Gazdálkodás

A közmenedzsment reformok alapját jelentő kritériumok a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség követelménye (a 3 „E” kritériuma) a felsőoktatásban is fontos szerepet tölt be. A források csökkenése és a kiadások növekedése közötti problémát nemcsak a finanszírozás átalakításával kell kezelni, hanem a gazdálkodás módszereinek újragondolásával is. A felsőoktatásban a kettős allokáció problémájával szembesülünk. Egyrészt figyelembe kell venni az államilag finanszírozott helyek számát és eloszlását. Másrészt alkalmazkodni kell a fizetőképes kereslethez is.

Ahhoz, hogy az intézmények gazdálkodásáról átfogó képet alakítsunk ki kvantitatív és kvalitatív adatok számszerűsítésére és értékelésére is szükség van. Az oktatás és a képzés folyamatát több részre lehet bontani, ez alapján a „3E” kritérium értékelését is több szakaszban lehet elvégezni különböző mutatószámok számszerűsítésével és elemzésével.

 Elemezhetjük a bementi adatokat (input), például a beiratkozott hallgatók számát, az alkalmazott oktatók számát. A bemeneti adatokat egyrészt az oktatás minőségének kiemelésével javíthatjuk, mely fontos szempont az intézmények közötti választásban.

Az alkalmazott oktatók számánál nemcsak az abszolút értéket kell figyelembe venni, hanem például azt is, hogy milyen fokozattal és tapasztalattal rendelkeznek.

 A mutatószámok második csoportja az oktatási tevékenység folyamatáról szolgáltat adatokat. Ilyen mutatószámok például a kapacitás-kihasználtság, a lemorzsolódási arány, vagy a hallgatói elégedettség. A kiadások visszafogását itt tudjuk leginkább számszerűsíteni, azonban arra figyelni kell, hogy az oktatás színvonala ne csökkenjen.

Tehát önmagukban ezek a mutatók sem szolgáltatnak átfogó eredményt.

 A harmadik csoportba az output számszerűsítésére szolgáló mutatószámok tartoznak, melyek például a kiadott diplomák, az odaítélt doktori fokozatok száma, vagy a nemzetközi csereprogramokban érintett hallgatók aránya.

 A negyedik csoportba a stratégiai, hosszú távú célokhoz kapcsolódó mutatószámok soroljuk. Itt számszerűsíthetjük például az elhelyezkedési arányt, a kezdő fizetések

átlagát, vagy akár a munkáltatói elégedettséget. Egy intézmény külső megítélésében nagy szerepe ezen mutatóknak és befolyásolja a bemeneti adatokat is.

Az oktatás szakaszai alapján képzett mutatók nem értékelhetők önállóan. Egy komplex rendszerben kell gondolkodni, ha a gazdálkodás folyamatát optimalizálni szeretnénk. Ha például nem fektetnek megfelelő figyelmet a minőségi oktatásra, akkor csökken a felvett hallgatók száma, mely kapacitás-kihasználatlansághoz vezet. Így csökken a kiadott diplomák száma, és végül nem lesz szükség annyi oktatóra, tehát megint módosulnak a bemeneti adatok is. Tehát a mutatók számszerűsítése szükséges, de nem elégséges feltétele a hatékony működésnek. Ezen felül szükség van egy átfogó értékelési eljárásra is, hogy felismerhetőek legyenek a gyengeségek és meg lehessen állapítani a jövőbeli lépéseket és fejlesztési irányokat.

A hatékony gazdálkodást támogatja a vezetői információs rendszer (VIR) is. Sokszor ezt a fogalmat egy informatikai fejlesztéssel azonosítják, pedig erről jóval többről van szó. A felsőoktatási intézményeknél azonban számos problémával szembesülhetünk. Sokszor hiányoznak, vagy hiányosak az elemzéshez szükséges adatok, például a vagyongazdálkodás, vagy a humán erőforrás tekintetében. További problémát okozhat, ha az adatok nem a megfelelő struktúrában állnak rendelkezésre, mely szintén megnehezíti a gazdálkodás elemzését. Nagyon fontos egy jól működő vezetői információs rendszer kiépítése, mivel megfelelő információk nélkül nem lesz hatékony a működés. A csökkenő források mellett fontos, hogy azt mire és milyen eredményességgel használják fel, és az elszámoltathatóság biztosításához megbízható adatokra van szükség.

A gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség követelménye (a 3 „E” kritériuma) még mindig számos intézményben csak elméleti szinten működik, mert a teljesítményt középpontba helyező vezetési kultúra még hiányzik. Egy jól működő vezetői információs rendszernek az alábbi tulajdonságokkal kell rendelkeznie.

 A rendszer legyen egyszerű, átlátható és megbízható, hogy az alkalmazottak gyorsan adaptálni tudják, és ne okozzon többletmunkát a működtetése.

 Egy jól működő VIR segít a döntések meghozatalában, alkalmas a döntéstámogatásra.

Ehhez több követelménynek kell megfelelnie. Egyrészt tartalmazza mindazokat az adatokat, melyek a vezetés számára szükségesek, de fölöslegesen ne generáljon újabb adatokat és adatsorokat. Itt is alkalmazni kell a költség-haszon összevetésének elvét.

Másrészt a rendszer legyen jövőorientált, hogy támogassa a stratégiai gondolkodásmódot, valamint legyen teljesítményorientált, hogy az outputot központi kérdésként kezelje.

 Csak akkor jó egy vezetői információs rendszer, ha gyorsan lehet kezelni és felhasználni, ha rugalmasan alkalmazkodik a változásokhoz, és ha az adott intézményre specializálódott. Minden intézménynek más a szervezeti felépítése, a belső folyamatok rendje, így ehhez kell alkalmazkodni a rendszer kiépítésekor.

Az intézmények működésének elemzéséhez több helyről kell adatot gyűjtenünk. A hatékony döntéstámogatáshoz az alábbi adatokra és információkra van szükségünk.

 foglalkoztatásra vonatkozó adatok és információk;

 létesítménymenedzsmentre vonatkozó adatok és információk;

 oktatás minőségére és teljesítményére vonatkozó adatok és információk;

 oktatási adminisztrációra vonatkozó adatok és információk;

 K+F-re vonatkozó adatok és információk. „ (Bángi-Magyar et. al. 2009)

Összességében a felsőoktatási reformok több részre bonthatóak egy részük a finanszírozást alakítja át, és napjainkban ez jelenti a fő irányt. Egy másik részük az intézményi gazdálkodást és autonómiát befolyásolja.

Intézményi szinten a legnagyobb problémát a csökkenő források gazdaságos, hatékony, eredményes felhasználása jelenti. A teljesítmény mérése azonban nehézségekbe ütközik.

Éppen ezért egy jól működő mutatószámrendszert kell kialakítani, mely az összefüggésekre épül. A komplex elemzés és a megfelelő értékelés által javítható a gazdálkodás hatékonysága, mely a színvonalas, minőségi alapja is. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a minőségre vonatkozó adatok nyilvánosságra hozatala fokozza az intézmények közötti versenyképességet, mely szintén a minőségi oktatás felé hajt.