Támogatási kérelmek kitöltése és beküldése

Az egyes felhívások követelményrendszere, célcsoportjai és a bekérendő adatok köre eltérő, ennek megfelelően az elektronikus kitöltő-programok adatszerkezete és terjedelme is heterogén. A kitöltő-programok fő menüpontjai, űrlapcsoportjai ugyanakkor azonosak és minden felhívás esetén egységesek: támogatást igénylő adatai (részletes ügyféladatok), támogatási kérelem szakmai tartalma (projekt szakmai megvalósítása), pénzügyi adatok (pénzügyi megvalósítás), egyéb műveletek (kérelem és mellékleteinek kezeléséhez kapcsolódó általános menedzsment funkciók).

A fenti menüpontok a kitöltés során mindig elérhetőek a kérelem űrlapjai felett, mely segíti az űrlapok közti könnyebb átváltást, a kiemelt illetve gyakrabban használt funkciók hatékonyabb elérését (ld. még: „breadcrumb”, kiemelt funkciók ikonjai, kitöltő bal menüjének gombjai).

Az egyes felhívások különbözősége miatt és terjedelmi okokból a könyv nem mutatja be a támogatási kérelmek lehetséges űrlapjainak teljes körét. A továbbiakban a funkciócsoportok űrlapjainak köre általános jelleggel kerül ismertetésre.

A „Támogatást igénylő adatai” funkciócsoportban az igénylő az esetlegesen kapcsolódó további érintettek (konzorciumi tagok) szervezeti, gazdasági és jogi adatai rögzíthetők. E funkciócsoportban adhatók meg a projekt hivatalos kapcsolattartójának és az igénylő szervezet nevében eljáró tisztviselő adatai is.

A „Támogatási kérelem szakmai adatai” funkciócsoport űrlapjai a projekt szakmai megvalósításának kiemelt adatait tartalmazzák, bemutatva a projekt céljait, elvárt mérhető eredményeit, földrajzi lokációját, valamint a lebonyolítás tervezett tevékenységeit és ütemezését.

A „Pénzügyi adatok” funkciócsoport olyan a projekt pénzügyi megvalósításához kötődő adatköröket fed le, mint a projekt forrás- és költségszerkezete, az érintett bankszámlák köre, vagy a támogatási előleg igénybevételének módja.

Az „Egyéb műveletek” funkciócsoport a támogatási kérelmek általános kezeléséhez köthető funkciókat (Dokumentum(ok) csatolása, Támogatási kérelem teljes ellenőrzése, támogatási kérelem törlése és másolása, közhiteles adatok lekérése) tartalmaz. E funkciók köre általános jellegük miatt minden esetben azonos.

A folyamatok teljes elektronizálásának feltétele, hogy nemcsak a strukturált adatszolgáltatás (adatmezők adatai), hanem a nem strukturált adatszolgáltatás (csatolt állományok) online beküldése is biztosított legyen (ld. 3.1.1. fejezet). Az EPTK „Dokumentum(ok) csatolása”

funkciója lehetőséget ad a felhívásokhoz kapcsolódó mellékletek feltöltésére. A releváns dokumentumok listaszerűen kerülnek megjelenítésre, mely orientálja a felhasználót, s egybe

egyfajta önellenőrző listaként is használható. Az egyes dokumentumok feltöltése és a releváns űrlapok megnyitása a sorok végén található „Ceruza” ikonnal kezdhető meg.

34. ábra: Az EPTK Dokumentumok csatolása funkciója Forrás: EPTK Támogatási kérelem kitöltő kézikönyv v17.47.

Amennyiben az ügyfél a kérelem létrehozatalakor nem végezte el a közhiteles adatok letöltését, ezt a későbbiekben is megteheti az „Egyéb műveletek” menü megfelelő funkciójának segítségével. Az adatlekérés csak gazdasági társaságok és költségvetési szervek esetében működik, ugyanakkor a funkció nem csak a támogatást igénylő, hanem az esetleges releváns konzorciumi tagok tekintetében is elvégzi az adatok lekérését. A hitelesítés sikerességéről a rendszer az adatlekérést követően tájékoztató üzenetet jelenít meg. Az adatok lekérése után a releváns adatmezők letiltásra kerülnek, felhasználó által a továbbiakban nem módosíthatók, tekintettel az adatok közhiteles jellegére.

Amennyiben a támogatást igénylő azonos felhíváson belül több hasonló projektet kíván benyújtani, lehetősége van a felhívásra korábban benyújtott projektek adatainak másolására.

A „Támogatási kérelem másolása” funkció révén új kérelem hozható létre, melynek adatmezőiben megjelennek a korábbi kérelem adatai. Ilyen módon az ügyfélnek nem szükséges az új kérelem minden adatát újra rögzítenie, csupán az eltéréseket kell felvinnie, a másolt adatok szerkesztésével. A kérelmek másolása során két adat kivételt képez (projekt azonosítószáma és címe), melyeknek egyedinek kell lennie, hogy két azonos projekt ne legyen beadható.

Az EPTK az egyes űrlapok mentésekor elvégzi a releváns adatok ellenőrzését, azonban a kérelem benyújtása ellőtt is szükség van a kérelem teljes adatellenőrzésének lefuttatására, mely az adatok formai vizsgálata mellett összefüggéseiben is ellenőrzi a kérelem adattartalmát. A „Támogatási kérelem teljes ellenőrzése” funkció hatására a felületen megjelenik az ellenőrzés eredménye (sikeres ellenőrzés, vagy hibaüzenetek). A funkció a

kérelem kitöltése során többször is használható, azonban beküldés előtt mindenképp szükséges a teljes ellenőrzés elvégzése, mivel a hibamentesség a kérelem beküldésének előfeltétele. Mindez segíti a kontrollált adatbevitelt és az esetleges hiánypótlások számának csökkentését.

35. ábra: Támogatási kérelem teljes ellenőrzése

Forrás: EPTK Támogatási kérelem kitöltő kézikönyv v17.47.

Amennyibe a teljes ellenőrzés alapján a támogatási kérelem formai és tartalmi szempontból megfelelő, az ügyfél megkezdheti a kérelem véglegesítését és beküldését. A véglegesítési folyamat része a kérelem adattartalmának hitelességéről szól nyilatkozat elkészítése és annak rendszerben történő csatolása. Tekintettel arra, hogy az ügyfélfiók létrehozatalát a felhasználó személyes megjelenés és azonosítás nélkül megteheti, a kérelem benyújtásához szükség van az ügyfél hiteles, érvényes aláírással ellátott nyilatkozatára. A sikeres teljes ellenőrzést követően a kérelem főoldalán aktívvá válnak a „Nyilatkozat generálás” és a „Nyilatkozattétel”

funkciók, melyek lehetővé teszik a hitelesítő nyilatkozat generálását és a nyilatkozat elkészítése utána annak a rendszerbe történő feltöltését.

36. ábra: Támogatási nyilatkozat létrehozatala és feltöltése Forrás: EPTK Támogatási kérelem kitöltő kézikönyv v17.47.

A rendszerből előállított nyilatkozat hitelesítésére a támogatást igénylőnek két lehetősége van. A dokumentum kinyomtatható és a szervezet hivatalos képviselője által hitelesítendő.

Ilyen esetben a nyilatkozatot postai úton el kell juttatni az érintett hatóság számára, valamint a dokumentum digitalizált változatát a portálon csatolni szükséges. A nyilatkozat ugyanakkor minősített elektronikus aláírással (ld. 3.1.4. fejezet) is hitelesíthető, ilyen esetben egyedül a hitelesített állomány feltöltése szükséges.

A nyilatkozat sikeres feltöltését követően sor kerülhet a támogatási kérelem beküldésére. A rendszer a beküldés időpontját másodperc pontossággal rögzíti. A kérelem beérkezését a rendszer az ügyfélfiókba küldött elektronikus üzenetben a felhasználónak visszaigazolja (ld.

3.2.1. fejezet).

Az e-kohézió követelményei között szerepel, hogy a rendszerben feldolgozott, rögzített adatokat és dokumentumokat a későbbiekben is hozzáférhetővé kell tenni az ügyfél számára (ld. 3.1. fejezet). Az EPTK-n a „Projektjeim” menüpont alatt a későbbiekben is megtekinthetők a beküldött kérelmek és annak mellékletei. A könnyebb áttekintés érdekében a kérelem teljes adattartalma PDF formában exportálható a rendszerből.⁸²

82 ÚJ VILÁG NSZKFT, EPTK Támogatási kérelem kitöltő kézikönyv v17.47., 2017.