A Pécsi Tudományegyetemen már a bolognai reformot megelőzően lét-rehoztak egy központi adminisztrációs funkciót betöltő osztályt, ahol az egyetem egészét érintő feladatokat részben ellátnak, részben előkészíte-nek és koordinálnak a karok számára. Enelőkészíte-nek ellenére a valódi áttérés a központi adminisztrációra máig sem történt meg, az adminisztráció zöme a kari tanulmányi osztályokon zajlik. Az osztály, mely az oktatási rektorhelyetteshez tartozik, sokféle gyakorlati problémával foglalkozik: jogi szabályzatok készítésével, hallgatói pénzügyi feladatokkal, a szakindítások, szakalapítások koordinációjával, nyilvántartásával, valamint a Tanulmányi Nyilvántartó Rendszer üzemeltetésével, fejlesztésével.
Külföldön, fejlettebb és kidolgozottabb adminisztrációjú oktatási rend-szerekben, központi adminisztráció működik – erre előbb-utóbb Pécsett is át kell térni. Cél lehet például szétválasztani a szó szoros értelemben vett adminisztrációt és a hallgatók képzésével kapcsolatos tanácsadást. Az adminisztráció minden hallgató számára azonos, míg a tanulmányi kérdé-sekben különbözőek. A kreditrendszer bevezetésének is ez az alapja. A jogszabályi előírások miatt egyre jobban leterhelt kari tanulmányi osztályok nem tudják vállalni a szakmai, tartalmi tanácsadást, sem időben, sem szakmai tudásban, pedig egyre több esetben szorulnak a hallgatók ilyen jellegű segítségre. A Pécsi Tudományegyetem Oktatásigazgatási és To-vábbképzési Osztályának vezetője szerint erre az oktatók óraszámából le-hetne szánni valamennyi időt, például egyfajta tutori rendszer kialakításá-val, melyben egy-egy közös tanár gondozhatná bizonyos tanulócsoportok pályáját, egyetemi szakmai életútját, ő segíthetne személyes tanulmányi döntéseik meghozatalában is. Erre a feladatra mindenképpen olyan ember kell, aki szakmailag kompetens, átlátja a képzés egészét, annak tartalmá-val együtt, például azt, hogy az egyes órák hogyan egészítik ki egymást – a feladat tehát tétjénél, mélységénél fogva inkább oktatói, esetleg (végzős, PhD-s) hallgatói, mint adminisztrációs feladat. Ezt a fajta tanácsadást kon-zultációként lehetne elszámolhatóvá tenni az oktatók, a hallgatók számára.
Az egyetemen öt éve működik az ETR, az egységes, központi tanulmá-nyi rendszer. Öt ember dolgozik az ETR üzemeltetésén, fejlesztésén, ők azok, akik a karokat is segítik. Az ETR egy jól használható adminisztrációs rendszer, de mivel a tíz kar külön-külön, saját rutinja szerint szeretné hasz-nálni, így korántsem nevezhető egységesnek: az egyes karok sok esetben speciális elnevezéseket, jelöléseket használnak az ETR-en belül, ami na-gyon megnehezíti az összehasonlíthatóságot, átláthatóságot. Másképpen fogalmazva: az új rendszerben a hallgatókat – jogszabályi alapon – tulaj-donképpen nem egy karra veszik fel, hanem az egyetemnek lesznek diák-jai, ahol a különféle karokon – egyéni érdeklődésüknek, céljaiknak
megfele-lően – a legkülönfélébb tárgyakat vehetik fel. Módjuk van arra, hogy maguk állítsák össze saját tantervüket, amelyben a kreditek egymással felcserél-hető tárgyakat jelentenek, és bizonyos határok között, bizonyos szabályok betartásával elismertethetők egymás helyén. A képzés ebben a rendszer-ben az egyes hallgató számára tulajdonképpen úgy épülhetne fel, ahogyan azonos építőkockákból is a legkülönbözőbb alakzatokat hozhatjuk létre. A karonként külön „üzemeltetett” ETR épp ennek a rugalmasságnak, átlátha-tóságnak, tantárgyi szintű összehasonlíthatóságnak áll útjában, holott ma-ga az ETR az egységesítés nagyon jó alapja lehetne.
A bolognai reformmal, a lineáris képzésre való átállással tulajdonkép-pen semmi nem változott az egyetemi adminisztrációban – ez gyakran in-kább problémát, akadályt jelent az egyetem, a hallgatók és az adminisztrá-ciót végzők számára, semmint stabilitást vagy biztonságot. Nem a bolognai reform, hanem inkább a kilencvenes évek közepétől, a hallgatói expanzió óta érezhető egyre inkább, hogy az adminisztrációt is meg kellene refor-málni. Igény van a változtatásra, de a megvalósítása elsősorban időbeli és anyagi, illetve némely esetben a kari autonómiából, kari ellenérdekekből származó korlátokba ütközik. Az átalakításra pedig égető szükség van: az adminisztráció számára nagyon nehéz megfelelően vezetni egyidejűleg a régi, hagyományos képzésben tanulók és a lineáris képzésben egyre na-gyobb tömegben megjelenő hallgatók adminisztrációját.
A korábbi hallgatói adminisztráció a személyes adatok kezeléséből és a leckekönyv vezetéséből állt – ez a kisebb hallgatói létszámok és a régóta stabil, merevebb oktatási rendszer mellett elegendő, megfelelő volt. Már a kreditrendszerre, az egyre nagyobb hallgatói létszámra való áttérés idősza-kában szükség lett volna az adminisztráció reformjára vagy legalábbis részbeni központosítására és megosztására. A kreditrendszerre való átté-réskor keletkezett enyhe adminisztrációs zűrzavarra telepedett rá a bolo-gnai reform, ami csak tovább növelte az egyetemi adminisztráció fenntartó-inak nehézségeit.
Az optimális adminisztráció a jelenlegi szervezeti felépítésben a jelenle-gi képzési struktúra és hallgatói létszám mellett az lenne, ha a hallgatónak maximum egy adminisztrátorhoz és egy szakmai vezetőhöz – tutorhoz – kellene néha eljárnia, hogy adminisztrációs vagy tanulmányi ügyeit intézze.
Ezzel szemben ma a felgyülemlett adminisztrációs feladatok, a többféle képzési rendszer egyidejű jelenléte, a többféle jogszabályi meghatározott-ság és ezek folyamatos változása mellett előfordul, hogy egy hallgató há-rom – különféle munkával foglalkozó – adminisztrációs munkatársat is kénytelen felkeresni, mire tanulmányi ügyeit elintézi. Nyilvánvalóan ez a megnövekedett információmennyiségnek köszönhető: az egyes adminiszt-rátorok már nem tudnak minden adminisztrációval, illetve képzéssel kap-csolatos információt a fejükben tartani. Egyes karok ezeket a nehézségeket úgy oldják meg, hogy front office-t, illetve back office-t üzemeltetnek. A front office személyesen tartja a kapcsolatot a hallgatókkal, a back office a
háttérben segít: végzi a szó szoros értelmében vett adminisztrációs felada-tokat, nyilvántartásokat készít stb. Ennek a feladatmegosztásnak egy mo-dernebb változata is elképzelhető, ami optimális esetben a PTE-n is meg-valósításra kerülhet, mivel már részben elkezdődött az ETR segítségével.
E szerint az elképzelés szerint a szorosan vett adminisztráció nem kari irá-nyítású lenne, hanem központi és nagy részben elektronikus úton lenne lebonyolítható, anélkül hogy a hallgató megjelenne az egyetemen. Automa-tizált lenne a beiratkozástól a tárgyfelvételen át minden adminisztrációs lé-pés, valamint a kapcsolattartás postai úton, telefonon vagy e-mailben me-hetne. Emellett működne egy kiegészítő, tájékoztató-eligazító ügyfélszolgá-lat, ahol a hallgató személyesen is megjelenhet, de valószínűsíthető, hogy egy idő elteltével az elektronikus megoldást gyorsabbnak, kedvezőbbnek tartaná.
Az említetteken kívül további komoly nehézséget jelent az adminisztrá-ció számára, hogy a felsőoktatással, képzéssel kapcsolatos jogszabályok egyre sűrűbben változnak, egyre nehezebb megfelelően követni, illetve egyszerűen észben tartani őket – mindezt ráadásul úgy, hogy egyszerre többféle rendszerű, jogi hátterű képzés is jelen van az egyetemen. És szá-molni kell azzal is, hogy az elektronikus nyilvántartó rendszer átállása időt vesz igénybe és pénzbe is kerül.
A lineáris képzési rendszer sok felvételiző számára még nem igazán érthető: nem tudják pontosan, mi mit jelent, mire lesznek jók az alapképzési szakok, mire lesz jó a mesterképzés. Sok esetben ezekkel a kérdésekkel is a hallgatói adminisztrációt keresik fel.
A lineáris képzésre való átállás egyik legkellemetlenebb vonása (mind az adminisztráció, mind az oktatók és a hallgatók számára), hogy még nin-csenek kidolgozva azok a mesterszakok, amelyek az alapképzési szakok-hoz illeszkednek. A hallgatók úgy veszik fel a tárgyakat az alapképzési szakon, hogy nem tudják, annak mi lesz, illetve lesz-e egyáltalán folytatása.
Így nehezen tervezhető érdemben az egyetemi tárgyak felvétele, és tulaj-donképpen a képzés egésze is. Az adminisztrációs vezető meglátása sze-rint is sokkal lassabban, részleteiben kidolgozottabban kellett volna beve-zetni a reformot, nem kellett volna ennyire felgyorsítani az áttérést, töre-kedni kellett volna arra, hogy átláthatóbb legyen a rendszer egésze, tágabb perspektívát hagyva az új képzési rendszer kialakítása során.