TMT36 éwl. 1969. 7 - 8 . sz.
Könyvtári adatbázisok létrehozásának néhány szakmai-szervezési kérdése
Alapfogalmak
Az adatbázis fogalma az 1 9 7 0 - e s években terjedt el a k ö n y v t á r t u d o m á n y b a n , amikor lért hódítottak a számi tógéppel kereshető bibliográfiai állományok (géppel olvasható referálólapok), például az SDC Orbit és a L o c k h e e d Dialóg szolgáltatásai keretében.
Ez a fogalom azonban lényegesen különbözik attól, amit a számítástudományban adatbázisnak nevez
nek. Ott ugyanis adatbázisnak az olyan összetett a d a t s t r u k t ú r á k a t hívják, amelyeknek az a d a t á l lományaiban különböző típusú adatrekordok e g y s é ges rendszerben úgy kereshetők, hogy egyazon rekord több különböző feladatot tölt be. (Ilyen adatbá
zis hazánkban például a népesség-nyilvántartásé. - A ref.) Ilyen értelemben tehát a számítástudomány a mi adatbázisainkat egyszerű adatállománynak tekinti, hiszen azokban egyetlen kereshető r e k o r d t i - p u s van, például bibliográfiai.
A szöveges adatbázisok létrehozásának a könyv
tárakban sok évszázados előzményei vannak. A s z á m í t á s t e c h n i k a t u l a j d o n k é p p e n lemásolta a könyv
tárak olyan hagyományos manuális feltáró rendsze
reit, amilyen például a kártyakatalógus.
Miért kell számitógépes adatbázisokat létrehozni?
A s z a k k ö n y v t á r o s o k n a k mindig is sokkal innovatívab
baknak kellett lenniük, mint a hagyományos könyv
tárosoknak. Sokkal több d o k u m e n t u m t í p u s s a l kell dolgozniuk, nem csak k ö n y v e k k e l ; túl kell lépniük az egyszerű bibliográfiai adatokon az indexelésben;
olyan elérési pontokat kell létrehozniuk, amelyekből olvasóik előre megtudják, hasznos-e számukra az adott d o k u m e n t u m Így az indexelésre forditott idő árán időt takarítanak meg a v i s s z a k e r e s é s b e n .
A szakkönyvtáraknak mindig is elsődleges eszkö
zei voltak az adatbázisok. A gépesítéstől az informá
ció tárolási és visszakeresési lehetőségeinek a meg
javítása várható el. Kérdés azonban, hogy saját prog
ramrendszert kell-e ehhez kifejleszteni, vagy a készen kaphatók közül lehet választani. Erre receptet nem lehet adni, de ismertek azok a lépések, amelyek során ez a k é r d é s eldönthető Az alábbiakban erről a (olyamatról, valamint a szakkönyvtáros szerepéről lesz szó ebben a folyamatban.
Döntés az adatbázis-megoldások között, céljainktól függően
Az adatbázis létrehozása kétlépéses feladat.
Az e l s ő lépésben intézményünk szükségleteit kell nagyon pontosan meghatároznunk. Meg kell vizsgál
nunk a megvásárolható szoftvertermékeket. Ezek bonyolultsága a telefonkönyv géprevitelét szolgáló egyszerű adatállomány-kezelő programoktól a teljes könyvtárgépesítés rendszeréig terjedhet. Meg kell határoznunk, eléggé szokványos igényeink vannak-e ahhoz, hogy valamelyik kész szoftvertermék kielégít
hesse őket. Ritkán adódik olyan egyedi könyvtári feladat, hogy ne lehessen készen kapható szoftverrel megoldani.
Szükségleteink leimérése során realistáknak kell lennünk a t e k i n t e t b e n , hogy mennyire lépjünk előre a manuális rendszertől a teljes automatizálás felé. Ha olyan d r a s z t i k u s előrelépést választunk, amelyre nem kapható kész szoftver, nagyon megnehezül a feladat, nem nélkülözhetjük a programozó vagy a k o n zulens segítségét.
Még a legegyszerűbb adatbázis-megoldásoknál is heteket vesz igénybe a tervezés és programozás, még t ö b b hetet a tesztelés és a hibák kiirtása. A kérdés összetett voltát, a szükséges megfontolásokat és tervezési lépéseket jól mutatják be Wilbert Galitz [1 ] a képernyő-tervezésről, S. Bing Yao [2) az a d a t b á zisok alapelveiről. Edward Yourdon [3] a fejlesztés szervezési kérdéseiről, valamint James Martin[4] az adatbázisok felépítéséről szóló munkái. K i t ű n ő Mi- chael König 15) c i k k e az adatbázisok alaptípusairól és alkalmazásaikról a könyvtári feladatokban. Larry
Yother [6] érdekesen elemzi a házitagos adatbázis
fejlesztés buktatóit és féltve óv ettől az úttól.
Bármelyik utat választjuk is, a fejlesztés ideje alatt a ráfordításoknak még s e m m i n e m ű kézzelfogható eredményét nem tudjuk felmutatni.
A vásárlásról vagy fejlesztésről hozott d ö n t é s után kezdődik a m á s o d i k szakasz, az implementálás, amely már eredményeket is hoz. Úgy kell megtervez
nünk a rendszert, hogy az automatizálás után már heteken belül f e l m u t a s s u n k valamilyen pozitív e r e d ményt. Ez lehet, mondjuk, valami új adalkimeneti torma vagy keresési k u l c s .
Mind a kiválasztás, mind az implementálás szaka
szában széles körű katalogizálási, indexelési és i n formációkeresési ismeretekre van szükségünk, tisz
tában kell lennünk a szoftver- és hardvertermi
nológiával, a különböző r e n d s z e r k o m p o n e n s e k lehetőségeivel. Mindezekben némi segítséget nyújt
hat Marjorie Hla vacikksorozata [7]
Igényfelmérés
Az igényfelmérés során szem előtt kell tartanunk az i n l o r m á c i ó s részleg m ű k ö d é s i szabályzatát. Ha ilyen működési szabályzat még nincs, ez az az alka
lom, amikor feltétlenül el kell készítenünk és jóvá kel) hagyatnunk, mert az automatizálás költségesebb, mint bármi más, amit eddig c s i n á l t u n k . Szakmai hitelünk alapvetően függ attól, hogy a kifejlesztendő rendszer beleilleszkedjen intézményünk szervezeti k o n c e p c i ó i b a .
A működési szabályzat alapján három kérdést kell áttekintenünk;
3 4 3
Beszámolók, szemlék, referátumok
1. A jelenlegi szolgáltatásokat és feladatokat.
Nem egyszerű felsorolásról van szó, bár a jelenlegi idő- és költségráfordítást meg kell b e c s ü l n ü n k . A könyvtár egészét kell néznünk. Abból kell k i i n d u l nunk, hogy az automatizálás akkor hoz nagy megta
karítást, ha egyetlen egységes adatbázis sok különféle tevékenységet szolgál.
2. Melyek azok a szükséges kiadványok, amelye
ket most is elő tudunk állítani, és melyek azok, ame
lyeket most nem tudunk? Milyen adatelemek kell, hogy kereshetők legyenek? Ne várjuk el az automa
tizált rendszertől, hogy majd az határozza meg a cél
jainkat. Ezért meg kell határoznunk igényeink alsó és felső korlátját.
3. Melyek a szervezet céljai és ezek milyen mér
tékben változnak? Az állandó változásokban élő szervezetek rossz talajt nyújtanak az ambiciózus a u tomatizálási tervekhez.
Az igényfelmérés jó elemzőkószséget igényel.
Vezetéstudományi, folyamatirányítási és rendszer
elemzési hátteréről j ó összefoglalást tartalmaz az USA haditengerészete t u d o m á n y o s és műszaki könyvtárosainak 1 9 8 0 - a s konferenciája [8],
Költségek és jóváhagyásuk
A pontos költségvetés elkészítése az elemzés leg
nehezebb része, és csak többéves tapasztalat vezet
heti sikerre. A felhasználandó t e c h n i k a megbízható ismerete híján biztos, hogy alábecsüljük a szükséges rendszerelemek mennyiségét. Ha elúszunk a költsé
gekkel vagy nem t u d u n k szemmel látható eredménye
ket p r o d u k á l n i , mert nem elegendő a pénz, azzal szakmai hitelünket kockáztatjuk. Ezért ezen a ponton nagyon ajánlatos hivatásos szakemberek, kozulen- sek tanácsát igénybe vennünk.
Elemeznünk kell a várható előnyöket is. Néhány lehetséges előny:
• a felhasználók időnyeresége,
• a saját m u n k a t á r s a k időmegtakarítása és az ezzel elérhető költségmegtakarítás,
• az állománygyarapítás redundanciájának csök
kentése,
• az elfelejtett információforrások újra fellelése,
• olyan információ megszerzése, amely intéz
m é n y ü n k versenyképességét fokozza.
Példamutató az a költségelemzés, amelyet a King Research, Inc. készített [9]. Kimutatták, hogy terve
zett adatbázisuk minden befektetett dollárból 2,20 dollár hasznot hoz. Az ilyen elemzés biztos siker.
A k ö l t s é g - haszon elemzés utolsó lépése jó vezetői intuíciót és taktikai érzéket igényel. Ebben a könyvtárosok hagyományosan gyengék, és ez a hiányosság már sok hamvába holt kezdeményezésre vezetett. Meg kell találnunk, hol van hozzáférhető pénz intézményünkön belül és ki rendelkezik vele. Az előnyöket azután célzottan erre a részlegre kell ter
veznünk. Meg kell azt is találnunk, melyik másik rész
legnek vagy esetleg másik könyvtárnak vannak hasonló fejlesztési igényei, azzal azután egyetértésre kell j u t n u n k és együttműködést kell kialakítanunk.
Fel kell azt is mérnünk, milyen hardver- és szoft
vereszközök, milyen tapasztalatok halmozódtak fel intézményünkön belül. Értékelnünk kell ezek esetle
ges igénybevételének előnyeit és hátrányait. Általá
ban érdemes szövetségesünkké tennünk a számító
központot és a vezetési információs rendszer kiépítéséért felelős részleget azzal, hogy erősítjük a pozíciókat. Ezek a részlegek a könyvtárnál általában előbbre járnak működési hátterük megszervezésé
ben.
Szoftverválasztás és ajánlatkérés
Az igények és a várható előnyök meghatározása, valamint a konkrét célok kitűzése után ki kell válasz
tanunk a megfelelő adatbázis-megoldást. Ez történhet bemutatók alapján vagy formális ajánlatkérés útján.
Mindenesetre biztosítanunk kell, hogy ne maradjon rejtve előttünk egy lehetséges ajánlat sem.
Formális ajánlat- vagy árajánlatkérés esetén ne felejtsük el, hogy a válaszhoz idő kell. Ajánlatokat csak akkor kérjünk, ha anyagi forrásunk jóvá
hagyásán rajta van már az utolsó aláírás is. Ha a szállítók egyszer komolytalannak találták a szándé
kunkat, később se vesznek majd komolyan b e n n ü n ket. Ajánlatkérés előtt nézzünk meg minél több, már működő rendszert. Ajánlatkérésünkből ne hiányozzon a megfelelő rendszerspecifikáció, de ne menjünk feleslegesen a részletekbe. Az időigényes ajánlatké
szítés költségei végül is megjelennek a szállítandó rendszer áréban. A kiválasztott rendszert igyekez
zünk még az ajánlatkérés megírása előtt működés közben látni. Ha rendszerünk továbbfejlesztését ter
vezzük, ne hagyjuk ki az ajánlatkéréskor adott s p e c i fikációból, hogy hol igényeljük a rendszerben a to
vábbfejlesztés lehetőségét.
A kapott ajánlat értékelése szakértelmet igényel, de ugyanígy a belső programozónak szóló rendszer- s p e c i f i k á c i ó elkészítése is. Ha ennek híján vagyunk, vegyünk igénybe külső szakértőt.
Üzemeltető személyzet és implementálás
A személyzet összeállítása során a legfontosabb egy jó képességű adatbázis-kezelő* kiválasztása.
Mint Michaet Koenig írja [10, 1 1 , 1 2 ] , a könyvtároso
kat fegyelmezettségük, aprólékosságuk, összefogott
ságuk, problémamegoldó képességük és c é l i r á n y o s ságuk általában jó jelöltté teszik erre a feladatra.
* Az angolban is. magyarban is helyenként meghonosodott
"adatbázis-adminisztrátor" kifejezés félrevezető, mert a leiadata nem adminisztratív, hanem ö az adatbázis teljes körű gazdája; ezért helyesebb az adatbázis-kezelő kife
jezés. Ó gondoskodik a szükséges aktualizálásokról, a rendszeres mentésről és szükség esetén a visszatöltésről, kezeli a háttérpéldányokat, kiosztja a különböző szintű jel
szavakat, üzemelteti a számlázó rendszert stb. Optimális esetben már az adatbázis paraméterezésében is döntő szava van. - A ref.
344
TMT 36. évf. 1989. 7 - 8. sz.
Vizsgáljuk meg időben a meglévő munkatársak gyengéit és erősségeit. Képzettségbeli hiányossá
gaikat igy még pótolhatjuk, nem kell külső szakember felvételévet tömni be az ismeretekben lyukat. Ha kivá
lasztásuk elég korán megtörténik, a leendő kezelők már a szoftver kiválasztásába és az implementálásba is bevonhatók.
Az implementálás általában többletmunkaerőt is igényel, különösen akkor, ha meglévő manuális r e n d szert teszünk át gépre. Állítsuk össze a teendők d i a g ramját. Ennek alapján a szállító vagy a helyi progra
mozó meg kell, hogy adjon egy reális ütemtervet, és ki kell tudnia választani, mely teendők a legsürgőseb
bek.
Ami gépi adathordozón elérhető, azt konvertáljuk o n n a n . Az újbóli adatrögzítés rendkívül drága, ha nagy állományokról van szó.
Nagyon fontos, hogy a teendőket a legjobb költ
séghatékonyságot és a leglátványosabb eredményt adó lépésekkel kezdjük. Az automatizálásba fektetett pénzből a vezetők nagyon gyors eredményt akarnak látni. Készítsünk számítógéppel emlékeztetőt vagy bulletint, vagy akár címkéket: bármit, amit azelőtt nem t u d t u n k elkészíteni. Bizonyítsuk be, hogy új vagy javított szolgáltatást tett lehetővé az új t e c h n i k a .
Végezetül képezzünk ki az új rendszer használa
tára annyi embert, ahányat csak lehet. Az új rendszer m i n d e n k i n e k a munkáját megváltoztatja, és senkit sem lehet elzárni a számára " s z ü k s é g t e l e n " informá
ciótól. Mindenki a maga szintjén próbálja majd megér
teni a rendszert és remélhető, hogy az általa használt részt a magáénak érzi majd.
Az implementálás folyamata nagyon ügyes mun
kát igényel. Tegyük világossá, kinek mi a dolga benne.
Indítás és fenntartás
Az automatizált rendszer fenntartásában nagyon sok a manuális rendszerekével közös vonás. Van azonban néhány sajátos jellemzője is:
• Legalább két azonos tudású adatbázis-kezelő kell.
• Építsünk ki jó kapcsolatot mind a programrendszer szállítójával vagy programozójával, mind a számí
tóközponttal. Igyekezzünk közvetítővé válni közöttük. Ha hardverhiba gyanúja esetén a szoft
veresekkel, szoftverhiba g y a n ú j a esetén a hardve
resekkel magunk tárgyalunk, csak jobban j á r h a tunk, mint ha ezt másra bízzuk.
• Tájékoztassuk a rendszer szállítóját az igényeinkről konstruktívan, s p e c i f i k u s a n , írásban, a prioritások megjelölésével. A legtöbb szállító benne akar maradni a dolgok menetében. Ha e l lenséges viszony alakult ki közöttünk, nehéz lesz segítséget k i c s i k a r n i belőle, amikor szükséges.
• Számítsunk a továbbfejlesztésre. A ma elfogadott megoldás nem szól örökre. Ha a szállító előrelátó, terméke lépést tart majd a fejlődéssel. Ha az adatok egyszer már bent vannak a rendszerben, konvertálhatók lesznek egy esetleges újabb r e n d szerbe.
• Idejekorán törődjünk a minőség-ellenőrzéssel.
Online elérés mellett az inkonzisztienciák sokkal feltűnőbbek lesznek, mint egy manuális rendszer
b e n . Az adatbevitel szabályai terén vegyük figye
lembe a katalogizálás alapszabályait és más r e n d szerek indexelési követelményeit. A konzisztencia k r i t i k u s kérdés.
• Egyszerre egy dolgot vigyünk végig. Amelyik rendszer nem hoz hasznos eredményt, az é r t é k t e len az intézményünk számára.
• Dokumentáljuk a folyamatokat. Legyen ebben felelős mindenki a maga területéért, az adatbázis- kezelő pedig a rendszer egészéért.
Nagy munka egy adatbázisrendszer létrehozása.
Lépést kell tartanunk a t e c h n i k a fejlődésével és t e l jesítenünk az új t e c h n i k a bevezetésének követel
ményeit. A hivatásos könyvtárosnak sok olyan képessége van, amely az adatbázis-kezelő m u n k á j á hoz szükséges. Neki azonban műszaki érzékre, az e m b e r e k k e l való bánásmódban és a gazdasági vezetésben gyakorlatra, valamint számítástechikai alapismeretekre is szüksége van.
Irodalom
|1] GALITZ, W. O.: Handbook ot Screen Formát Design 2nd edition, Wellesley. Mass.. QED Information Sci
ences, Inc. 1985. 225 p.
[2] YAO, S. B. (ed.): Principles of Database Design.
Volume I: Logical Organizations. Englewood Clifts, N.
J., Prentice-Hall, Inc. 1985.405 p.
[3] YOURDON, E.: Managing the Structured Techniques;
Strategies tor Software Development. 3d edition.. Your- don Press. 1986. 278 p.
|4] MARTIN, J : Computer Data-Base Organization. 2nd edition, Englewood Clifts, N. J., Prentice-Hall. Inc., 1 9 7 7 . 7 1 3 p .
15) KOENIG, M. E. D.: Data relationships: Bibhographic In
formation retrieval systems and database management systems. = Information Technology and Libraries, 4.
köt. 3. sz. 1985. p. 2 4 7 - 272.
[6] YOTHER. L. W.: Systems development at the Grom Hayes Library. = Electronic Library, 5. köt. 1. sz.
1987.p. 3 4 - 42.
[7] HLAVA, M.: Automate? Let reason be your guide. = In
formation Today, nov. 1983. p. 3 4 - 35.
[8] Council of Nawy Scientitic and Technical Librarians.
Navy Libraries' information storage and retrieval system;
Proceedings of the 38th CONSATL Workshop and Meeting, 2 3 - 25 April 1980, Bethesda, Md . Dávid W.
Taylor Naval Ship Research and Development Centre, 1981.105 p.
19] KING. D. W - GRIFFITHS. J. M - RODERER. N - WIE- DERKEHR, R R. V.: Value of energy data base. Oak Ridge, DOE-OR-1 1232-1; DE82 014250. 1982.81 p.
[10] KOENIG, M. E D.: Emerging role tor the librarian in data administration. = Special Libraries, 75. köt. júl.
1984.p. 2 3 8 - 246.
345
Beszámolók, szemlék, referátumok
111] KOENIG, M. E. D.: Librarians: The untapped resource
= Datamation, 29. köt. 9. sz. 1983. p. 2 4 3 - 244.
[12] KOENIG, M. E. D.: Education for special librarianship.
= Special Libraries, 74. köt. 2. sz. 1983. p. 1 8 2 - 195.
/MOULTON, L. W.: Conslrucling databases - Professio
nal issues. » Special Libraries, 78. köt. 4. sz. 1987. p 2 8 1 - 2 8 7 . /
(Válás György)
Library 2 0 0 0 : egyetemi könyvtári online információs rendszer
Az amerikai Georgia állam műszaki egyetemén (Georgia Inslitute of Technology) 1 9 8 6 - b a n indult be a Library 2 0 0 0 online információs rendszer. Kereté
ben az egyetem hallgatói, oktatói és kutatói 3 5 0 0 0 0 könyv és más d o k u m e n t u m könyvtári katalógusában kutathatnak irodalmat online módszerrel, továbbá 5 nyilvános adatbázisban végezhetnek online informá
ciókeresést.
A rendszernek az a célja, hogy a hallgatók közvet
lenül megismerkedhessenek az online keresés mód
szereivel és előnyeível. Ezenkívül jelentősen megnö
vekszik a rendelkezésükre álló információs források köre.
A Libary 2 0 0 0 rendszerben a kollégiumi szobák
ban, az egyetemi tanulószobákban, sőt, az egyetem környéki lakóházakban felállított t ö b b mint 3 0 0 0 ter
minál vagy személyi számítógép használatával lehet elérni a központi IBM 4 3 8 1 - e s számitógépet, ill. az arra telepitett adatbázisokat, valamint a könyvtár többi számítógépét. A GTNET nevű hálózaton a rendszer 8 nagy- és 4 0 kisszámítógéphez biztosít hozzáférést 1 2 8 egyetemi és környékbeli épületből, t ö b b mint 14 0 0 0 diák, egyetemi oktató és kutató számára.
A Library 2 0 0 0 az ország egyik legnagyobb t u d o m á n y o s és műszaki dokumentumállománya e l e k t r o n i k u s katalógusában tesz lehetővé online keresést. A könyveken kívül t ö b b mint 1 1 0 0 folyóirat indexei 5 évre visszamenőleg megvannak. Nem csak USA-beli vállalatok kutatási programjainak online keresésére is mód van.
A rendszer használata
A hallgatók a szobáikban levő terminálokról felhív
hatják a központi számitógépet és az abban tárolt adatbázisokat. Ugyanezzel a módszerrel kereshetők az egyetem könyvtárt katalógusának tételei, megha
tározott témák irodalomkutatására. A központi gépre telepitett adatbázisok:
• Corporate and Industry Research Reports,
• Magaziné Index,
• Management Contents,
• T r a d e a n d Industry Index,
• Computer Database.
Ezekből számítástechnikai szakirodalmi informá
ciókat és egyéb adatokat, általános tudományos, k u l turális, politikai stb. témákat tárgyaló folyóiratok, magazinok cikkeit, vállalati és termékinformációkat,
gazdasági, vezetési-szervezési tárgyú irodalmat kereshetnek. Később műszaki és tudományos adat
bázisokkal bővítik a rendszert.
A visszakeresett információk adatai szerint a Library 2 0 0 0 rendszeren kérhetik a könyvtári állományban meglevő dokumentumok másolatát.
Ezeket a könyvtár naponta kétszer kézbesíti a tanszé
kekre. A rendszer sikerét igazolja, hogy a könyvtár számítógépes kölcsönzési rendszerét a Library 2 0 0 0 üzembe helyezése óta 40%-kal többen vették igény
be.
A használók
Egy hét alatt a Library 2 0 0 0 rendszert összesen 8 5 0 órán keresztül használták keresésre. Ezalatt 16 0 0 0 keresést végeztek: 10 5 0 0 - a t katalógusban, 5 5 0 0 - a t adatbázisban. Keresésenként átlag 5,2 talá
latot kaptak.
A keresésre a BRS szoftvert használják, amely nem menürendszerű parancsnyelv. A használók, akár a diákok, akár az oktatók vagy a kutatók eleve rendelkeznek számítógép-használati gyakorlattal.
Ezért a Library 2 0 0 0 rendszer oktatása nem bizonyult nehéz feladatnak.
A diákok hamar felfedezték, hogy az online i n formációkeresés magánéletükre is kihat. A Computer Database és a Magaziné Index adatbázisok olyan termékekről is tartalmaznak híreket és adatokat, amelyeket maguk is szívesen vásárolnak (video
magnók, sztereó készülékek, személyi számítógé
pek). Előszeretettel használják a magazinokban meg
jelent termékismertetőket, az egyes készülékekre, videokazettákra, könyvekre, mozifilmekre vonatkozó indexeket.
A Library 2 0 0 0 rendszert az egyetemen kívül a georgiai ipar is használja. Az egyetemen ezért létre
hozták a kutatási információs szolgálatot, amely kuta
tóintézeti és iparvállalati felhasználóknak biztosit dokumentumellátást a könyvtári szolgálaton keresz
tül.
A továbbfejlesztés
A rendszer folyamatosan bővül új adatbázisokkal és szolgáltatásokkal. CD-ROM olvasókat szereztek be, hogy bizonyos adatbázisokat CD-ROM formában is kereshessenek. Ezek főleg pénzügyi, vállalati és
346
