Workflow menedzsment
• Workflow menedzsment
– Workflow fogalma – Workflow fejlődése
– Workflow bevezetés céljai
– Workflow bevezetés célterületei
Workflow fogalama
• A WorkFlow menedzsment nem más, mint üzleti folyamatok számítógépes megvalósítása vagy
automatizálása részben vagy egészben.
• A workflow olyan folyamatok automatizálásával
foglalkozik, ahol dokumentumok, információk és
feladatok cserélődnek ki a résztvevők között, egy
közös cél elérése érdekében.
Workflow fejlődése
• A workflow evolúciója az 1980-as évek elején kezdődött.
• Fejlődésében jelentős szerepet játszott:
A képfeldolgozás és archiválás
Dokumentum menedzsment rendszerek
Elektronikus levelező és könyvtár rendszer
Csoportmunka alkalmazások
Tranzakció alapú alkalmazások
Folyamat automatizálás
részben automatizált feladatok és nem automatizált feladattovábbítás
nem automatizált feladatok és feladattovábbítás
részben automatizált feladatok és automatizált feladattovábbítás
Workflow
Workflow bevezetés céljai
Az üzleti célok:
a termelékenység növekedése (költségek)
az üzleti folyamatok felgyorsítása (vevők)
a versenyképesség növelése (konkurencia)
a folyamatok menedzselése általános értelemben (elsajátítása, elemzése, feltérképezése, megvalósíthatósága…)
Számítástechnikai célok:
szoftverszigetek összeintegrálása (költségek)
ismert kezelőfelületek megtartása (betanítás)
folyamatok időbeni követhetősége (statisztika)
Workflow célterületei
A felhasználó szervezetek rendszerint kritikus üzleti folyamataikban használják a workflow rendszereket.
Ezekre a folyamatokra jellemző, hogy:
Jól definiáltak,
Időérzékenyek,
Általában előre tervezhetők,
Rendszeresen ismétlődők,
Több ügyintéző részvételével járnak,
Vezetői jóváhagyásokat igényelnek,
Nagy számban fordulnak elő és
A felhasználó által alkalmazott rendszerek integrációját
igénylik.
BPR és ERP rendszerek kapcsolata
• BPR és ERP rendszerek kapcsolata
– BPR kapcsolata ERP rendszerekkel – ARIS Toolset kapcsolata az SAP-val
– Rendszer specifikus referencia modellek
BPR kapcsolata ERP rendszerekkel
ARISToolset
célkitûzések)
A vállalat valóságos helyzete
Ágazati referencia
modell Cél- modell
SAP R/3 Referencia-
modell (SAP-n alapuló
célkitûzések)
Folyamatorientált elemzés
Vállalati célkitûzések
SAP-n alapuló célkitûzés Megvalósítás
ARIS Toolset Ágazati referencia modellek
ARIS-Toolset SAP R/3 Referenciamodell
(R/3-Analyzer), IMG)
Optimalizált vállalati folyamatok megvalósítása
(Vállalati
modell
modellek Létezõ
Cél-
ARIS Toolset kapcsolata az SAP-val
ARIS- Toolset 3.1
PP
Produktions- planung
MM
Material- wirtschaft
SD
Vertrieb
QM
Qualitäts- Manage-
mentPM
Instand- haltung
HR
Personal- wirtschaft
IS
Branchen- lösungen
OC
Office Communi- cation
&
PS
Projekt- system
AM
Anlagen- wirtschaft
CO
Controlling
FI
Finanz- wesen
Client/Server ABAP/4 Client/Server
ABAP/4
R/3R/3
R/3- Repository
R/3- rendszer
3.0E
R3- Referenz-
modell
ARIS Link for R/3
modellezés
elemzés
navigáció
ARIS- Repository
folyamatköltség számítás
szimuláció
SAP-Modellek Checkin-/ Checkout -ja
Modellek Checkout-Módja:
–Read-Only
–Redlining
–Full-Control
Locking-Mechanismen
(reteszelési mechanizmusok)
A P I
SD
MM
...
Business Navigator
Funkciómeghívás Adato k
Rendszer specifikus referencia modellek
Szoftverek belső
összefüggéseit, funkcióit, adat-struktúráit írja le
Baan Triton
Szoftverek
Kundenanfrage ist eingetroffen
Verkaufs- aktion ist durchzuführen
XOR
Anfrage mit Bezug Kd.besuch
ist eingegangen
Auftrag mit Bezug Kd.besuch
ist eingegangen XOR
Anfragen- bearbeitung/
Angebots- erstellung
Termin für Kundenbesuch
steht an
Absage ist an Kunden übermittelt
Außendienst/
Kundenbesuch
Angebot ist an Kunden übermittelt
SAP R/3
Pl.:
S A P R / 3
BaaN RATIOPLAN
RP-ASS ARIS
Analyser for R/3
Baan Ratioplan
Esettanulmány
ÖSSZEFOGLALÓ
az informatikai szolgáltatási és igénykezelési projekt
munkájáról
A projekt célrendszere
Inf. s zolg.
m enedzs elés hatékonyabbá
tétele
Inform atikai igény-teljesítés
átfutási idõ csökkentése
Igények teljes ítés -
követés e
Felhas ználói elégedetts ég
mérés e Igény kezelés i
folyam atok szabályozása, dokum entálása
Szolgáltatások hatékonyabb menedzselése
IT s zolgáltatási mutatók folyam atba
építés e Inform atikai
igények szûrése Inf. s zolgáltatások
definiálás a és def. aktualizálás a
Helyzetfelmérés
• Cél:
– a jelenlegi működés megismerése
– a gyenge pontok és okainak feltérképezése – a jó működési elemek feltárása
• Munkamódszer:
– jelenleg érvényes dokumentációk, utasítások tanulmányozása
– interjúk az érintett folyamatok szereplőivel
– WS- ok az érintett folyamatok szereplőivel
Helyzetfelmérés eredményei
• Fontosabb megállapítások:
Az igények kielégítése gyakran ad- hoc jelleggel történik.
Az igények kielégítése során esetenként hosszú átfutási idő.
Az igények bejelentési helye esetleges / változó.
Az igénylő felé történő visszajelzés, információadás hiányzik.
Túlzott mennyiségű és mértékű beszerzési igény jelenik meg (igény jogosság, jogosultság ellenőrzés nincs, vagy nem jól működik)
A beszerzési beszállítások ideje, helye nem menedzselhető az INI részéről.
Az osztályok közötti információáramlás szabályozatlan, hiányos.
Nem tisztázottak a fejlesztéshez és üzemeltetéshez kapcsolódó igények kielégítésének útjai.
Nincs egyértelmű elhatárolás az igények kielégítésére nyújtott szolgáltatások és az INI alapfeladataihoz tartozó tevékenységek között.
Célkoncepció
Informatikai szolgáltatások: A felhasználók által jelzett igényekre történő igény kielégítési folyamat, illetve annak
eredménye.
Standard szolgáltatás: Mindazok a szolgáltatások, melyek az informatikai szolgáltatások gyűjteményében megtalálhatók. Ezekhez a szolgáltatásokhoz állandó folyamatok és mérőszámok rendelhetők
(teljesítési idő, minőség, költség, stb..)
Nem standard szolgáltatás: Olyan igények, melyek egyedi módon kerülnek kielégítésre.
Ezek feltételeit az igénylővel külön megállapodásban kell rögzíteni.
Célkoncepció
NEM STANDARD INFORMATIKAI SZOLGÁLTATÁSOK
Folyamata és költsége egyedi elbírálás alapján I
N I I N F O R M A T I K A I S Z O L G Á L T A T Á S O K
STANDARD INFORMATIKAI SZOLGÁLTATÁSOK
Standard szolgáltatás
lista
Standard informatikai szolgáltatások költsége
Belső folyamatok INI
Igénykezelés Létesítés
Biztosítás, támogatás Megszüntetés F
E L H A S Z N Á L Ó
I g é n y e k
Irodai környezet szolgáltatásai
Magyarázat:
oszlopok
egy szolgáltatás életútját követik
sorok
kiajánlott standard szolgáltatások
Az egy csoportban *
jelölt -ák egy folyamatot jelölnek
*=Notes alkalmazás hozzáférés
jogosultságára vonatkozik
Eredmények
Az irodai környezet standard szolgáltatásainak áttekintő ábrája elkészült.
A standard informatikai szolgáltatások nyújtásához szükséges belső folyamatokat definiáltuk.
A standard irodai környezet szolgáltatásainak listáját és az egyes szolgáltatásokra a definíciós sablont elkészítettük.
Az irodai környezetre vonatkozóan belső folyamatok modelljeit ARIS-Toolset-el elkészítettük
Példaként bemutatásra kerülő folyamat:
belső levelező rendszere (Lotus-Notes).
Szükséges tennivalók
Standard informatikai szolgáltatások definíciós sablonjának kitöltése
szolgáltatásonként
Workflow szintű folyamatok kiválasztása és modellezése
Kompetencia mátrix (osztályszintű
folyamatokról) előállítása ARIS-Toolset segítségével
Standard informatikai szolgáltatás kezelési rendszerének leírása
Javaslatok
Igénykezelés egykapus rendszerré tétele
Érintett munkakörök újraértelmezése (pl. HD kezelő)
Igénykezelési folyamat informatikai támogatása, jelenlegi Help-Desk alkalmazás fejlesztése vagy workflow
bevezetése
Javasolt HD alkalmazás fejlesztései
Standard szolgáltatások definícióinak adatbázisa.
Hierarhizált checklisták probléma meghatározás támogatására.
Szakértői lista, probléma eszkaláció támogatására.
HW-, SW-nyilvántartás elérhetőségének biztosítása.
Személyre szóló hozzáférések és jogosultságok
nyilvántartása.
Köszönöm a figyelmet!
FENYVESI ISTVÁN
Business Consulting Üzletág Igazgató PROCONT Holding ZRt.
H-1113 Budapest, Bocskai út 77-79.
Telefon: +36 1 372-7050 Telefax: +36 1 372-7051 Mobil: 06-20-964-6015 e-mail: i.fenyvesi@procont.hu
