elérte a nettó 600 millió forintot.
A felügyelõbizottság többször is foglalkozott a közbeszer-zési törvény alkalmazásának tapasztalataival. A bizottság a Központi beszerzés beszámolóját mindannyiszor egy-hangúlag fogadta el és emellett elismerõen is szólt az el-végzett munkáról.53
5.3.3. Szervezeti vonatkozások
A Központi beszerzés jelenlegi létszáma 10 fõ.
A 4 közbeszerzési szakreferensbõl ketten már szerepelnek – a közösségi értékhatárt meghaladó értékû közbeszerzé-si eljárás lebonyolításához a közbeszerzéközbeszerzé-si törvényben fel-tételként meghatározott – hivatalos közbeszerzési tanács-adói névjegyzékben, míg ketten 2007-ben fognak terveink szerint a névjegyzékbe kerülni.
5.3.4. 2007-es fejlesztések
A rutinjellegû adminisztratív lépések száma, illetve a be-szerzési folyamat átlátható, egységes alkalmazásának igé-nye egy munkafolyamat-támogató rendszer bevezetését tette szükségessé.
53A felügyelõbizottság 2006. 03. 21-i és 2006.11. 21-i ülésén.
A SAP reorganizáció I. fázisával (kötelezettségvállalás, számlázás, készletgazdálkodás) egy idõben (2007 márci-usában) elinduló rendszer a (köz)beszerzési folyamat tá-mogatásán és automatizálásán túl lehetõvé teszi a folya-mat egyes lépéseinek utólagos ellenõrzését is. Mivel az SAP alapú pénzügyi tervezés bevezetése 2007 augusztu-sára csúszott, így a két rendszer teljes körû integrációja
csak a jövõ év végére várható. A teljes kiépítettségben a pénzügyi és közbeszerzési tervezés, visszamérés, vala-mint a kötelezettségvállalások nyilvántartása az SAP, míg a tervben szereplõ idõpontok figyelembevételével a beszer-zési eljárások automatikus, ütemezett indítása, valamint tá-mogatása a Beszerzési workflow támogatásával valósul meg.
A humán stratégia fókuszában az intézmény középtávú célkitûzései elérésének támogatása, a szervezetfejlesztés, a mûködési hatékonyság növelése érdekében tervezett változások megvalósításában való proaktív szerepvállalás állt. A stratégiai célokat közvetítõ politikák és azokat támo-gató HR-rendszerek kiemelten a kompetenciák fejlesztésé-re, új kompetenciák létrehozására, a munkateljesítmények fokozására, valamint a szervezeti kultúra fejlesztésére összpontosítottak leginkább, beágyazódva a vonalbeli ve-zetõk mindennapi vezetési tevékenységébe.