A MISKOLCI EGYETEM BESZERZÉSI SZABÁLYZATA

(1)

Szabályzat érvényességi ideje: határozatlan Nyomtatás dátuma: 2019.08.06.

A MISKOLCI EGYETEM BESZERZÉSI SZABÁLYZATA

Miskolc

2019.

(2)

6.19. sz. Egyetemi Szabályzat

A MISKOLCI EGYETEM BESZERZÉSI SZABÁLYZATA

AMISKOLCI EGYETEM SZENÁTUSÁNAK

207/2019. SZ. HATÁROZATA

Készült 8 példányban

A1 sorszámú, változás átvezetésére kötelezett példány.

(3)

(4)

Kiadásért felelős: a Miskolci Egyetem rektora Kiadja a Miskolci Egyetem

ME Sokszorosító Üzeme

Nyomdaszám 2019. ME Miskolc-Egyetemváros 2019.

A szabályzat gondozásáért felelős: gazdasági igazgató

(5)

MISKOLCI EGYETEM A Miskolci Egyetem Beszerzési Szabályzata

Oldalszám: 5 Változat száma: A1

TARTALOMJEGYZÉK

Fejezet- szám

F e j e z e t c í m Old.

szám

Vált.

szám

Bevezetés dátuma I. A SZABÁLYZAT HATÁLYA, CÉLJA 7 A1 2019.07.01.

II. A BESZERZÉSI ELJÁRÁSOK SZABÁLYOZÁSA 8

Beszerzési értékhatárok 8

A beszerzések bonyolítása 8

Beszerzési eljárás szabályai 9

Kisértékű beszerzés 9

Közvetlen beszerzés 9

Versenyeztetés közbeszerzési értékhatár alatt 10

Adatszolgáltatás 12

Kivételek 12

Beszerzés kezdeményezése, jóváhagyása,

végrehajtása 13

Beszerzések dokumentálása 14

III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 14

(6)

(7)

I. fejezet

A SZABÁLYZAT HATÁLYA, CÉLJA

1. §

(1) Jelen szabályzat (továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy a Miskolci Egyetemen (a továbbiakban: Egyetem) a közbeszerzési értékhatárokat el nem érő beszerzések esetén a rendelkezésre álló közpénzek hatékony és ellenőrizhető felhasználása összhangban álljon a vonatkozó jogszabályokkal, valamint a vonatkozó egyéb belső Szabályzatokkal.

(2) Ennek érdekében az Egyetem

a) szabályozza az eljárások előkészítésének, lefolytatásának és ellenőrzésének rendjét, b) meghatározza az Egyetem nevében eljáró, továbbá az eljárásba bevont személyek és

szervezetek feladatainak és felelősségének körét, valamint a dokumentálás rendjét.

(3) Jelen szabályzat szervi és személyi hatálya kiterjed az Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzatában felsorolt valamennyi szervezeti egységére, valamint valamennyi alkalmazottjára, függetlenül attól, hogy az alkalmazás közalkalmazotti, vagy egyéb jogviszony keretében történik.

(4) A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed, valamennyi, a közbeszerzésről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (továbbiakban: Kbt.) hatálya alá nem tartozó árubeszerzésre, szolgáltatás megrendelésre, építési beruházásra, pénzügyi forrástól függetlenül.

(5) Jelen szabályzat alkalmazandó a támogatásból megvalósuló beszerzésekre is azzal, hogy amennyiben a pályázati útmutató/dokumentáció szigorúbb szabályokat tartalmaz a versenyeztetésre, szállító kiválasztásra vonatkozóan, úgy azon eltérések figyelembevételével kell eljárni.

(6) Nem kell a beszerzési szabályokat alkalmazni a személyi előirányzat terhére történő kifizetések és a hallgatói juttatások körében.

(7) Jelen szabályzat az alábbi jogszabályokkal együtt alkalmazandó:

a) a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény,

b) a közbeszerzési értékhatárok alatti értékű beszerzések megvalósításával és ellenőrzésével kapcsolatos szabályokról (továbbiakban: Korm. rendelet) szóló 459/2016. (XII.23.) Korm. rendelet, valamint

c) az államháztartásról szóló törvény végrehajtásról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm.

rendelet (továbbiakban: Ávr.).

(8)

II. fejezet

A BESZERZÉSI ELJ ÁRÁSOK SZABÁLYOZÁSA

Beszerzési értékhatárok 2. §

(1) A beszerzés becsült értékén a beszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, vagy kínált – általános forgalmi adó nélkül számított – teljes ellenszolgáltatást kell érteni, melybe beletartozik az opcionális részek értéke, az ajánlattevő részére fizetendő díj, vagy jutalék, a szállítás, beszerelés, üzembe helyezés költsége is.

(2) A beszerzési eljárások értékhatárai és feltételei:

Beszerzési értékhatár

Beszerzési

eljárás fajtája Eljárást lebonyolító Bekérendő ajánlatok száma

nettó 200.000.- Ft alatt

kisértékű beszerzés

Beszerzési Osztály, vagy saját hatáskörben az

igénylő szervezeti egység nettó 100.000 Ft fölött 1 db nettó 200.000.-

Ft és nettó 1.000.000.- Ft között

közvetlen beszerzés

Beszerzési Osztály, vagy saját hatáskörben az

igénylő szervezeti egység nettó 500.000 Ft fölött 3 db

nettó 1.000.000.- Ft és a nemzeti közbeszerzési értékhatár között

versenyeztetés közbeszerzési értékhatár alatt

Beszerzési Osztály, vagy saját hatáskörben az igénylő szervezeti egység, a Beszerzési Osztály felé történő adatszolgáltatási

kötelezettséggel

minimum 3 db

(3) A (2) bekezdésben meghatározottaktól eltérő feltételeket állapíthat meg jogszabály a külső támogatásból, vagy pályázati forrásból megvalósuló beszerzések esetén.

A beszerzések bonyolítása 3. §

(1) Főszabályként valamennyi beszerzés a Beszerzési Osztályon keresztül valósul meg.

(2) Saját hatáskörű beszerzés kizárólag a szervezeti egység erre irányuló, részletesen megindokolt kérelmének előzetes gazdasági igazgató és/vagy kancellár jóváhagyása után történhet a (4) bekezdésben foglaltakra tekintettel, a Beszerzési Osztály véleménye alapján.

(3) A beszerzéssel kapcsolatos valamennyi eredeti dokumentumot (beszerzési igény nyomtatvány, beszerzendő termék/szolgáltatás/építési beruházás pontos leírása, előzetes ajánlatok, saját hatáskörű beszerzés kérelem, stb.) – a Központi Iktató Rendszerben történő nyilvántartásba vétel (papír alapú iktatás) mellett – a Beszerzési Osztályra kell megküldeni.

(9)

(4) A Beszerzési Osztály az igényt elbírálja abból a szempontból, hogy az saját hatáskörben beszerezhető-e, vagy a beszerzést az osztályon keresztül kell-e lebonyolítani. Saját hatáskörű beszerzés esetén a szükséges engedélyezések után a beszerzést az igénylő szervezeti egység bonyolítja.

(5) A beszerzés módjától függetlenül a kancellári egyetértési jogot nettó 200.000 Ft alatti beszerzések esetében átruházott hatáskörben a gazdasági igazgató gyakorolja, a nettó 200.000 Ft-ot elérő és azt meghaladó beszerzésekhez kancellári egyetértés szükséges.

(6) A Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendeletben szabályozott beszerzéseket az igény bejelentése előtt a Kancellária Hivatal Kommunikációs Csoportjának is meg kell küldeni.

Beszerzési eljárás szabályai 4. §

(1) A beszerzéseket:

a) a központosított közbeszerzésre, valamint a közbeszerzési eljárásra vonatkozó - már hivatkozott - Korm. rendeletek, illetve a Kbt. előírásai,

b) az Egyetem kapcsolódó belső szabályzatai, valamint

c) jelen szabályzat előírásai alapján, az egyetemi kötelezettségvállalás rendje szerint kell bonyolítani.

(2) A beszerzési eljárások fajtái a következők:

a) kisértékű beszerzés, b) közvetlen beszerzés,

c) versenyeztetés közbeszerzési értékhatár alatt.

(3) Az azonos, vagy hasonló felhasználásra szánt áruk (papír-, irodaszer, tisztítószer, vegyesiparcikk, informatikai eszközök, nyomtatási kellékanyagok) beszerzésére negyedévente egy alkalommal kerül sor a negyedév utolsó napjáig megérkezett rendelési igények alapján. Rendkívül indokolt esetben (előre nem tervezhetően felmerülő igény, projektfeladatok teljesítése) gazdasági igazgatói engedéllyel és kancellári egyetértéssel soron kívüli beszerzést lehet kezdeményezni.

Kisértékű beszerzés 5. §

(1) Kisértékű beszerzési eljárás abban az esetben alkalmazható, ha a beszerzés nettó értéke nem éri el a 200.000 Ft-ot, és amennyiben jogszabály, vagy egyéb körülmény nem indokolja más beszerzési eljárás alkalmazását.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott esetben az Ávr. 53. § (1) bekezdésében foglaltak alapján megrendelés esetében nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás, azonban a Gazdálkodási és kötelezettségvállalási szabályzat szabályai szerint a kifizetés teljesítésére (érvényesítés, utalványozás) és nyilvántartásra vonatkozó szabályokat ugyanúgy alkalmazni kell.

(3) A nettó 100.000 Ft értéket elérő kisértékű beszerzési eljárásoknál legalább egy árajánlat

(10)

szükséges.

Közvetlen beszerzés 6. §

(1) Azon beszerzések esetében alkalmazandó eljárás, ahol a beszerzés nettó értéke eléri, vagy meghaladja a 200.000 Ft-ot, de nem éri el a nettó 1.000.000 Ft-ot.

(2) Közvetlen beszerzés esetén legalább egy árajánlat nettó 500.000 Ft-ot elérő, vagy meghaladó becsült értékű beszerzés esetén három árajánlat bekérése kötelező. Az ajánlatokat a beszerzést kezdeményező szervezeti egység is bekérheti.

Versenyeztetés közbeszerzési értékhatár alatt 7. §

(1) Azon beszerzések esetében alkalmazandó eljárás, ahol a beszerzés nettó értéke eléri vagy meghaladja a nettó 1.000.000 Ft-ot, de nem éri el a mindenkori nemzeti közbeszerzési értékhatárt.

(2) A versenyeztetési eljárásban legalább három összehasonlítható, cégszerűen aláírt ajánlat bekérése kötelező, amely visszaérkezése elektronikus úton is megfelelő. Az ajánlatkérést egyidőben kell megküldeni a felkért ajánlattevőknek. Az ajánlattételre felhívandó gazdasági szereplőket lehetőség szerint az ajánlatkérő székhelye (telephelye), vagy a szerződés tárgyát képező szolgáltatás, árubeszerzés, vagy építési beruházás teljesítésének helye szerinti mikro-, kis- vagy középvállalkozások közül kell kiválasztani. Az ajánlattételre felhívni kívánt gazdasági szereplőket lehetőség szerint változtatni szükséges.

(3) Az ajánlatkérésnek különösen az alábbiakat kell tartalmaznia:

a) az ajánlatkérő nevét, címét, telefonszámát, képviseletre jogosult megjelölését, az ajánlatkérő kapcsolattartóját,

b) a beszerzés tárgyának pontos meghatározását, főbb adatait, mennyiségét, c) a szerződés meghatározását,

d) a szerződés időtartamát vagy a teljesítés határidejét, e) az ellenszolgáltatás teljesítésének feltételeit, határidejét, f) a szerződési biztosítékok megjelölését (adott esetben), g) az ajánlatok értékelési szempontját,

h) az ajánlati kötöttség idejét, i) az ajánlat benyújtásának módját,

j) az ajánlattételre nyitva álló határidőt, amíg a felhívás visszavonható (Ptk. 6:74 § (3) bek),

k) az ajánlat benyújtásának címét,

l) az ajánlatok beadásának, bontásának idejét és helyét,

m) annak közlését, hogy az ajánlattételi felhívás nem jár szerződéskötési kötelezettséggel az ajánlatkérő számára (Ptk. 6:74 § (2) bek.) és hogy a döntéshozó eredménytelenné nyilváníthatja az eljárást,

n) a hiánypótlás lehetőségét vagy annak kizárását,

(11)

o) ajánlati lapot,

p) átláthatósági nyilatkozat mintát,

q) amennyiben releváns, a műszaki leírást.

(4) A beérkezett ajánlatok bontásáról, valamint bírálatáról és a döntési javaslatról jegyzőkönyvet kell készíteni.

(5) Az eljárás eredményéről az ajánlattevőket értesíteni kell, és a szerződést a legkedvezőbb ajánlatot tevővel meg kell kötni, amennyiben a szerződéskötés feltételei fennállnak.

(6) Amennyiben a pályáztatást nem a Beszerzési Osztály bonyolította, a pályáztatásról a Beszerzési Osztály felé az alábbi adatok megadása szükséges a Korm. rendeletben előírt adatszolgáltatás teljesítéséhez:

a) a beszerzés tárgya, mennyisége,

b) ajánlattételre felhívottak neve, székhelye, adószáma,

c) a nyertes megnevezése, a nyertes ajánlat nettó ajánlati ára, a szerződéskötés időpontja.

(7) A (2) bekezdéstől eltérően egyetlen potenciális ajánlattevőtől lehet ajánlatot kérni, amennyiben a Korm. rendelet 3. §-ban foglalt kivételek fennállnak:

a) a beszerzés tárgya a Kbt. szerinti kivételi körbe tartozik (Kbt. 9-14. §, 111. §),

b) a beszerzés tárgya a Kbt-ben meghatározott hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárásban lehetne beszerezhető,

c) a beszerzés kivételesen kedvező feltételei csak rövid ideig állnak fenn és az ellenszolgáltatás a piaci árakhoz képest lényegesen alacsonyabb, továbbá e kedvező feltételek igénybe vétele az ajánlatok bekérésére vonatkozó szabályok alkalmazása esetén meghiúsulna,

d) a beszerzés tárgya igazságügyi szakértői megbízás, vagy közbeszerzési eljárásokhoz, pályázatokhoz kapcsolódó szakmai bírálóbizottsági tag megválasztása,

e) a szerződés tárgya közüzemi szolgáltatások (különösen, gáz, víz, villamos energia, hőenergia), vagy internet szolgáltatás megrendelése,

f) az ajánlatkérő piackutatás eredményeképpen igazolható módon meggyőződött arról, hogy az adott piacon háromnál kevesebb gazdasági szereplő lelhető fel, így potenciális versenyhelyzet nincs az adott beszerzési tárgy tekintetében,

g) a szerződés tárgya egyedi gyártású áru beszerzése, feltéve, hogy az áru egyediségét a gyártó igazolja,

h) a fizetési kötelezettség előzetesen meghirdetett tanfolyamon, képzésen, konferencián történő jelentkezéssel kapcsolatos,

i) a szerződést külföldön kell megkötni, vagy teljesíteni,

j) repülőjegy vásárlása vagy utasbiztosítási szolgáltatás (külföldi utazás esetén kizárólag akkor, ha nincs központosított közbeszerzésben hatályos keretmegállapodás),

k) a beszerzés közfoglalkoztatási program keretében történik, l) a szerződés személyhez kötött, bizalmi jellegű szolgáltatás, m) a szerződés tárgya veszélyes hulladék megsemmisítése, n) a szerződés tárgya emberi erőforrás kezelési tanácsadás,

o) a szerződés tárgya olyan – a rendelet hatálya alá tartozó korábbi szerződéshez

(12)

kapcsolódó – kiegészítő árubeszerzés, szolgáltatás megrendelés, vagy építési beruházás, amelynek értéke nem haladja meg az eredeti szerződés értékének 50 %- át, és az alapszerződésben szerződő partnertől történő beszerzés szakmai és gazdaságossági szempontból indokolt, feltéve, hogy a beszerzés teljes becsült értéke nem éri el a nemzeti közbeszerzési értékhatárokat.

Adatszolgáltatás 8. §

(1) A Korm. rendelet hatálya alá tartozó beszerzésekről minden évben június 30-i, valamint december 31-i állapotra adatszolgáltatást kell teljesíteni a közbeszerzésekért felelős miniszternek a rendelet szerint megvalósított beszerzés tárgyáról, értékékről, a szerződéskötés időpontjáról, az ajánlattételre felhívott gazdasági szereplők nevéről, címéről, valamint a szerződést kötő fél megnevezéséről. Az adatszolgáltatást a Beszerzési Osztály teljesíti a saját nyilvántartása és a szervezeti egységek által megadott adatok alapján.

Kivételek 9. §

(1) Nem kell jelen szabályzat szerinti beszerzési eljárást lebonyolítani és előzetes ajánlatot sem kell bekérni abban az esetben, ha a beszerzés azonnali lebonyolítása élet- vagy vagyonbiztonság szempontjából szükséges, tehát, ha személyi sérülés, vagy anyagi kár elhárítása, vagy csökkentése indokolja a haladéktalan intézkedést (vis major). Ebben az esetben a döntési jog a kötelezettségvállalót illeti meg. Utólagosan ebben az esetben is el kell készíteni a beszerzési igény nyomtatványt a megfelelő indoklással.

(2) Nem kell jelen szabályzat szerinti ajánlatkérést elvégezni az alábbi beszerzésekre:

a) az egyetem alaptevékenysége körébe tartozó, órarend szerinti oktatási feladatok ellátása, az egyetem felnőttképzési tevékenysége körében óratartási feladatok ellátása,

b) a belsőleg megvalósítható szolgáltatások (pl. nyomdai munka, fordítás, saját rendezvényhez kapcsolódó szállásszolgáltatás),

c) belső munkatárs munkajog/közalkalmazotti jogviszony keretében végzett lektorálás, fordítás, kivéve, ha pályázati kiírás ettől eltérően rendelkezik,

d) az Európai Uniós projektek esetében a kiadott útmutatókban foglalt kivételek esetében.

(3) Nem kell jelen szabályzat szerinti versenyeztetést lebonyolítani, de legalább egy árajánlat bekérése szükséges az alábbi beszerzésekre:

a) jogi tanácsadás,

b) kizárólagosság, (Saját forrásból történő beszerzés esetén kizárólagossági nyilatkozatot szükséges a szállítótól kérni, pályázati forrás esetén emellett az Irányító Hatóság engedélyével is szükséges alátámasztani a kizárólagosságot.)

c) vizsgálati (audit) tevékenység, d) hatósági eljárási díjak,

e) humánpolitikai tanácsadás,

(13)

f) konferencia regisztrációs díj (belföldi), g) tagsági díjak.

(4) Jelen paragrafus (2)-(3) bekezdése szerinti kivételek engedélyezéséről a szakmai felelős kezdeményezésére a gazdasági igazgató dönt a kancellár egyetértése mellett.

Beszerzés kezdeményezése, jóváhagyása, végrehajtása 10. §

(1) A beszerzést kezdeményező értéktől, eljárásfajtától és forrástípustól függetlenül (beleértve a kivételeket is) köteles az egyetemi honlap dokumentumtárában található beszerzési igény nyomtatvány hiánytalan kitöltésével kezdeményezni.

(2) A beszerzéssel kapcsolatos valamennyi eredeti dokumentumot (beszerzési igény nyomtatvány, beszerzendő termék/szolgáltatás/építési beruházás pontos leírása, előzetes ajánlatok, saját hatáskörű beszerzés kérelem, stb.) – a Központi Iktatói Rendszerben történő nyilvántartásba vétel (papír alapú iktatás) mellett – a Beszerzési Osztályra kell megküldeni.

(3) A Beszerzési Osztály a dokumentumokat – véleményezést követően – megküldi a Pénzügyi és Számviteli Osztályra kötelezettségvállalás rögzítése és ellenjegyzés céljából. A Pénzügyi és Számviteli Osztály az SAP MM moduljában eszközfoglalást, vagy megrendelést készít. Kancellári egyetértés után az eredeti dokumentumok visszaküldésre kerülnek a beszerzési folyamatot elindító szervezeti egységhez. Ezt követően, amennyiben engedélyt kaptak rá – saját hatáskörben megtörténhet a beszerzés, központi beszerzés esetén valamennyi dokumentumot az alkalmazott iktatási rendszeren keresztül meg kell küldeni a Beszerzési Osztályra.

(4) A versenyeztetés alapján kötött szerződések érvényességi feltétele a kancellári egyetértés.

(5) A nettó 500.000 Ft-ot elérő, vagy meghaladó értékű megrendelések feladása csak kancellári egyetértéssel történhet. (A kancellár a Beszerzési Osztály vezetőjével együttesen ír alá.)

(6) A nettó 200.000 - 500.000 Ft közötti értéket meghaladó megrendelések feladása csak a gazdasági igazgató jóváhagyásával történhet. (A Gazdasági Igazgató a Beszerzési Osztály vezetőjével együttesen ír alá.)

(7) A nettó 200.000 Ft értéket meg nem haladó megrendelések feladására a Beszerzési Osztály önállóan is jogosult.

(8) Saját hatáskörű beszerzés esetén – az engedélyezett dokumentumok alapján – a megrendelést a kötelezettségvállaló írja alá.

(9) A beszerzéseket alapvetően szállítási szerződések megkötésével (keret megállapodásokkal) és készpénzkímélő módon kell lebonyolítani.

(10) Készpénzkímélő fizetőeszközzel történő vásárlás a mindenkor hatályos Pénzkezelési Szabályzat előírásai szerint történhet

(11) A Beszerzési Osztály e feladatkörében a szervezeti egységek által megadott adatok alapján minden év március 31-ig összesíti a Központosított Közbeszerzési Rendszer hatálya alá tartozó, országosan kiemelt termékek intézményi szintű készletbeszerzési igényeit, valamint meghatározza a közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó

(14)