II. A LELTÁROZÁS RÉSZLETES SZABÁLYAI 16. A leltárfelvétel teljessége szerint a leltár lehet
4. A leltározásban részt vevők, személyi feltételek 23. Az országos parancsnok feladatai a leltározáshoz kapcsolódóan
a) felelős a Szabályzat elkészítéséért, módosításáért,
b) évente elkészítteti a leltározási ütemtervet, és kijelöli a leltározás főfelelősét, c) a leltározás megkezdése előtt kiadja a leltározási utasítást,
d) leltárhiány esetén dönt a hiány megtérítéséről,
e) leltárértékelést követően utasítást ad a leltározás során tapasztalt hiányosságok jövőbeni megszüntetéséhez szükséges intézkedések megtételére,
f) kijelöli a leltárellenőrt.
24. A Műszaki és Ellátási Főosztály, a Biztonsági Főosztály, valamint az Informatikai Főosztály vezetőjének feladata a leltározás lebonyolításához szükséges tárgyi, technikai feltételek, műszaki, informatikai és biztonsági képzettségű dolgozók eredményes közreműködésének biztosítása.
25. A Közgazdasági Főosztály vezetőjének feladatai:
a) mint a leltározás főfelelőse felel a leltározással kapcsolatos előkészítő és lebonyolító tevékenységek megszervezéséért,
b) leltározási feladatok – előkészítő folyamatok, leltározás, értékelés – felmérése,
c) éves leltározási ütemterv elkészítése, ennek során a leltározandó körzetek leltárfelelőseinek, leltári ellenőrök személy szerinti kijelölése,
d) leltározási munkák megkezdése előtt leltárértekezlet megszervezése, levezetése,
e) leltározási munka folyamatában a leltározó bizottság és leltári ellenőr részére szakmai tájékoztatás nyújtása, a munkák ellenőrzése,
f) a Szabályzatban, leltározási ütemtervben foglaltak betartásának ellenőrzése.
26. A leltár felelősének feladatai, felelőssége
a) a leltár főfelelőse útmutatásai alapján felelős a leltározás gyakorlati lebonyolításáért, b) leltározással kapcsolatos irányítói, ellenőrzési jogköre a BVOP egészére kiterjed,
c) gondoskodik a Szabályzatban és az éves leltározási ütemtervben foglalt elvégzendő feladatok előkészítéséről, d) meghatározza a leltározás menetét,
e) megszervezi az érintett szervezeti egységek vezetőinek bevonásával a leltározás előtti selejtezési munkákat, a leltározás végrehajtását és ellenőrzését,
f) felméri a leltározás munkaidő szükségletét, biztosítja a leltározó munkaerő kapacitást,
g) biztosítja valamennyi leltározási egység számára a leltározáshoz szükséges technikai eszközöket, leltári nyomtatványokat,
h) szakmailag irányítja a leltárak értékelését, i) ellenőrzi a kiadott feladatok végrehajtását.
27. A leltározási egységek (körzetek) leltárfelelőseinek felelőssége, feladataik:
A leltárfelelős útmutatásai alapján és irányításával felelősek a Szabályzatban és az éves leltározási ütemtervben foglaltak végrehajtásáért a leltározási egységük (körzetük) tekintetében, valamint elvégzik a leltárfelelős feladatait (leltározási egységük tekintetében).
28. A leltározók feladatai
a) a leltári csoportvezető irányításával elvégzik a leltározandó eszközök azonosítását csoportba beosztva, b) ellenőrzik a leltározandó eszközök teljeskörűségét,
c) elvégeznek a leltározás során, illetve annak befejezése után felmerülő minden, a leltározással összefüggő adminisztrációs munkát.
29. A leltárellenőr feladatai
a) a költségvetési szerv gazdasági vezetője vagy az általa kinevezett leltárfelelős utasítása, illetve irányítása alapján a leltározás ellenőrzése,
b) a leltározási előfeltételek biztosításának ellenőrzése,
c) mennyiségi felvételek helyességének és szakszerűségének ellenőrzése,
d) leltározandó, de mennyiségi felvételt nem igénylő eszközök és források felvételének vizsgálata, e) leltározással összefüggő valamennyi számítás és értékelés helyességének vizsgálata,
f) ellenőrzés során tapasztalt rendellenességeket a leltárfelelősnek jelentik,
g) ellenőrzésük tényét az ellenőrzött bizonylatokon, összesítőkön aláírásukkal igazolják, h) összefoglaló jelentést készítenek.
30. Az analitikus és főkönyvi nyilvántartást végzők feladatai, felelősségük: az analitikus és főkönyvi nyilvántartást végzők a tárgyi eszközök és raktári készletek nyilvántartásával kapcsolatosan felelősek
a) a leltárelszámolás alapját képező nyilvántartások naprakész állapotáért, az adatok, bizonylatok valódiságáért, b) az éves mérlegbe beállítandó készletérték megállapításáért, annak leltárral való alátámasztottságáért,
c) a leltárkülönbözetek kimunkálásáért és a mérlegben való előírás szerinti elszámolásáért (a leltárkiértékelésért),
d) az idegen helyen tárolt saját eszközök elkülönített kimutatásáért,
e) a leltár szerinti készletérték és a könyv szerinti készletérték összevetéséért, az eltérések megállapításáért, f) a leltári dokumentáció összeállításáért, a leltárbizottság vezetője részére történő átadásáért,
g) a leltárösszesítő kimutatás elkészítéséért.
31. A leltározás megkezdését megelőző, előkészítő feladatok a leltározás megkezdése előtt a) fel kell mérni és meg kell határozni a konkrét feladatokat,
b) időben gondoskodni kell, hogy a szükséges létszám és munkaeszközök rendelkezésre álljanak,
c) a leltározás megkezdése előtt a leltározásban résztvevőket oktatásban kell részesíteni, amelyről jegyzőkönyvet kell felvenni,
d) leltározási egységek (körzetek) kijelölése szervezeti felépítést, hatáskört, felelősséget figyelembe véve, e) területi vagy tevékenységi körök szerinti rendező elv figyelembevétele,
f) eszközök, források leltározására való előkészítés módjának meghatározása (különösen a tárgyi eszközök, készletek tekintetében),
g) tárolási, raktározási rend biztosítása,
h) eszközök fajta, méret, minőség szerinti csoportosítása, tárolása,
i) számviteli nyilvántartáshoz igazodó elkülönítések végrehajtása (új, használt, használhatatlan, csökkent értékű, idegen, máshol tárolt, nullára leírt, érték nélküli eszközök stb.),
j) leltározók, leltárellenőrök felkészítése, a leltározáshoz szükséges segéderő biztosítása és felkészítése (leltárértekezlet szabályozása),
k) leltározáshoz szükséges technikai eszközök (mérőeszköz, súlytáblázatok, leltározás megtörténtét jelölő eszközök) biztosítása,
l) mennyiségi nyilvántartások (raktári, munkahelyi) előkészítése, amelyhez biztosítani kell az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi adatok egyeztetése során az egyezőség meglétét,
m) leltározás előtt le kell bonyolítani a selejtezéseket, gondoskodni kell a selejtezett eszközök elszállításáról, megsemmisítéséről és a nyilvántartásokból való kivezetésükről,
n) intézkedni kell, hogy leltárfelvétel idején az eszközmozgások a lehetőségekhez képest szüneteljenek, illetve csak indokolt esetben történjenek,
o) leltározási ütemtervet kell készíteni.
32. A leltározási ütemtervnek tartalmaznia kell
a) a leltározás előkészítésével, a leltárfelvétellel és értékelésével kapcsolatos összes munkafolyamat megkezdésének és befejezésének tervezett idejét,
b) a leltározásba bevont eszközök és források körét,
c) a munkafolyamatok elvégzéséért felelős személyek megnevezését,
d) leltározási helyszínek megjelölését, leltározási helyszínenként a leltározás időpontjának és az adott helyszínen leltározó bizottság megnevezését.
33. A leltározási utasítás rögzíti mindazokat a feladatokat, amelyeket a tárgyév leltározási feladatai összeállításánál el kell végezni, valamint a feladatok végrehajtásáért felelősök nevét. A következőket kell tartalmaznia:
a) leltározási egységek felsorolását,
b) leltárfelelősök és leltározók neveit leltározási egységenként,
c) leltárellenőrzésre jogosultak nevét (ellenőrzésre jogosult, illetve kötelezett: költségvetési szerv vezetője, gazdasági vezetője, leltárfelelőse, belső ellenőr),
d) leltározás ütemtervét (naptári napokra, időpontokra leosztva, rögzítve a kezdés és a befejezés időpontját, valamennyi feladat tekintetében).
34. A leltározás időszakában történő eszközmozgásokat a leltározás vezetőjének írásos engedélyével lehet végrehajtani.
Az eszközmozgásról a mozgatással egyidejűleg bizonylatot kell kiállítani és a Számviteli Osztályra meg kell küldeni.
A leltárfelvétel ideje alatt beszerzett eszközöket és készleteket a raktárban elkülönítetten kell tárolni.
A bevételezések és kiadások bizonylatolása ebben az esetben történhet kézi bizonylaton.
35. Minden leltározás közbeni mozgásról leltárfolyamatossági jegyzőkönyvet kell felvenni, majd a leltár befejezését követően a mozgásokat a könyvelésben át kell vezetni.
36. A leltározás módja
a) az érték nélkül nyilvántartott használt és/vagy felhasználásra kiadott eszközök esetében évente mennyiségi felvétellel,
b) az értékkel nyilvántartott eszközök és raktári készletek esetében minden év mérleg fordulónapjára vonatkozóan,
c) a csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél, valamint az idegen helyen tárolt eszközöknél egyeztetéssel,
d) a Központi Anyagraktár értékkel nyilvántartott eszközei és készletei esetében minden év mérleg fordulónapjára vonatkozóan,
e) a reprezentációs célra beszerzett készletek raktárában (reprezentációs raktár) tárolt ajándékok esetében a 2014. évben és ezt követően beszerzett raktári készlet egyeztetését az analitikával negyedévente rovancsolással,
f) a kötelezettségvállalásokat és követeléseket folyamatos leltározással, havonta kell elvégezni.
37. Kötelező a mérleg minden sorát minden évben leltárral alátámasztani.
38. A fizikai leltározási tevékenység elvégzését követően a leltár egyeztetését az analitikus nyilvántartásokkal el kell végezni. Ugyanezt az egyeztetést kell elvégezni az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi nyilvántartás között.
39. A leltárkülönbözetek megállapítása céljából a mennyiségi felvétel adatait utólag össze kell hasonlítani az analitikus nyilvántartások adataival.
40. A mérlegben értékben nem szereplő használt, és használatban lévő kis értékű eszközöket (2014. év előtt aktivált) a tulajdon védelme és az elszámoltatás lehetőségének biztosítása érdekében minden esetben mennyiségi felvétellel kell leltározni, évente.
41. A leltározás lebonyolítása során az előírt leltározási módszernek megfelelően a következők szerint kell eljárni:
a) az eszközök területi elhelyezkedésének sorrendjében kell leltározni, b) meg kell állapítani az adott eszköz leltározási mennyiségét,
c) a leltári bizonylatokon rögzíteni kell a leltározott eszközök azonosítási adatait, mennyiségi egységét, mennyiségét, nettó, – értékcsökkenés – bruttó értékét,
d) ellenőrizni kell, hogy valamennyi eszköz leltározásra került-e, a már leleltározott eszközöket meg kell jelölni a kétszeres számbavétel elkerülése érdekében,
e) a leltárbizonylatokat alá kell írni, f) a leltárt ki kell értékelni,
g) a leltárfelvétel időpontjától számított 30 napon belül meg kell állapítani a könyv szerinti értékkel szemben talált hiányt vagy többletet, és a megállapított eltérések okairól jegyzőkönyvet kell felvenni, a leltározás befejezéseként fel kell venni a leltárzáró jegyzőkönyvet (3. melléklet).
42. A leltározás befejezéseként felvett leltárzáró jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a) a leltározott szerv megnevezését,
b) a leltározott helyszín megnevezését,
c) a leltározás megkezdésének és befejezésének keltét, d) a leltározók, leltárellenőrök, leltárfelelősök nevét, e) a bizonylatok sorszám szerinti felhasználását,
f) a leltárért anyagilag felelős személy nyilatkozatát, hogy a leltár megfelel a valóságnak és az abban szereplő adatokért felelősséget vállal,
g) a leltározással szembeni esetleges kifogásokat, h) a leltári eltéréseket.
43. A leltárfelvétel anyagának feldolgozása:
a) leltárfelvétel bizonylati adatainak beállítása a leltárba,
b) leltárértékelés szabályainak meghatározását az Eszközök és Források Értékelési szabályzata tartalmazza, c) leltározás és a könyvvitel adatainak egyeztetése, eltérések megállapítása, eltérések tisztázása, eltérések
okainak meghatározása (adminisztratív hiányosság, leltárhiány, leltártöbblet), d) leltáreltérések könyvviteli elszámolása.
44. Kompenzálást a leltárhiány vagy -többlet esetében csak egy anyagcsoporton belül, azonos rendeltetésű, minőségű, értékű, mennyiségű, egymással összetéveszthető, helyettesíthető termékek esetben lehet alkalmazni.
A kompenzálható többletekkel a hiányokat ki lehet egyenlíteni, amelyhez a BVOP illetékes főosztályának engedélye szükséges.
45. A megengedhető természetes veszteségeket, valamint a nem elszámolás köteles eszközök, készletek felsorolását a 4. melléklet tartalmazza.