BESZÁMOLÓK WBÍtöíífttf'//////
/////AtíZtm* SZEMLÉK
REFERÁTUMOK WmVíW/////"
Információmenedzsment az USA-ban
A Z I R M - K O N C E P C I Ó
Az USA-ban az információmenedzsment, illetve a tájékoztatási erőforrás-szervezés (Information Resources Management = IRM) mint sajátos szer
vezési koncepció é s program s z á m o s variánson keresztül nyilvánul meg a gazdasági életben é s az államigazgatásban egyaránt, az egyre jelentősebb In
formációtechnológiai v í v m á n y o k r a támaszkodva.
Ennek a koncepciónak lényeges v o n á s a a központi Irányítás é s stratégiai tervezés, amely elsősorban arra irányul, hogy az egyes gazdasági (vállalati) vagy államigazgatási (hatósági) szervezeteken belül az in
formációtechnológia alkalmazási területei: az adatfel
dolgozás, a hlvatalautomatizálás, a távközlés, az adatbankhasználat bevezetése é s fejlesztése ne egymástól elszigetelve, hanem koordináltan történ
jék. A tájékoztatási - anyagi é s szellemi - erőforrá
sok koordinált fejlesztése a szervezetek számára lehetővé teszi céljaik hatékonyabb megvalósítását, vállalatok esetében piaci v e r s e n y k é p e s s é g ü k f o k o z á sát.
Az IRM-koncepció akkor valósitható meg ered
m é n y e s e n , ha az egyes szervezetekben a központi, Il
letve a kulcsfontosságú feladatok között prioritást kap, e g y s é g e s tervezés, kiértékelő é s ellenőrző me
chanizmus, központi irányítás é s felelősség, valamint a megfelelő szervezeti é s személyzeti feltételek biz
tosítása mellett. A fejlődés fontos jellemzője, hogy a munkahelyeken minél több számitógépet állítsanak üzembe, amelyek egyrészt mint munkahelyi számító
gépek, másrészt mint hálózathoz csatlakozó terminá
lok működnek. S z ü k s é g e s s é vált a központi feladato
kat ellátó ú n . tanácsadó é s szolgáltatóközpontok létesítése Is. Ezek tanácsaikkal, irányelveikkel, Intéz- - kedések k e z d e m é n y e z é s é v e l é s e g y é b módon segít
séget nyújtanak az egyes szervezeteknek, Illetve ezek érdekelt egységeinek információtechnológiai rendszereik tervezéséhez, megvalósításához, m ű k ö d é s ü k ellenőrzéséhez. A központi szerveknek felada
ta a s z ű k ö s Információtechnológiai erőforrások közös használatát elősegíteni, a megfelelő s z a b v á n y o k
előnyelnek érvényesítésével. Fontos, hogy az egyes szervezeteken belül az információtechnológiai felsze
relésállomány e g y s é g e s vezetés alatt álljon, ami azonban s e m m i k é p p sem jelenti az ezzel kapcsolatos valamennyi feladat centralizálását. A cél a szervezeti e g y s é g e k önállóságának m e s s z e m e n ő megtartása mellett t e v é k e n y s é g ü k ö s s z e h a n g o l á s a a hatékony tájékoztatás é r d e k é b e n .
Az IRM-program integrációs célkitűzései kiterjed
nek a külső Információforrásoknak a belső források
kal való együttes hozzáférhetővé tételére is, amire a fejlett információtechnológiai e s z k ö z ö k é s módszerek ma már lehetőséget is nyújtanak. A d o k u m e n t u m á l lomány hollétének, az abban b e k ö v e t k e z ő változások
nak, a használatnak a regisztrálása ehhez a funkció
hoz szintén hozzá tartozik.
AZ IRM AZ USA S Z Ö V E T S É G I K O R M Á N Y Z A T A S Z I N T J É N
Az IRM-koncepció bevezetésének kezdetei kb.
másfél évtizedes múltra tekinthetnek vissza.
1974-ben 14 tagú bizottságot hoztak létre, amely mintegy 200 munkatárssal, 9 millió dollár ráfordítás
sal 770 ajánlást dolgozott kl.
T ö b b k ö z b e n s ő lépés (Grace-blzottség, "Reform 88" akció) után jelentős e s e m é n y volt az 1980. évi ún. Paperwork Reőuctlon Act (az aktagyártós c s ö k kentésére Irányuló törvény), amely a szövetségi kormányzat szintjére emelte az I R M - k o n c e p c i ó meg
valósításának felelősségét a k ö v e t k e z ő célokkal: a kormányzati szervek információgyűjtésének c s ö k kentése; a hatósági Információk hozzáférhetőségé
nek é s pontosságának megjavítása; a tájékoztatás
s z e r v e z é s i t e v é k e n y s é g erősítése szövetségi szinten.
A törvény követelményei alapján az alábbi fej
lemények alakultak ki.
112
TMT 36. évf. 1989. 3. I I .
• Az Igazgatási é s Költségvetési Hivatal (Office of Management and Budget = OMB) keretében lét
rejött a T á j é k o z t a t á s - é s S z a b á l y o z á s ú gyl Hivatal (Office of Information and Regulatory Affalrs = OlRA), amelynek központi irányelveket megha
tározó hatásköre van az információk gyűjtésével és terjesztésével, valamint a tájékoztatási erőforrá
sok t e r v e z é s é n e k é s gazdaságosságvizsgálatának koordinálásával kapcsolatban.
• Az Altalános Szolgáltatási Igazgatás (General Ser
vices Admlnlstratlon = GSA) az OIRA-val együtt
m ű k ö d v e valamennyi információtechnológiai be
s z e r z é s n e k központi szerve lett, de tervezési, ta
nácsadói é s oktatási feladatokat Is ellát az IBM- program keretében.
• Az egyes szövetségi hatóságok szintjén a vezető vagy helyettese felelős a szervezet információ
technológiai erőforrásaiért, információs rendsze
relnek tervezéséért, megvalósításéért é s ellenőr
zéséért az OlRA irányelveinek alkalmazásával.
• Az egyes hatóságoknak ötéves tervet kell készíte
niük fejlesztési törekvéseikről, amelyet az OlRA felülvizsgál, é s ezeknek a terveknek alapján összesítő jelentést tesz a Kongresszusnak.
• Az ú n . szövetségi lelőhely-meghatározó rendszer (Federal Locator System) célja, hogy a dokumen
tumokat lehetőleg csak egyszer dolgozzák fel, de ugyanakkor a lehető legtöbb hatóság h a s z n á l h a s sa őket.
• É v e n k é n t k ö z z é kell tenni a szövetségi k o r m á n y zatnak é s egyes hatóságainak a beszerzett in
formációkra fordított kiadásait takarékosságra való ö s z t ö n z é s , a felesleges párhuzamok k i k ü s z ö bölése végett. Az Információgyűjtési költségvetés felsorolja a jelentősebb megtakarításokat, de közli a 20 legpazarlóbb hatóságot Is. Az egyes hatósá
goknak azt Is jelentenlük kell, hogy milyen straté
giát alkalmaznak további megtakarítások elérése é r d e k é b e n .
Az OlRA állítja ö s s z e az ö t é v e s fejlesztési terveket, amelyek magukban foglalják a szövetségi kormányzat szintjén s z ü k s é g e s erőforrásokat (személyzet, beren
dezések, p é n z ü g y i e s z k ö z ö k stb.). valamint az egyes hatóságok s z á m á r a tervezési irányelveket ajánl;
e z e n k í v ü l r é s z l e t e s e n foglalkozik 6 fontos Informá
ciós rendszerrel is. A távközlési k é r d é s e k n e k külön fejezetet szentel.
A tájékoztatásszervezés egyik központi k é r d é s e a b e s z e r z é s . (Szövetségi szinten é v i 15 milliárd dollár jut Információs b e r u h á z á s o k r a ; ez a k o r m á n y költség
v e t é s é n e k 1,6%-a.) A jelentős ö s s z e g rendeltetéssze
rű felhasználása nem kis n e h é z s é g e k b e ütközik, mivel a felelősség kérdését nem tisztázták eléggé, a szükségleteket nem mérték fel kielégítően, h i á n y o s s á g o k mutatkoznak a t e r v e z é s b e n é s koor
dinálásban. Fontos feladat ezeknek a hiányosságok
nak a kiküszöbölése, a technikai b e r e n d e z é s e k közötti kompatibilitás, értelmes döntési kritériumok kidolgozása a b e r e n d e z é s e k bérletét, vásárlását é s saját kifejlesztését Illetően, s egyes szolgáltatások m a g á n k é z b e adásának propagálása.
Az információtechnológia alkalmazása terén az OlRA é s a GSA az alábbi módokon is igyekszik segít
ségére lenni az egyes hatóságoknak: Szoftverfejlesz
tési é s Információtechnológiai Hivatala (Office of Software Development and Information Technology) szoftvereket mutat be; a tájékoztatási erőforrás- szervezést segítő program (Federal Information Resources Management Support Programme) a h o s s z ú távú tervezést, továbbá az információáramlás é s az információszükségletek elemzését támogatja;
az ú n . b e s z e r z é s i müveletek automatizált rendszere (Automated System for Acquisltlon Management Operations) pedig az Információk b e s z e r z é s é h e z nyújt számitógépes segítséget, támogatva a tervezés, az ajánlatkérés, az értékelés é s a választás, a s z e r z ő déskötés stb. munkájának elvégzését.
Az elmúlt két é v b e n 28 központot (Information Resources Centers) létesítettek az USA szövetségi k o r m á n y z a t é b a n . Ezeknek - többek között - az a feladatuk, hogy ez egyes hatóságok különböző r é s z legeiben dolgozó v é g s ő felhasználókat segítsék az In
formációs technológia használatában. De segítik a használókat tanfolyamok, demonstrációk, körlevelek útján, továbbá szoftverek értékelésében, s z e r z ő d é s kötések előkészítésében, s nem utolsósorban ta
nácsadással.
A Paperwork Reduction Act (1980) életbelépése óta a kormányfolyóiratok é s e g y é b publikációk száma, amely a korábbi é v e k b e n 12 000 körül volt, 14%-kal csökkent, é s mintegy 200 kongresszusi Je
lentés kiküszöbölésére is sor került.
Az OMB 1985-ben kiadott A-130. sz. körirata megerősítette a k o r m á n y n a k a fenti t ő r v é n y b e n az in
formációs erőforrásokra előírt stratégiáját. Ennek értelmében a hatóságok kötelesek indokolni saját feladataikkal kapcsolatos információk gyűjtését é s előállítását; felelősek az e g é s z információs ciklus m e g s z e r v e z é s é é r t é s működéséért.
A feladatok diktálta információkat a legalacso
nyabb költségekkel kell előállítani, s gyakorlati hasz
nukat bármikor igazolni kell tudni. T ö r e k e d n i kell arra is, hogy az információk gyűjtésénél é s terjesztésénél az elektronikus e s z k ö z ö k használata növekedjék a széles körű információfel használás elősegítése é r d e k é b e n .
Az 1986. évi Paperwork Reduction Reauthorízatlon Act (az 1980. é v i tőrvényt módosításokkal újra megerősítő törvény) az OlRA t e v é k e n y s é g é t ugyan némileg korlátozta, de ugyanakkor további három é v r e é v i 5,5 millió dollárt bocsátott a rendelkezésére.
(Ennek az ö s s z e g n e k a felhasználását szigorúbban feladatokhoz kötötték, mint korábban.) Vezetőjét a Jövőben a szenátussal e g y e t é r t é s b e n az USA elnöke nevezi ki.
AZ IRM AZ USA S Z Ö V E T S É G I Á L L A M A I B A N
>
Egy 9 délkeleti szövetségi államra kiterjedő tanulmány azt állapította meg, hogy ezekben Is ha
tározott központosítási törekvések vannak, de az
113
Beszámolók, szemlék, referátumok
egyes államokban eltérő szervezeti megoldásokkal.T ö b b államban pl. ez a program a p é n z ü g y m i n i s z tériumnak van alárendelve. Egyes államokban külön központi szervet hoztak létre a központi feladatok ellátására. A központi törekvések elsősorban az adat
feldolgozás, a hlvatalautomatlzálás é s a távközlés fej
lesztésének irányításéra é s segítésére Irányulnak.
A legtöbb államban központilag tervezik az In
formációs technológia alkalmazásának fejlesztését, többnyire három-, illetve ötéves tervek segítségével.
Ahol Ilyenek nincsenek, ott is központilag intézik az információtechnológiai beszerzéseket.
Az egyes államokban az adatfeldolgozásban fontos szerepet játszanak az ú n . adatközpontok, azonban az egyes hatóságoknak m e s s z e m e n ő az önállósága. A hlvatalautomatizálást még alig koor
dinálják központilag, s az egyes hivatalok - m á s - m á s fejlettségi szinten - önálló fejlesztéseket folytatnak. Az államok többségében az IRM-program keretében központosított k é p z é s folyik. A tanfolya
mok elsősorban az adatfeldolgozás é s a hivatalauto
matizálás kérdéseire koncentrálódnak.
A tájékoztatásszervezést - fontossága ellenére - eddig még kevés szövetség) állam szabályozta törvény útján. Kivétel két állam: Florida é s Dél-Karolina.
Florida
Ebben az államban a szövetségi k o r m á n y z a t é h o z hasonló törekvések é r v é n y e s ü l n e k a tájékoztatás
s z e r v e z é s b e n . A program központi feladatainak ellátására külön szerv, ú n . Tájékoztatási Erőforrás- Bizottság (Information fíesource Commlsslon) létesült, é s az államigazgatási hierarchia legmaga
sabb szintjén kapott hatáskört. Feladata az egyes állami hatóságok támogatása a tervezésben, a tervek felülvizsgálása é s jóváhagyása. Ennek é r d e k é b e n Irányelveket dolgozott ki az információtechnológia al
kalmazására, fejlesztésére é s használatára.
A bizottság tanácsadó szerve a Pollcy Advisory . Council (információpolitikai tanácsadó testület),
amelyben valamennyi hatóság vezetője képviselve van. A legfontosabbaknak a kővetkező területek minősülnek: az állami információkhoz való h o z z á férés; az információ biztonsága (minimumkövetel
mények, biztonsági megbízottak kinevezése); hivatal- automatizálás; információkezelés; kommunikációs s z a b v á n y o k ; k é p z é s (a kiemelt feladatok terén é s különösen a vezetők számára); a tájékoztatási magánszolgáltatásokhoz való hozzáférés; Informá
ciós Igénykutatás; Irányítás é s s z e r v e z é s ; mikroszá
mítógépes szoftverek; a feladatok megvalósításával kapcsolatos tanulmányok; tájékoztatási központok;
hálózatépítés.
A bizottság feladata volt, hogy megnyerje az egyes hatóságokat a program számára, tekintettel arra, hogy ezek maguk felelősek a program végrehajtásáért saját területükön. Konkrét feladataikat egyébként az általuk Összeállított é s a bizottság által ellenőrzött é s jóváhagyott ötéves tervek (Information Technology
fíesource Plan) tartalmazzák. A hatóságoknak nagy előnyt jelent, hogy a tervben szereplő b e s z e r z é s e k gyorsabban é s e g y s z e r ű b b e n bonyolíthatók le.
A program végrehajtása jelentős szemléletválto
zással járt együtt Floridában, minthogy közelről szolgálja az érintett szervezet érdekeit. Az Is n y i l v á n valóvá vált, hogy lényeges szervezeti, illetve s z e m é l y zeti reformok s z ü k s é g e s e k az egyes hatóságok m ű k ö d é s é b e n . A c s ú c s v e z e t ő k egy r é s z é r e tájékoz
tatási rényításl, Illetve s z e r v e z é s i feladatok hárultak, s s z ü k s é g e s s é vált a megfelelő változtatásokat Ösztönző személyek munkába állítása. A mene
dzserek kooperációs k é s z s é g é n e k meg kellett erősödnie.
A feladatok törvényes alapokra helyezése kedve
z ő e n hatott az IBM-program megvalósítására, a lényeg azonban inkább az volt, hogy az egyes hatósá
gokkal szemben a koncepció sajátos s z í n v o n a l - követelményként jelentkezik, amelyet saját é r d e k ü k ben, körülményeiknek é s lehetőségeiknek megfele
lően maguknak kell megvalósítaniuk.
Dél-Karolina
Dél-Karolinában az IRM-program munkálatainak első fázisát az adatfeldolgozás, a hlvatalautomatlzá
lás é s a távközlés Integrált fejlesztése jelentette.
E z u t á n a használói Igények e l e m z é s é r e került sor, majd intézkedéseket tettek a kielégítésüket célzó szolgáltatásokat Illetően. Jelenleg intenzíven foglal
koznak az Informáclóállományok közős használatá
nak, az Információ tartalmának é s értékelésének kérdéseivel. A tapasztalatok szerint a program v é g r e hajtása elsősorban a vezetői gárdán múlik. A vezetők
nek megfelelő hatáskörrel é s e s z k ö z ö k k e l kell rendel
kezniük, é s huzamos időn keresztül vállalniuk kell a kockázatokat, számolva az átmeneti v i s s z a e s é s e k k e l Is.
AZ IRM AZ USA M A G Á N G A Z D A S Á G Á B A N
Mig az államigazgatási hatóságoknál az IRM- program végrehajtásáért való felelősség egy-egy v e z e t ő tisztviselőre hárul, addig a magángazdaság terén ezt a szerepet az ún. fő tájékoztatási tisztviselő (Chlef Information Offlclat = CIO) tölti be. Eddig a fontosabb vállalatok egyharmada választotta ezt a megoldást. A CIO-nak elsősorban menedzsernek kell lennie é s csak másodsorban specialistának. Értenie kell a stratégia) tervezéshez, a p é n z ü g y i t e r v e z é s h e z é s Irányításhoz, a személyzet v e z e t é s é h e z (fogék o n y s á g a lélektani hatásokra, a megváltoztatott munkahelyi körülmények személyi k ö v e t k e z m é n y e i r e stb.), legyen kommunikációs, programszervezési, vezetési képessége, marketingismerete. A technikai ismeretek terén elsősorban a számítógép b e s z e r z é sével, az adatbankok é s távközlési rendszerek ter
v e z é s é v e l é s s z e r v e z é s é v e l , valamint a rendszer
elemzéssel é s -értékeléssel kapcsolatos Jártasság v á r h a t ó é i tőle.
114
TMT36. évf. 1989. 3. sz.
A Chase Manhattan Bankban például a CIO fontos feladata a tájékoztatásszervezési funkciónak a vállalati stratégiával való ö s s z e h a n g o l á s a . Egy * másik vállalat (FCM Corporation) egy IRM-igazgatót alkalmazott, aki közvetlenül az elnöknek van aláren
delve. Az ő feladatkörébe esik minden információ
technológiával kapcsolatos feladat, még a számító
géppel segített gyártási rá nyitás (Computer Alded Manufacturing = CAM) Is.
M a n a p s á g az Irodalom egyre többet foglalkozik az egyes foglalkozási ágak terén tapasztalható stressz
hatások k é r d é s é v e l . Az USA-ban végzett kutatás sze
rint a tájékoztatási menedzserek körében a kiváltó okok között elsősorban a feladatok pontatlan megha
tározása, a s z ü k s é g h e l y z e t e k , a gyors technológiai változások, valamint a s z ű k karrierlehetőségek szere
pelnek. Fokozza a problémát a döntési folyamatokban való rendszertelen részvétel é s a szervezeten belüli visszacsatolások elégtelensége. Az is megállapítható, hogy a tájékoztatási menedzserek kevesebb támo
gatást kapnak egy-egy vállalaton belül, mint a többi vezető. A stressz feloldására k e d v e z ő e n hat a kom
munikáció növelése, az e r e d m é n y e s m u n k a v é g z é s hez s z ü k s é g e s kritériumok meghatározása, a gyako
ribb visszacsatolás (használói r e n d e z v é n y e k , konfe
renciák stb.). Mindenesetre az Információs mene
dzser szerepe egyre k e v é s b é merül kl abban, hogy bevezesse az információs technológiát, hanem inkább az a feladata, hogy a vállalati célok é s az In
formációs technológia között összekötő kapocs le
gyen.
AZ IRM M E G V A L Ó S Í T Á S I S T R A T É G I Á J A
Az IRM-koncepcióról mindig is vitatkozni fognak az elméleti é s a gyakorlati szakemberek, mégis c é l s z e r ű é s Indokolt n é h á n y gyakorlatilag fontos stratégiai kérdést kiemelni.Sikeres megvalósítása é r d e k é b e n lényeges, hogy az egyes szervezeteken belül minden részleg köz
reműködjön. Igen előnyös megoldás az egyes szerve
zeti e g y s é g e k b e n ú n . IRM-menedzserek beállítása.
C é l s z e r ű n e k látszik továbbá a szervezeten belül egy
• tanácsadói testület létrehozása, amely a szervezeti e g y s é g e k vezetőiből é s az említett IRM-menedzse- rekböl áll. Ennek a testületnek a feladata a s z ó b a n lévő koncepció célkitűzései é s a szervezeti stratégia közötti ö s s z h a n g megteremtése.
A megvalósítás szempontjából fontos megállapí
tani, milyen célokat milyen e s z k ö z ö k k e l (szabványok, b e r e n d e z é s e k stb.) kell elérni. Az egyes részlegek in
formációs tervelnek é s költségvetésének felügyeletét egy föléjük rendelt IRM-vezetőnek kell ellátnia.
S z á m o s stratégiai fontosságú kérdést is tisztázni kell, mert adott körülmények kőzött e g y é b k é n t kor
s z e r ű n e k látszó törekvések is helyteleneknek bizonyulhatnak (pl. áttérés a batch feldolgozási rend
szerről az onllne adatbank alkalmazására, vagy személyi számítógépek beállítása, vagy pedig ú n .
"döntéstámogató rendszerek" használata). Fontosnak bizonyult a szervezet tájékoztatási "architektúrájá
nak* e l e m z é s e é s újjászervezése, vizsgálva, hogy ki milyen Jellegű adatokat használ, kl felelős az adatál
lományok kezeléséért, mely adatállományok h a s z n á l hatók k ö z ö s e n (esetleg külsők által Is). A c é l s z e r ű IRM-stratégla kialakításához figyelembe kell venni a tájékoztatás minőségi kérdéseit, az adatállományok
hoz való széles körű hozzáférést, s ki kell Jelölni a tájékoztatási infrastruktúra fejlesztéséért é s ü z e m e l tetéséért felelős szervezeti egységet. Meg kell ha
tározni továbbá az egyes részlegek képzési s z ü k s é g letét é s az ezzel kapcsolatos feladatokat. Ugyancsak fontos teendő az Információtechnológiai innovációs alap létrehozása, a c s ú c s v e z e t é s m e g n y e r é s e , s a kulcsemberek folyamatos érdekeltségének biztosítá
sa a koncepció lépésről lépésre való bevezetése során.
. KLAUS, H. G. MA ROHAND, O. A.: Inlormatlonsmanage- ment in USA. - Nachrichten fUr Dokumentatlon. 38. kot.
4 . B i . 1 9 8 7 . p . 2 1 5 - 221./
(Balázs János)
Utópia-e a szabad Információáramlás?
Napjainkban az információ ugyanolyan fontos ter
melési t é n y e z ő v é válik, mint amilyen a munkaerő, a nyersanyag vagy az energia. K ü l ö n ö s e n Igaz ez a kémia területén, ahol óriási m e n n y i s é g b e n állnak elő az új adatok, egyszersmind óriási az Információigény.
A kémiai információs rendszerek a m ű s z a k i - t u d o m á n y o s információszolgáltatások között a v e z e t ő helyeket foglalják el. A szakemberek egyre Inkább tudatában vannak annak, hogy a megbízható adatszolgáltatás éppolyan fontos hozzájárulás a kémia t u d o m á n y á n a k fejlődéséhez, mint - mondjuk - a benzoesav 125. é s z t e r é n e k publikálása.
A kémiai Információ aspektusai, é s az abból levon
ható következtetések - kisebb módosításokkal - más t u d o m á n y á g a k r a is é r v é n y e s e k , ezért a kémiai információ jellemzői tipikusnak mondhatók.
A kutatók egyre k e v é s b é képesek kiválogatni a releváns adatokat a rájuk zúduló információtömegből Hogyan alakult ki ez a helyzet? 1880-ban az ismert vegyületek s z á m a még 20 000-nél kevesebb volt, é s az egyes kutatók meg tudtak birkózni a publikált szakirodalom e g é s z é v e l . Az 1830-ban indított Che-
misches Zentralblatt c. referálólap - az 1817-ben alapított Gmellns Handbuch der anorganischen
