Iratkezelési feladatok az elektronikus iratkezelési szoftver üzemzavara esetén

331. Ha az elektronikus iratkezelési szoftver használata ellehetetlenül, az alábbi intézkedések szükségesek:

a) A rendszer leállása esetén – négy óra várakozás után – az  iratkezelés felügyeletét ellátó szervezeti egység kézbesítőkönyvek segítségével továbbítja a  küldeményeket a  címzetteknek, ettől kezdve a  rendszer helyreállásáig csak postairányítást végez, érkeztetést nem.

b) Az iratokat a  címzett (továbbított) helyeken kell érkeztetni (akár az  iktatással együtt, egy menetben), ha újraindul az elektronikus iratkezelési szoftver.

332. Az informatikai rendszert üzemeltetők, illetve az alkalmazásgazdák a rendszer váratlan üzemzavara esetén azonnal, telefonon vagy egyéb módon, előre meghatározott szöveggel értesítik az iktató helyeket, melyben bejelentik, hogy a  számítógépes rendszer leállt. Ebben az  üzenetben tájékoztatást adnak a  kialakult helyzetről és a  szükséges teendőkről.

333. Az egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyv központi nyilvántartásba vételéről az  iratkezelés felügyeletét ellátó szervezeti egység gondoskodik.

334. Amennyiben négy órán belül nem áll helyre az  iratkezelési szoftver üzemszerű működése, meg kell kezdeni a 331. pontban foglalt intézkedés végrehajtását.

335. Speciális iktatókönyvenként 1-től induló, folyamatosan növekvő iktatószámokat kell képezni: az  iktatókönyv megkülönböztető jelzése után, ÜZ előtaggal kell ellátni minden iktatószámot (üzemzavar szám). Az  iktatószám felépítése: (szervezeti egység, illetve iktatókönyv megkülönböztető jele – ÜZ/főszám/alszám/évszám). A papíralapú iktatást a számítógépes iratkezelő rendszer működésének helyreállásáig kell végezni.

336. Az üzemzavar megszüntetése után az  alkalmazásgazda újabb értesítést küld a  kézi iktatás befejezésére, és az elektronikusan történő iktatás elrendelésére. A helyreállt rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára géppel iktatott tételt.

337. A papíralapú iktatókönyvet (a továbbiakban: iktatókönyv) kell használni arra az  esetre, ha bármely oknál fogva az elektronikus iratkezelési szoftverhez való hozzáférés négy órán keresztül nem biztosított.

338. Az üzemzavar megszűnését követően minden iratot az  elektronikus iratkezelési szoftverbe át kell iktatni.

Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – és az iraton is jelezni kell.

339. Az iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az  eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A  javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

340. Üzemzavar esetén előfordulhat, hogy a  programban adatvesztés történik, és az  üzemeltetők az  előző éjjeli mentésből állítják helyre az adatokat. Ebben az esetben az adott munkanapon a rendszer leállásáig rögzített iktatási adatok elveszhetnek. Amennyiben az  ügykezelő ezt észleli, csak akkor folytathatja a  programban az  iktatási tevékenységet, ha a  korábban (reggeltől a  hiba keletkezéséig) géppel rögzített, de elveszett iktatási adatokat pótolja. A nyilvántartási szám folyamatosságának megőrzése érdekében hiányosan vagy akár átmenetileg hibásan, de azokat az iratokat is be kell iktatni, amelyeket az iktatóhely nem tudott „helyreállítani”.

341. A rendszer helyreállítása után (amennyiben adatvesztés miatt a napi adatok pótlására szükség volt, akkor az után) az  iktató megkezdi a  munkáját a  számítógépes rendszerrel. Ennek keretében folytatja a  napi munkáját a  programban, illetve elvégzi a  kézzel a  papíralapú iktatókönyvbe rögzített adatok pótlólagos bevitelét.

Az iktatólapok adatait öt munkanapon belül rögzíteni kell a rendszerben.

342. Az iktatókönyvbe rögzített ügyiratoknak a  program új iktatószámot generál, a „kézzel kiadott”, papírra rávezetett iktatószámot (Üzemzavar Számot) az „irat tárgya” rovatban kell feltüntetni.

343. Kiemelt, nagy iratforgalmú helyszínek esetén, egyedi, előre egyeztetett döntés alapján a hibakiértesítéstől számított négy óra letelte előtt is megkezdhető a kézi iktatás.

344. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a  zárást elvégezni, majd azt a  keltezést követően aláírással és a  szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.

345. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet – évenkénti hitelesítéssel történt megnyitással és lezárással – annak beteltéig kell használni.

VIII. FEJEZET

AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE 346. A minisztérium elektronikus postafiókjaira érkező

a) elektronikus dokumentum (docx vagy más formátumban),

b) online kitöltésű beadvány ügyfélkapun keresztül – a  törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény

érkeztetését az  elektronikus iratkezelési szoftverben végre kell hajtani a  visszaigazolással egyidejűleg.

A  minisztérium központi elektronikus postafiókját a  lakossági kapcsolattartásért felelős szervezeti egysége működteti.

347. Az elektronikus úton érkezett küldeményt – iktatás előtt – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

348. Az elektronikus irat hitelességének ellenőrzését az IM Elektronikus Aláírás Szabályzatában megfogalmazott előírások szerint kell végrehajtani.

349. A levelezőrendszeren keresztül érkezett és a  minisztérium feladatkörébe tartozó ügyet keletkeztető e-mailt, faxot automatikusan áthelyezve kell az  iratkezelési szoftver érkeztető nyilvántartásában megjeleníteni. A  továbbiakban az  iratkezelési szoftverben kell az  elektronikus iratokat kezelni és az  iratokkal, valamint az  ügy intézésével kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.

350. Az elektronikus iratkezelési szoftver szignálási felületén a  szignálásra jogosult vezető ügyintézésre – elektronikus úton – kijelöli az illetékes szervezeti egységet vagy ügyintézőt.

351. A hivatali kapu rendszerébe bekapcsolt szervek részére küldött iratokat az elektronikus iratkezelési szoftver iktatási felületén a megfelelő expediálási mód kiválasztásával kell továbbítani a címzett részére. A 335/2005. Korm. rendelet 2.  mellékletében, valamint a  2. függelékben meghatározott kivételeken kívül a  papíralapú kézbesítést igénylő elektronikus iratok hiteles papíralapú irattá történő alakítása, majd továbbítása az  elektronikus iratkezelési szoftverből a Postai Hibrid rendszer alkalmazásával a hivatali kapun keresztül történik az ügyfelek részére.

352. Az elektronikus iratkezelési szoftverből kimenő elektronikus iratok hitelesítése minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú (szervezeti) elektronikus aláírás és időbélyegző, illetve rendelkezésre állás esetén a kiadmányozó vezető részére biztosított egyedi minősített elektronikus aláíró tanúsítványon alapuló elektronikus aláírás és minősített időbélyegző használatával történik.

353. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell kezelni.

354. Egyéb elektronikus úton (különösen e-mail útján) küldött irat továbbítását a  címzett, az  időpont, a  továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe.

355. Amennyiben az  elektronikus levél elküldése meghiúsul, az  elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a  szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatón (Magyar Posta Zrt.) keresztül kell megküldeni a címzettnek.

356. A 335/2005. Korm. rendelet 2.  mellékletében, valamint a  2. függelékben meghatározott küldeményekkel kapcsolatos válaszlevelek megküldése hagyományos módon, papír alapon történik.

357. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az  általános szabályok szerint történik. A  hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett”

megjelöléssel tárolandók.

358. A fizikai törlést követően a  selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a  kapcsolódó adatállományokat, valamint a  további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a  rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a  Központi Irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a  selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

359. Az irattárba adást és az  irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

360. A hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokra vonatkozó előírásokat az IM Elektronikus Aláírás Szabályzata tartalmazza.

IX. FEJEZET

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

361. Az iratkezelés szervezetét, az  iratok nyilvántartásának módját, rendszerét, az  egyes ügyviteli területek kezelését megváltoztatni, módosítani csak naptári év kezdetén lehet.

362. A Szabályzat rendelkezéseit évente felül kell vizsgálni és szükség esetén módosítani kell azokat.

1. függelék

IRATTÁRI TERV

Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a feladat- és hatáskörhöz igazodó rendszerezésben sorolja fel, és meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre oszlik.

Az ügy típusát, iratképző szerv szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.

Az irattári jel összetevői:

1. Tételszám:

a) mind az általános, mind a különös rész tételei esetében az irattári tételszám első jegye(i) meghatározza (betűjellel) a rendszerbeli elhelyezkedést:

A = Általános rész, valamennyi minisztérium esetében alkalmazandó;

minisztérium betűjele (IM) = Különös rész.

b) A különös részben a minisztérium rövidített betűjeléhez – az adott központi államigazgatási szervre utaló és annak feladatköréhez igazodó rendszerezésben – sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három- vagy négyjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.

2. Őrzési idő:

a) szám/S, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években.

A „HNŐ” (határidő nélkül őrzendő) jelölés meghatározza az ügyviteli érdekből határidő nélkül a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a minisztérium és a levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról;

b) szám/L, amely meghatározza a levéltári átadás határidejét években, a tényleges átadás időpontjáról az adott központi államigazgatási szerv és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg.