AZ OMSZ BELSÕ ELLENÕRZÉSE
II. A szabálytalanságkezelési eljárás
Az eljárásrend kialakításakor alapvetõ követelmény az, hogy minden szervezeti egység vezetõje felelõs a feladatkörébe tartozó szakterületen észlelt szakmai és gazdálkodási szabálytalanságok megelõzéséért, feltárásáért,
7854 H I V A T A L O S É R T E S Í T Õ
•
2011. évi 39. számnyomon követéséért, dokumentálásáért, a felelõsségre vonásért, valamint a hiányosságok megszüntetésével kapcsolatos intézkedések kezdeményezéséért és megvalósításuk ellenõrzéséért.
1. A szabálytalanságok észlelése
A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített, elõzetes és utólagos vezetõi ellenõrzés rendszerében történhet a munkatárs és a vezetõ részérõl egyaránt. Ezen kívül az észlelés származhat mind a belsõ, mind a külsõ ellenõrzéstõl, valamint egyéb külsõ személytõl is.
A szabálytalanság gyanújának szervezeten belüli észlelése esetén a szabálytalanság gyanúját alátámasztó adatok, bizonylatok, információk csatolása a tájékoztatás kötelezõ eleme.
Dokumentumokon alapuló ellenõrzés által feltárt szabálytalanság esetén a hiba kijavítására hiánypótlásra felszólító levél megküldésével kell felhívni a folyamatért felelõs szervezeti egységet. Amennyiben a hiánypótlást követõen továbbra is súlyos szabálytalanság áll fenn, helyszíni ellenõrzés elrendelését kell kezdeményezni.
A költségvetési szerv valamely munkatársa észlel szabálytalanságot A)
Amennyiben van szabálytalansági felelõs, õt kell értesíteni elõször. A szabálytalansági felelõs megküldi a tájékoztatást a szervezeti egység vezetõjének a kapcsolódó dokumentumokkal, és csatolja az ügyre vonatkozó véleményét, javaslatot téve annak kivizsgálására vagy a vizsgálat mellõzésére.
B)
a) Amennyiben nincs szabálytalansági felelõs, a szabálytalanságot észlelõ munkatárs köteles értesíteni a szervezeti egység vezetõjét. Amennyiben a szervezeti egység vezetõje az adott ügyben érintett, a munkatársnak a vezetõ felettesét, annak érintettsége esetén a költségvetési szerv vezetõjét kell értesítenie. (Írásos értesítést a külön szabályzatokban lefektetett esetekben szükséges tenni.)
b) Ha az a) pontban megfogalmazottaknak megfelelõen értesített személy megalapozottnak találja a szabálytalanságot, úgy errõl értesíti a költségvetési szerv vezetõjét.
c) Valamennyi felettes és a költségvetési szerv vezetõjének érintettsége esetén közvetlenül a felügyeleti szerv vezetõjét kell értesíteni.
A költségvetési szerv vezetõjének kötelessége gondoskodni a megfelelõ intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról. A szabálytalanság jelentésekor ki kell térni arra, hogy:
– mi a szabálytalanság pontos tartalma;
– milyen normától való eltérésrõl van szó;
– elévülési idõn belül észlelték-e a szabálytalanságot;
– a szabálytalanság mely területet érinti;
– van-e enyhítõ körülmény (pl. a határidõ túllépését váratlan, elháríthatatlan külsõ akadály fellépése okozta, a hibás elszámolást informatikai hiba okozta stb.);
– a szabálytalanság gyanúja dokumentumokon alapuló vagy helyszíni ellenõrzés következtében merült fel;
– korrigálható-e a szabálytalanság;
– pénzbeli juttatást érintõ szabálytalanság esetén van-e reális lehetõség a visszakövetelésre amennyiben igen, megtörténtek-e az ahhoz szükséges intézkedések;
– amennyiben kártérítési igény merül fel, foganatosították-e az ahhoz szükséges intézkedéseket.
Amennyiben nem a folyamatba épített ellenõrzés során észlelnek egy szabálytalanságot, azt is meg kell vizsgálni, hogy a folyamatba épített ellenõrzés miért nem tárta fel a hiányosságot. Ennek oka lehet pl. a kontrolltevékenységek nem megfelelõ szervezése, végrehajtásának hiányossága; emberi mulasztás; rendszerhiba; elõírások be nem tartása stb.
A költségvetési szerv vezetõje észleli a szabálytalanságot
A költségvetési szerv vezetõje, illetve a szervezeti egységek vezetõinek észlelése alapján a feladat-, hatáskör- és felelõsségi rendnek megfelelõen kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére.
A költségvetési szerv belsõ ellenõrzése észleli a szabálytalanságot
Amennyiben a belsõ ellenõr ellenõrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a költségvetési szervek belsõ ellenõrzésérõl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ber.) rendelkezéseinek megfelelõen jár el.
A költségvetési szervnek intézkedési tervet kell kidolgoznia a belsõ ellenõrzés megállapításai alapján, az intézkedési tervet végre kell hajtania. Az intézkedési terv végrehajtását az ellenõrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetõje az általa éves bontásban vezetett nyilvántartás segítségével követi nyomon.
H I V A T A L O S É R T E S Í T Õ
•
2011. évi 39. szám 7855Egy szabálytalanság belsõ ellenõrzés által történõ feltárásakor külön kell vizsgálni az alábbiakat:
– miért nem tárta fel a FEUVE-rendszer a szabálytalanságot és az azt lehetõvé tevõ tényezõket;
– amennyiben a FEUVE-rendszer feltárta a szabálytalanságot vagy az azt lehetõvé tevõ tényezõket, az érintett szervezeti egység vezetõje miért nem tette meg a megelõzéshez, illetve a káros következmények csökkentéséhez szükséges intézkedéseket;
– ha a szükséges intézkedéseket megtette a vezetõ, miért nem érte el a kívánt hatást;
– volt-e korábban olyan vizsgálat, amelynek fel kellett volna tárnia a szabálytalanságot.
Külsõ ellenõrzési szerv észleli a szabálytalanságot
– A külsõ ellenõrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenõrzési jelentés tartalmazza.
A büntetõ-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenõrzõ szervezet a mûködését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (pl. ÁSZ, az EU ellenõrzést gyakorló szervei stb.). A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a költségvetési szervnek intézkedési tervet kell kidolgozni.
Egyéb külsõ személy észleli a szabálytalanságot
– Amennyiben egyéb külsõ személy (pl. szerzõdéses ügyfél, társszervezet vagy ügyfél) jelzi a szabálytalanságot, a szervezeti egység vezetõjének a bejelentést érdemben kell megvizsgálnia. Ezekben az esetekben javasolt (a szabálytalanság kivizsgálásának eredményétõl függõen) írásban visszaigazolást tenni az észlelõ személy felé (amennyiben személye ismert). Egyebekben az eljárás megegyezik a költségvetési szerv munkatársa által észlelt szabálytalansági eljárással.
2. A szabálytalansági vizsgálat lefolytatása
A költségvetési szerv vezetõje dönt a szabálytalanság kivizsgálásáról, illetve annak formájáról, valamint szükség esetén a szakértõi csoport tagjairól.
A költségvetési szerv vezetõje illetékesség vagy hatáskör hiányában dönt a szabálytalansági gyanú kivizsgálására vonatkozó javaslat és a kapcsolódó dokumentumoknak az érintett szervezet részére történõ átadásáról.
A költségvetési szerv vezetõje a vizsgálatban való részvételre munkatársakat kérhet fel. A döntés meghozatalának megkönnyítése érdekében bizottság hozható létre a szervezet folyamatait jól ismerõ vezetõkbõl vagy szakértõkbõl.
Indokolt esetben külsõ szakértõt is felkérhet a munkajogi szabályok tiszteletben tartásával. A szakértõ írásbeli nyilatkozatot tesz, hogy a bizottság munkájában való részvétele nem ütközik összeférhetetlenségi akadályba.
A jogkövetkezményekrõl való döntés nem kiemelt jelentõségû szabálytalanság esetén a szervezeti egység vezetõjének, a többi esetben az intézmény vezetõjének kötelezettsége.
A szabálytalansági felelõs a döntések meghozatalában nem vehet részt.
A szabálytalansági vizsgálat maximális idõtartamát a belsõ szabályzatban rögzíteni kell. Amennyiben a rendelkezésre álló határidõ kevésnek bizonyul, a vizsgálatot folytatónak ezt a tényt – az indok és a javasolt határidõ feltüntetésével – jeleznie kell az intézmény vezetõje felé.
A vizsgálat eredménye lehet:
– annak megállapítása, hogy nem történt szabálytalanság, valamint a szabálytalansági eljárás intézkedés nélküli megszüntetése (pl. hibás észlelés, jelentéktelen szabálytalanság stb.),
– szabálytalanság megtörténtét megállapító és intézkedést elrendelõ döntés,
– további vizsgálat elrendelése – erre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követõen a felelõsség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelõzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ.
A vizsgálatot folytatók intézkedési javaslatot dolgoznak ki a költségvetési szerv vezetõje számára a hasonló szabálytalanságok elkerülése érdekében.
3. A szabálytalanság észlelését követõ szükséges intézkedések, eljárások megindítása
A költségvetési szerv vezetõje felelõs a szükséges intézkedések végrehajtásáért. Az intézkedések végrehajtására határidõt kell szabni.
Bizonyos esetekben (pl. büntetõ- vagy szabálysértési ügyekben) a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését is jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelõ eljárásokat megindítsa.
7856 H I V A T A L O S É R T E S Í T Õ
•
2011. évi 39. számKiemelt jelentõségû szabálytalanság esetén a minõsítésre vonatkozó végsõ döntés meghozatala és az intézkedések foganatosításának megindítása a költségvetési szerv vezetõjének, illetve a belsõ szabályozástól függõen az egyes területi egységeknél munkáltatói joggal felruházott vezetõk hatáskörébe tartozik.
Az egyes eljárásokra irányadó jogszabályok fõbb rendelkezései:
A Büntetõ Törvénykönyvrõl szóló 1978. évi IV. törvény 10. § (1) bekezdése szerint bûncselekmény az a szándékosan vagy – ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti – gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. A büntetõeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban Be.) 6. § (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetõeljárást megindítani. A Be. 171. § (2) bekezdése elõírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bûncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni.
A szabálysértésekrõl szóló 1999. évi LXIX. törvény 1. § (1) bekezdése szerint szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, melyet törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet szabálysértésnek nyilvánít, s amelynek elkövetõit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82. § (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, illetõleg a szabálysértési hatóság részérõl eljáró személy észlelése vagy tudomása alapján indulhat meg.
A Polgári Törvénykönyvrõl szóló 1959. évi IV. törvény 339. § (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelõsség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsõsorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegû jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelõsség tekintetében irányadók továbbá az Mt., valamint a kormánytisztviselõk jogállásáról szóló 2010. évi LVIII. törvény megfelelõ rendelkezései.
Fegyelmi eljárás, illetve felelõsség tekintetében az Mt., illetve a Ktv. megfelelõ rendelkezései az irányadók.
Intézményen belüli szabálytalanság esetén a kárt okozó munkavállaló köteles az okozott kárt megtéríteni. A kártérítési kötelezettséget az érintett szervezeti egység vezetõje valamennyi feltétel és körülmény mérlegelése után a jogszabályokban elõírt korlátok közt korlátlan mértékben csökkentheti. A mérlegelési jogkör alól kivételt jelentenek a büntetõeljárás megindítására okot adó cselekmények, mivel azok vonatkozásában az eljárás megindítása kötelezõ, valamint a kiemelt jelentõségû szabálytalanságok, mert ott nem csökkenthetõ a kártérítési kötelezettség.
Az intézmény vezetõjének mérlegelési jogkörébe tartozó jogkövetkezmények:
– kártérítési eljárás, – fegyelmi eljárás, – szabálysértési eljárás,
– pénzbeli juttatások további felfüggesztése – ha a belsõ szabályozók másként nem rendelkeznek.
A mérlegelési jogkör a belsõ szabályzatban az érintett területi egység vezetõjére, pénzbeli juttatás felfüggesztése esetén a szervezeti egység vezetõjére átruházható.
4. A költségvetési szerv vezetõjének feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyomon követése során:
– nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét;
– figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását;
– a feltárt szabálytalanság típusa alapján beazonosítja a további szabálytalanságlehetõségeket (hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása), információt szolgáltat a belsõ ellenõrzés számára, elõsegítve annak folyamatban lévõ ellenõrzéseit, valamint az ellenõrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintõ eseményekre való nagyobb rálátást;
– értékeli a megtett intézkedések hatását és hatékonyságát.
Az intézkedést elrendelõ vezetõ, illetve a szabálytalansági felelõs is köteles nyomon követni a végrehajtást.
Amennyiben az intézkedések végrehajtása során megállapításra kerül, hogy a foganatosított intézkedések nem elég hatékonyak és eredményesek, a szabálytalansággal érintett terület vezetõjét, valamint annak felettesét írásban értesíteni kell a további intézkedések meghozatala érdekében. A szabálytalanság korrigálása esetén nincs további teendõ. A szabálytalanság fennállása esetén újabb intézkedést kell hozni, illetve kezdeményezni.
H I V A T A L O S É R T E S Í T Õ
•
2011. évi 39. szám 78575. A költségvetési szerv vezetõjének feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyilvántartása során:
– gondoskodik a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok (jogszabály szabályozza) nyilvántartásának naprakész és pontos vezetésérõl;
– egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat;
– nyilvántartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidõket;
– a pályázati úton felhasználásra kerülõ források, költségvetési elõirányzatok tekintetében figyelembe veszi a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai, az EQUAL Közösségi Kezdeményezés program és a Kohéziós Alap projektek támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenõrzési rendszerek kialakításáról szóló 360/2004. (XII. 26.) Korm. rendelet VII., valamint a 2007–2013. programozási idõszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjérõl szóló 4/2011. (I. 28.) Korm. rendeletben meghatározottakat.
A nyilvántartás a tárgyévet követõ évre vonatkozó ellenõrzési terv elkészítéséhez szükséges kockázatelemzés alapjául is szolgáló információkat tartalmazza:
– a szabálytalanság típusát (büntetõ-, szabálysértési, fegyelmi vagy kártérítési eljárásra okot adó), – a szabálytalanság rövid leírását,
– a kapcsolódó lezárult eljárás eredményét, – az érintettek számát, beosztását, – az esetleges kár mértékét,
– a szabálytalanság kezelése érdekében tett intézkedések leírását.
6. Jelentési kötelezettségek
A belsõ ellenõrzés által végzett ellenõrzések ellenõrzési jelentései alapján az ellenõrzöttnek intézkedési tervet kell készítenie [Ber. 29. §].
A költségvetési szerv vezetõjének az éves ellenõrzési jelentésben kell számot adnia az ellenõrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokról [Ber. 31. § (3) bekezdés, bb) pont].
A külsõ ellenõrzés által végzett ellenõrzések ellenõrzési jelentései alapján is intézkedési tervet kell készítenie az ellenõrzött szervnek és tájékoztatnia kell a költségvetési szerv vezetõjét.
A belsõ és külsõ ellenõrzési jelentés megállapításai, javaslatai alapján végrehajtott intézkedésekrõl, a végre nem hajtott intézkedésekrõl és azok indokáról az ellenõrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetõje évente beszámolót készít.