Beszámolók, szemlék, közlemények
f o g l a l t a felhasználók profilján a l a p u l d teljesitményelemzés m e l l e t t
^ ? Íy &,k°ltBéS-^stérÜléBt i s k i f e j e z i . Ez lehetővé tenné a f e l h a s z náló számára, hogy 6 határozza meg, milyen mélységig vagy milyen Ösz- s z e g e r t a k a r j a használni az információs szolgálatot. DiOíEHS, H.H.
/Egyesült Királyság/ interjú módszerrel mérte a s z e l e k t i v információ
szolgáltatás gazdasági hatékonyságát.
A k o n f e r e n c i a általános megállapítása s z e r i n t a tájékoztatás i - rányitása l a s a a n eléri a z t a fejlődési fokot, amelyet már külön szak
ismeretként k e l l t e k i n t e n i .
/ A s l i b Proceedlngs, 26.k. l . s z . 1974.jan. p.54-56./
TÁJÉKOZTATÁSI INTÉZMÉNYEK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK
Kerüljünk közelebb az információk felhasználóihoz!
(A: ASUS 47. Konferenciájának néhány tanulsága)
Ügyre világosabban látjuk, hogy az intézményi, vállalati környe
zetben működő információs rendszerek lényege és hatékonyságuk fokmé
rője tulajdonképpen az a k a p c s o l a t , amely a tájékoztatók és tájékozó
dók, az információs szakemberek és az információk felhasználói között a l a k u l k i az információközlés, a kommunikációs folyamatok során. En
nek a viszonynak, mint minden egészséges, jó kapcsolatnak egyik fő kö
vetelménye, hogy a partnerek minél közelebb kerüljenek egymáshoz, per
sze nem a n n y i r a fizikai-térbeli, mint inkább pszichikai-intellektuá
l i s értelemben.
Az információs szakemberek és az információk felhasználóinak v i szonya, érintkezésük, egymásra hangolódásuk problémái és j e l l e g z e t e s ségei a különféle szakmai, társadalmi környezetben /az iparban, egye
temeken, parlamentben s t b . / alkották a z t a fő témacsoportot, amely köré sorakoztak az ASLIB 1975. évi konferenciájának előadásai / l - l l / , s amelyekről az alábbiakban adunk rövid tájékoztatást, H.LUIE /12/ a konferenciát záró és összefoglaló értékelése alapján.
A konferenciának egyik szembetűnő vonása v o l t , hogy az informá
ciós szolgálat személyes elemeire h e l y e z t e a hangsúlyt. Ezáltal az i 3 erőteljesen kifejezésre j u t o t t , hogy a tájékoztatásról, az i n f o r mációs rendszerekről nem l e h e t önmagukban véve beszélni, mert az i n formációszolgáltatás, a kommunikáció kétirányú folyamat, amelyben az információ fogadójához, felhasználójához k e l l i g a z o d n i , s számára ugy k e l l átadni az információt, hogy minél könnyebben magáévá tegye,
TUT 21.évf. 7.szám 1974.július
emlékezetben t a r t e a , a minél kevesebb időt fordítson e r r e a s z e l l e m i f o l y a m a t r a .
A.ff. PEAHSOH /!/ előadásából kitűnt, hogy az információnak az a l kotóképességet / c r e a t i v i t y / i s ösztönöznie k e l l , ezért néha az " i r r e leváns1; információk i s fontosak, h e u r i s z t i k u s értékűek lehetnek. A ku
tatók és má3 szakemberek számára ideális információs r e n d s z e r t ugy képzelhetjük e l , hogy ez három koncentrikus korból tevődik össze. A belső körben találhatók azok az információk, amelyek a felhasználó speciális, szorosan elhatárolt témáira, érdeklődési területére vonat
koznak; a következő körben azok az információk szerepelnek, amelyek az előbbiekkel érintkeznek / a perifériális, marginális információk/, a végül a külső kör azokat az információkat t a r t a l m a z z a , amelyeket véletlenszerűen, találomra válogatnak k i az ismereteknek egészen tág univerzumából, - szerencsés esetben / " s e r e n d i p i t y " / ezek válhatnak a leginkább inspiráló hatásúvá.
A tájékoztatás egyik fontos problémája az információk megszűrése.
PEAHSON hangsúlyozta, hogy a felhasználó gyakran nem t u d j a elválaszta
n i a konkolyt a búzától, v a g y i s nem jól működik, mint szűrő. Kérdés, hogy mikor, a kommunikációnak melyik szakaszában k e l l a szűrést elvé
gezni? Az információ előállításának, kiadásának k e z d e t i szakaszában?
Vagy később, az elosztás, terjesztés idején? Vagy még később, maga a felhasználó végezze? Nehezen l e h e t ezekre a kérdésekre általános ér
vényű választ adni, mert a n n y i r a különbözőek az igények. S nem i s any- n y i r a lényeges, hogy mikor s hogyan végezzük a szűrést, ha a f e l h a s z nalónak vagy az információs szakembernek módjában van a következő ma
gasabb s z i n t h e z e l j u t n i , megtalálni, hogy mit szűrtek k i , s ha szük
séges, e z t i s igénybe v e n n i .
Az egészen finom szűrés, a t e l j e s precizitásra törekvés nem i s mindig kívánatos az információellátásban. Amit ugyanis a felhasználó ma nem talál relevánsnak, a z t saját információs rendszerében tárol
h a t j a , s később felhasználhatja. Ez különösen abban az esetben ját
s z i k s z e r e p e t , ha problémamegoldásról van szó, amelyhez a formális információs rendszerek kevésbé tudnak /eszméket "generáló"/ informá
ciókat szolgáltatni. I l y e n k o r léphet működésbe a személyes informáci
ós r e n d s z e r , amely l e h e t gazdag vagy kevésbé gazdag, Jól vagy kevés
bé jól s z e r v e z e t t , de minden esetben mólyen befolyásolja a formális rendszerek használatát i s . S ezekről a személyes információs rendsze
rekről, e a formális r e n d s z e r r e l való kapcsolatukról, kölcsönhatásuk
ról még meglehetősen keveset tudunk!
Több előadó i s u t a l t a r r a , hogy az információ abszolút értelem
ben nem értékelhető, hanem csak a felhasználóhoz viszonyítva. Ezért igen nagy jelentősége van annak, hogy megtudjuk, mi történik a közölt, átadott információkkal, - az ugyanis, hogy az árut "leszállítjuk", csak az egyik f e l e az információs folyamatnak. Hogy a folyamat másik felét, v a g y i s az információk használatát, befogadását meg tudjuk Ítél
n i , nyomon tudjuk követni, ehhez szoros k a p c s o l a t r a van szükség a szolgáltatók ós a felhasználók között. E k a p c s o l a t kiőpitéae érdeké
ben meg k e l l találnunk az információs szolgálat megfelelő helyét a vállalat szervezetében, érintkezést k e l l keresnünk a kutató csopor
tok életével, munkájával, a szóban lévő szakterület minden dolgozó-
Beszámolok, szemlék, közlemények
jávai, s k i k e l l alakítanunk a kapcsolatokat legjobban elősegítő,meg
szilárdító viselkedési formákat, magatartási normákat az információs szakemberek g y a k o r l a t i /mindenekelőtt "szolgáltató"/ munkájában.
D. B O B ! / 2 / ós B. YATES /V előadásából kitűnt, hogy igen fontos kérdés: hogyan itéli meg a vállalatvezetés /management/ az informáci
ós szolgálat helyét és szerepót a vállalatban. Általában másképpen, mint az információs szolgálat ellátói. Ez utóbbiak ugy gondolják,hogy munkájuk, szerepük igen széles körű, átfogja az «gász vállalati tevé
kenységet; a managerek e z z e l szemben ugy látják, hogy szerepük s o k k a l korlátozottabb, nem kapcsolódik szorosabban döntéshozatalhoz, 8 e z t megelőzően az adatok értékelő válogatásához, feldolgozásához. A meg
lepő persze az volna, ha a két "fél" álláBpontja mindenben megegyez
ne; túlságosan nagy eltérés azonban nem engedhető meg, mert ez már ko
molyan érintené az információs szolgálat letét, értékét, a ráfordítha
tó erőforrásokat s t b .
A tájékoztató szolgálat vállalaton belüli szervezéeének több mód
j a lehetséges. Az egyik véglet a t e l j e s e n centralizált megoldás, ami
kor egyetlen központi információs részleg szolgálja k i a fogyasztókat.
A másik végletet az j e l e n t i , amikor egyáltalán n i n c s központi tájékoz
tató egység, hanem a vállalat minden részlege önmagát látja e l i n f o r mációval, gyakran ugy, hogy egy /vagy több/ t a g j a nemcsak a kommuniká
ciós kulcB-személy /gatekeeper/, hanem az információszolgáltató s z e r e pót i s betölti. Izgalmas kérdés, hogyan lehetne e z t a két végletet, a t e l j e s e n centralizált 3 a t e l j e s e n diffúz információs szolgálatot egy rendszerben egyesíteni?
Az információellátók és a felhasználók k a p c s o l a t a többféle módon erősíthető. így például a z z a l , hogy az egyes részlegekben megkeresik a kommunikációs kulcs-személyeket, a ezáltal az információk két közve
títési lépcsőben / a tájékoztató szakembereken ós a kulcs-személyeken keresztül/ érik e l a felhasználókat. E z z e l összefüggésben fontos kér
dés az i s , hogy kikhez, hová nem jutnak e l egyáltalán az információk?
YATES mutatott rá a r r a , hogy az információs szolgálatot nemcsak a s z e r i n t k e l l értékelni, hogy kiknek nyújtott információt, s milyen kér
déseket válaszolt meg, hanem a s z e r i n t i s , hogy kiknek nem nyújtott, mely kérdéseket nem válaszolt meg. Ez ad ugyanis lehetőséget a r r a , hogy az információd szolgálat folyamatosan, egyenletesen j a v u l j o n , e ezáltal még több és magasabb igényt k e l t s e n f e l , és elégítsen k i .
Szóba került D. MASON /i/ előadásában az informáoiős munka méré
sének /nehéz/ problémája i s . A méréa "veszélyeire" a v i t a során i s többen rámutattak, különösen olyan esetekben, amikor ezt kül3Ő tanács
adók végzik. De éppen ezért, m i v e l a kivülről történő értókeléanek,mó- rósnek sok veszélye van, igen fontos, hogy minden információs szolgá
l a t saját maga próbálja meg elvégezni /amennyire l e h e t / e z t a f e l a d a t o t . S ha az információs munkának csak egyes területei mérhetők i s , minden részleges mérés jobb, mint hogy ha nem mérünk semmit, különö
sen akkor, ha határozottan megjelöljük a nem-mérhető tényezőket, és ezeknek megfelelő e u l y t tudunk adni! így felvértezhetjük magunkat a vezetés és a külső szakértők e s e t l e g e s kritikájával szemben.
Az információs részleg és a vállalatvezetés kapcsolatában a t e l -
TMT 21.éri. 7.szám 1974.július
Jesitményen s ennek mérésén, "igazolásán" kivül jelentős szerepe van a vállalaton belüli közönségkapcsolatoknak, az állandő v i s s z a c s a t o lásnak, egyszóval annak, hogy az információs szolgálat tevékenysége v a l a m i l y e n formában mindig látható legyen a vállalat többi részlege számára. E r r e h i v t a f e l a figyelmet H.G. GROEGEH / 9 / előadása.
2. BLAGDEN / 5 / előadása - többek között - a r r a mutatott rá, hogy a vállalati információs részlegek tevékenységének korlátokat szab a rendelkezésükre álló pénzügyi k e r e t . Hem az a kérdés tehát, hogy mit tehetnek korlátlan lehetőségek birtokában, hanem az, hogy mit k e l l tenniük / a z optimális működés biztosítására/ meghatározott anyagi ke¬
r e t e k között. E z z e l kapcsolatban fontos probléma a nagyobb költségke
r e t igazolása. Az optimális modellek használatának egyik előnye az, hogy kimutathatók a költségkeret csökkentésének várható hatásai. A tájékoztató szolgálat értékelése azonban /végső fokon/ vállalatpoli
t i k a i s i k o n dől e l . Ha az információs szolgálat a n n y i r a lényeges,hogy a ráfordított költségek növelésének vagy csökkentésének hatásai egé
szen nyilvánvalóak a vállalatvezetés számára, - akkor az információs részleg t e l j e s e n biztonságban érezheti magát.
Az eddig e m i i t e t t e k e n kivül A.L. SMYTH / 6 / , D. L E N H E 1 J N E T / ! / ,
S.U. E V A H S / 8 / előadásából i s kitűnt, hogy a különféle környezetben
működő / i p a r i , egyetemi, parlamenti, közművelődési/ könyvtáraknak, i l l e t v e információs szolgálatoknak sok közös vonásuk van. Mindegyikben igen fontos annak a követelménynek érvényesítése, hogy az információ
kat elsősorban embereknek / s nem szervezeteknek/ adjuk, s az informá
ciós réazlegeket köréjük k e l l terveznünk, építenünk, ha a z t akarjuk, hogy valóban működjenek. A felhasználók megismerése szempontjából pa
radoxnak látszik az a tény, hogy az információs igényvizsgálatok túl
nyomó része a tudományos kutatókra vonatkozik, h o l o t t a felhasználók döntő többsége sem nem tudós, sem nem kutató. S z i n t e szánalmasan ke
vés az, amit /részletekbe menően/ az információk mindennapi f e l h a s z nálóiról tudunk!
S mit tudunk az információk f e l nem használóiról, azokról, akik / v a l a m i l y e n oknál fogva/ meg vannak fosztva,' e l vannak zárva /ha nem i s elméletileg, de g y a k o r l a t i l a g / az információk használatától? E z z e l a kérdéssel f o g l a l k o z o t t D. GROSE /10/ előadása. Felhívta a f i gyelmet a r r a , hogy Angliában főként az orvosok /ós fogorvosok/, ügy
védek, tanítók, az egészségügyi ós általában a szociális ellátásban dolgozók egyes c s o p o r t j a i t a r t o z n a k az információval " r o s s z u l táplál
tak" körébe. Ezeket a csoportokat körültekintően meg k e l l vizsgálni, ás e l k e l l dönteni, hogy kiknek a kötelessége az információellátásuk
ról való gondoskodás. E t e k i n t e t b e n nem az információk hiánya a prob
léma, hanem általában az, hogy n i n c s meg az összekötő kapocs az i n formációs szolgálatok és az e m i i t e t t rétegekhez tartozó szakemberek között, s különösen hiányzik a személyes kommunikációs "párbeszéd".
Pontos, hogy minden közművelődési és szakkönyvtér, információs intéz
mény a lehetőségek s z e r i n t mindent megtegyen annak érdekében, hogy az információk e l j u s s a n a k a még nem kielégítően ellátott rétegekhez,sze
mélyekhez.
H. GEE / l l / előadása a z t elemezte, hogyan helyezkednek e l az i n formációs szolgálat dolgozói saját szakmai környezetükben, mi a s z e -
Beszámolók:, szemlék, közlemények
repe a szakmai egyesületeknek, a szakszervezeteknek, hogyan áll a z ok
tatás, a továbbképzés Ügye? Megállapításai természetesen elafieorban az a n g l i a i h e l y z e t r e vonatkoztak.
A k o n f e r e n c i a előadásait összefoglaló ismertetése végén M.B.LIKE pontokba f o g l a l t a azokat a főbb szempontokat, tanulságokat, amelyek a jövőre nézve i s fontosak. Ezek a következők:
1. A tájékoztató Bzolgálatban az információközlés személyes, nem- formális j e l l e g e mind jobban érvényesül.
2. E z z e l összefüggésben szükségessé válik, hogy a vállalatokban, szervezetekben, szakmai közösségekben integrálódjanak a tájékoztató szolgáltatások, anélkül, hogy szakmai Jellegük csorbát szenvedne.
3. Az előbbieknek megfelelően célszerű felülvizsgálni, h o l v a n nak a határai a könyvtári és információs munkának.
4. Nagy figyelmet k e l l fordítani azokra a tényezőkre, amelyek a felhasználókban /mint individuumokban/ meghatározzák az információk befogadását, emlékezetben tartását, keresését.
5. Vizsgálni k e l l , hogy mi történik az információkkal, miután közöltük őket: felhasználják-e, f e l j e g y z l k - e , emlékezetben tartják-e, továbbadják-e, elfogadják-e ugy, ahogyan kapták, vagy újra értékelik etb.
6. Figyelemmel k e l l kisérni és alakítani k e l l a z t a képet /image/, amely s z e r i n t a vállalatvezetés, a felhasználók s a szolgáltatők lát
ják, megítélik a tájékoztató részleget.
7 . A közönségkapcsolatok /PK/ megfelelő módszereivel, eszközei
v e l biztosítani k e l l , hogy a tájékoztató szolgálat megkapja a szüksé
ges nyilvánosságot, mindig a felhasználók "szeme előtt" legyen.
8 . Meg k e l l teremteni a megfelelő egyensúlyt, öaosaangot az o r szágos /hagyományos és számítógépes/ szolgáltatások, valamint a h e l y i és egyéni /formális ós nem-formális/ információellátás között.
9. A könyvtári és információs munka változó szerepét, növekvő ha
tását érvényesíteni k e l l az i s k o l a i oktatásban, az i n f o r m a t i k a i o k t a tásban, a szakmai egyesületek, s z e r v e z e t e k tevékenységében.
10. F e l k e l l deríteni azokat a társadalmi rétegeket, csoportokat, amelyek egyáltalán nincsenek vagy r o s s z u l vannak ellátva információk
k a l , meg k e l l állapítani tényleges szükségleteiket, s meg k e l l hatá
r o z n i , k i és hogyan elégítse k i e z e k e t .
11. Folyamatosan kísérletezni k e l l az információk csomagolásának és feldolgozásának u j meg u j módszereivel annak érdekében, hogy f o gyasztásuk "izletesebbé", kellemesebbé váljék.
TMT 21.éTf. 7.szám 1974.Július
HIVATKOZÁSOK
/!/ PEARSON, A.W.: Fundamental problems of information t r a n s f o r . • ASLIB proceedinga, 25.k. 11.az. 1973. p.415-424.
/ 2 / ROWE, D.i Information t r a n s f e r i n the i n d u s t r i a l environment - the requirementa o f the i n d u s t r y . « ASLIB Proceedinga, 2 5. k . l l . s z . 1973. p.425-429.
/ V YAXES, B . i The p l a c e o f the information s e r v i c e w i t h l n the organ- i z a t i o n a l s t r u c t u r e . • ASLIB P r o c e e d i n g a , 2 5 . k . l l . s z . 1 9 7 3 . p . 4 3 0-444.
/4/ MASON, D.i Management techniquea a p p l i e d t o the o p e r a t i o n of i n - formation a e r v i o e a . - ASLIB P r o c e e d i n g a ,25. k . l l . s z . 1 9 7 3 . p .445-458.
/ 5 / BLAGDEN, J . : Information s e r r i c e s to management c o n a u l t a n t s . • ASLIB Proceedinga, 25.k. l l . s z . 1975. p.459-464.
/ 6 / SHYTH, A.L.: The information S e r v i c e s provided by p u b l i c l i b r a r i e s to i n d u s t r y and commerce. • ASLIB Proceedinga, 2 5 .k . 1 2 . s z . 1973.
p.468-476.
/ 7 / KENHENNET, D.: Information f o r membera o f parliament: the s e r v i c e provided bv the House o f Commons L i b r a r y . » ASLIB Proceedlngs, 25. k . 1 2 . s z . 1973. p . 477-483.
/ 8 / EVANS, S.: Information S e r v i c e s f o r the uníverslties. » ASLIB Proceedinga, 25.k. 1 2 .s z . 1973. p.484-490.
/ • ) / GHOEGER, H.G.: Information S e r v i c e s f o r the c o n s t r u c t i o n i n d u s t r y .
= ASLIB Proceedinga, 26.k. l . s z . 1974. p.2- 8 .
/ l o / GRQSE, D.: Somé deprivad information u a e r s . • ASLIB Proceedlngs, 26. k. l . s z . 1974. p . 9- 2 7 .
/ I I / GES, R.D.t The information w o r k e r i n h i s environment. * ASLIB Proceedinga, 26.k. l . a z . 1974. p.28-46.
/12/ LINE, M.i The 4 7t h ASLIB Annual Conference. Summlng upi The i n - formation s e r v i c e i n p r a c t i c e . • ASLIB Proceedinga, 26.k. l . a z .
1974. p .4 7 - 5 3 .
Györe Pál
