A Közbeszerzési Hatóság elnökének 1/2022. (I. 14.) KH utasítása
a Közbeszerzési Hatóság Közszolgálati Szabályzatáról szóló 2/2020. (IV. 30.) KH utasítás módosításáról A közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény 187. § (2) bekezdés t) pontja alapján, a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára, valamint a különleges jogállású szervekről és az általuk foglalkoztatottak jogállásáról szóló 2019. évi CVII. törvény 103. § (1) bekezdés 15. pontjára figyelemmel a következő utasítást adom ki:
1. § A Közbeszerzési Hatóság Közszolgálati Szabályzatáról szóló 2/2020. (IV. 30.) KH utasítás 1. melléklete (a továbbiakban: KSz) az 1. melléklet szerint módosul.
2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
Dr. Kovács László s. k.,
elnök
1. melléklet az 1/2022. (I. 14.) KH utasításhoz
1. § A KSz III. fejezet 7. pont 7.4. alpont a) pont ac) alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:
[A Hatóság foglalkoztatottjai részére kötelező juttatásokat nyújt, amennyiben az egyes jogszabályi feltételek fennállnak:
A munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésről szóló 39/2010. (II. 26.) Korm. rendelet (a továbbiakban:
Korm. rendelet) előírásai szerint bérlet, menetjegy költségeinek megtérítésére kerül sor.]
„ac) A Hatóság a foglalkoztatott hétvégi hazautazással kapcsolatos költségeit 100%-ban téríti meg.”
2. § A KSz III. fejezet 7. pont 7.4. alpont b) pont felvezető szövegrésze helyébe a következő rendelkezés lép:
„Saját gépjárművel történő munkába járás támogatásához saját gépjárművel történő munkába járás költségtérítésének engedélyezése iránti kérelmet (29. nyomtatvány) kell benyújtani a humánpolitikai vezetőhöz.
A költségtérítés igénybevételét – legkorábban a kérelem benyújtásának időpontjától kezdődően – a munkáltatói jogkör gyakorlója engedélyezi. A saját gépjárművel történő munkába járás költségtérítés a Budapest közigazgatási határán kívüli lakóhelyről vagy tartózkodási helyről bejáró foglalkoztatottat illeti meg. Ha a foglalkoztatott mozgáskorlátozottsága, illetve súlyos fogyatékossága miatt nem képes közösségi közlekedési járművet igénybe venni, abban az esetben a Budapest közigazgatási határain belüli lakóhelyről vagy tartózkodási helyről bejáró foglalkoztatottat is megilleti a saját gépjárművel történő munkába járás költségtérítés. A költségtérítés kifizetéséről a gazdasági szervezet gondoskodik. A kérelemhez csatolni szükséges”
3. § A KSz III. fejezet 12. pont 12.1. alpont e) pont ea) alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:
(Illetményelőleg Elszámolási szabályok)
„ea) Az illetményelőleg visszafizetési határideje legfeljebb 6 hónap lehet, azzal, hogy a felvett illetményelőleget tárgyév november 30. napjáig kell visszafizetni.”
4. § A KSz IV. fejezet 1. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:
„1. Közszolgálati és belső továbbképzésekre vonatkozó szabályok
1.1. A Küt. 48. § (1) bekezdése értelmében a köztisztviselő jogosult és köteles a munkáltatói jogkör gyakorlója által előírt képzésben, továbbképzésben vagy átképzésben (a továbbiakban együtt: továbbképzés) részt venni.
A munkáltatói jogkör gyakorlója egyes képzések vonatkozásában a munkavállalók számára is előírhat továbbképzési kötelezettséget.
1.2. A köztisztviselő továbbképzési kötelezettségét a Nemzeti Közszolgálati Egyetem (a továbbiakban: NKE) által működtetett központi oktatási-informatikai rendszerben (a továbbiakban: oktatási rendszer) – közszolgálati továbbképzési, valamint belső továbbképzési programokon keresztül – köteles teljesíteni. A köztisztviselő továbbképzési kötelezettségét elsősorban a munkáltatói jogkör gyakorlója által évente előírt képzéssel köteles teljesíteni.
1.3. Belső továbbképzést a) a főtitkár,
b) a Hatóság szervezeti egységeinek vezetői, c) a humánpolitikai vezető,
d) az integritás felelős, e) a belső kontroll felelős,
f) az adatvédelmi tisztviselő, valamint g) az információbiztonsági felelős
(a továbbiakban együtt: kezdeményező) kezdeményezhet.
A munkáltatói jogkör gyakorlója valamennyi belső továbbképzés kezdeményezésére jogosultnál kezdeményezheti belső továbbképzési program kidolgozását és elindítását.
1.4. A belső képzést kezdeményező dokumentumban (45. számú nyomtatvány) meg kell jelölni a) a képzés címét,
b) a képzés tartalmát,
c) a képzés megtartásában, illetve szervezésében részt vevők körét, d) a képzés célcsoportját és célját,
e) a képzés által megszerezhető kompetenciákat, f) a képzés típusát,
g) a teljesítendő óraszámot, h) a számonkérés módját,
i) a javasolt tanulmányi pontok számát, j) a képzés elindításának javasolt időpontját.
A belső képzést kezdeményező dokumentumot legkésőbb tárgyév január 31. napjáig kell a humánpolitikai vezető útján a munkáltatói jogkör gyakorlójához benyújtani. A tárgyévben felmerülő új belső továbbképzési igény esetén a belső képzést kezdeményező dokumentumot a képzés elindítására javasolt időpontot legalább 30 nappal megelőzően kell benyújtani a munkáltatói jogkör gyakorlójának.
1.5. A belső képzés típusa lehet:
a) e-learning képzés, b) jelenléti képzés,
c) tutorált e-learning képzés, d) konferencia,
e) e-learning képzés és vizsga, f) jelenléti képzés és vizsga.
1.6. A kezdeményezett belső képzés elindításáról, valamint a belső program tanulmányi pontjainak értékéről a munkáltatói jogkör gyakorlója a kezdeményező, a humánpolitikai vezető, valamint a képzés által érintett célcsoport(ok) szervezeti egységeinek vezetői bevonásával dönt.
1.7. A belső továbbképzési programok tanulmányi pontjainak értékét az NKE által kiadott módszertani útmutató alapján kell megállapítani.
1.8. A belső továbbképzések aránya a tárgyévi továbbképzési kötelezettség legfeljebb 50%-a lehet.
1.9. A képzések szervezésével kapcsolatos tájékoztató és koordináló feladatokat a humánpolitikai vezető látja el.
1.10. A köztisztviselő továbbképzési kötelezettsége a próbaidő leteltét követő napon kezdődik. Amennyiben próbaidő kikötésére nem került sor, úgy a továbbképzési kötelezettség a közszolgálati jogviszony létesítésének napjával kezdődik.
1.11. Továbbképzések teljesítésének mérése tanulmányi pontrendszerrel történik. A köztisztviselőnek évente legalább 10 tanulmányi pontot kell teljesítenie, azonban a tárgyévben teljesített tanulmányi pontok értéke nem haladhatja meg a 45 pontot. A megszerzett tanulmányi pontokat az oktatási rendszerben kell nyilvántartani.
Az évente kötelezően teljesítendő képzések és tanulmányi pontok nyilvántartásával összefüggő feladatokat a humánpolitikai vezető koordinálja.
1.12. Az egyéni képzési tervek elkészítésénél előnyben kell részesíteni a jogszabályok, a munkáltatói jogkör gyakorlója, a szervezeti egységek vezetői által kötelezően előírt képzéseket, továbbképzéseket, valamint a köztisztviselő által ellátott feladatkörhöz kapcsolódó szakmai és kompetenciafejlesztő képzések elvégzését.
1.13. Az évenkénti képzéstervezés során az alábbi szempontok szerint kell eljárni:
a) a közszolgálati és belső képzések esetén a pontarányos képzésválasztás javasolt (a tárgyévre ajánlott tanulmányi pontok mértékéhez igazodjon a képzések kiválasztása),
b) több képzés kiválasztása esetén a megjelölt sorrenddel szükséges jelezni a képzési prioritásokat,
c) a közigazgatási szakvizsgára felkészítő továbbképzés a képzési terv részét képezi, a képzési tervben első helyen szükséges szerepeltetni a vizsgára felkészítő továbbképzéseket,
d) a képzés igazodjon a köztisztviselő által ellátott feladatkörhöz, prioritást kapnak az adott feladatkör ellátását, illetve a szakmai és munkamagatartás kompetenciák fejlesztését támogató képzések.
1.14. A humánpolitikai vezető az egyéni képzési tervek összegzéséből elkészíti a Hatóság éves továbbképzési tervét, és a munkáltatói jogkör gyakorlójának aláírását követően továbbítja azt az NKE részére.
1.15. A Hatóság éves képzési tervét a tárgyévben felmerülő újabb továbbképzési igényekre, valamint az egyén számára újonnan megfogalmazott fejlesztési területekre tekintettel módosíthatja.
1.16. A szervezeti egységek vezetőinek a munkavégzést úgy kell megszervezniük, hogy a köztisztviselő az éves továbbképzési tervben szereplő képzésein, továbbképzésein részt tudjon venni, vizsgakötelezettségének eleget tudjon tenni. Ha a köztisztviselő részvétele a képzésein hivatali kötelezettség miatt nem biztosítható, erről a szervezeti egység vezetője a humánpolitikai vezetőt haladéktalanul tájékoztatja.
1.17. Amennyiben a köztisztviselő közszolgálati továbbképzési tervében képzési díj megfizetésével járó szakmai továbbképzési program is szerepel, a továbbképzés meghirdetését követően a humánpolitikai vezető feljegyzést készít a gazdasági vezető részére, melyben igazolja, hogy a továbbképzés szerepel az érintett foglalkoztatott képzési tervében. A képzési díj a gazdasági vezető jóváhagyásával és a munkáltatói jogkör gyakorlójának engedélyével kerülhet befizetésre/átutalásra a képző intézmény részére, a képzési program számának és elnevezésének pontos megjelölésével. A befizetésről szóló bizonylatot a gazdasági szervezet tartja nyilván.
1.18. A munkáltatói jogkör gyakorlója által előírt, de adott képzési évben nem teljesített képzésekről a humánpolitikai vezető a képzési év zárását követő 5 munkanapon belül tájékoztatja a munkáltatói jogkör gyakorlóját.
1.19. A közszolgálati és belső továbbképzésekre egyebekben a különleges jogállású szervek által közszolgálati jogviszonyban foglalkoztatottak képzéséről, továbbképzéséről szóló Korm. rendelet rendelkezései irányadók.”
5. § A KSz IV. fejezet 2. pont 2.1. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:
„2.1. A közigazgatási alapvizsga és közigazgatási szakvizsga rögzített díját a Hatóság megtéríti, azzal, hogy a foglalkoztatottnak jogviszonya – próbaidő alatti azonnali hatályú – megszüntetése esetén a Hatóság által megtérített díjat vissza kell fizetnie.”
6. § A KSz IV. fejezet 2. pont 2.8. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:
„2.8. Írásbeli kérelemére (37. nyomtatvány), a jogi szakvizsgára való eredményes felkészülés érdekében, a munkáltatói jogkör gyakorlója a jogi szakvizsga 3 részvizsgájához – a vizsgák napját is beszámítva – 5-5 munkanapra mentesítheti a köztisztviselőt a rendelkezésre állási és munkavégzési kötelezettségének teljesítése alól, melynek időtartamára a köztisztviselőt illetmény illeti meg. A munkanapok megosztását a köztisztviselő a szervezeti egység vezetőjével egyetértésben határozza meg.”
7. § A KSz V. fejezet 1. pont 1.1–1.2. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:
„1.1. A munkaidő – a teljes munkaidőben foglalkoztatottak esetében – heti negyven óra, hétfőtől csütörtökig 8.00–17.00 óráig, pénteken 8.00–14.00 óráig tart (általános hivatali munkarend). A munkáltatói jogkör gyakorlója a foglalkoztatott munkaidő-beosztását ettől eltérően is megállapíthatja (egyedi munkarend). Szerződés a fentieknél rövidebb munkaidőt is megállapíthat, ebben az esetben az egyébként járó illetményt, munkabért arányosan csökkenteni kell.
1.2. A munkaidő-beosztás részletes szabályait a Hatóság külön belső utasítása szabályozza.”
8. § A KSz V. fejezet 1. pont 1.3. alpont felvezető szövegrésze helyébe a következő rendelkezés lép:
„A napi munkavégzés időtartamát szervezeti egységenként és foglalkoztatottanként jelenléti íven kell vezetni.
Az időpontokat a foglalkoztatott írja be, és igazolja annak hitelességét. A jelenléti ívek ellenőrzését és hitelesítését a közvetlen szakmai vezető minden hónap utolsó munkanapján köteles elvégezni, és a gazdasági szervezet részére – a távollét (betegszabadság, táppénz fizetés nélküli szabadság) igazolásokkal együtt – leadni. A jelenléti íveken az alábbi egységes jelölések használhatók:”
9. § A KSz V. fejezet 1. pont 1.3. alpont m)–n) pontja helyébe a következő rendelkezések lépnek:
[A napi munkába érkezés és távozás időpontját szervezeti egységenként és foglalkoztatottanként jelenléti íven kell vezetni. Az időpontokat a foglalkoztatott írja be, és igazolja annak hitelességét. A jelenléti ívek ellenőrzését és hitelesítését a közvetlen szakmai vezető minden hónap utolsó munkanapján köteles elvégezni, és a gazdasági szervezet részére – a távollét (betegszabadság, táppénz fizetés nélküli szabadság) igazolásokkal együtt – leadni. A jelenléti íveken az alábbi egységes jelölések használhatók:]
„m) hivatalos távollét: HT,
n) otthoni munkavégzés: OM/OME,”
10. § A KSz V. fejezet 1. pont 1.4. alpontja a következő g) ponttal egészül ki:
(A távollét-nyilvántartások részét képezi különösen:)
„g) betegség miatti távollét estén a keresőképtelenséget elbíráló orvos által kiállított – a keresőképtelenség és keresőképesség orvosi elbírálására és annak ellenőrzéséről szóló 102/1995. (VIII. 25.) Korm. rendeletben meghatározott – orvosi igazolás a keresőképtelen állomány”-ról készült nyomtatvány.”
11. § A KSz VI. fejezet 3. pont 3.7. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:
„3.7. A Hatóság Elnöke – a 3.1. alponton túl – a foglalkoztatott kérelmére (43. számú nyomtatvány), meghatározott feladat ellátására évente legfeljebb 10 munkanap otthoni munkavégzést engedélyezhet. A Hatóság Elnöke által engedélyezett eseti otthoni munkavégzést a jelenléti íveken OME jelöléssel kell nyilvántartani.”
12. § A KSz VI. fejezet 3. pont 3.8. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:
„3.8. A Hatóság Elnöke a foglalkoztatott kérelmére (43. számú nyomtatvány), a foglalkoztatott munkakörére, személyi, családi és egyéb méltányolható körülményeire tekintettel évente további, legfeljebb 10 munkanap eseti otthoni munkavégzést engedélyezhet. A Hatóság elnöke által jóváhagyott eseti otthoni munkavégzést a jelenléti íveken ugyancsak OME jelöléssel kell nyilvántartani.”
13. § A KSz 1. függelék 1. pont 1.3. alpont 1.3.2. pont c) alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:
(Nem jogosult a cafetéria-rendszerbe tartozó juttatások igénybevételére a foglalkoztatott:
azon időtartamra, amely távollét során bérben vagy átlagkeresetben nem részesül, feltéve, hogy a távollét időtartama meghaladja a 30 napot.
Ilyen távollétnek minősül különösen:)
„c) a 30 napon túli keresőképtelenség (tartós betegállomány) időtartama, a távollét első napjától a keresőképtelenség időtartama alatt,”
14. § Hatályát veszti
a) a KSz III. fejezet 5. pont c) alpont ca) pontja, b) a KSz V. fejezet 1. pont 1.6–1.7. alpontja.
A Nemzeti Adó- és Vámhivatal vezetőjének 1/2022. (I. 14.) NAV utasítása az Egységes Iratkezelési Szabályzatról
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (3) bekezdésében, valamint a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában, továbbá a Nemzeti Adó- és Vámhivatalról szóló 2010. évi CXXII. törvény 6. § (1) bekezdésében meghatározott hatáskörömben eljárva, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben foglaltak figyelembevételével – a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter és a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével – a következő utasítást adom ki:
1. § A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (a továbbiakban: NAV) Egységes Iratkezelési Szabályzatát (a továbbiakban:
Szabályzat) a Mellékletben foglaltak szerint határozom meg.
2. § Az utasítás szervi és személyi hatálya a NAV vezetőjére, a NAV vezetőjének szakmai helyetteseire, a NAV szerveire, e szervek valamennyi adó- és vámhatósági szolgálati jogviszonnyal rendelkező foglalkoztatottjára, továbbá munkavállalójára terjed ki.
3. § Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a NAV-hoz beérkezett és az ott keletkezett papíralapú és elektronikus köziratok (a továbbiakban: irat) kezelésére.
4. § A minősített iratokra és azok kezelési rendjére külön jogszabályban foglalt eltérésekkel kell a Szabályzatot alkalmazni, összhangban a NAV minősített adatvédelmi tevékenységére vonatkozó Biztonsági Szabályzattal.
5. § A NAV gazdálkodási tevékenysége során keletkező számviteli bizonylatok vonatkozásában a Szabályzatot a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben, illetve a vonatkozó irányító eszközökben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni, a pénzügyi bizonylatokat iratként nem kell nyilvántartásba venni.
6. § A Szabályzat általános ügyviteli és iratkezelési szabályaitól eltérő ügyviteli szabályozást a NAV alaptevékenységével összefüggő szakmai eljárásokat, illetve a funkcionális tevékenységet támogató rendszerek működését, vagy a szakmai folyamatok ügyviteli rendjét szabályozó irányító eszközök – jogszabályban meghatározott speciális szabályok kivételével – nem tartalmazhatnak.
7. § A NAV által természetes személyekkel és jogi személyekkel kötött polgári jogi szerződéseknek – amennyiben a szerződés tárgya azt indokolja – utalást kell tartalmazniuk arra vonatkozóan, hogy a teljesítésben részt vevő személyek a Szabályzatot a szükséges mértékben megismerik és az abban foglaltakat alkalmazzák, erre írásbeli nyilatkozatukkal kötelezettséget vállalnak.
8. § A Szabályzatot szükség szerint, de legalább évente felül kell vizsgálni.
9. § Az iratkezelés tárgyában kiadott irányító eszközöket a NAV szervek az utasítás hatálybalépését követő 45 napon belül kötelesek felülvizsgálni, szükség esetén érvényteleníteni és a Szabályzat tartalmával összhangban új irányító eszközt kiadni.
10. § (1) Ez az utasítás a közzétételt követő napon lép hatályba.
(2) Az utasítás rendelkezéseit a folyamatban lévő és a NAV irattáraiban kezelt ügyekre is alkalmazni kell.
11. § Hatályát veszti az Egységes Iratkezelési Szabályzatáról szóló 1/2017. (V. 17.) NAV utasítás.
Tamásné Czinege Csilla s. k.,
NAV adószakmai ügyeiért felelős szakmai helyettes Vágujhelyi Ferenc
a Nemzeti Adó- és Vámhivatal vezetője távollétében
Melléklet az 1/2022. (I. 14.) NAV utasításhoz
Egységes Iratkezelési Szabályzat I. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. A Szabályzat célja, jogszabályi háttere, alapelvei
1. A Szabályzat célja annak biztosítása, hogy az iratok útja pontosan követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen, szolgálja a NAV rendeltetésszerű működését, feladatainak eredményes és gyors végrehajtását, az ügyintézés és az intézkedések ellenőrizhetőségét, a felelősség egyértelmű megállapíthatóságát, az iratok épségben és visszakereshető módon való őrzését, továbbá az elektronikus ügyviteli megoldásokkal előmozdítsa a szakszerű és gyors ügyintézést.
2. A Szabályzatot az alábbi jogszabályok rendelkezéseinek figyelembevételével kell alkalmazni:
a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),
b) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info tv.),
c) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.)
d) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.),
e) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban:
E-ügyintézési tv. vhr.),
f) a postai szolgáltatásokról szóló 2012. évi CLIX. törvény,
g) az adóigazgatási rendtartásról szóló 2017. évi CLI. törvény (a továbbiakban: Air.),
h) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet,
i) az elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtására felhasználható elektronikus aláíráshoz és bélyegzőhöz kapcsolódó követelményekről szóló 137/2016. (VI. 13.) Korm. rendelet,
j) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet (a továbbiakban: EMMI rendelet).
3. Az iratkezelési folyamat egészére biztosítani kell a nyilvántartási adatok helyességét, védelmét, az iratkezelő rendszer hitelességét és zártságát, ennek keretében biztosítani kell, hogy az irat
a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen, b) tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető,
c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen,
d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez, tárolásához szükséges személyi, tárgyi és technikai feltételek biztosítva legyenek,
e) rendszeres selejtezésének elvégzésével az irattári anyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, és a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen,
f) tartalmának hitelessége (megváltoztathatatlansága) az őrzési idő végéig szavatolt legyen,
g) az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson.
4. Az iratkezelő rendszerben nyilvántartott adatok a NAV szakmai és funkcionális tevékenységeinek alapinformációi, a NAV tevékenységének ellátásához nélkülözhetetlenek, ezért azok pontos és szakszerű kezelésére valamennyi foglalkoztatott és munkavállaló kötelezett.
2. Értelmező rendelkezések 5. A Szabályzat alkalmazásában:
a) „Azonnali” jelzésű irat: az iratban a válaszadásra és/vagy intézkedésre az iktatás napjával megegyező határnap szerepel;
b) átmeneti irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés, illetve központi irattárba adás előtti őrzése történik;
c) belső irat: NAV szerven belüli vagy NAV szervek közötti hivatalos kommunikációt elősegítő irat;
d) Dokumentumkezelési rendszer (a továbbiakban: DOKU rendszer): a NAV jogelőd szerve, az APEH által létrehozott, folyamatosan fejlesztett, integrált, auditált ügyviteli és elektronikus iratkezelő rendszer;
e) elektronikus értesítés: a NAV-nál keletkező olyan – kiadmánynak nem minősülő – elektronikus dokumentum, amelyhez jogkövetkezmény nem fűződik, elsődleges funkciója az ügyfelek tájékoztatása, nagy tömegben, általában nem megszemélyesített formában, elektronikusan kerül kiküldésre a biztonságos kézbesítési szolgáltatás útján;
f) elektronikus feladójegyzék (a továbbiakban: EFJ): a postai küldemény feladásának igazolására szolgáló elektronikus dokumentum, amely a könyvelt postai küldeményeket és az azonosított levél küldeményeket egyedileg, beazonosítható módon, az egyéb küldemények típusonkénti mennyiségét tartalmazza;
g) elektronikus irat: az elektronikusan előállított, elektronikusan hitelesített és elektronikus formában tárolt, továbbá az elektronikus irattá alakított papíralapú irat;
h) elektronikus irattár: az elektronikus iratok, iratképek informatikai adatbázisa, tárolási helye, továbbá az a funkció, amellyel a lezárt ügyek elektronikus irataihoz, vagy iratképeihez a felhasználó szabályozottan hozzáférhet;
i) elektronikus tárhely: biztonságos kézbesítési szolgáltatáshoz kapcsolódó, az elektronikus kapcsolattartásra szolgáló, biztonságos kézbesítési cím. Lehetséges típusai a hivatali kapu, a cégkapu és a KÜNY tárhely;
j) előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügybe kell-e sorolni vagy ügyindító iratként kell nyilvántartásba venni;
k) formanyomtatvány: előre meghatározott adattartalmú mezők kitöltésére rendszeresített (papíralapú vagy elektronikus) űrlap;
l) hibás iktatás: az iktatás során olyan metaadat kerül tévesen rögzítésre az iratkezelő rendszerben, amely a későbbiek során már nem módosítható és emiatt az iktatószámot sztornózni kell;
m) hiteles elektronikus másolat: valamely nem elektronikus dokumentumról az E-ügyintézés tv. vhr. rendelkezései szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, joghatás kiváltására alkalmas, elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes;
n) iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően;
o) iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot;
p) irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármilyen más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;
q) irat életciklusa: az irat keletkezését/beérkezését, terjesztését, használatát, továbbá az őrzését és megsemmisítését felölelő időtartam;
r) iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység;
s) irattá nyilvánítás: egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése
s) irattá nyilvánítás: egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése