A külügyminiszter 8/2008. (HÉ 39.) KüM
utasítása
a központosított illetmény-számfejtési szabályzat kiadásáról*
A központosított illetményszámfejtésrõl szóló 172/2000. (X. 18.) Korm. rendelet és a központosított illet-mény-számfejtési feladatokról, valamint a bér- és munka-ügyi adatszolgáltatás rendjérõl szóló 37/2001. (X. 25.) PM rendelet elõírásai szerint a Külügyminisztérium fejezetnél a központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos fel-adatokat és eljárási rendet az alábbiak szerint szabályo-zom:
I. Bevezetõ rendelkezések 1.
A Szabályzat hatálya
(1) A Szabályzat hatálya kiterjed a „XIII. Külügymi-nisztérium” költségvetési fejezetre, ezen belül:
a)a „Központi Igazgatás”, b)a „Külképviseletek igazgatása”, c)a „Magyar Külügyi Intézet”, valamint d)a „Fejezeti kezelésû elõirányzatok”
költségvetési címekre és alcímekre.
(2) A Magyar Külügyi Intézet központosított illetmény-számfejtéssel kapcsolatos feladatairól jelen utasítás mel-léklete rendelkezik.
2.
Értelmezõ rendelkezések
Központosított illetményszámfejtés: egységes munka-ügyi, eljárási és információs rendszer, amely a „Külügymi-nisztérium” fejezet alkalmazásában álló köztisztviselõk, munkavállalók, valamint az egyéb jogviszony keretében foglalkoztatottak (a továbbiakban: foglalkoztatottak) illet-ményének, munkabérének, egyéb bérjellegû juttatásainak számfejtésére és a kapcsolódó adatszolgáltatásra terjed ki.
Illetményszámfejtõ hely:a Külügyminisztérium Gazdál-kodási Fõosztályának BérgazdálGazdál-kodási Osztálya – Köz-ponti Illetményszámfejtõ Hely (a továbbiakban: illet-ményszámfejtõ hely).
Saját hatáskörben történõ kifizetések:a külképviseletek által számfejtett nem rendszeres és külsõ személyi juttatá-sok kifizetése.
* A központosított illetményszámfejtési szabályzat kiadásáról szóló 8/2008. (HÉ 39.) KÜM utasítás megjelent a Hivatalos Értesítõ 39. számában;
melléklettel együtt kerül közzétételre.
Jelentõfelelõs:a külképviselet gazdasági felelõse, vala-mint a Magyar Külügyi Intézet (a továbbiakban: MKI) ál-tal, az illetményszámfejtõ hely és az Intézet közötti kap-csolattartásra kijelölt személy.
3.
A központosított illetményszámfejtés során ellátandó feladatok
(1) A központosított illetményszámfejtéssel kapcsola-tos feladatokat a Humán Erõforrások Fõosztálya és az il-letményszámfejtõ hely együttmûködve látja el. A felada-tok magukban foglalják az illetményszámfejtés elõkészíté-sét, az adatszolgáltatási, a statisztikai és a bevallási kötele-zettségek teljesítését és az ellenõrzéseket.
(2) A rendszeres jövedelmeket az illetményszámfejtõ hely, a nem rendszeres és külsõ személyi juttatásokat a mellékletben rögzítettek szerint az illetményszámfejtõ hely, illetve a külképviselet számfejti.
II. A Humán Erõforrások Fõosztálya feladatai
Elõkészítõ feladatok
(1) Az illetményszámfejtés elõkészítése magában fog-lalja a jogviszonnyal (létesítés, módosítás, megszûnés, megszüntetés), a kirendeléssel, az egyéb juttatásra jogosí-tó iratoknak, bizonylatoknak az illetményszámfejtõ hely felé, határidõre történõ továbbítását.
(2) A Fõosztály köteles megküldeni mágneses adathor-dozón a papíralapú okiratok hitelesített példányának csa-tolásával az illetményszámfejtõ helynek
a)a jogviszonyt létesítõ okmányokat (az új belépõk sze-mélyi adatait) az elõírt formanyomtatványon azonnali ha-tállyal;
b) a jogviszony megszûnése, megszüntetése esetén az utolsó munkában töltött napon átadandó szükséges doku-mentumok elkészítéséhez a bizonylatokat legkésõbb az el-számolást megelõzõen 3 munkanappal;
c)a létszámjelentést, a munkából való távolmaradást, a fizetés nélküli szabadság engedélyezését a tárgyhónap 20-áig;
d)a változó bérelemekre vonatkozó okiratokat a tárgy-hónap 20-áig;
e)a külön juttatások, jubileumi jutalom, elõléptetés, be-sorolásváltozás, vezetõi kinevezés, ennek megvonása, szorzóemelés, illetményemelés számfejtésére vonatkozó rendelkezést legkésõbb a tárgyhónap 20-áig;
f) az illetményszámfejtõ hely által jogszabály, végre-hajtható határozat, illetve a foglalkoztatott hozzájárulása alapján a munkabérbõl teljesítendõ levonást elrendelõ ok-iratokat azonnali hatállyal;
g) a külszolgálatra kirendelõ és berendelõ okiratot, az ellátmánypótlékra jogosító családtagok adatait legkésõbb a tárgyhónap 20-áig.
III. A külképviseletek feladatai A külképviselet
a)vezeti és elõírt formában megküldi a munkából való tá-volmaradást (jogcím szerint) legkésõbb a tárgyhónap 20-áig;
b)nettó számfejtést végez a napidíj tekintetében, továb-bá a megbízási díjjal foglalkoztatottak esetében. Errõl a megadott formában adatot szolgáltat az illetményszámfej-tõ hely felé, az okiratokat legkésõbb a tárgyhónap 20-áig megküldi az illetményszámfejtõ hely részére. Ezen válto-zó bérek elszámolási idõszaka a tárgyhónapot megelõzõ hónap 21-étõl a tárgyhónap 20-áig tart;
c)teljesíti a kifizetéseket a külképviseleteken.
IV. Az illetményszámfejtõ hely feladatai 1.
Ellenõrzési feladatok
Ellenõrzi a Humán Erõforrások Fõosztálya által átadott iratok, bizonylatok alaki és tartalmi teljes körû megfelelõ-ségét, és azok követelményeinek érvényesülését, a külkép-viseletek által beküldött adatlapok tartalmi és formai meg-felelõségét, az adatközlési határidõ betartását.
2.
Adatok rögzítése, fogadása
Programrendszer alkalmazásával rögzíti, illetve mágne-ses adathordozón fogadja:
a) a foglalkoztatottak alkalmazásáról, jogviszony mó-dosításáról, megszûnésérõl, megszüntetésérõl elkészített okiratok, iratok adatait;
b)a munkából való távolmaradás adatait;
c) a változó bér elszámolására vonatkozó rendelkezé-seket.
3.
Számfejtési feladatok (1) Számfejti a foglalkoztatottak
a)havi rendszeres illetményét, munkabérét;
b)a munkavégzés nélkül jogszabály szerint járó díjait;
c)rendkívüli munkavégzésért járó díjazását;
d)munkabérének változó elemeit;
e)egyéb juttatásait;
f)jogszabályban meghatározott eseteken átlagkeresetét, távolléti díját;
g)a magán- és önkéntes nyugdíjpénztárakban fizetendõ munkáltatói hozzájárulás összegét;
h)belföldi napidíját, megbízási díját.
(2) Kiszámítja és levonja
a) a foglalkoztatottat terhelõ személyijövedelemadó-elõleget;
b)az egészségbiztosítási járulékot, az önkéntes kölcsö-nös biztosító pénztári tagdíjat, nyugdíjjárulékot, a magán-nyugdíjpénztári tagdíjat;
c)a munkavállalói járulékot;
d)a jogszabály, végrehajtható határozat, illetve a mun-kavállaló hozzájárulása alapján teljesítendõ levonásokat;
e)felkérésre a szakszervezeti díjat.
(3) Megállapítja az elszámolt járandóságok nettó össze-gét, ideértve az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásait is.
(4) Elkészíti a fizetési jegyzékeket és összesítõket.
(5) Adatot szolgáltat a nettó járandóságok átutalásához, a legkésõbb az illetmény- és bérfizetés napját megelõzõ 4. munkanapig megküldött listákkal.
(6) Könyvelési feladást készít a)a személyi juttatások;
b)az adók, járulékok
felhasználásáról, a számviteli elõírásoknak megfelelõen.
(7) A bérfizetési naptól eltérõ idõpontban történõ kifize-tések (hóközi számfejtés) érdekében számfejtést végez.
4.
Munkáltatói feladatok ellátása (1) Jogviszony megszûnése, megszüntetése esetén a)elkészíti a végelszámolást;
b)kiállítja a munkáltatói igazolást;
c)kiállítja a biztosítási jogviszonyról és az egészségbiz-tosítási ellátásról szóló igazolványt, valamint a jövedelem-igazolást az egészségbiztosítási ellátás megállapításához;
d)igazolja a levont járulékok (tagdíj) alapját és össze-gét, továbbá a biztosított után fizetett tételes egészségügyi hozzájárulást;
e)kiadja a munkanélküli-ellátás igénybevételéhez szük-séges igazolást és adatlapot;
f)kiállítja az adóadatlapot.
(2) Az elkészített okiratokat az ügyfélfogadási rendben átadja, vagy postai úton eljuttatja a foglalkoztatottakhoz.
5.
A társadalombiztosítási kifizetõhelyi feladatok ellátása
a) Elbírálja okmányok alapján az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásaihoz kapcsolódó igényeket.
b)Számfejti a megállapított ellátásokat, elkészíti a fize-tési jegyzékeket.
c)Adatokat szolgáltat a kifizetett ellátások elszámolásá-hoz, legkésõbb a tárgyhónapot követõ hónap 12-éig, meg-teszi a szükséges intézkedéseket igény elutasítása és az el-látások jogalap nélküli kifizetése esetén.
d)Vezeti az elõírt nyilvántartásokat és teljesíti az adat-szolgáltatást.
e)Adatot szolgáltat a nyugdíj megállapításához.
6.
A személyi jövedelemadó elszámolással kapcsolatos kifizetõi, munkáltatói feladatok
a)Elkészíti a jövedelemigazolásokat, járulékigazoláso-kat és eljuttatja a foglalkoztatottak részére a szükséges tá-jékoztatással együtt.
b)Az év utolsó napján jogviszonyban álló foglalkozta-tottak nyilatkozatának megfelelõen megállapítja az össze-vont adóalapot és annak adóját az adókedvezmények fi-gyelembevételével.
c)Levonja és visszatéríti az elõírt szabályok szerint az elszámolás során keletkezett adókülönbözetet.
7.
Egyéb adatszolgáltatási feladatok
a)Teljesíti az illetmény számfejtési körébe tartozóknál az önkéntes kölcsönös biztosító pénztári adatszolgáltatást.
b) Teljesíti kifizetõi, munkáltatói, foglalkoztatói fel-adatkörében az éves személyijövedelemadó- és járulék-adatszolgáltatást.
c) Teljesíti az egészségbiztosítási statisztikai adatszol-gáltatási kötelezettséget.
d)A létszám- és bérgazdálkodási információs rendszer mûködtetéséhez teljesíti az adatszolgáltatást a tárgyhóna-pot követõ hó 20-áig.
8.
Egyéb feladatok
a)Gondoskodik a jelentõfelelõsök szakmai felkészíté-sérõl, folyamatos továbbképzéfelkészíté-sérõl,
b)Megõrzi az okiratokat, bizonylatokat.
V. Vegyes rendelkezések 1.
Felelõsség
A hibás, hiányos vagy késedelmes teljesítésbõl eredõ felelõsség azon elõkészítõ vagy illetményszámfejtõ helyet terheli, amelynek mûködési körében a kiváltó ok felme-rült.
2.
Ellenõrzési feladatok
(1) A központosított illetményszámfejtéssel kapcsola-tos ellenõrzési feladatot az illetményszámfejtõ helynek kell elvégeznie.
(2) Az alaki ellenõrzés kiterjed az illetményszámfejtés-hez szükséges adatok teljeskörûségére, a foglalkoztató aláírásának, bélyegzõlenyomatának és a szükséges foglal-koztatotti nyilatkozat meglétére, valamint a dátumokra.
(3) A tartalmi ellenõrzés a munkajogi elõírások betartá-sára, a besorolási és a statisztikai adatok összefüggésének vizsgálatára, a besoroláshoz tartozó kulcsszám helyessé-gére és FEOR összefüggésére, az illetmény-összetevõk jogszabályi mértékének betartására, összesítésének szám-szaki helyességére, továbbá az intézkedések jogszerûségé-re vonatkozik.
(4) Az ellenõrzések során feltárt hibás adatok javítása az illetményszámfejtõ hely által felvett jegyzõkönyvvel tör-ténik. A javítandó mágneses adathordozót és/vagy bizony-latot a javítási határidõ jelölésével, dátummal, aláírással kell átadni, illetve átvenni.
3.
Informatikai feladatok
A központosított illetményszámfejtésrõl szóló 172/2000. (X. 18.) Korm. rendelet 4. §-ának (2) bekezdé-se, továbbá a Magyar Államkincstár és a Külügyminiszté-rium között létrejött Együttmûködési megállapodás alap-ján a Külügyminisztérium mint illetményszámfejtõ hely a Kincstárt bízza meg a központosított illetményszámfejtõ programrendszer és adatbázis üzemeltetési feladataival.
4.
Egyéb rendelkezések
(1) A Külügyminisztérium fejezetnél – ideértve a „Ma-gyar Külügyi Intézet” költségvetési alcímet is – az illet-mény-, illetve bérfizetési nap a tárgyhónapot követõ hó-nap 5-e, amennyiben ez szabadhó-nap, vagy munkaszüneti nap, akkor az ezt megelõzõ munkanap.
(2) A rendszeres jövedelmek számfejtésének idõszaka tárgyhónap, hónap közben létesített jogviszony esetén az elsõ munkanaptól a hónap utolsó napjáig terjed.
(3) A változó bérek és az egészségbiztosítás pénzbeli el-látásainak idõszaka – a létszámjelentés alapján – a tárgy-hónapot megelõzõ hónap 21-étõl a tárgyhónap 20-áig tart.
(4) A központosított illetmény-számfejtési feladatok havonkénti végrehajtására az illetményszámfejtõ hely a tárgyhónapot megelõzõ hó 25-éig ütemtervet készít, amely tartalmazza a feladatokat és határidõket.
VI. Záró rendelkezések
Jelen utasítás 2008. október 1-jén lép hatályba.
Jelen utasítás hatályba lépésével egyidejûleg hatályát veszti a központosított illetmény-számfejtési szabályzat kiadásáról szóló 3/2004. KüM utasítás, valamint a közpon-tosított illetmény-számfejtési szabályzat kiadásáról szóló 3/2004. KüM utasítás módosításáról szóló 6/2007. KüM utasítás.
Budapest, 2008. szeptember 12.
Dr. Göncz Kingas. k.,
külügyminiszter
Melléklet a 8/2008. (HÉ 41.) KüM utasításhoz A Magyar Külügyi Intézet és a Külügyminisztérium
központosított illetményszámfejtés során ellátandó feladatairól
1.
Munkaügyi elõkészítõ feladatok
1.1. A Magyar Külügyi Intézet (MKI) illetményszám-fejtésért felelõs foglalkoztatottja az illetmény-számfejtési programrendszer segítségével rögzíti:
a)a foglalkoztatottak alkalmazásáról, a foglalkoztatási jogviszony módosításáról, megszûnésérõl, megszünteté-sérõl készített okiratok, iratok adatait;
b)a munkából való távolmaradás adatait;
c) a változó bér elszámolására vonatkozó rendelkezé-seket.
1.2. Az MKI felelõs a foglalkoztatási jogviszonnyal – annak létesítésével, módosításával, megszûnésével, megszüntetésével – kapcsolatos, valamint az egyéb jutta-tásra jogosító iratoknak, bizonylatoknak a megõrzéséért.
2.
Számfejtést elõkészítõ feladatok
2.1. Az MKI illetményszámfejtésért felelõs foglalkozta-tottja a számfejtéshez rögzíti:
– a közalkalmazottak illetményét (az alapilletményt, az illetménykiegészítést, az illetménypótlékokat);
– a közalkalmazottak egyéb juttatásait (a rendszeres, il-letve a nem rendszeres juttatásokat);
– a belföldi és külföldi napidíjait;
– a megbízási jogviszonyban foglalkoztatottak megbí-zási díját.
3.
Számfejtési feladatok
3.1. Az illetményszámfejtõ hely a következõ számfejté-si feladatokat látja el:
a)Számfejti
– a közalkalmazottak illetményét (az alapilletményt, az illetménykiegészítést, az illetménypótlékokat);
– a közalkalmazottak egyéb juttatásait (a rendszeres, il-letve a nem rendszeres juttatásokat);
– a belföldi és külföldi napidíjait;
– a megbízási jogviszonyban foglalkoztatottak megbí-zási díját.
b)Kiszámítja és levonja az alábbiakat:
– a foglalkoztatottat terhelõ személyijövedelem-adó-elõleget;
– a foglalkoztatottat terhelõ nyugdíj- és egészségbizto-sítási járulékot;
– a magán-nyugdíjpénztári tagdíjat;
– az önkéntes kölcsönös biztosító pénztári tagdíjat;
– a munkavállalói járulékot;
– kérelemre a szakszervezeti tagdíjat;
– minden egyéb, jogszabály, végrehajtható határozat, illetve a munkavállaló hozzájárulása alapján teljesítendõ levonásokat.
c) Megállapítja az elszámolt járandóságok nettó ösz-szegét.
d)Elõállítja a fizetési jegyzéket és az összesítõket.
e)Adatot szolgáltat a nettó járandóságok átutalásához, legkésõbb a fizetés napját megelõzõ 4. munkanapig meg-küldött listákkal.
f) Könyvelési feladást készít a Központosított Illet-mény-számfejtõ Rendszer listáinak elõállításával
– a személyi juttatások, – az adók és járulékok
felhasználásáról a számviteli elõírásoknak megfelelõen.
g)A fizetési naptól eltérõ idõpontban történõ kifizeté-sek (hóközi számfejtékifizeté-sek) érdekében az átadott adatok alapján számfejtést végez.
h)Elkészíti az adó- és járulékbevallás, valamint a bizto-sítottak bejelentéséhez szükséges dokumentumokat.
Az elvégzett számfejtési feladat befejezését követõen a fenti adatokat tartalmazó dokumentációját átadja az MKI gazdasági vezetõje részére.
Az átadott adatok alapján az MKI saját költségvetése terhére gondoskodik munkatársai nettó járandóságainak határidõre történõ átutalásáról, a járulékok és adók befize-tésérõl, a biztosítottak bejelentésérõl ügyintézõi révén.
4.
Munkáltatói feladatok
4.1. Az MKI jogviszony megszûnése, megszüntetése esetén megküldi a megszûnést igazoló, illetve a megszün-tetõ okirat másolatát az illetményszámfejtõ hely felé.
4.2. A központi illetményszámfejtõ hely jogviszony-megszûnése, megszüntetése esetén a KIR-programból elõ-állítja az igazolások kiállításához szükséges gépi bizonyla-tokat és átadja, vagy postai úton eljuttatja az MKI gazdasá-gi felelõséhez. Az MKI a bizonylatok alapján gondosko-dik a végelszámolás és a munkaviszony megszûnéséhez tartozó okiratok elkészítésérõl és azok átadásáról a foglal-koztatottak részére.
4.3. Az MKI bérszámfejtését végzõ ügyintézõje az elké-szített okiratokat átadja vagy postai úton eljuttatja az MKI gazdasági felelõséhez, aki gondoskodik azok átadásáról a foglalkoztatottak részére és az átvételi igazolások KüM felé történõ visszaküldésérõl.
5.
A társadalombiztosítási kifizetõhelyi feladatok ellátása
A központi illetményszámfejtõ hely az MKI részére tár-sadalombiztosítási feladatokat nem lát el.
6.
A személyijövedelemadó-elszámolással kapcsolatos kifizetõi, munkáltatói feladatok
Az illetményszámfejtõ hely
a)elkészíti a jövedelemigazolásokat, járulékigazoláso-kat és eljuttatja a foglalkoztatottak részére a szükséges tá-jékoztatással együtt;
b)az év utolsó napján jogviszonyban álló foglalkozta-tottak nyilatkozatának megfelelõen megállapítja az össze-vont adóalapot és annak adóját az adókedvezmények fi-gyelembevételével;
c)levonja és visszatéríti az elõírt szabályok szerint az elszámolás során keletkezett adókülönbözetet.
7.
Ellenõrzési feladatok
7.1. Az MKI gazdasági vezetõje a központosított illet-ményszámfejtéssel kapcsolatosan belsõ ellenõrzési felada-tot végez.
7.2. Az alaki ellenõrzést az illetményszámfejtõ hely végzi, amely kiterjed az illetmény-számfejtéshez szüksé-ges adatok teljes körére, a foglalkoztató aláírásának, bé-lyegzõ lenyomatának és a foglalkoztatott nyilatkozatának meglétére, valamint a dátumokra.
7.3. Az ellenõrzések során feltárt hibás adatok javítása jegyzõkönyvvel történik. A javítandó mágneses adathor-dozót és/vagy bizonylatot a javítási határidõ megjelölésé-vel, dátummal, aláírással kell átadni, illetve átvenni.
7.4. A Gazdálkodási Fõosztály fõosztályvezetõje feje-zeti szintû ellenõrzésre jogosult a kezelt adatok tekinte-tében.
8.
Informatikai feladatok
Az informatikai feladatokat az utasítás V/3. pontjában foglaltak szerint a Magyar Államkincstár látja el, ezért a Magyar Külügyi Intézetnél külön munkaállomás nem mû-ködik, az adatok tárolása a KüM-nél kijelölt munkaállo-máson történik.