A minőségi szervezet helye a vállalati struktúrában

A vezetési feladatok szerepének elemzése azt mutatja, hogy a minőségbiztosítás szervezeti kereteinek kialakítása nagyon fontos vezetői feladat.

Ahogy a minőségbiztosítás magába foglal minden olyan tevékenységet és feladatot, amely a minőség elérésére irányul, úgy a „minőségügyi rendszer” fogalma a minőségszabályozást célzó szervezeti struktúra, felelősségek, eljárások, folyamatok és erőforrások összességeként definiálható. A minőségügyi rendszer olyan struktúrát biztosít, amely elősegíti a minőség elérését és ellenőrzését. Ezért minden szervezet rendelkezik valamilyen minőségügyi rendszerrel.

Ami megkülönbözteti egyiket a másoktól, az a formalizáltság foka, abban az értelemben, hogy a szervezet felépítését milyen mértékben és mélységben tervezték és dokumentálták.

Amennyiben a minőségügyi rendszert írásba foglalják, formalizálják, akkor elkerülhetetlen, hogy az adott vállalat szervezeti struktúrája érintetlen maradjon. A minőségügyi rendszer kiépítése során ki kell alakítani a hatékony működés és működtetés formális, strukturális kereteit is. Csak a strukturális keretek kialakításával biztosíthatóak a hatékony működtetés feltételei, mint a hatáskörök tisztázása, a feladatok egyértelmű elkülönítése, a munkamegosztás, az alá- és fölérendeltségi viszonyok.

A vezetés feladata a minőségbiztosítási rendszer kiépítésénél tehát összetett, sokoldalú.

Azon túl, hogy ki kell alakítani a minőségpolitikára vonatkozó koncepciót, célokat, ki kell építeni a rendszert, meg kell teremteni a rendszer tartós működésének feltételeit. Mindez nagyon sok vezetői tevékenységet, feladatot foglal magába, szinte minden vezetési területet érint.

A minőségbiztosító rendszerek sajátossága, hogy be kell építeni az adott vállalat struktúrájába, ki kell alakítani a saját szervezetét, kapcsolatrendszerét, be kell épülnie a vállalat hierarchiájába. Egy átlagos nagyvállalat minőségbiztosítási szervezetének beépítését a struktúrába mutatja be a 4. ábra.

Pénzügyi Termelés Fejlesztés Személyzeti vezetés irányítás vezető

4. ábra. A minőségbiztosítás helye egy átlagos vállalati struktúrában

A minőségbiztosító szervezetét célszerű közvetlenül a legfelső szintű vezető (vezetés) irányítása alá rendelni. Ezzel elérhető, hogy a vállalat, hosszú távú stratégiai elképzeléseit, minőségi politikáját, a minőségbiztosító szervezeten keresztül könnyebben tudja realizálni.

Vállalati vezetés

Minőségbiztosító szervezet

Termék-kontrolling minőségellenőrzés

A ágazat B ágazat C ágazat

A minőségbiztosítási szervezet kapcsolatrendszere összetett, sokoldalú. Közvetlen munkakapcsolatot kell kiépíteni a termelőegységekkel, ágazatokkal, a termék-kontrollinggal és a minőségellenőrzéssel. Hasonlóan közvetlen kapcsolat szükséges a termelésirányítással, valamint a vállalati vezetéssel. Ezen túlmenően munkakapcsolatot kell kiépíteni a külső auditáló és nemzetközi tanúsító szervezetekkel is. Ezekben az információs, kommunikációs és hierarchikus kapcsolatokban alapvető fontosságú a közvetlenség. Csak ez esetben biztosítható, hogy az információk, utasítások és visszajelzések áttétel és torzulás nélkül kerüljenek továbbításra. A minőségbiztosító szervezetnek a hierarchiában elfoglalt szerepét nagymértékben meghatározza, hogy kinek az irányítása alá tartozik. A legjobb megoldásnak az tűnik, ha közvetlenül a legfelső vállalati vezetésnek van alárendelve. A termelésirányítással azonban nem alárendelt, hanem mellérendelt viszonyt kell kialakítani. A minőségbiztosító szervezetnek közvetlen alárendeltjei a minőség-ellenőrzés és a termék-kontrolling és a termelő ágazatok.

A mezőgazdasági termelők nagy száma, az eltérő termelési szerkezet, termelési adottságok és feltételek miatt a mezőgazdaságban talán a szervezeti keretek kialakítása, megteremtése a legnehezebb feladat. A szervezeti keretek nem függetleníthetőek a vállalati szervezetek felépítésétől, struktúrájától. A szervezeti struktúra kialakítása szorosan összefügg a szervezet méreteivel. Vizsgálataink szerint egy vállalaton belül önálló minőségbiztosító szervezet kiépítése csak megfelelő vállalati méret esetében lehetséges. A vállalaton belüli, a termelés minőségéért felelős szervezet önállósága és kompetenciája még ez esetben is korlátozott, mivel a minőségbiztosítás csak külső auditálás és tanúsítás esetében lehet harmadik személy által elfogadott. Ezért a szervezeten belüli minőségbiztosítás feladatai csak a vállalaton belüli minőségbiztosító rendszer kiépítésére és annak folyamatos fenntartására, illetve a minőségellenőrzésre vállalkozhat (5. ábra).

5. ábra. Nagyméretű mezőgazdasági vállalatok minőségbiztosító szervezeti modellje Ennek a szervezetnek közvetlenül a vállalati felső vezetés irányítása alá kell tartoznia, de szoros kapcsolatban kell állnia a külső auditáló és tanúsító szervezetekkel. A vállalati vezetés befolyása a vállalati stratégiai érdekek érvényesítéséig terjedhet, de a nemzetközi értékű tanúsítás érdekében a tanácsadók szakmai irányítása az elsődleges.

Külső Auditáló Szervezet

Belső Minőségbiztosító Szervezet

Termék-kontrolling

Vállalati vezetés

Pénzügyi

vezető Termelés- irányító

A ágazat B ágazat C ágazat

A minőségbiztosítás területén a mezőgazdasági közép- és kisvállalatok helyzete lényegesen eltér a nagyvállalatokétól. Esetükben külső determináltságról beszélünk. A közép- és kisvállalatoknál is törekedni kell a saját minőségbiztosító rendszer kiépítésére.

Ebben a feladatban a termelésüket integráló, a felvásárló kereskedelmi vállalatok, illetve az élelmiszeripari feldolgozó üzemek jelentős támogatást nyújthatnak (6. ábra).

Kisgazdaságok, vállalkozások 6. ábra. Közép- és kis mezőgazdasági vállalatok minőségbiztosító szervezeti modellje

A mezőgazdasági termelő szervezetekben a minőségbiztosítási rendszerek kiépítését a legmodernebb minőségi gondolkodás kialakulását számos tényező befolyásolja. A különböző méretű vállalatok esetében más-más minőségbiztosító struktúra kiépítésére van szükség. Míg a nagyvállalatok esetén egy vállalaton belül működő, a vállalati struktúrába integrált saját minőségbiztosító rendszer kiépítése célszerű.. A családi farmok és vállalkozások esetében a külső, úgynevezett integrátor szervezeteken keresztül történő minőségbiztosítás rendszerhez kapcsolódás mellett, örvendetes tény, a saját rendszer kiépítés igényének a fokozódása. Ezt a folyamatot külső tényezők nagymértékben befolyásolják.