Az archiválás eljárásai 1. Az archiválás célja:

a)az elavult, b)a ritkán használt,

c) a belsõ szabályzatok, törvények, rendeletek miatt megõrzendõ

adatok változatlan állapotban, hosszú távon történõ meg-õrzésének biztosítása.

5.2. Archiválási igények felmérése

Az NFGM Informatikai Fõosztály (IFO) évente egy-szer, a tárgyév elsõ negyedévében a KSZF üzemeltetési osztályával közösen meghatározza a kezelésébe tartozó adatok archiválásra vonatkozó igényeit. A rendszereket le-fedõ teljes szervermentés, adatbázismentés és fájlszerver-mentésen kívül jelentkezõ alkalmazás-specifikus mentése-ket egyenként számba kell venni. Ezeknél az alkalmazás-hoz adott archiválási eljárást kell követni.

Alkalmazás-specifikus archiválások számbavétele:

a)adatcsoport azonosítója, szakmai felelõs,

adatcsoport elérhetõsége:

a)szerverazonosító, b)elérhetõség (url), c)adatbázis név, d)sémanév, e)táblatér név, mûködtetõ környezet:

a)hardver,

b)operációs rendszer, c)adatbázis kezelõ, d)alkalmazás.

Kitöltendõ terület

a)Igényelt megõrzési idõ: Az az idõszak, amelyben az adatokat az éles rendszerbõl való kikerülése után még el kell tudni érni.

b)Indoklás: Az archiválási igény indoklása. Lehetséges válaszok:

– törvényi elõírás,

– belsõ elõírás (szabályzat),

– szervezeti mûködéshez szükséges, – egyéb.

Titkosítási igény: Az archivált adatok titkosításának igénye.

Az archiválási folyamatot elindító esemény: Az ese-mény vagy idõpont, amikor az archiválási folyamatnak el kell indulnia. Lehetséges válaszok:

– egy adott feladat/projekt lezárása, – év végi összesítés, pénzügyi zárás,

– külsõ törvényi elõírás által meghatározott idõpont-ban,

– egyéb.

Visszakeresési igény esetén az elvárt visszakeresési vá-laszidõ. Az archivált adatok elérésekor elvárt vává-laszidõ.

5.3. Adatarchiválás indításának igénylése 5.3.1. Elõzetesen felmért igény indítása

Az archiválás konkrét elindítását a kérvényezõnek kez-deményeznie kell.

Teljes file szerver-levelezési rendszer archiválását kér egy terület, az csak SZÁT-engedéllyel történhet.

Az Archiválás indítás igénylõ lap adattartalma:

a)az archiválandó adatrész pontos meghatározása:

– adatbázis, – táblatér,

– könyvtár/file-név,

– szûrõparaméterek (valamely idõnél régebbi adatok, nem módosított adatok stb.),

b)az archiválás pontos idõpontja,

c)az archivált adatok jogosultsági beállításai.

Az elõzetesen felmért, archiválásra vonatkozó igénybe-jelentéseket az IFO az archiválás megkezdése elõtt 1 hó-nappal fogad.

5.4. Rendkívüli archiválási igény benyújtása

Rendkívüli archiválási igény lép fel akkor, ha az üze-meltetési körülmények olyan mértékben változnak, hogy ez az archiválást szükségessé teszi, illetve az archiválandó rendszer állapotát indokolt megõrizni.

A szakmai felelõsök, illetve a szervezeti egységvezetõk által megfogalmazott rendkívüli archiválási igények eseté-ben az igénylõlapot az Elõzetesen felmért igény indításá-nál leírt adattartalmak, illetve az igény indításáindításá-nál leírt adatok összességével kell beadni.

Az IFO rendkívüli archiválási igényeket a következõ té-nyezõk alapján kezdeményezhet:

a)Olyan mértékû kapacitáshiány, amely a Minisztérium mûködését hátráltatja,

b) Jelentõs változás a szervezetben, átadás-átvétel a rendszer kapcsán,

c)Jelentõs változás az IT rendszerben.

Az IFO a rendkívüli archiválási igényt az érintett szak-mai felelõsökkel, illetve a szervezeti egységek vezetõivel köteles egyeztetni.

5.5. Archiválás rendje

Az archiválás folyamatát rendszerenként az a központi archiváló rendszer alá vonva kell végrehajtani.

5.5.1. Archiválás munkautasítás elkészítése

Ha a rendszer speciális eljárást igényel, az archiválási munkautasítást a rendszer szállítója, fejlesztõje készíti el.

Az archiválási munkautasítás rendszerenként különbözõ.

Az archiválási munkautasítást a rendszer fejlesztése, változtatása után felül kell vizsgálni. Minden más esetben a központi archiváló rendszer alá bevonva kell az archivá-lást elvégezni.

Az archiválási munkautasítás adattartalma:

a)archiválás indításának feltételei,

b)archiváláshoz használható szoftvereszközök ismerte-tése,

c)archiváláshoz használható hardvereszközök ismerte-tése,

d)beállítások,

e)archiválás eredményének ellenõrzése, f)tárolás,

g)azonosítás, h)nyilvántartás, i)visszakeresés, j)dokumentációk.

5.5.2. Archiválás végrehajtása

Az archiválást az archiválási munkautasításban leírtak alapján az üzemeltetõk hajtják végre.

Az archiválási folyamat végrehajtása után az archivált adatok olvashatóságát és az eredeti adatokkal való azonos-ságát az archiválást végzõ informatikus köteles ellenõriz-ni. Az ellenõrzés után az éles rendszeren tárolt adatokat az üzemeltetõk megszüntetik, illetve a kivont szerver lekap-csolható.

5.5.3. Visszatölthetõség ellenõrzése

Az archív anyagokat az archív média gyártója által meg-határozott adatmegõrzési idõszakon belül 10 alkalommal, de legalább évente próbavisszatöltéssel ellenõrizni kell.

A tesztet minden olyan esetben is végre kell hajtani, ha az archiválási eljárás, eszköz vagy az archiválást érintõ rend-szerkörnyezet megváltozik, illetve az archiválással érintett

rendszer jellemzõiben lényeges változás következik be (pl. jelentõs méretnövekedés, új háttértár, verzióváltozás, új modulok telepítése stb.).

5.5.4. Archivált anyagok azonosítása, tárolása, keze-lése, mozgatása

Az archivált adathordozókat egyértelmû azonosító cím-kékkel kell ellátni. Az azonosító rendszernek a következõ-ket kell tartalmaznia:

a)archivált adat azonosítója, b)archiválás dátuma, c)archiválást végzõ neve, d)titkosított-e,

e)megõrzési idõ,

f)hardveregység megnevezése, egyedi azonosítója, g)elõzõ visszatöltési teszt idõpontja, igazolása, h)visszatöltési teszt következõ idõpontja.

Az azonosító rendszer változásait a régebbi archívu-mokra is érvényesíteni kell.

Az archivált adatok adathordozóit a média típustól füg-getlenül két, egymástól fizikailag elkülönült helyszínen, a mágneses adathordozókra vonatkoztatva legalább 1 órás tûzállóságot és elektromágneses zavaroktól védettséget biztosító térben, a gyártó tárolási elõírásainak megfelelõen kell tárolni.

Az archívumokat csak olyan adathordozóra szabad el-készíteni, mely fizikailag képes az adatot megbízhatóan megõrizni a tárolási idõ végéig.

Az archívumot tartalmazó médiákat a gyári specifikáci-ójukban meghatározott számú használat, illetve idõ eltel-tével, másolat készítése után a forgalomból ki kell vonni, és azokat a megsemmisítés elõtt egy évre archívumban kell tárolni.

Az archivált adathordozó szállításánál az adott adathor-dozó gyártó által javasolt tárolási, szállítási eljárásait, illet-ve az Információbiztonsági szabályzatban leírtakat szük-séges betartani.

Az adathordozókat zárt csomagolásban szükséges szál-lítani, mely megvéd:

a)a mechanikai károsodásoktól (pl. törés, por, nedves-ség.),

b)az elektromos és mágneses zavaroktól (sztatikus fel-töltõdés, elektromos eszközök, jármûvek elektromágneses terei stb.),

c) a hõmérsékleti és levegõ-páratartalom szélsõségek-tõl.

Az adathordozó mozgatását az üzemeltetés dokumen-tálja.

5.5.5. Archiválás dokumentációs követelményei Az archiválást minden esetben dokumentálni kell. Az archiválási napló adattartalma:

a)archiválási igény száma,

b)vonatkozó archiválási terv azonosítója,

c)archiválás dátuma,

d)archiválást végzõ személy, e)archivált adat azonosító,

f)hardveregység megnevezése egyedi azonosítója, g)archívum (média) azonosítója,

h)visszatöltési teszt megtörtént? (aláírás), i)eredeti anyag törlése megtörtént? (aláírás), j)szállításra elõkészítés megtörtént? (aláírás), k)tárolás megtörtént? (aláírás).

Az archiválási naplókat az adatgazdálkodásért felelõs vezetõ rendszerezetten visszakereshetõen gyûjti.

5.5.6. Tájékoztatás

Az archiválás tényérõl az üzemeltetõk az adatgazdálko-dásért felelõs vezetõt is tájékoztatják, aki az archivált ada-tok által érintett felhasználókat tájékoztatja az adaada-tok ar-chiválásáról és az elérés módjáról. Az archiválás megtör-téntérõl az IFO vezetõ is tájékoztatást kap az üzemeltetõk-tõl.

5.6. Archivált adatokhoz való hozzáférés 5.6.1. Hozzáférés igénylése, jóváhagyása

Az archivált adatokhoz való hozzáférést a felhasználók az üzemeltetésen, a Help-desken keresztül kérhetik. Az igé-nyeket az adatgazdálkodásért felelõs vezetõ hagyja jóvá.

5.7. Leselejtezett archív médiák megsemmisítése A lejárt érvényességi idejû vagy nem használható archí-vumokat az üzemeltetést végzõ csoportnak dokumentáltan, végleges adat-megsemmisítési módszerrel kell olvashatat-lanná tennie, és fizikai megsemmisítésérõl gondoskodnia.

6. Záró rendelkezés

A jelen utasítás a közzétételét követõ napon lép hatályba.

Bajnai Gordons. k.,

nemzeti fejlesztési és gazdasági miniszter

A nemzeti fejlesztési és gazdasági miniszter 12/2008. (IX. 25.) NFGM

utasítása

a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium szerzõdései megkötésének és nyilvántartásának

általános szabályairól*

A Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium (a to-vábbiakban: NFGM) szerzõdéskötési rendjének szabályo-zása, a szerzõdések elõkészítésének, megkötésének, nyil-vántartásának és lezárásának szabályozott keretek között történõ végrehajtása – a Vezetõi Információs Rendszer (a továbbiakban: VIR) megfelelõ mûködéséhez szükséges törzsadatok rendelkezésre állása – érdekében az alábbiak szerint rendelkezem.

Az utasítás hatálya 1. §

(1) Jelen utasítást az NFGM természetes vagy jogi sze-méllyel, jogi személyiség nélküli szervezettel kötendõ va-lamennyi megállapodására és az NFGM képviseletében te-endõ valamennyi jognyilatkozatra alkalmazni kell, amennyiben az a jóváhagyott éves költségvetési elõirány-zat terhére vagy javára fizetési, illetve más teljesítési, szol-gáltatási kötelezettséggel jár, ide nem értve az NFGM va-lamely elõirányzata terhére közremûködõ szervezet által kötendõ szerzõdéseket, továbbá kormányhatározatban foglalt, a Kormány egyedi döntése alapján nemzetgazda-sági szempontból kiemelkedõ fontosságú beruházásokhoz nyújtott támogatásokra vonatkozó szerzõdéseket, vala-mint a közszolgálati jogviszonyt rendezõ, humánigazgatás által kezelt megállapodásokat és a pályázati konstrukció keretében kötendõ támogatási szerzõdéseket.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott megállapodást vagy jognyilatkozatot (a továbbiakban: szerzõdés) kezde-ményezõ, vélekezde-ményezõ, ellenjegyzõ és aláíró, továbbá a kapcsolódó pénzügyi-számviteli tevékenységeket végzõ köztisztviselõk a szerzõdések megkötése és nyilvántartása során a jelen utasítás rendelkezéseinek megfelelõen köte-lesek eljárni, figyelembe véve a közbeszerzésre vonatko-zó, jogszabályokban és belsõ szabályokban foglaltakat.

Értelmezõ rendelkezések 2. §

(1) Jelen utasítás alkalmazása során:

a) ügyletkód: a Forrás SQL-rendszerben alkalmazott kód, amely a fejezeti kezelésû elõirányzaton belüli részfel-adat azonosítására szolgál. A részfelrészfel-adat egy fejezeti keze-lésû elõirányzat szakmai feladataiból álló, olyan összetar-tozó tevékenységhalmaz, amelynek elkülönített

megfigye-lése indokolt. Egy fejezeti kezelésû elõirányzat részfelada-tainak összessége alkotja a költségvetési törvényben meghatározott egyösszegû kiadási elõirányzatot,

b)metaadat: olyan adat, amely egy adatkészlet (pl. szer-zõdés) jellemzõit, így különösen annak tartalmát és minõ-ségét írja le, és részleteket biztosít a kapcsolatfelvételre vagy az adatszolgáltatásra,

c)NFGM Együttmûködési Portál: az NFGM Együttmû-ködési portál (Microsoft Share Point Portal Server) egy, a csoportmunkát, és a szervezeten belüli és szervezeti együttmûködést szervesen kiegészítõ, támogató eszköz.

Segítségével olyan folyamatokat automatizálunk, amihez a különbözõ szervezeti egységek munkatársainak együtt-mûködésére van szükség, például dokumentumszerkesz-tés, véleményeztetési, köröztetési, jóváhagyási folyama-tok, feladatlisták összefogása, egységes kezelése,

d)szerzõdéstár: az 1. § (1) bekezdésben meghatározott szerzõdések vonatkozásában, pdf-formátumban történõ rögzítésre szolgáló elektronikus nyilvántartás,

e) tanulmány: az NFGM igazgatási költségvetésébõl vagy fejezeti kezelésû elõirányzataibõl finanszírozott, a minisztérium szakmai munkáját megalapozó, döntés-elõ-készítõ, értékelõ, illetve egyéb módon a minisztérium cél-jait szolgáló írásmû.

(2) A szerzõdéstár kezelõje: a Költségvetési és Kont-rolling Fõosztály.

A szerzõdéskötés kezdeményezése 3. §

(1) A szerzõdéskötési folyamat megindításakor – pénz-ügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerzõdés esetén – elõzetes fedezetvizsgálatot kell végrehajtani a megfelelõ keret rendelkezésre állásának megállapítása érdekében.

(2) Az elõzetes fedezetvizsgálatért a szerzõdéskötést kezdeményezõ szervezeti egység vezetõje a felelõs. Az elõzetes fedezetvizsgálathoz szükséges információk az NFGM Együttmûködési Portálján hozzáférhetõek, a vo-natkozó adatokat a portálra a VIR szolgáltatja. A szerzõ-déskötést kezdeményezõ szervezeti egység az elõzetes fe-dezetvizsgálatba – a releváns adatok pontosítása érdeké-ben – szükség szerint bevonhatja a Költségvetési és Kont-rolling Fõosztályt.

(3) A szerzõdés elõkészítésének folyamatában a lehet-séges szerzõdéses partner felkutatása a szerzõdéskötést kezdeményezõ szervezeti egység feladata. Amennyiben az adott szerzõdés összege nem éri el a közbeszerzési érték-határt, ugyanakkor nem kizárólagosan egy szervezet/sze-mély képes teljesíteni, úgy kívánatos, hogy a szakmailag és gazdaságilag legmegfelelõbb partner kiválasztására le-hetõség szerint legalább 3 ajánlat bekérése és kiértékelése alapján kerüljön sor. A kiértékelés szempontjai lehetnek többek között a termék, szolgáltatás minõsége, ára, refe-renciák, fizetési feltételek, rendelkezésre állás, korábbi ta-pasztalatok stb.

* Az utasítás az NFGM belsõ honlapján 2008. szeptember 25-én került közzétételre.

(4) A szerzõdéstervezet elõkészítése a szerzõdéskötést kezdeményezõ szervezeti egység feladata.

(5) Amennyiben rendelkezésre áll az adott típusszerzõ-désre vonatkozó minta, a szerzõdéstervezetet a Standard szerzõdésminta alapján kell elõkészíteni (lásd az intrane-ten és az NFGM Együttmûködési Portálon).

(6) Amennyiben a tervezett szerzõdésre nem áll rendel-kezésre Standard szerzõdésminta, úgy a szerzõdéstervezet elõkészítése során alkalmazható a partner által elõkészített szerzõdéstervezet is. A szerzõdéstervezet elõkészítésében a Közbeszerzési Fõosztály a szerzõdéskötést kezdeménye-zõ szervezeti egység megkeresése alapján szükség szerint közremûködik. A szerzõdéstervezet elõkészítése során fi-gyelembe kell venni az NFGM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljá-rásokról szóló NFGM utasításban, valamint a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium fejezet adott évre vonatkozó egyes fejezeti kezelésû elõirányzatainak fel-használásáról szóló utasításban foglaltakat.

(7) A Standard szerzõdésminták, szerzõdéstervezetek készítése során a szerzõdés tárgyát – amennyiben a feladat jellege ezt lehetõvé teszi – részfeladatokra bontva kell meghatározni [2. § (1) bekezdésa)pont], ezzel segítve a kontrolling riportok elõállítását és a feladatok nyomon követését, ütemezését.

A szerzõdések véleményezése 4. §

(1) A szerzõdéskötést kezdeményezõ szervezeti egység az elõkészített szerzõdéstervezet alapján a szerzõdéssel kapcsolatos alapadatokat Szerzõdéses adatlapon rögzíti. A Szerzõdéses adatlap a szerzõdéstárba való felvétel alapve-tõ információforrása, mintáját az 1. számú melléklet tartal-mazza.

(2) A Szerzõdéses adatlap adatainak kitöltése – ame-lyekhez a szerzõdéstervezet és a hozzá kapcsolódó elõké-szítõ feladatok részletes ismerete elengedhetetlen – a szer-zõdéskötést kezdeményezõ szervezeti egység feladata.

(3) A szerzõdéstervezetet és a Szerzõdéses adatlapot a szerzõdéskötést kezdeményezõ szervezeti egység elektro-nikusan továbbítja véleményezés céljából a Közbeszerzési Fõosztály (a továbbiakban: véleményezõ) részére.

(4) A véleményezõ feladata a szerzõdéstervezet véle-ményezésén túl a Szerzõdéses adatlapon – metaadaton-ként – a szerzõdéskötést kezdeményezõ szervezeti egység által meghatározott és a véleményezõ illetõségébe tartozó adattartalom véleményezése, illetõleg egyes metaadatok tekintetében a Szerzõdéses adatlap kitöltése is.

(5) A véleményezõ véleményét változáskövetéssel – korrektúra alkalmazásával – a szerzõdéstervezet és a Szer-zõdéses adatlap elektronikus példányaiban rögzíti, majd azt a szerzõdéskötést kezdeményezõ szervezeti egység

ré-szére 8 munkanapon belül elektronikus úton visszaküldi.

Ettõl rövidebb véleményezési határidõt a szerzõdéskötést kezdeményezõ szervezeti egység az elektronikus levél szövegezésében kérelmezhet, egyidejûleg megjelölve a sürgõsebb véleményezési határidõ okát. Az elvárt vélemé-nyezési határidõ 2 munkanapnál rövidebb nem lehet.

(6) A vélemény visszaérkezését követõen a szerzõdés-kötést kezdeményezõ szervezeti egység feladata az észre-vételek átvezetése a szerzõdéstervezeten és a Szerzõdéses adatlapon, továbbá a véleményezõ nevének, a véleménye-zés dátumának és a vélemény iktatószámának rögzítése a Szerzõdéses adatlapon.

(7) Abban az esetben, ha a véleményezõ vagy a szerzõ-déskötést kezdeményezõ szervezeti egység különbözõ ál-láspontot képviselnek a szerzõdéstervezettel kapcsolato-san, úgy a szerzõdéskötést kezdeményezõ szervezeti egy-ség egyeztetést kezdeményez, amelyet mindaddig folytat-ni köteles, ameddig a véleményezõ és a szerzõdéskötést kezdeményezõ szervezeti egység azonos álláspontokra nem jutnak. Amennyiben a szerzõdés megkötésének a Közbeszerzési Fõosztály jogszabályi akadályát látja, úgy a szerzõdés nem köthetõ meg.

(8) A vélemény átvezetését követõen – és amennyiben a szerzõdéstervezet megfelel a (7) bekezdésben foglaltak-nak – nem szükséges a szerzõdéstervezet és a Szerzõdéses adatlap ismételt megküldése a véleményezõ részére.

(9) A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szer-zõdések esetén a szerzõdéskötést kezdeményezõ szerveze-ti egység Kötelezettségvállalási adatlapot tölt ki a vélemé-nyezett szerzõdéstervezet alapján. A Kötelezettségvállalá-si adatlap mintáját a 2. számú melléklet tartalmazza.

A VIR részfeladatszintû kontrolling adatszolgáltatásának biztosítása érdekében a Kötelezettségvállalási adatlapon – a szerzõdéstervezetben szereplõ részteljesítésekkel össz-hangban – rögzíteni kell a kapcsolódó ügyletkódokat. Az ügyletkódokról a Költségvetési és Kontrolling Fõosztály tájékoztatja a szervezeti egységeket.

Kötelezettségvállalás ellenjegyzése 5. §

(1) Pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerzõ-dés esetén a Kötelezettségvállalási adatlap és a szerzõszerzõ-dés- szerzõdés-tervezet alapján a Költségvetési és Kontrolling Fõosztály feladata a költségvetési ellenjegyzés.

(2) A szerzõdéskötést kezdeményezõ szervezeti egység a kötelezettségvállalásra jogosult vezetõ – tanulmányok esetén a kabinetfõnök – által jóváhagyott Kötelezettség-vállalási adatlapot, továbbá a szerzõdéstervezetet a 6. § (3) bekezdésében meghatározott példányszámban költség-vetési ellenjegyzés céljából – az Iratkezelési Utasításban foglaltakat figyelembe véve – megküldi a Költségvetési és Kontrolling Fõosztály részére.

In document III. Utasítások, jogi iránymutatások (Pldal 196-200)