3.1 CÉLKITŰZÉSEK ÉS KOMPETENCIÁK
A lecke célja, hogy megismertesse a halhatókat a Microsoft Office Project 2007 projekttervező szoftverrel.
A szoftver tulajdonságain, funkcióin keresztül felkészítse a hallgatókat a program használatára, felhívja a figyelmet egyedi funkcióira valamint kompati-bilitására más Office eszközökkel.
A fejezet célja tehát az alapismeretek elsajátítása, tanulási képességek fej-lesztése.
3.2 ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK A MICROSOFT OFFICE PROJECT 2007 PROGRAMRÓL 3.2.1 A Microsoft Office Project 2007
projektmenedzsment tevékenységet támogató szoftver használata azok számá-ra javasoltakik elsősorban, kisebb projektgazda-szervezetek, illetve projekt-teamek résztvevői, amelyek projektek tervezésével, végrehajtásával és ellenőr-zésével, egyszóval projektmenedzsmenttel foglalkoznak, s még nem rendelkez-nek projektmenedzsment szoftverrel.
A projektmenedzsment tevékenységeket támogató szoftver használata projektvezetői (projektadminisztrátori) feladat, melyhez alapvető kompetenci-ák, ismeretek szükségesek, illetve ezek meglétét feltételezzük:
(legalább) alapvető projektmenedzsment (projektadminisztrációs) is-meretek
(legalább) alapvető számítógép-kezelési (felhasználói szintű) ismeretek A projekt- és portfóliókezelési igényektől függően a Microsoft Office Pro-ject 2007 program használható az önállóan egyéni felhasználók számára, illetve a Microsoft Office vállalati projektkezelő (EPM) alkalmazás révén vállalatok számára is, nagyobb és több projekt egyszerre történő kezelésére.
Egyéni munkavégezésre az egy felhasználós verzió használható, míg speciá-lis üzleti és projektkezelési igényekhez Office Project 2007 (EPM), mely számos, kifejezetten tervezett eszközt kínál a projektek megvalósítására, kezelésére és nyomon követésére.
Önállóan dolgozó felhasználók számára közös adatállományon alapuló használat biztosított, csapatmunkához pedig a kiszolgáló alapú megoldás a fe-ladatok sikeres elvégzésére.
A Microsoft Project Standard 2007 vagy Project Professional 2007 az önálló projektvezetőket, üzletvezetőket és tervezőket segíti az ütemtervek és erőfor-rások kezelésében. Ezáltal a felhasználó a projektét másoktól függetlenül vezeti, és nincs szüksége vállalati projektkezelési szolgáltatásokra.
Ezzel szemben a Microsoft Office (EPM), a vállalati projektkezelő változat egy egész szervezetnek segítheti a projektjei hatékonyabb megvalósítását.
Igénybevételével könnyebben felügyelhetők a vállalat projektjei, egyetlen he-lyen kezelhetők erőforrásai, automatizálhatók feladatai, és javítható munka-csoportjainak együttműködései.
A Microsoft Office vállalati projektkezelő (EPM) alkalmazás, ami már ma-gában foglalja az Office Project Server 2007, az Office Project Professional 2007, az Office Project Web Access, az Office Project Portfolio Server 2007 és az Offi-ce Project Portfolio Web AcOffi-cess alkalmazásokat is, melyeket nagy hatásfokkal igazán vállalatok, részlegek és munkacsoportok használhatnak. Ez a kibővített program kínál üzleti megoldásokat, amelyek segítségével több projekt is kezel-hető egyszerre, illetve a Web Access segítségével egy helyi vagy vállalati hálózat különböző gépein futó vagy készülő különböző projektek is kezelhetőek egyként ezen program segítségével.
A tananyag a projektprogramot önállóan használók számára készült, így a termékkínálatból az Office Project Standard 2007 és a Office Project Professio-nal 2007 használatának ismertetésére korlátozódik, így a továbbiakban az Offi-ce Project Standard 2007 és OffiOffi-ce Project Professional 2007 programokkal foglalkozunk, a vállalati szintű projektmenedzselési program nem képezi a tan-anyag részét.
A Microsoft Office Project Standard 2007 és Office Project Professional 2007 asztali alkalmazás, melyben a projekteket egyszerű felhasználók, azaz nem vállalati alkalmazottak alkalmazhatják normál asztali számítógépen, akár inter-net elérés nélkül.
Az Office Project Standard 2007 a projektvezetők és projekttervezők számára biztosítja ütemtervek és erőforrások független kezelését, és ehhez szükséges eszközöket, ezáltal hozzájárulva a feladatok és erőforrások hatékony szervezéséhez és nyilvántartásához valamint ahhoz, hogy a projektek a költség-vetéseik és időkereteik között maradjanak.
Az Office Project Standard 2007 lehetőséget kínál egyéb Microsoft Office-alkalmazások, például a Microsoft Office PowerPoint 2007, az Excel 2007 és a
3. Lecke 31
Visio Professional 2007 integrációjára, ezáltal lehetővé téve a projektek tényle-ges állapotának bemutatását.
Office Project Professional 2007 is tartalmazza az Office Project Standard 2007 valamennyi szolgáltatását, azzal a kiegészítéssel, hogy már a több felhasz-nálót is kiszolgálni képes Microsoft Office Project Server 2007 alkalmazással integrált, amely lehetőséget biztosít több felhasználóval való közös munkára. Az Office Project Server 2007 alkalmazással együtt használt Office Project Profes-sional 2007 friss információt szolgáltat az erőforrások elérhetőségére, illetve a képzettségekre és a projektek állapotára vonatkozóan.
A korábbi Microsoft Office termékcsaládban, a Microsoft Office 2003-ban is szerepelt a Project szoftver, ami a többi Office alkalmazáshoz hasonlóan je-lentős átdolgozásra került a 2007-es, általunk is használt szoftverhez képest.
3.2.2 Az Office Project 2007 rendszer újdonságai a 2003-as változathoz képest az alábbiak
(Alábbi információk a korábbi verziót nem ismerőknek is hasznos informá-ciókkal szolgálhat, hiszen ez által is érzékelhető, hogy mely funkinformá-ciókkal volt szegényebb a Microsoft Office Project 2003.)
Cellaháttér kiemelése
Változások kiemelése
Költség típusú erőforrások
Asztali OLAP-kocka
Többszintű visszavonás
Kritikus előfeltételek ablaktábla
Költségek nyomon követése
Illusztrált jelentések
A cellaháttér kiemelés: Egy alapnak számító, de a vizualitásban és az oly-kor sűrű táblázatos rendszerben hasznos nézet szerkesztése funkcióval a pro-jekt táblázatos részében lévő cellák háttérszínét tudjuk módosítani.
A változások kiemelése szintén fontos újítás, hiszen amikor változtatást hajtunk végre a projektünkben, akkor az összes érintett tevékenység automati-kusan kiemelhető (például az al- és főtevékenységek).
Költség típusú erőforrások:Az erőforrások tervezésének megkönnyítése érdekében fix költségeket megjelenítő költségerőforrásokat tudunk a tevékeny-ségekhez rendelni. Ez a típusú erőforrás nagyobb pontossággal követi a projekt pénzügyeit, így egy tevékenységhez többféle költséget is hozzárendelhetünk, a
költségeket elszámolási tételekhez köthetjük, és a tényleges költségeket a ter-vezett költségekhez viszonyíthatjuk. Ezáltal a költségek nem kötődnek a mun-kaeloszláshoz.
Az OLAP-kocka az Office Project 2007 programból az adatokat Microsoft Office Access 2007-adatbázisába és OLAP-kockákba exportálja parancsra, ami-ket egyéni jelentések készítésére, illetve az Office Project Standard 2007 vagy Office Project Professional 2007 programban tárolt adatok archiválására hasz-nálhatjuk. Ilyenkor öt kocka jön létre: Tevékenység – időfázisos, Tevékenység – nem időfázisos, Erőforrás – időfázisos, Erőforrás – nem időfázisos, végül Hozzá-rendelés – időfázisos.
A többszintű visszavonás nagymértékben megkönnyíti a szerkesztés és tervezés fázisát. A szerkesztés során végrehajtott legutolsó módosítások vissza-vonhatók, ami a módosítás törlését és az eredeti adatok visszaállítását jelenti.
Mindezt a legutolsó mentett állapotig tudjuk megtenni, természetesen azon túli visszavonásra nincs lehetőség.
A Kritikus előfeltételek ablaktábla, az ablaktábla a nézet táblázatos részé-ben jelenik meg, és a kijelölt tevékenység kezdési adatait szabályozóak vele, a tevékenység-előfeltételeinek és erőforrás-feltételeinek mutatására.
A költségek nyomon követése is egy lényegi újítás a projektkontrollig ás projektmonitorig területén az Office Project programban. A projekt vezetője meghatározza a költségvetést, majd ehhez mérten és ennek erejéig foglal le pénzügyi forrásokat, és követheti a költségek alakulását. A nyomon követést a program automatikusan végzi, a jelen állásról bármikor kérhetünk le jelentést vagy összefoglalást.
Az Illusztrált jelentések funkció segítségével pedig diagramok és grafiko-nok készítését teszi lehetővé a program. Ehhez a Microsoft Office Excel 2007 programot, illetve a Microsoft Office Visio 2007 Professional programot hasz-nálhatjuk. Egyéni jelentéssablonok is készíthetők, és a sablonok az Office Pro-ject 2007 programban is megtekinthetők egy párbeszédpanelen.
3.2.3 Az Office Project Standard 2007 és az Office Project Professional 2007 programok közötti különbségek:
Az Office Project Standard 2007 az asztali projektkezelő program, amely egy önálló termék; megszokott, könnyen kezelhető eszközökkel a projektek önálló kezelését és tervezését teszi lehetővé. A program nem képes adatcserére az Office Project Server 2007 rendszerrel.
3. Lecke 33
Az Office Project Professional 2007 program pedig egy asztali ügyfélprog-ram, amellyel az Office EPM megoldás keretén belül az Office Project Server 2007 rendszerhez is lehet kapcsolódni. A program az Office Project Standard 2007 valamennyi eszközét tartalmazza, az Office Project Server 2007 rendszer-rel együtt történő használat esetén pedig hatékony vállalati projektkezelő funk-ciókat is kínál.
3.3 ÖSSZEFOGLALÁS, KÉRDÉSEK
3.3.1 Összefoglalás
A Microsoft Office Project 2007 projektmenedzsment tevékenységet tá-mogató szoftver használata azok számára javasolt, akik elsősorban, kisebb pro-jektgazda-szervezetek, illetve projekt-teamek résztvevői, amelyek projektek tervezésével, végrehajtásával és ellenőrzésével, egyszóval projektmenedzs-menttel foglalkoznak, s még nem rendelkeznek projektmenedzsment szoftver-rel.
A Microsoft Office Project Standard 2007 és Office Project Professional 2007 asztali alkalmazás, melyben a projekteket egyszerű felhasználók, azaz nem vállalati alkalmazottak alkalmazhatják normál asztali számítógépen, akár inter-net elérés nélkül.
Az Office Project Standard 2007 lehetőséget kínál egyéb Microsoft Office-alkalmazások, például a Microsoft Office PowerPoint 2007, az Excel 2007 és a Visio Professional 2007 integrációjára, ezáltal lehetővé téve a projektek tényle-ges állapotának bemutatását.
A Microsoft Office vállalati projektkezelő (EPM) alkalmazás, ami már ma-gában foglalja az Office Project Server 2007, az Office Project Professional 2007, az Office Project Web Access, az Office Project Portfolio Server 2007 és az Offi-ce Project Portfolio Web AcOffi-cess alkalmazásokat is, melyeket nagy hatásfokkal igazán vállalatok, részlegek és munkacsoportok használhatnak.
3.3.2 Önellenőrző kérdés
Mi a legfőbb különbség a Microsoft Office Project 2007 Standard, Professio-nal és EPM között?