A projekttel szemben támasztott elvárások

figyelembevételével négy tényezőt határozhatunk meg:

 A kitűzött, elérendő cél

 A cél által élért és a cél eléréséhez végzett munka minősége

 A rendelkezésre álló idő

 A rendelkezésre álló erőforrások

A projekt terveket így három fő vonal mentén kell terveznünk:

Ezek közül az első (a célokkal kapcsolatosan) a végső állapot elérése, sike-res megtervezése, amelyet a projekt menedzsment el akar érni. A projekt maga

2. Lecke 19

több alprojektre osztható szét, s ezen alprojektek céljai hierarchiát alkotnak, melyek tervezése meghatározza a projekt sikeres kimenetelét.

A következő a projektterv terjedelme, amiért a projektmenedzsment fele-lősséggel tartozik.

Végezetül pedig a stratégia, mely alapján a projekt menedzsment teljesíti majd a projekt által kitűzött célokat.

Főbb kockázatok a fenti három elemmel kapcsolatban:

 nem határozzák meg jól a célt,

 nem pontosan definiált, hogy mi tartozik bele a projektbe és mi nem,

 hiányos a stratégia (tervezési probléma), illetve nem megfelelő annak végrehajtása

 nem megfelelő a projekten belüli, illetve a projekt és a környezet közti kommunikáció,

 a már elindított projektekben nem a terveknek megfelelően történik a munkavégzés.

A fenti kockázatok csökkenthetők

 megfelelő tervezéssel,

 a tervek szerinti végrehajtással

A projektet meghatározó tényezők közül a rendelkezésre álló idő, a költ-ségvetés és a minőség, amit mindenképpen teljesítenie kell a projekt megvaló-sítóinak.

Az idő egy olyan erőforrás, mely rugalmasnak mondható, hiszen a tevé-kenységek időtartama lerövidíthető vagy csúsztatható, azonban összességében a teljes projekt átfutási ideje nem léphető túl, vagy csak a projekt céljainak új-radefiniálásával változtatható meg.

A költségeket is hívhatjuk rugalmas erőforrásnak, hiszen a költségek csök-kenthetőek addig, amíg azok nem veszélyeztetik a projekt céljait. A költségter-vezés az egyik legfontosabb tényező a projekt menedzsment feladatok közül, hiszen az az erőforrások felhasználásának olyan módon történő irányítása, mely a projekt stabilitást biztosítja az által, hogy nem engedi túllépni az eredetileg betervezett költségeket.

A projektnek el kell érni a minőségi célkitűzéseket is. Ezek a célok relatív fontosságúak, a különböző projektek esetében eltérőek lehetnek.

A projekt terjedelme azonosítja az elvégzendő feladatokat, az előállítandó termékeket, az elérendő eredményeket, valamint segít tisztázni valamennyi résztvevő felelősségét, aki csak részt vesz a projektben. A projekt terjedelme rögzítésre kerül a projekt specifikációjában, a külső és belső változások követ-keztében szükség lehet az eredeti terjedelem megváltoztatására.

A projekt határai konkrétan nem része a projektnek, viszont vonatkozik a projekt által előállított termékek használatára, üzemeltetése (kivételes esetek-től eltekintve), hiszen például egy információs rendszer üzemeltetése nem is projektszerű, hanem folyamatos feladat. Ez alól bizonyos értelemben kivételt jelentenek, többek között, azok a pályázati támogatással megvalósuló projek-tek, ahol a fenntartási (üzemeltetési és működési) szakasz is a projekt része.

A projektstratégia mutatja meg, hogy hogyan fogja a szervezet elérni a projekt céljait, azaz a menedzsment tagok, valamint a megvalósítók hogyan tudják majd az elvárt mértékű teljesítményt nyújtani, s ez által a célokat megva-lósítani.

A projektstratégia által először definiálnunk kell a projekt fázisait, amely a projekt egész időtartamára vonatkozóan bontja idő alapján részekre a tevé-kenységek láncolatát. Ezután határozzuk meg a projekt mérföldköveit, melyek olyan fontos eseményeket jelölnek ki a projekt életciklusában, amelyeknél fe-lülvizsgálatra kerülnek a megvalósítás kapcsán eddig eltelt idő, a felhasznált költségek és a minőség.

A projekttervezés céljai a következők:

 a projekt költségeinek és időtartamának meghatározása;

 a projekt számára szükséges erőforrások szintjének meghatározása;

 segítséget nyújt a feladatok allokálásában és a folyamatok ellenőrzésé-ben;

 megbecsüli / megállapítja / értékeli bármely változás hatását a projekt-re.

A projektmenedzsment jelenti azt a csoportot is, amely tervezi, irányítja, és ellenőrzi az erőforrásokat (humánerőforrás, technikai eszközök) annak érdeké-ben, hogy a projekt teljesíteni tudja a vele szemben támasztott, elérendő eredményre, betartandó költségekre és határidőre vonatkozó elvárásokat.

A projektmenedzsment az alábbi öt feladat teljesítése révén éri el a célját.

Az első a tevékenységek azonosítása, mely segít a projektek megfelelő ter-vezéséhez, hiszen a projektek többsége túl komplex ahhoz, hogy hatékonyan

2. Lecke 21

lehessen azokat tervezni és irányítani, ezért ezeket le kell bontanunk kisebb feladatokra, jól definiálható és irányítható sorozatokra, úgynevezett munka-csomagokra, tevékenységek láncolatára. Minden egyes tevékenységhez saját célok, határidők, költségek és minőség tartoznak. A tevékenységek strukturált-sága az a folyamat, amely a projekt-tervezés számára keretet nyújt ahhoz, hogy felépítsük az információkat a célokról történő beszámoló készítéshez.

Az időtartam és az erőforrások megbecsülése a két alappillére a projekt tervezésének. Kiinduló állapotban ezeket az erőforrásokat csak becsléssel tud-juk meghatározni, valamint ezen becslés pontosságának mértéke erősen szoros kapcsolatban van a projekt életciklusának azon fázisára, amely azt használja. A projekt kezdetén az aktuális becslés csak egy szemléltető érték, azonban ké-sőbb a projekt részletes végrehajtása során, pontos, azaz végleges becslés szük-séges a sikeres megvalósításhoz és a projekt megvalósítása közbeni ellenőrzés-hez.

A becsült időszükséglet nem ad pontos képet a tevékenységek megvalósí-tásához szükséges időtartam megítéléséhez, ezért egy valószínűségi eloszlási görbét használhatunk a becsléshez. A tevékenységek időtartama vonatkozásá-ban meg kell adnunk egy optimista, egy legvalószínűbb és egy pesszimista becs-léseket, melyek alapján számítható, illetve becsülhető. Miután ez a becslés álta-lában pozitív irányban valószínűsíti, így a tevékenységek elvárt ideje nem fog megegyezni a legvalószínűbb időtartammal.

A projekt bizonyos tevékenységeit egy bizonyos sorrendben kell végrehaj-tani; e tevékenységek között függőségi vagy sorrendi kapcsolat van. Ez a kap-csolat egy logikai kapkap-csolat, logikai függőség, mely lehet hierarchikus, tehát a tevékenységek egymás alá, mellé vagy felé rendeltjei egymásnak. Illetve annak figyelembevételével, hogy melyik tevékenység mikor következik a másik tevé-kenység után, illetve az előtt vagy az után kellenek-e azoknak elkezdődni. Más tevékenységek között nincs ilyen jellegű függőségi kapcsolat, e tevékenységek függetlenek vagy párhuzamosan végrehajthatók.

Az ütemezési korlátok azonosítása is fontos a projektmenedzsmenti és ter-vezési feladat, hiszen csak a rendelkezésre álló erőforrások használata lehetsé-ges az erőforrások ütemezése során, és lehetetlen azokat túllépni. Ez vonatko-zik időre és erőforrásra valamint költségre egyaránt. Időkorlátról beszélhetünk, ha mindenképpen be kell fejeznünk a projektet egy megadott időn belül. Ha a rendes körülmények között rendelkezésre álló erőforrások felhasználásra kerül-tek, alternatív erőforrásokat kell ütemezni.

Az ütemterv rögzítésekor, ha van lehetőség több alternatív ütemezés közül választhatunk, s akkor azt az ütemezést kell kiválasztanunk, amelyik a legjobban megfelel a projekt céljainak.

Összefoglalva tehát:

Megvalósításának lépései az alábbiak:

 Szükséglet felismerése

 Projekt javaslat

 Kidolgozott projekt

 Kidolgozott pályázat”